Тема 11.3. Принципы создания отчётов в СУБД ACCESS

 

Цель занятия – освоить принципы создания отчётов в Microsoft Office Access 2010.

 

Теоретические сведения

 

В базах данных Microsoft Access поддерживается печать данных из таблиц, запросов, форм и отчётов. Печать данных из таблиц или запросов хорошо подходит для простых списков данных. Формы подходят для просмотра или печати данных одной записи или набора связанных записей, но не крупных наборов данных или сводок. Отчёты позволяют сравнивать, обобщать и сводить крупные наборы данных, а затем выводить их на печать в привлекательном виде.

Большинство отчётов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчёта являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчёт может включать как все поля, так и часть полей из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создаётся.

Присоединённый отчёт получает данные из базового источника записей. Другие данные такие как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчёта.

Связь между отчётом и его источником данных создаётся при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие внешний вид отчёта.

В Microsoft Access 2010 базовые команды (средства) создания отчётов находятся в группе «Отчеты» на вкладке «Создание»:

a Простой отчет ( ). Создание отчёта на основе данных текущего запроса или таблицы, к которому можно добавить дополнительные компоненты, например, группы или итоги;

aМастер отчетов ( ). Мастер позволяет создавать отчёты с группировкой записей. Он помещает выбранные поля в отчёт и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчёт можно доработать в режиме Конструктора;

a Конструктор ( ). В режиме Конструктора можно вносить изменения в отчёты, например, добавлять настраиваемые типы элементов управления и составлять программы;

a Пустой отчёт ( ). Создание нового пустого отчёта, в который можно вставить поля, элементы управления и доработать отчёт;

a Почтовые наклейки ( ). Запускает Мастер наклеек, который позволяет использовать отчёт для создания наклеек на почтовые конверты.

Прежде чем печатать отчёт, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому на ленте Файл нужно выбрать команду Печать, а далее – Предварительный просмотр ( ). Просмотрите документ и закройте окно предварительного просмотра. При необходимости подогнать размеры отчёта, воспользуйтесь командами данной вкладки.

Освоим основные принципы создания отчётов в среде СУБД. Предполагается, что в Вашей личной папке хранится база данных с именем Суд. accdb, полученная на предыдущих практических занятиях.

 

Задания и порядок их выполнения

 

Задание 1. Создайте отчёты для вывода данных из таблиц Иски и Судьи, а также по запросу Иски_декабрь. Примерная последовательность действий:

1. Откройте базу данных:

1.1. Запустите приложение Access: Пуск ñ Программы ñ Microsoft Office ñ Microsoft Office Access 2010.

1.2. Откройте базу данных Суд. accdb. Для этого на вкладке Файл щёлкните левой кнопкой мыши по кнопке Открыть ( ) и в соответствующих строках окна «Открытие файла базы данных» выберите Вашу папку, установите имя файла Суд. accdb и нажмите кнопку .

2. Создайте простой отчёт на основе таблицы Иски:

2.1. В окне объектов базы данных щёлкните курсором по таблице Иски.

2.2. Раскройте вкладку Создание и в группе команд «Отчеты» щёлкните по кнопке Отчет ( ). Возникнет макет отчёта «Иски».

2.3. Изменяя ширину граф в макете (буксировкой курсором границ между полями таблицы), добейтесь отображение содержимого отчёта внутри печатаемой области страницы.

2.4. В область заголовка отчёта (вместо слова «Иски») введите надпись «Сведения об исковых заявлениях».

2.5. Сохраните отчёт под именем Иски1 и закройте окно отчёта.

3. Создайте отчёт на основе таблицы Судьи по команде Пустой отчет:

3.1. Щёлкните курсором по кнопке Пустой отчет ( ). Раскроется окно «Отчёт1».

3.2. В группе «Колонтитулы» нажмите кнопку Заголовок ( ) и в область заголовка отчёта введите надпись «Сведения о судьях».

3.3. Щёлкните курсором по надписи «Показать все таблицы» и в раскрывшемся окне «Доступные поля в другой таблице» по  надписи «Судьи». Значок  примет вид , а под надписью «Судьи» отобразятся доступные поля данной таблицы: Код судьи, Ф_И_О, Дни приема, Часы приема, Стаж работы.

3.4. Начиная с поля «Код судьи», последовательно доступные поля в область содержимого отчёта.

3.5. Изменяя ширину граф в макете (буксировкой курсором границ между полями таблицы), добейтесь компактного отображения содержимого отчёта.

3.6. Замените заголовок второго столбца с «Ф_И_О» на «Ф.И.О.».

3.7. Выделите таблицу отчёта, в группе «Форматирование элемента управления» вкладки «Формат» нажмите кнопку Контур фигуры ( ) и укажите цвет темы «Авто» (чёрный).

3.8. В группе команд «Фон» нажмите кнопку Фоновый рисунок ( ) и добавьте доступный Вам рисунок.

3.9. Сохраните отчёт под именем Судьи1 и закройте окно отчёта.

4. Создайте простой отчёт по запросу Иски_декабрь:

4.1. В окне объектов базы данных щёлкните курсором по запросу Иски_декабрь.

4.2. Раскройте ленту Создание и в группе команд «Отчеты» щёлкните по кнопке Отчет ( ). Возникнет макет отчёта «Иски_декабрь».

4.3. Изменяя ширину граф в макете (буксировкой курсором границ между полями таблицы), добейтесь компактного отображения содержимого отчёта.

4.4. В область заголовка отчёта (вместо слова «Иски_декабрь») введите надпись «Исковые заявления, рассматриваемые в декабре».

4.5. Замените заголовок второго столбца с «Ф_И_О» на «Ф.И.О.».

4.6. Сохраните отчёт под именем Иски_декабрь1 и закройте окно отчёта.

Задание 2. Создайте отчёт по таблицам Иски и Судьи с помощью Мастера отчетов и Конструктора. Примерная последовательность действий:

1. В группе команд «Отчеты» вкладки Создание щёлкните по кнопке Мастер отчетов ( ). Возникнет окно «Создание отчетов» (рис. 10.9).

2. В окне «Создание отчетов» в окно «Выбранные поля» перенесите из таблицы Судьи поле Ф_И_О (кнопка ), а из таблицы Иски – все поля, за исключением поля Код_судьи, и нажмите кнопку Далее.

3. Нажатием кнопки Далее, пропустите следующие два шага (выбор вида представления и добавления уровней группировки).

4. В строку «по возрастанию» окна сортировки укажите поле «Дата заседания» и нажмите кнопку Далее.

5. Выберите вид макета для отчёта блок и нажмите кнопку Далее.

6. Задайте имя для отчёта – Иски2, нажмите кнопку Готово. На экране текущий отчёт, просмотрите его (убедитесь, что имеются наложения наименований отдельных полей). Закройте отчёт.

7. Устраните погрешности отображения наименований полей отчёта. Для этого в окне объектов базы данных щёлкните правой кнопкой мыши по отчёту Иски2 и выберите в всплывающем меню пункт Конструктор ( ). На экране появится окно «Отчет» в режиме конструктора.

 

Рис. 1 1.9. Окно Создание отчетов

 

8. В области «Заголовок группы», варьируя (курсором) маркерами заголовков «Дата заседания», «Номер дела» и «Дата поступления», добейтесь их отображения в две строки.

9. Варьируя местоположением и размерами всех заголовков, добейтесь их полного отображения.

10. В области «Область данных» произведите аналогичные (п. 8, 9) действия с маркерами выводимых данных.

11. Просмотрите отчёт в режиме Предварительного просмотра (Файл ñ Печать ñ Предварительный просмотр) и закройте окно предварительного просмотра. Устраните (при их обнаружении) возможные погрешности в отчетё, выполняя п. 8-10.

12. В области «Заголовок отчета» замените наименование «Иски2» на «Сведения о гражданских исках» и нажмите кнопку Сохранить ( ).

13. На панели меню дважды щёлкните курсором по имени отчёта Иски2. Просмотрите полноту отображения скорректированного отчёта.

14. Закройте окно «Иски2».

Задание 3. Создайте итоговый отчёт. Примерная последовательность действий:

1. Подготовьте исходный запрос:

1.1. Раскройте вкладку Создание и в группе команд «Запросы» щёлкните по кнопке Конструктор запросов ( ).

1.2. В окне «Добавление таблицы» выделите таблицы Иски и Судьи и щёлкните по кнопке Добавить. Закройте окно «Добавление таблицы».

1.3. Перенесите с помощью мыши из верхней части окна из таблицы Судьи поле Ф_И_О в первую клетку строки «Поле» бланка запроса. Аналогично поступите с полями Сумма иска и Номер дела из таблицы Иски, разместив их в следующих клетках строки «Поле».

1.4. Щёлкните правой кнопкой мыши по строке «Сортировка» поля Сумма иска. В открывшемся контекстном меню щёлкните курсором по строке . Появится дополнительная строка «Групповая операция».

1.5. Установите в данной строке для поля Сумма иска значение Sum (сумма), а для поля Номер дела – Count (количество).

1.6. Для поля Ф_И_О в строке «Сортировка» установите параметр по возрастанию.

1.7. Убедитесь, что параметры запроса соответствуют параметрам, представленным на рис. 11.10, и сохраните запрос под именем Итоговые суммы исков.

 

 

Рис. 1 1.10. Параметры запроса

 

2. Создайте итоговый отчёт на основе исходного запроса:

2.1. В группе команд «Отчеты» вкладки Создание щёлкните по кнопке Мастер отчетов ( ). Возникнет окно «Создание отчетов».

2.2. В окне «Создание отчетов» в окно «Выбранные поля» перенесите все поля из запроса Итоговые суммы исков (нажатием кнопки ) и нажмите кнопку Далее.

2.3. Нажатием кнопки Далее пропустите шаг добавления уровней группировки.

2.4. В строку «по возрастанию» окна сортировки укажите поле «Ф_И_О» и нажмите кнопку Далее.

2.5. Выберите вид макета для отчёта в столбец и нажмите кнопку Далее.

2.6. Присвойте отчёту имя «Итоговый» и нажмите кнопку Готово.

2.7. Просмотрите и закройте отчёт.

2.8. Откройте отчёт в режиме Конструктора и замените надписи в области данных (левый столбец окна): «Ф_И_О» на «Судья»; «Sum-Сумма иска» на «Цена исков»; «Count-Номер дела» на «Количество исков». Манипулируя положением и размерами надписей, добейтесь приличного отображения выводимых данных.

2.9. В заголовок отчёта введите наименование «Итоговые суммы исков».

2.10. Сохраните изменения и закройте запрос.

Задание 4. Используя аналогичные данные из таблиц Судьи и Иски, самостоятельно подготовьте итоговый отчёт о суммах исков, Вид макета для отчёта – табличный. Сравните данный отчёт с отчётом, полученным ранее.

Продемонстрируйте результаты работы преподавателю.

 

Контрольные вопросы

 

1. Каково назначение отчётов в базах данных Microsoft Access?

2. Перечислите источники данных для создания отчётов.

3. Каким образом поддерживается связь между отчётом и его источником данных?

4. На какой вкладке Microsoft Access 2010 находятся базовые команды (средства) создания отчётов? Каковы возможности этих средств?

5. Порядок создания итоговых отчётов в СУБД Microsoft Access.

[1] Режим таблицы – представление, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или хранимой процедуры отображаются в формате строк и столбцов. В режиме таблицы поддерживается изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.

[2] В случаях, когда первичный ключ состоит из нескольких полей, щёлкните область выделения строки каждого из них, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

[3] Если закрыть таблицу " Таблица1" без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в неё введены данные.

[4] При вводе данных для полей Код судьи, Дни приёма и Стаж работы преднамеренно задайте значения, которые не совпадают с допустимыми, и обратите внимание, как об этом сигнализирует СУБД.

[5] При вводе данных для поля Номер дела преднамеренно задайте значения, которые не совпадают с допустимыми, и обратите внимание, как об этом сигнализирует СУБД.

⇐ Предыдущая1234567

Поделиться: