ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

От 16 апреля 2014 г. N 78

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. I), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. I), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. V), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651, N 51, ст. 6699) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 "О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 N 403" (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 г. N 360 "О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403" (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

 

Министр

А.КОНОВАЛОВ

 

 

Утверждены

решением Правления Федеральной

нотариальной палаты

от 17 декабря 2012 г.

 

приказом Министерства юстиции

Российской Федерации

от 16 апреля 2014 г. N 78

 

ПРАВИЛА

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

 

 

II. Оформление документов (документирование

нотариальной деятельности)

 

Организационно-распорядительные документы

 

6. В процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:

Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:

постановление (кроме постановлений, связанных с оформлением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации с документальным оформлением нотариального действия, а именно например: постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, постановления об аннулировании ранее выданного - ых свидетельства о праве на наследство и др.);

Приказы

распоряжение -я;

поручение;

запрос об истребовании сведений и документов.

7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

фамилия, инициалы, должность нотариуса;

должность, фамилия, имя, отчество нотариуса;

дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

вид документа (постановление приказ, распоряжение и т.д.);

наименование документа (об отказе в совершении нотариального действия и т.д.);

дата;

регистрационный номер;

место составления;

текст документа;

подпись нотариуса;

оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

8. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на вводную констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

9. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение N 1).

10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

11. Порядок подготовки и оформления документов, создаваемых нотариусом и связанных с документальным оформлением нотариальных действий, регламентируется соответствующими законодательными актами Российской Федерации.

 

Письма

Оформление реквизитов документов

 

12. 11.Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), оформляются в соответствии с настоящей главой как письма с использованием личного бланка нотариуса в соответствии с разделом V Правил.

12. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

13. Письма нотариуса Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты:

а)наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

б)фамилия, инициалы, должность нотариуса должность, фамилия, имя, отчество нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в) наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы место нахождения нотариальной конторы;

место составления;

г) дата;

д) исходящий регистрационный номер;

е) адресат заголовок к тексту;

ж) текст;

з) отметка о наличии приложения;

и) подпись нотариуса.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй - вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю также производится под расписку, которая может быть оформлена оформляется в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

При подаче нотариусу копий документов в случаях, предусмотренных настоящим пунктом, заявителю по его просьбе также может быть выдана расписка (приложение N 3), подтверждающая получение нотариусом копий документов.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй - вручается заявителю.

22. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.д.).

23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение N 4) в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил.

24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

25. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия (наименование организации) и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.

28. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня поступления регистрации направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

29. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня поступления регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), копия экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело с отметкой "в дело". Отметка должна содержать дату и личную подпись нотариуса. В случае отсутствия ответа заявителю составляется справка о результатах рассмотрения обращения (документа), которую подписывает нотариус. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

 

 

IV. Обработка исходящих документов

 

31. Документы, исходящие от нотариуса (кроме документального оформления нотариальных действий - свидетельства, акты и т.д. нотариальных актов, организационно-распорядительных документов, расписок), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение N 5). На исходящем документе ставятся регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации.

32. Исходящие документы направляются заявителю по почте, нарочным или передаются нотариусом на личном приеме под расписку (приложение N 6). Расписка может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на экземпляре документа, остающегося в делах нотариуса передаются непосредственно адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте.

33. Исходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.

34. При отправлении (передаче) документа второй один экземпляр остается в делах нотариуса.

 

V. Печати с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса

 

35. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. I), ст. 4022, Указом Президента Российской Федерации от 22 июля 2002 г. N 767 "Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 30, ст. 3036), пПостановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. III ), ст. 5587), ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным пПостановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15 февраля.02. 2002 г. N 07/1569-ЮД) (Издательство стандартов, 2001), ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным пПостановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля.04. 2003 г. N 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003).

36. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

37. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

38. При сложении полномочий, освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы, при изменении места нахождения нотариуса, или наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы, указанных на печати, в случае изменения фамилии, имени, отчества нотариуса, при наличии на печати нечитаемого текста, иных дефектов печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается нотариусом для уничтожения в территориальный орган по акту сдачи личной печати нотариуса, составленному в двух экземплярах (приложение N 7 6).

 (в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Срок передачи печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации не должен превышать тридцати дней с момента наступления событий, указанных в настоящем пункте.

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган в следующие сроки:

в случае увольнения нотариуса из государственной нотариальной конторы, сложения полномочий либо освобождения от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, - не позднее дня увольнения, сложения полномочий или освобождения от полномочий;

Организацию изготовления, обращения, учета и использования бланков для совершения нотариальных действий нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет Федеральная нотариальная палата по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации.

42. Бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные или испорченные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом государственной нотариальной конторы - в территориальный орган по акту, составленному в двух экземплярах (приложение N 8).

(п. 42 в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

43. Бланки в акте нумеруются по порядку. При внесении в акт однотипных бланков указываются их наименование и общее количество передаваемых экземпляров. При передаче пронумерованных бланков в акте указываются их номера.

Все экземпляры акта подписываются нотариусом с проставлением даты.

Первый экземпляр акта передается нотариусу, второй экземпляр остается в органе, принявшем бланки.

44. 42. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы, за исключением случаев, установленных Правилами. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

45. 43. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 107 100 Правил, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные нотариусом, передаются комиссией, созданной для передачи дел нотариуса в территориальный орган. Неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки, а также бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса (приложение N 7). Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

 

VI. Составление номенклатуры дел

 

46. 44. Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел на соответствующий год (приложение N 8) - систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения (приложение N 9).

47. 45. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой,  в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой - в территориальный орган для утверждения.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Утверждение номенклатуры дел государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа, а нотариуса, занимающегося частной практикой,  уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

В течение двух месяцев по окончании календарного года один экземпляр номенклатуры дел вместе с подшитой итоговой записью направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой - в территориальный орган.

Один экземпляр утвержденной номенклатуры возвращается нотариусу, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе. Копия номенклатуры нотариуса, занимающегося частной практикой, в десятидневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган.

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

48.  46. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязаны в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган.

49. 47. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы.

50. 48. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой. государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 г. N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940) (далее - Примерная номенклатура дел).

51. 49. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их, отбора дел для передачи в соответствующий архив или для уничтожения.

Снижение Уменьшение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.

52. 50. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.

До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе включить в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа "Срок хранения" заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.

53. 51.Индексация Примерной номенклатуры дел, обозначающая номер раздела номенклатуры и порядковый номер дела, включенного в соответствующий раздел Примерной номенклатуры дел, сохраняется для однородных заголовков дел в номенклатуре дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

В графе 1 номенклатуры дел в соответствии с индексацией однородных дел в Примерной номенклатуре дел проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру дел. каждого дела, включенного в номенклатуру (исключение составляют включенные в номенклатуру дел в соответствии с пунктом 52 Правил новые заголовки дел, которым присваивается резервный номер соответствующего раздела номенклатуры дел).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел в обобщенной форме, отражающие содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому - свой номер.

В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество заведенных частей или томов дела, находящихся в производстве.

Сроки хранения дел указываются в графе 4 номенклатуры дел в соответствии со сроками хранения, указанными в Примерной номенклатуре дел указываются в соответствии с Примерной номенклатурой дел, основанной на Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 7 февраля 2002 г. N 07/1110-ЮД).

В графе 5 номенклатуры дел "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о неначатых делах, о выделении дел к уничтожению, передаче дел в архив и др. т.д.

54. 52. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами и не подлежат ежегодной перерегистрации.

Исключение составляют переходящие дела, начатые до введения в действие Правил, в случаях, если их индексы не совпадают с индексами, которые должны быть присвоены данным делам в соответствии с Примерной номенклатурой дел. При разработке номенклатуры дел в соответствии с Правилами такие переходящие дела подлежат перерегистрации. Начатому ранее переходящему делу присваивается индекс в соответствии с Примерной номенклатурой дел, при этом прежний индекс сохраняется и пишется через дробь (например: 1-9/II-7, где 1-9 - индекс данного переходящего дела, присвоенный ему в соответствии с Примерной номенклатурой дел, II-7 - прежний индекс дела).

Не могут быть переходящими реестры для регистрации нотариальных действий нотариуса и дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством, если иное не предусмотрено Правилами номенклатура дел нотариуса.

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

55. 53. В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

56. 54. По окончании года номенклатура дел закрывается итоговой записью о количестве и категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса в соответствующем году (приложение N 10 9), являющейся самостоятельным документом, первый экземпляр которой подшивается к номенклатуре, второй направляется нотариусом соответственно в территориальный орган или нотариальную палату. Копия итоговой записи о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса, занимающегося частной практикой, направляется в территориальный орган.

(п. 56 в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий год (приложения N 11 и N 12), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 13).

73. 71. Экспертиза и отбор документов для хранения или уничтожения осуществляются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации отбираются в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611).

74. 72. Для организации и проведения экспертизы ценности документов (дел) отбора дел для дальнейшего хранения и к уничтожению,  оказания нотариусам методической помощи при проведении экспертизы ценности документов, согласования актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, создается экспертная комиссия.

75. 73. Экспертные комиссии образуются нотариальными палатами и территориальными органами.

В состав комиссии включаются представители нотариальной палаты и территориального органа. В случае передачи дел нотариуса, занимающегося частной практикой, председателем комиссии является представитель нотариальной палаты, при передаче дел государственной нотариальной конторы - представитель территориального органа.

В случае невозможности передачи дел комиссией (отсутствие информации о месте нахождения подлежащих передаче дел, доступа к ним, наличие иных объективных причин, делающих невозможной передачу дел) председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.

109. 102. В случаях е, предусмотренных ом пунктами 106, 107 абзацем восьмым пункта 99 Правил, передаче подлежат все дела, связанные с оформлением наследственных прав включая реестры, книги, журналы, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе. В иных случаях передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы.

При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил (пункт 71 Правил); дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с пунктом 68 Правил (пункт 70 Правил).

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, - в территориальный орган.

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

110. 103. Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение (приложение N 19), составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган), а также лиц, принимающих и передающих дела.

111. 104. Дела вносятся в акт приема-передачи дел на временное хранение по разделам: "Нотариальные реестры, книги, журналы", "Наследственные дела", "Иные номенклатурные дела".

(п. 111 в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

112. 105. В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.

113. 106. После передачи дел все экземпляры акта приема-передачи дел на временное хранение подписываются как лицом (лицами), передающим дела, так и лицом (лицами), их принимающим(и) нотариусом (работником), передающим дела, так и нотариусом (работником), их принимающим, с проставлением даты подписания акта. Подписи нотариусов заверяются оттисками их печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Одновременно нотариус может вести один общий реестр для регистрации любых нотариальных действий, по одному специальному реестру для регистрации конкретных нотариальных действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации (регистрация сделок, свидетельствование подлинности подписи, выдача свидетельств о праве на наследство и т.д.), и несколько реестров для регистрации свидетельствования верности копий документов (далее - реестр для регистрации копий).

При регистрации нотариальных действий в реестрах (как в общих, так и в специальных) применяется сквозная нумерация: регистрационные номера нотариальных действий возрастают от единицы в первом томе реестра до последнего порядкового номера в последнем томе соответствующего реестра.

176. 168. Записи в реестре производятся ручкой, аккуратно и разборчиво, с использованием красителей синего, голубого или фиолетового цвета.

В отношении представителя физического или юридического лица (в том числе родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности) в графе 3 помимо сведений, перечисленных в абзаце первом и втором настоящего пункта, указываются реквизиты документа, подтверждающего его полномочия (наименование, дата выдачи, кем выдан, если документ удостоверен - дата, регистрационный номер удостоверения, фамилия, инициалы, должность лица, удостоверившего документ), статус или должность этого лица при их наличии и реквизиты документа, подтверждающего данный статус или должность (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ).

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, данные о физическом лице, юридическом лице, их представителях указываются в графе 3 на основании сведений, содержащихся в уведомлении о залоге движимого имущества.

Помимо данных о лицах, обратившихся за совершением нотариального действия, указываются вышеперечисленные перечисленные в абзаце первом настоящего пункта данные о свидетелях, переводчиках, исполнителях завещания, лицах, подписывающих документ вместо лица, которое не может собственноручно расписаться (с указанием причины, по которой лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не может расписаться собственноручно).

Если за совершением одного нотариального действия обратилось несколько лиц, то названные в абзаце первом настоящего пункта данные перечисленные в абзаце первом и втором настоящего пункта данные физических и юридических лиц указываются в графе 3 реестра в отношении каждого из этих лиц.

Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, данные, названные в абзацах первом и втором настоящего пункта, могут быть указаны в графе 3 реестра один раз: при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается указание в графе 3 реестра слов "он (она, они) же".

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

183. 175. В графу 4 реестра вписываются реквизиты (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ) документа, удостоверяющего личность граждан, указанных в пункте 182 Правил, и дата рождения (число, месяц, год - арабскими цифрами) этих лиц.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

При обращении для совершения нотариального действия представителя физического или юридического лица помимо сведений, перечисленных в абзаце первом настоящего пункта, указываются реквизиты документа, подтверждающего его полномочия (наименование, дата выдачи, кем выдан, а в случае удостоверения документа - также дата, регистрационный номер удостоверения, фамилия, инициалы и должность лица, удостоверившего документ), статус или должность этого лица при их наличии и реквизиты (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ) документа, подтверждающего данный статус или должность.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в графе 4 указываются: уникальный номер квалифицированного сертификата ключа электронной подписи заявителя; уникальный номер квалифицированного сертификата удостоверяющего центра, выдавшего квалифицированный сертификат заявителя; страховой номер индивидуального лицевого счета владельца квалифицированного сертификата (для физического лица) либо идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата (юридического лица); дата и время проверки нотариусом электронной подписи заявителя.

Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, данные, названные в абзацах –е первом и втором настоящего пункта, могут быть указаны в графе 4 реестра один раз: при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается указание в графе 4 реестра слов "то (тот, те) же".

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

184. 176. В графе 5 реестра указывается краткое содержание нотариального действия с учетом особенностей, предусмотренных в настоящем пункте.

При свидетельствовании верности копии документа указываются: наименование документа; его краткое содержание; фамилия, имя, отчество гражданина и (или) наименование юридического лица, которым принадлежит этот документ; кем выдан документ и дата его выдачи,  Н например: "Копия свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 Советским ЗАГСом г. Воронежа отделом ЗАГС Советского района г.Воронежа".

Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров копий, Н например: "3 копии свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 Советским ЗАГСом г. Воронежа отделом ЗАГС Советского района г.Воронежа ".

Если свидетельствуется верность одной копии документа, изложенной на одной странице, количество копий и страниц в реестре не указывается.

Если копия документа изложена на нескольких страницах, то указывается количество страниц копии, Н например: "Копия свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 Советским ЗАГСом г. Воронежа, отделом ЗАГС Советского района г.Воронежа на 2 страницах"; "3 копии свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 Советским ЗАГСом г. Воронежа отделом ЗАГС Советского района г.Воронежа, на 2 страницах каждая".

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

При удостоверении сделок, в том числе согласий, доверенностей, экземпляр которых остается в делах нотариуса, указывается вид сделки, а в отношении договоров также указывается предмет сделки. Например: "Договор купли-продажи квартиры", "Завещание", "Доверенность", "Согласие". В таком же порядке записываются выданные нотариусом свидетельства (о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, о нахождении гражданина в живых и т.д.).

При совершении нотариусом протестов (морской протест, протесты векселей), исполнительных надписей, принятии в депозит денег и ценных бумаг указывается наименование совершенного нотариального действия.

При удостоверении документа, экземпляр которого не остается в делах нотариуса, указываются фамилия, имя, отчество гражданина и (или) полное наименование юридического лица, в отношении которого совершается полномочие, место жительства или место нахождения этого лица, краткое содержание полномочия, Н например: "Доверенность на имя Иванова Ивана Петровича, проживающего по адресу: г. Москва, ул. Свободы, д. 36 б, кв. 47, на продажу за цену и на условиях по его усмотрению квартиры по адресу: г. Москва, ул. Вавилова, д. 5а, кв. 32, представительство в различных организациях, сбор и подачу документов, регистрацию перехода прав и договора, получение денег и зарегистрированных документов, сроком на 1 год, без права передоверия".

При свидетельствовании подлинности подписи на документе указываются наименование –я нотариального действия и документа, на котором свидетельствуется подлинность подписи.

185. 177.  В графе 6 реестра указывается цифрами сумма госпошлины (нотариального тарифа), взысканной за совершение нотариального действия, денежные суммы, полученные нотариусом за выполнение технической работы и составление проектов.

Если взысканная госпошлина (нотариальный тариф) возвращается полностью или частично, то в этой графе указываются реквизиты документа (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), на основании которого возвращается госпошлина (нотариальный тариф), и возвращенная сумма (цифрами).

Если лицо освобождается (полностью или частично) от уплаты государственной пошлины (нотариального тарифа) за совершение нотариального действия, то в реестре записывается следующее: "От уплаты освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты) в размере (указывается 100% или 50% сумма в рублях)".

186. 178. В графе 7 реестра все лица, явившиеся за совершением нотариального действия, а также рукоприкладчик, переводчик, свидетели, исполнитель завещания собственноручно пишут свои инициалы и фамилию и проставляют роспись.

Абзацы второй - третий исключены с 1 января 2011 года. - Приказ Минюста РФ от 23.11.2010 N 360.

При совершении нотариального действия в отношении лица, которое не может расписаться собственноручно, лицо, подписавшее документ вместо него, собственноручно пишет: "Ввиду (указывается причина, по которой лицо не может подписаться лично) Иванова И.П. за него - (далее совершаются действия, указанные в абзацах первом и втором настоящего пункта)".

Если одно лицо обратилось одновременно за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, его фамилия и инициалы могут быть указаны в графе 7 реестра один раз при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается проставление только росписи.

Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике.

В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.

193. 185. О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются не позднее, чем за семь 7 дней до ее проведения.

О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается не позднее, чем за пять 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

194. 186. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен письменно известить об этом территориальный орган и нотариальную палату.

195. 187. При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.

196. 188. В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа, сложения полномочий нотариусом, которые являются являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.

В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки, при необходимости в состав комиссии вносятся изменения.

197. 189. Члены комиссии проверяют правильность ведения документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, соблюдение форм нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей. Проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.

В ходе плановой проверки проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.

Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки.

198. 190. По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:

фамилия имя, отчество нотариуса;

данные лицензии на право нотариальной деятельности и реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

место нахождения нотариальной конторы;

замечания, выявленные в ходе проверки, со ссылкой на конкретные пункты Правил;

предложения по результатам проверки.

199. 191. При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом Правил следует описать те из них, которые с целью обмена опытом могут быть рекомендованы другим нотариусам.

200. 192. Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее семи 7 рабочих дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку, и нотариусом, в отношении которого она проводилась. Справка должна быть рассмотрена нотариальной палатой в течение тридцати 30 дней с момента поступления в нотариальную палату. Результаты проверки рассматриваются нотариальной палатой при участии представителя территориального органа. Справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

В справке о результатах проверки устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных недостатков и нарушений действующего законодательства, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.

Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами. Ответ на обращение, поступившее в электронной форме, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов и Электронного журнала регистрации входящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом исходящих электронных документов и Электронного журнала регистрации исходящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный доступ к таким копиям.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в соответствии с законодательством Российской Федерации и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD - ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации).

При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации.

 

 

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

От 16 апреля 2014 г. N 78

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. I), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. I), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. V), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651, N 51, ст. 6699) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 "О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 N 403" (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 г. N 360 "О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403" (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

 

Министр

А.КОНОВАЛОВ

 

 

Утверждены

решением Правления Федеральной

нотариальной палаты

от 17 декабря 2012 г.

 

приказом Министерства юстиции

Российской Федерации

от 16 апреля 2014 г. N 78

 

ПРАВИЛА

12345678910Следующая ⇒

Поделиться: