Тема 5. Организация работы с официальными документами

Организационные формы службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факторы, определяющие их выбор в организациях различных организационно-правовых форм.

Основные задачи и функции службы делопроизводства. Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления. Регламентация функций подразделений по ДОУ.

Документооборот и его организация.

Порядок работы с входящими документами. Экспедиционная обработка документов. Предварительная обработка документов. Рассмотрение документов руководителем. Резолюция. Направление документов на исполнение. Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи.

Правила работы с исходящими документами. Этапы работы. Составление проекта документа, его согласование, подписание руководителем. Регистрация документа. Порядок отправки документа.

Правила работы с внутренними документами.

«Безбумажное» делопроизводство. Электронные системы документооборота.

Регистрация документов, ее значение. Организация информационно-справочного обслуживания.

Контроль исполнения документов. Функции службы ДОУ по контролю исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов, их виды. Технология контрольных операций.

Понятия «дело» и «номенклатура дел». Виды номенклатуры дел, их особенности и назначение. Определение сроков хранения дел.

Формирование дел. Правила формирования различных категорий документов в дела. Принципы систематизации документов внутри дела.

Особенности формирования личных дел работников предприятий.

Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов.

Организация и проведение экспертизы ценности документов.

Уничтожение документов.

Подготовка документов к передаче в архив. Основные требования к оформлению дел. Описи дел. Порядок передачи дел в архив организации.

 

     Тема 6. Документирование продажи туристского продукта. Особенности документирования процедур лицензирования и сертификации гостиничных услуг   

Заявка на организацию туристической поездки. Договор о подборе и бронировании тура турагентом по заказу туриста: содержание и форма. Приложения к договору о подборе и бронировании тура турагентом по заказу туриста.

Туристская путевка. Форма «ТУР‑1». Туристский ваучер.

Порядок сертификации гостиничных услуг. Форма заявки на проведение классификации гостиницы и другого средства размещения. Договор на выполнение работ по сертификации. Протоколы соответствия гостиницы и другого средства размещения одной из категорий. Акт работы экспертной комиссии. Форма сертификата категории средства размещения. Правила заполнения бланка сертификата. Форма приложения к сертификату категории.

Особенности документирования процедур лицензирования и сертификации услуг общественного питания, оказываемых рестораном при гостинице.

 

     Тема 7. Организация и технология документационного обеспечения работы службы приема и размещения гостей

Операционный процесс обслуживания и функции гостиничной службы приема и размещения.

Порядок бронирования мест и номеров в гостинице. Форма письма-заявки на бронирование номера (форма № 10‑Г). Форма письма-подтверждения бронирования. Бланки бронирования по телефону. Компьютерный способ бронирования. Интернет-бронирование. Подтвержденное бронирование. Регистрация заявок на бронирование и аннуляция заказа. Журнал «И». Журнал «П». Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету (форма № 7‑Г),

План загрузки гостиницы на определенный период.

Порядок регистрации и размещения гостей. Форма регистрационной карточки (анкеты) проживающего (форма № 1‑Г). Картотеки для хранения анкет и работы с ними. Форма разрешения на поселение. Формы счета за проживание (формы №№ 3‑Г, 3‑ГМ). Кассовый отчет (форма № 5‑Г). Визитная карта (карта гостя) (форма № 4‑Г). Оборудование контрольной картотеки счетов.

Особенности регистрации иностранных туристов. Понятие визы, ее виды. Карточки прибытия/убытия иностранца. Журнал регистрации иностранных граждан (форма № 2‑Г).

Особенности регистрации туристских групп. Карта подготовки и заселения номеров (карта брони). Форма направления на размещение. Форма группового разрешения на поселение.

Документирование предоставления дополнительных услуг в гостинице. Квитанция «Автостоянка» (форма № 11‑Г). Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг (форма № 12‑Г). Квитанция на прием вещей в камеру хранения (форма № 13‑Г).

Документирование возврата денежных средств. Квитанция на возврат денег (форма № 8‑Г). Акт по форме № КМ‑3. Внесение записи о возврате в журнал кассира-операциониста (форма № КМ‑4).

Документирование возмещения причиненного постояльцами ущерба. Акт о порче имущества гостиницы (форма № 9‑Г).

Документация, необходимая для учета использования номерного фонда. Ведомость движения номерного фонда. Формы списка проживающих на этаже.

Автоматизированная обработка данных в службе приема и размещения.

Общие требования к бланкам строгой отчетности и порядку их оформления.

 

Тема 8. Документооборот в ресторане при гостинице

Основные нормативные и технологические документы в предприятии общественного питания. Калькуляционная карточка (форма № ОП‑1). План-меню (форма № ОП‑2). Требование в кладовую (форма № ОП‑3). Накладная на отпуск продуктов и сырья (форма № ОП‑4). Ведомость учета движения посуды и приборов (форма № ОП‑9). Акт о реализации и отпуске изделий из кухни (форма № ОП‑10). Акт о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет (форма № ОП‑12). Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (форма № ОП‑14).

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании.

 

ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Материал дисциплины изучается на лекциях, практических занятиях, а также в процессе самостоятельной работы студентов. На лекциях излагаются структурно-логические основы, раскрываются наиболее сложные проблемы дисциплины. На практических занятиях ведётся обсуждение вопросов дисциплины в соответствии с домашним заданием, решаются задачи, позволяющие связать теоретические положения дисциплины с конкретными жизненными ситуациями. Практическое занятие может проводиться в форме семинара, практикума, деловой или командной игры, коллоквиума. По ряду тем предполагается выполнение студентами текущих письменных контрольных заданий с их последующим коллективным обсуждением под руководством преподавателя. Вопросы, вызывающие у студентов особый интерес, могут быть изучены более глубоко. Результатом этого изучения может быть подготовка доклада к практическому занятию или конференции, написание реферата, представляемого на конкурс научных работ. В рамках учебной дисциплины предусматриваются встречи с сотрудниками правоохранительных органов, правоохранительных общественных организаций.

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: