Информационные технологии

А.В. Мишин

 

Информационные технологии

В юридической деятельности

Информационные технологии

Баз данных

Практикум

 

	Центральный филиал Российской академии правосудия

 

 

2014

Тема 11.1. Ведение баз данных в системе управления базами данных Access

 

Цель занятия – освоить основные приёмы создания таблиц данных в Microsoft Office Access 2010 и установления связи между ними.

Теоретические сведения

 

Таблица 11.1

Виды схем базы данных

Термин	Определение
Внешняя схема БД	Схема БД, поддерживаемая СУБД для приложений
Внутренняя схема БД	Схема БД, определяющая представление БД в среде хранения и пути доступа к ним
Концептуальная схема БД	Схема БД, определяющая представление БД, единое для всех её приложений и не зависящее от используемого в системе управления этой БД представления данных в среде хранения и путей доступа к ним

 

Система управления базами данных (СУБД) - это совокупность программ и языковых средств, предназначенных для управления данными в базе данных, ведения базы данных и обеспечения взаимодействия её с прикладными программами.

Функции СУБД можно разделить на три группы: управление базами данных (система выполняет функцию менеджера); разработка, отладка и выполнение прикладных программ (система осуществляет функции транслятора); выполнение вспомогательных операций (сервис).

Одна БД может обеспечить автоматизацию процессов получения информации многими пользователя. При этом необходимо выполнение двух важнейших свойств БД - логической и физической независимости данных в БД.

Логическая независимость данных в БД означает, что:

с одной стороны - логическая структура данных не зависит от особенностей прикладных программ, которые их используют (т.е. изменение прикладных программ не влечёт изменения логической структуры данных);

с другой - прикладные программы не зависят от логической структуры данных (т. е. изменение логической структуры не влечет изменения прикладных программ).

Физическая независимость данных в БД означает, что:

с одной стороны - особенности размещения данных на физических носителях не зависят от логической структуры данных и особенностей прикладных программ;

с другой - логическая структура данных и прикладные программы не зависят от способа размещения данных на физических носителях.

Обеспечение логической и физической независимости данных в БД является одной из функций СУБД.

 

Задания и порядок их выполнения

 

Задание 1. Ознакомьтесь с основными функциями Access 2010. Последовательность действий:

1. Запустите приложение Access: Пуск ñ Программы ñ Microsoft Office ñ Microsoft Office Access 2010.

2. Откройте справочную систему Access. Для этого на панели инструментов щёлкните по кнопке Справка ( ).

3. В окне «Справка Access» левой клавишей мыши щёлкните по строке Основы работы с приложением Access.

4. В появившемся списке статей оглавления щёлкните курсором по строке Основные сведения о базах данных. Пользуясь справочной системой ознакомьтесь с темами раздела. Особое внимание уделите назначению элементов базы данных.

5. Закройте окно «Справочной системы».

Задание 2. Создайте базу данных «Суд», состоящую из двух таблиц - таблицы «Судьи» и таблицы «Иски». Структура (описание полей) и содержание (записи) данных таблиц представлены в таблицах 11.2-11.5, соответственно. Примерная последовательность действий:

1. Создайте пустую базу данных «Суд»:

1.1. На вкладке Файл выберите пункт Создать и нажмите кнопку Новая база данных.

1.2. На вкладке Файл выберите пункт Сохранить базу данных как (кнопка ).

1.3. В раскрывшемся диалоговом окне Сохранение раскройте Вашу личную папку, в строку Имя файла введите имя файла «Суд» и нажмите кнопку ОК. Приложение Access создаст пустую базу данных.

2. Введите описания полей таблицы «Судьи»:

2.1. Для перехода таблицы в режим Конструктора таблиц раскройте вкладку Создание и щёлкните по кнопке Конструктор таблиц ( ). На экране появится пустое окно конструирования таблицы, состоящее из двух частей. В верхней части окна вводятся имена полей, типы данных и описание. В нижней части вводится описание свойств поля (параметры), которые появляются после ввода имени поля и перехода к типу данных.

2.2. В окне конструирования последовательно введите описание пяти полей (Код судьи, Ф_И_О, Дни приема, Часы приема, Стаж работы) согласно табл. 11.2.

2.3. Установите курсор на поле Код судьи и щёлкните по кнопке Ключевое поле ( ). Слева от имени поля (на маркере строки) появится изображение ключа ( )[2].

2.4. Сохраните результаты ввода описания полей в таблице с именем «Судьи»[3]. Для чего щёлкните по кнопке Сохранить ( ). В появившемся окне «Сохранение» введите имя таблицы «Судьи» и нажмите кнопку ОК.

3. Введите данные в таблицу «Судьи»:

3.1. Переключитесь в режим Таблицы: щелчком по кнопке   или двойным щелчком левой кнопкой мыши по имени таблицы Судьи в окне базы данных. Возникнет окно «Судьи».

3.2. Введите записи данных[4] согласно табл. 11.3. Ввод данных в Режиме таблицы очень похож на работу с листом Excel.

Таблица 11.2

Таблица 11.3

Содержимое таблицы «Судьи»

Код судьи	Ф_И_О	Дни приема	Часы приема	Стаж работы
36201	Исакова Е.Е.	Пн	10: 00-12: 00	7
36202	Александров М.А.	Вт	15: 00-17: 00	12
36203	Облов И.С.	Ср	10: 00-12: 00	15
36204	Сазонова И.Н.	Чт	15: 00-17: 00	8
36205	Мартынова В.И.	Пт	10: 00-12: 00	14
36206	Славнов А.Л.	Пн	15: 00-17: 00	21

 

3.3. Щёлкнув по кнопке Сохранить ( ), сохраните результаты ввода данных в таблицу «Судьи».

3.4. Закройте окно таблицы Судьи, щёлкнув левой клавишей мыши по кнопке Закрыть «Судьи» ( - в верхнем правом углу окна).

4. Создайте таблицу «Иски»:

4.1. Перейдите в режим Конструктора таблиц и последовательно введите описание пяти полей (Номер дела, Истец, Ответчик, Код судьи, Дата заседания) для новой таблицы в окне конструирования согласно табл. 11.4.

Таблица 11.4

Таблица 11.5

Содержимое таблицы «Иски»

Номер дела	Истец	Ответчик	Код судьи	Дата заседания
10201	АОО «БУМ»	ООО «Найк»	36201	25.11.2012
10202	Трубников А.А.	Гаврилов И.В.	36202	26.11.2012
10203	ИП «Берег»	ЧОП «Беркут»	36203	04.12.2012
10204	Безин О.О.	Абросимов Н.Н.	36201	05.12.2012
10205	Банов И.К.	Головлев И.Г.	36204	06.12.2012
10206	ОАО «Банкъ»	Зайцев С.С.	36205	04.12.2012
10207	ИП «Джинс»	ООО «Глобус»	36203	12.12.2012
10208	Колчин А.О.	Гамов Я.Н.	36201	11.12.2012
10209	Блинов Г.К.	Башнев Ю.Г.	36204	16.12.2012
10210	Вкладчиков В.В.	Банк «Воронеж»	36205	24.12.2012

 

4.6. Щёлкнув по кнопке Сохранить ( ), сохраните результаты ввода данных в таблицу «Иски».

4.7. Закройте окно таблицы Иски, щёлкнув левой клавишей мыши по кнопке Закрыть «Иски» ( - в верхнем правом углу окна).

Задание 3. Установите связь между таблицами Судьи и Иски. Для этого:

1. Раскройте вкладку Работа с базами данных и в группе Отношения щёлкните курсором по кнопке Схема данных ( ).

2. В окне «Добавление таблицы» выделите таблицу Судьи и нажмите кнопку Добавить. Затем выделите таблицу Иски и нажмите кнопку Добавить. В окне «Схема данных» последовательно возникнут списки полей таблиц Судьи и Иски. Закройте окно «Добавление таблицы».

3. В окне «Схема данных» подведите указатель мыши к полю Код судьи в таблице Судьи, нажмите левую клавишу мыши и, удерживая её в нажатом положении, переместите его на поле Код судьи в таблице Иски, затем отпустите кнопку мыши. На экране появится диалоговое окно «Изменение связей».

4. Установите флажок «Обеспечение целостности данных» (Тип отношения: один-ко-многим) и флажок «каскадное обновление связанных полей», нажмите кнопку Создать. В окне отобразится установленная связь ( рис. 11.3 ).

 

 

Рис. 11.3. Отображение связи между таблицами

 

5. Щёлкнув на панели инструментов по кнопке Сохранить ( ), сохраните изменения и закройте окно «Схема данных». Теперь данные из одной таблицы будут доступны данным из связанной с ней таблицы.

Продемонстрируйте результаты работы преподавателю.

Контрольные вопросы

 

1. Понятие «база данных» и «модель данных».

2. Виды управления данными, хранящимися в базе данных.

3. Состав и назначение объектов баз данных Access.

4. Порядок создания баз данных в программе Microsoft Access.

5. Типы данных, представляемые в СУБД Access.

6. Назначение ключей, определение первичного ключа.

7. Порядок установления связей между таблицами.

Рис. 11.4. Пример формы

 

Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.

Освоим основные приёмы создания форм, запросов и проведения расчётов в Access.

Предполагается, что в Вашей личной папке хранится база данных с именем Суд. accdb, полученная на предыдущем практическом занятии.

 

Задания и порядок их выполнения

 

Задание 1. Добавление полей и данных в таблицу. Примерная последовательность действий:

1. Открытие базы данных:

1.1. Запустите приложение Access: Пуск ñ Программы ñ Microsoft Office ñ Microsoft Office Access 2010.

1.2. Откройте базу данных Суд. accdb. Для этого на вкладке Файл щёлкните левой кнопкой мыши по кнопке Открыть ( ) и в соответствующих строках окна «Открытие файла базы данных» выберите Вашу папку, установите имя файла Суд. accdb и нажмите кнопку .

2. Добавление новых полей в таблицу «Иски»:

2.1. В окне «Таблицы» дважды щёлкните курсором по таблице «Иски».

2.2. В заголовке раскрывшейся таблицы щёлкните по графе «Щелкните для добавления» и всплывающем меню выберите пункт Денежный ( ). В заголовке таблицы появится надпись «Поле1». Замените её на «Сумма иска» и нажмите клавишу Enter.

2.3. В всплывающем меню графы «Щелкните для добавления» выберите пункт Дата и время ( ). В заголовке таблицы появится мигающая надпись «Поле1». Замените её на «Дата поступления» и нажмите клавишу Enter.

3. Согласно табл. 11.6 введите данные для добавленных полей таблицы «Иски».

Таблица   1 1.6

Рис. 11.5. Вид формы «Судьи»

 

2. Модифицируйте форму «Судьи» и используйте её для ввода новых данных:

2.1. Для обеспечения возможности внесения в форму изменений переведите её из режима просмотра в режим Конструктора. Для этого в окне «Формы» щёлкните правой кнопкой мыши по имени формы (Судьи) и в выпадающем контекстном меню выберите пункт Конструктор ( ).

2.2. Выделите поле подписи Ф_И_О (в верхней строке), дважды щёлкнув по нему курсором, и введите новую подпись – Фамилия, инициалы.

2.3. Создайте место в заголовке формы, куда можно будет вставить название формы и рисунок. Для этого поместите указатель мыши между областью заголовка и областью данных так, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки, нажмите кнопку левую мыши и переместите манипулятор вниз.

2.4. Выделите место для заголовка формы. Для этого в группе «Элементы управления» вкладки «Конструктор» нажмите кнопку Надпись ( ). Выделится прямоугольная область для ввода заголовка формы.

2.5. Введите заголовок, например, «Сведения о судьях».

2.6. Вставьте рисунок в заголовок формы. Для этого нажмите кнопки Вставить изображение ( ) и Обзор ( ). В раскрывшемся диалоговом окне «Выбор рисунка» найдите библиотеку готовых рисунков и выберите понравившийся рисунок. Выбранный рисунок появится в заголовке. Размер рисунка можно поменять, щёлкнув по нему, а затем переместив маркеры размеров. Выделенный рисунок можно переместить в любое место, когда указатель мыши принимает вид двух перекрещивающихся стрелок.

2.7. Посмотрите получившееся оформление в Режиме формы (щёлкнув курсором по кнопке Режим ( ) ñ Режим формы) и пролистайте записи в таблице Судьи (щёлкая курсором по кнопке  в строке ).

2.8. Установите номер записи равным 7 и дополните таблицу Судьи двумя новыми записями данных:

Код судьи              –  36207

Ф_И_О                   –  Правдин И.И.

Дни приёма           –  Чт

Часы приёма         –  11: 00-13: 00

Стаж работы         –  14

Код судьи                       –  36208

Ф_И_О                   –  Волин В.П.

Дни приёма           –  Пт

Часы приёма         –  09: 00-11: 00

Стаж работы         –  12

2.9. Сохраните результаты работы и закройте форму.

3. Создайте и используйте для ввода данных форму «Иски»:

3.1. В окне «Таблицы» кликните курсором по таблице «Иски», а затем в группе команд «Формы» по кнопке Форма ( ). На экране появится форма «Иски», имеющая внешний вид – в один столбец. Сохраните данную форму под именем «Иски».

3.2. Посмотрите получившееся оформление в Режиме формы и пролистайте записи в таблице Иски.

3.3. Установите номер записи равным 11 и дополните таблицу Иски двумя новыми записями данных:

Номер дела      –  10211

Истец                       –  Петров П.П.

Ответчик           –  Бражкин Б.А.

Код судьи                   –  36207

Дата заседания     –  27.10.2012

Сумма иска       –  53000 р.

Дата поступления –  24.08.2012

Номер дела      –  10212

Истец                       –  Павлов Г.Н.

Ответчик           –  Машкин А.Б.

Код судьи                   –  36201

Дата заседания     –  26.10.2012

Сумма иска       –  14500 р.

Дата поступления –  17.09.2012

3.4. Создайте поле ввода с раскрывающимся списком. Для этого убедитесь, что установлен режим Конструктор (Режим ( ) ñ Конструктор). Далее выполните следующие действия:

● удалите поля ввода Код судьи вместе с полем подписей. Для этого щёлкните курсором в поле ввода и нажмите клавишу Del. Выделите поле подписи, установив на него курсор и нажав левую клавишу мыши, затем, нажмите клавишу Del;

● в группе команд «Элементы управления» щелчком по кнопке  (см. рис. 11.6 ) раскрыть строку 2 из 3;

● во второй строке группы команд «Элементы управления» щёлкните по кнопке Поле со списком ( ) и переместите курсор в виде пиктограммы в место удалённого поля подписи);

● в появившемся окне «Создание полей со списком» установите флажок для пункта Будет введен фиксированный набор значений и нажмите на кнопку ;

 

Рис. 1 1.6. Строка 1 группы команд «Элементы управления»

 

● в следующем диалоговом окне установите Число столбцов равное 1 и внесите в список «Столбец1» отдельными записями следующие значения: 36201, 36202, 36203, 36204, 36205, 36206, 36207, 36208. Установите нужную ширину столбца, при помощи смещения правой границы столбца (в области заголовка столбца) курсором мыши. Нажмите кнопку ;

● в следующем появившемся окне установите флажок для пункта Сохранить в поле, щёлкнув по нему мышкой, затем, открыв список полей выберите поле Код судьи и нажмите кнопку ;

● введите надпись поля – Код судьи – и нажмите кнопку ;

● перейдите в режим Формы (Режим ( ) ñ Режим формы) и проверьте действие определённых вами элементов.

3.5. Сохраните результаты работы и закройте форму.

Задание 3. Сформируйте запрос (найдите данные о гражданских исках, рассматриваемых на судебных заседаниях в декабре 2012 года) и создайте вычисляемое поле (сообщение о нарушении сроков рассмотрения). Примерная последовательность действий:

1. Сформируйте запрос:

1.1. Раскройте вкладку Создание и в группе команд «Запросы» щёлкните по кнопке Конструктор запросов ( ).

1.2. В окне «Добавление таблицы» последовательно выделите таблицы Иски и Судьи и нажмите кнопку . Закройте окно «Добавление таблицы». Перед вами окно ( рис. 11.7 ), разделённое на две панели, в верхней панели находятся списки полей таблиц, выбранных для запроса, нижняя панель является бланком запроса. Переход между ними осуществляйте клавишей F 6 или щелчком мыши по соответствующему окну.

1.3. Перенесите с помощью мыши из верхней части окна из таблицы Иски поле Номер дела в первую клетку строки «Поле» бланка запроса. Аналогично поступите с полями Сумма иска, Дата поступления, Дата заседания из таблицы Иски и полем Ф_И_О из таблицы Судьи, разместив их в последующих клетках строки «Поле».

 

 

Рис. 1 1.7. Фрагмент окна «Запрос1»

 

1.4. В строке «Вывод на экран» пометьте флажками поля (если они не помечены), которые будут выведены в набор записей. В строке «Условие отбора» в столбце с полем Дата заседания введите условие

> 30.11.2012 And < 01.01.2013

для определения условия выбора записей.

1.5. Щёлкните по кнопке Сохранить ( ). В раскрывшемся диалоговом окне «Сохранение» введите с клавиатуры имя запроса Иски_декабрь, щёлкните по кнопке ОК и закройте окно запроса.

2. Выполните запрос:

2.1. В окне «Запросы» дважды щёлкните по имени запроса – Иски_декабрь. На экране появится окно Иски_декабрь с отобранными по введённым критериям записями.

2.2. Просмотрите результат запроса (8 записей) и закройте окно «Запрос на выборку».

3. Создайте вычисляемое поле:

3.1. В окне «Формы» щёлкните правой кнопкой мыши по имени формы Иски. В всплывающем меню выберите Конструктор ( ).

3.2. Создайте поле Срок рассмотрения, в котором, исходя из оценки разности значений поля Дата заседания и Дата поступления (при превышении 61 дня) будет отображаться сообщение «нарушен». Для чего группе команд «Элементы управления» щёлкните левой клавишей мыши по кнопке Поле ( ). Расположите вычисляемое поле на свободном месте в области данных.

3.3. Щёлкните правой кнопкой мыши по полю надписи. В контекстном меню выберите пункт Свойства. В появившемся окне свойств в строку «Подпись» введите с клавиатуры Срок рассмотрения и закройте окно «Надпись». Увеличьте длину поля подписи (если название поля целиком не умещается в окаймляющем его прямоугольнике) – для этого щёлкните по полю подписи и растяните его в нужном направлении, схватив мышкой за появившиеся маркеры.

3.4. Выделите окно свойств поля (щёлкнув мышкой по прямоугольнику с надписью – Свободный) и щелчком правой кнопки мыши вызовите контекстное меню.

3.5. В контекстном меню в пункте Цвет текста выберите «красный».

3.6. В контекстном меню выберите пункт Свойства. В появившемся окне «Поле»: Вкладка «Макет» в строке «Формат поля» выбором из раскрывающегося списка установите формат – Основной, в строке «Число десятичных знаков» – 7.

3.7. В окне «Поле» выберите вкладку «Данные», в строке «Данные» щелчком по кнопке  вызовите Построитель выражений.

3.8. Пользуясь клавиатурой и выбирая соответствующие поля из списка в нижней части окна Построителя выражений ( рис. 11.8 ), введите формулу

=IIf(([Дата заседания]-[Дата поступления])> 61; " нарушен"; " " )

нажмите кнопку ОК и закройте окно «Поле».

3.9. Закройте форму «Иски» с сохранением введенных изменений.

3.10. В окне «Формы» дважды щёлкните по имени формы – Иски.

Рис. 1 1.8. Окно Построителя выражений

 

3.11. Убедитесь, что в поле Срок рассмотрения правильно вычисляется результат для каждой записи таблицы Иски (для всех дел, кроме дел с номерами 10201, 10202 и 10211, срок рассмотрения не нарушен).

Продемонстрируйте результаты работы преподавателю.

 

Контрольные вопросы

 

1. Какими способами можно изменить структуру и содержимое таблицы базы данных?

2. Назначение и правила создания форм в СУБД Access.

3. Каким образом можно вставить в готовую форму поля со списком?

4. Назначение и правила создания запросов в СУБД Access.

5. Какие виды запросов используются в СУБД Access?

6. В какие объекты базы данных Access можно вставить вычисляемые поля?

7. Порядок создания вычисляемых полей в СУБД Access.

Задания и порядок их выполнения

 

Задание 1. Создайте отчёты для вывода данных из таблиц Иски и Судьи, а также по запросу Иски_декабрь. Примерная последовательность действий:

1. Откройте базу данных:

1.1. Запустите приложение Access: Пуск ñ Программы ñ Microsoft Office ñ Microsoft Office Access 2010.

1.2. Откройте базу данных Суд. accdb. Для этого на вкладке Файл щёлкните левой кнопкой мыши по кнопке Открыть ( ) и в соответствующих строках окна «Открытие файла базы данных» выберите Вашу папку, установите имя файла Суд. accdb и нажмите кнопку .

2. Создайте простой отчёт на основе таблицы Иски:

2.1. В окне объектов базы данных щёлкните курсором по таблице Иски.

2.2. Раскройте вкладку Создание и в группе команд «Отчеты» щёлкните по кнопке Отчет ( ). Возникнет макет отчёта «Иски».

2.3. Изменяя ширину граф в макете (буксировкой курсором границ между полями таблицы), добейтесь отображение содержимого отчёта внутри печатаемой области страницы.

2.4. В область заголовка отчёта (вместо слова «Иски») введите надпись «Сведения об исковых заявлениях».

2.5. Сохраните отчёт под именем Иски1 и закройте окно отчёта.

3. Создайте отчёт на основе таблицы Судьи по команде Пустой отчет:

3.1. Щёлкните курсором по кнопке Пустой отчет ( ). Раскроется окно «Отчёт1».

3.2. В группе «Колонтитулы» нажмите кнопку Заголовок ( ) и в область заголовка отчёта введите надпись «Сведения о судьях».

3.3. Щёлкните курсором по надписи «Показать все таблицы» и в раскрывшемся окне «Доступные поля в другой таблице» по  надписи «Судьи». Значок  примет вид , а под надписью «Судьи» отобразятся доступные поля данной таблицы: Код судьи, Ф_И_О, Дни приема, Часы приема, Стаж работы.

3.4. Начиная с поля «Код судьи», последовательно доступные поля в область содержимого отчёта.

3.5. Изменяя ширину граф в макете (буксировкой курсором границ между полями таблицы), добейтесь компактного отображения содержимого отчёта.

3.6. Замените заголовок второго столбца с «Ф_И_О» на «Ф.И.О.».

3.7. Выделите таблицу отчёта, в группе «Форматирование элемента управления» вкладки «Формат» нажмите кнопку Контур фигуры ( ) и укажите цвет темы «Авто» (чёрный).

3.8. В группе команд «Фон» нажмите кнопку Фоновый рисунок ( ) и добавьте доступный Вам рисунок.

3.9. Сохраните отчёт под именем Судьи1 и закройте окно отчёта.

4. Создайте простой отчёт по запросу Иски_декабрь:

4.1. В окне объектов базы данных щёлкните курсором по запросу Иски_декабрь.

4.2. Раскройте ленту Создание и в группе команд «Отчеты» щёлкните по кнопке Отчет ( ). Возникнет макет отчёта «Иски_декабрь».

4.3. Изменяя ширину граф в макете (буксировкой курсором границ между полями таблицы), добейтесь компактного отображения содержимого отчёта.

4.4. В область заголовка отчёта (вместо слова «Иски_декабрь») введите надпись «Исковые заявления, рассматриваемые в декабре».

4.5. Замените заголовок второго столбца с «Ф_И_О» на «Ф.И.О.».

4.6. Сохраните отчёт под именем Иски_декабрь1 и закройте окно отчёта.

Задание 2. Создайте отчёт по таблицам Иски и Судьи с помощью Мастера отчетов и Конструктора. Примерная последовательность действий:

1. В группе команд «Отчеты» вкладки Создание щёлкните по кнопке Мастер отчетов ( ). Возникнет окно «Создание отчетов» ( рис. 10.9 ).

2. В окне «Создание отчетов» в окно «Выбранные поля» перенесите из таблицы Судьи поле Ф_И_О (кнопка ), а из таблицы Иски – все поля, за исключением поля Код_судьи, и нажмите кнопку Далее.

3. Нажатием кнопки Далее, пропустите следующие два шага (выбор вида представления и добавления уровней группировки).

4. В строку «по возрастанию» окна сортировки укажите поле «Дата заседания» и нажмите кнопку Далее.

5. Выберите вид макета для отчёта блок и нажмите кнопку Далее.

6. Задайте имя для отчёта – Иски2, нажмите кнопку Готово. На экране текущий отчёт, просмотрите его (убедитесь, что имеются наложения наименований отдельных полей). Закройте отчёт.

7. Устраните погрешности отображения наименований полей отчёта. Для этого в окне объектов базы данных щёлкните правой кнопкой мыши по отчёту Иски2 и выберите в всплывающем меню пункт Конструктор ( ). На экране появится окно «Отчет» в режиме конструктора.

 

Рис. 1 1.9. Окно Создание отчетов

 

8. В области «Заголовок группы», варьируя (курсором) маркерами заголовков «Дата заседания», «Номер дела» и «Дата поступления», добейтесь их отображения в две строки.

9. Варьируя местоположением и размерами всех заголовков, добейтесь их полного отображения.

10. В области «Область данных» произведите аналогичные (п. 8, 9) действия с маркерами выводимых данных.

11. Просмотрите отчёт в режиме Предварительного просмотра (Файл ñ Печать ñ Предварительный просмотр) и закройте окно предварительного просмотра. Устраните (при их обнаружении) возможные погрешности в отчетё, выполняя п. 8-10.

12. В области «Заголовок отчета» замените наименование «Иски2» на «Сведения о гражданских исках» и нажмите кнопку Сохранить ( ).

13. На панели меню дважды щёлкните курсором по имени отчёта Иски2. Просмотрите полноту отображения скорректированного отчёта.

14. Закройте окно «Иски2».

Задание 3. Создайте итоговый отчёт. Примерная последовательность действий:

1. Подготовьте исходный запрос:

1.1. Раскройте вкладку Создание и в группе команд «Запросы» щёлкните по кнопке Конструктор запросов ( ).

1.2. В окне «Добавление таблицы» выделите таблицы Иски и Судьи и щёлкните по кнопке Добавить. Закройте окно «Добавление таблицы».

1.3. Перенесите с помощью мыши из верхней части окна из таблицы Судьи поле Ф_И_О в первую клетку строки «Поле» бланка запроса. Аналогично поступите с полями Сумма иска и Номер дела из таблицы Иски, разместив их в следующих клетках строки «Поле».

1.4. Щёлкните правой кнопкой мыши по строке «Сортировка» поля Сумма иска. В открывшемся контекстном меню щёлкните курсором по строке . Появится дополнительная строка «Групповая операция».

1.5. Установите в данной строке для поля Сумма иска значение Sum (сумма), а для поля Номер дела – Count (количество).

1.6. Для поля Ф_И_О в строке «Сортировка» установите параметр по возрастанию.

1.7. Убедитесь, что параметры запроса соответствуют параметрам, представленным на рис. 11.10, и сохраните запрос под именем Итоговые суммы исков.

 

 

Рис. 1 1.10. Параметры запроса

 

2. Создайте итоговый отчёт на основе исходного запроса:

2.1. В группе команд «Отчеты» вкладки Создание щёлкните по кнопке Мастер отчетов ( ). Возникнет окно «Создание отчетов».

2.2. В окне «Создание отчетов» в окно «Выбранные поля» перенесите все поля из запроса Итоговые суммы исков (нажатием кнопки ) и нажмите кнопку Далее.

2.3. Нажатием кнопки Далее пропустите шаг добавления уровней группировки.

2.4. В строку «по возрастанию» окна сортировки укажите поле «Ф_И_О» и нажмите кнопку Далее.

2.5. Выберите вид макета для отчёта в столбец и нажмите кнопку Далее.

2.6. Присвойте отчёту имя «Итоговый» и нажмите кнопку Готово.

2.7. Просмотрите и закройте отчёт.

2.8. Откройте отчёт в режиме Конструктора и замените надписи в области данных (левый столбец окна): «Ф_И_О» на «Судья»; «Sum-Сумма иска» на «Цена исков»; «Count-Номер дела» на «Количество исков». Манипулируя положением и размерами надписей, добейтесь приличного отображения выводимых данных.

2.9. В заголовок отчёта введите наименование «Итоговые суммы исков».

2.10. Сохраните изменения и закройте запрос.

Задание 4. Используя аналогичные данные из таблиц Судьи и Иски, самостоятельно подготовьте итоговый отчёт о суммах исков, Вид макета для отчёта – табличный. Сравните данный отчёт с отчётом, полученным ранее.

Продемонстрируйте результаты работы преподавателю.

 

Контрольные вопросы

 

1. Каково назначение отчётов в базах данных Microsoft Access?

2. Перечислите источники данных для создания отчётов.

3. Каким образом поддерживается связь между отчётом и его источником данных?

4. На какой вкладке Microsoft Access 2010 находятся базовые команды (средства) создания отчётов? Каковы возможности этих средств?

5. Порядок создания итоговых отчётов в СУБД Microsoft Access.

[1] Режим таблицы – представление, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или хранимой процедуры отображаются в формате строк и столбцов. В режиме таблицы поддерживается изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.

[2] В случаях, когда первичный ключ состоит из нескольких полей, щёлкните область выделения строки каждого из них, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

[3] Если закрыть таблицу " Таблица1" без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в неё введены данные.

[4] При вводе данных для полей Код судьи, Дни приёма и Стаж работы преднамеренно задайте значения, которые не совпадают с допустимыми, и обратите внимание, как об этом сигнализирует СУБД.

[5] При вводе данных для поля Номер дела преднамеренно задайте значения, которые не совпадают с допустимыми, и обратите внимание, как об этом сигнализирует СУБД.

А.В. Мишин

 

информационные технологии

1234567Следующая ⇒

Поделиться: