Создание поля подстановки

Поле подстанов- ки предназначено для упрощения ввода дан- ных и предотвращения ошибок.

Поле подстанов- ки позволяет выбрать информацию из дру- гого поля раннее со- зданной таблицы, что ускоряет процесс вво- да и гарантирует пра- вильность написания данных, или создать

заранее определенный набор данных, вводи- мых в конкретное поле.

Рис. 1.13

Поле подстановок можно создать, используя Мастер подстановок (рис. 1.13). Для этого:

1. Открыть таблицу в режиме конструктора.

2. В столбце «Тип данных» поля, где будет сделана подстановка, в раскрывающемся списке выбрать «Мастер подстановок».

3. Мастер создает столбец подстановки, в котором отображается список значений для выбора.

Рис. 1.14

4. Столбец может быть создан:

из раннее созданной таблицы или запроса;

из набора фиксированных значений (рис. 1.14).

В первом случае необходимо выбрать объект, из которого делаем подстановку столбца (таблица или запрос). Во втором случае ввести с клавиатуры набор данных, элемент только из этого набора сможет присутствовать в новом столбце.

По умолчанию списки значений используют текстовый тип данных. В свойствах полей (рис. 1.15) всегда можно посмотреть параме-

тры подстановки.

Рис. 1.15

 

Связи между таблицами

Основные преимущества систем управления базами данных реа- лизуются при работе не с отдельными таблицами, а с группой взаи- мосвязанных таблиц. Используя связи, создаются запросы, получаю- щие данные из двух или большего числа таблиц.

Для создания связей между таблицами применяют специальное окно Схема данных (рис. 1.16).

Окно Схема данных открывают на вкладке Работа с базами дан- ных в группе Отношения.

Возможны два варианта:

1) если ранее при создании таблиц был использован Мастер под- становок, то связи между полями таблиц уже установлены и отображены в окне;

2) если никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных открывается окно Добавление таблицы, в котором нужно выбрать таблицы для включения в структуру межтабличных связей. Затем установить связь пу- тем перетаскивания имени ключевого поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связываемое поле.

После построения связей между таблицами для каждой связи от- крыть окно Изменение связи, в котором можно задать свойства обра-

зованной связи (рис. 1.17). Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одно- временное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Включение флажка Обеспечение целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 1.16

Рис. 1.17

 

Связи между таблицами отражают структуру связей (отношений) ме- жду взаимодействующими объектами и могут быть разделены на три типа.

– Один-к-одному

Каждому объекту одного типа соответствует один и только один объект другого типа. Например, человек и его паспорт. Если хранить какую-либо информацию о человеке в одной таблице, а паспортные данные в другой, то таблицы должны быть связаны именно таким образом. Возникает вопрос, нельзя ли хранить все в одной таблице? Можно, но не всегда удобно. Данные нужны разным людям в разных ситуациях, права доступа к их элементам могут различаться, да и ра- ботать с длинными записями не всегда удобно. Ключевые поля у та- ких таблиц совпадают, и связь осуществляется именно между клю- чевыми полями.

– Один-ко-многим

Встречается чаще других. При отношении один-ко-многим таб- лица, находящаяся на стороне отношения «один» называется глав- ной (адресуемой) таблицей. Таблица на стороне отношения «многие» называется внешней (адресующей). Каждая запись одной таблицы мо- жет быть связана с несколькими (в том числе ни с одной) записями другой таблицы. Примером может служить связь между таблицами Товары и Поставщики: каждый вид товара имеет только одного по- ставщика, но поставщик может поставлять несколько видов товаров. При такой связи ключевое поле таблицы на стороне «много» совпада- ет (и связывается) с не ключевым полем таблицы на стороне «один».

– Многие-ко-многим

Также встречается достаточно часто. Каждая из таблиц может иметь несколько значений в другой таблице. Например, связь ме- жду клиентами и товарами: каждый клиент может приобрести много товаров, и каждое наименование товара может быть куплено многи- ми клиентами. Таблицы в СУБД MS Access не могут быть непосред- ственно связаны между собой по типу «многие-ко-многим». Вместо этого создается дополнительная связывающая таблица и устанавли- вается две связи «один-ко-многим» между связывающей и исходны- ми таблицами.

 

Запросы

Основным назначением баз данных является работа с данными, т. е. добавление, поиск, просмотр, изменение, удаление данных. Для этой цели служат запросы. Запрос представляет собой обращение к данным для получения необходимой информации и (или) выпол-

нения действий с данными. Запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения расчетов, называются запросами на выборку. Запросы, используемые для добавления, изменения или удаления данных, называются запросами на изменение.

Запрос получает требуемую информацию из одной таблицы или из двух и более связанных таблиц. Результатом выполнения запро- са является новая таблица, поля которой выбираются из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов также выполняют преобра- зование данных по заданному алгоритму и простейшие вычисления. Запросы, так же как таблицы, служат основой для форм и отчетов.

Создание запросов

Создание запроса к базе начинается с обращения к вкладке Созда- ние окна База данных. Выбрав эту вкладку, можно увидеть доступ- ные в ней команды.

На этой вкладке отображены методы создания запросов:

1. С помощью Мастера запросов, который упрощает создание простого, перекрестного запроса, а также запросов на поиск повторяющихся записей.

При этом:

– Простой запрос — Создает запрос к выбранным полям.

– Перекрестный запрос — суммирует данные в табличной форме.

– Повторяющиеся записи — обнаруживает повторяющиеся за- писи в таблице.

Записи без подчиненных — обнаруживает в таблице записи, у ко- торых нет соответствующей записи в связанной таблице.

Рис. 1.18

2. Создания запроса с помощью Конструктора (рис. 1.18).

3. Это наиболее часто используемый способ создания запросов.

Конструктор открывает чистый бланк запроса.

Окно Конструктора состоит из двух частей. В верхней части распо- лагаются объекты, данные из которых требуются в запросе (рис. 1.19). Это могут быть таблицы, запросы с названиями полей и связями ме- жду ними.

Рис. 1.19

 

Нижняя часть бланка предназначена для ввода параметров запроса:

1) первая строка бланка содержит имена полей, включенных в за- прос;

2) вторая строка — объект, к которому принадлежит поле;

3) третья — групповая операция (если эта операция присутству- ет), позволяющая выполнять вычисления над значениями по- лей;

4) четвертая указывает принцип сортировки записей;

5) пятая — вывод на экран;

6) шестая — условия отбора записей;

7) седьмая — задает альтернативные условия.

Выражения, используемые в условиях отбора, вводятся вручную или создаются с помощью Построителя выражений (рис. 1.20).

Рис. 1.20

 

Выражение — это аналог формул. Выражения могут содержать:

– константы (1,5; 0,012; «АВ»);

– операторы (>; <; =; *;/; +; <>; between;&);

– идентификаторы (названия объектов или полей);

– встроенные функции (sum (); avg (); date ()).

Результатом вычисления любого выражения является некоторое значение.

Для открытия окна Построителя выражений нужно щелкнуть в поле условий отбора правой клавишей мыши или обратиться на лен- ту к инструменту Построитель.

Построитель предоставляет иерархические списки, содержащие большинство элементов (функций, операторов, полей), которые мож- но включить в выражение (рис. 1.21).

Выбрав нужный элемент, можно скопировать его в поле выраже- ния, а затем щелкнуть по кнопке ОК, чтобы поместить его в бланк.

Можно выбирать нужные поля объектов БД (таблиц, запросов, форм), вставлять операторы и константы в выражения для вычисле- ний и критериев.

В примере с помощью Построителя выражений получена форму- ла с использованием выделенного поля запроса (рис. 1.22).

После ввода условий отбора запрос необходимо сохранить.

Виды запросов

Запрос на выборку

Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таб- лицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из связанных таблиц. В этом запросе можно сгруппировать записи для вычисления сумм и средних значений (рис. 1.23).

При помощи строки «Условие отбора», можно отобрать записи, используя следующие типы условий.

Рис. 1.21

Рис. 1.22

Рис. 1.23

 

1. Точное соответствие: вводится значение (текстовая строка или количество денег), которому должно соответствовать значение в поле.

2. Частичное соответствие. Используется комбинация цифр, букв и значков замены, которой должны соответствовать значения поля.

 

Таблица 3

*	Вместо любого количества любых символов
?	Вместо одного любого символа
#	Вместо одной цифры
[]	Для нахождения символов, совпадающих с одним из тех, что в скоб- ках. Пример: A [BC], будет соответствовать AB или AC
!	Для нахождения символов, не совпадающих с теми, что в скобках
–	Для определения диапазона символов [А–К]
LIKE	Для поиска символов. LIKE « [А–Д]*» — поиск фамилий, начинаю- щихся с букв А–Д

3. Критерии исключения. Используется оператор NOT для ис- ключения записей, соответствующих этому критерию. Напри- мер: NOT АВ.

4. Соответствие по дате. Используется точная дата или оператор DATE (), который представляет дату по часам ПК.

5. Пустые значения. Используется константа NULL для указания, что следует видеть только пустые ячейки. NOT NULL — толь- ко не пустые ячейки.

6. Операторы сравнения (>, <, =>, <=, <>, =).

7. Множественные критерии. Для составления множественных критериев в внутри одного поля используются логические опе- раторы (NOT, AND, OR, BETWEEN).

Запрос с параметром

Каждый раз при выполнении такого запроса появляется окно, в ко- торое пользователь с клавиатуры может вводить различные вариан-

ты критериев поиска. Например, параметр — год рождения студентов группы. При первом обращении к запросу ищем студентов 1990 года рождения. При втором обращении вводим другое значение параме- тра — 1992. Получаем список студентов с 1992 годом рождения и т. д. Параметров в запросе может быть несколько. Например, если нуж-

но получать отчет, который определяется периодом. Логично в запро- се задать два параметра: первый параметр — начало периода и второй параметр — конец периода.

Порядок действий при создании запроса с параметром:

– отрыть новое окно для построения запроса в режиме Конструк- тора;

– для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, ввести в ячейку строки «Условия отбора» текст при- глашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглаше- ние будет выводиться при запуске запроса. Текст приглашения должен отличаться от имени поля, но может включать его.

Примеры:

а) параметром в запросе является фамилия клиента, которая вво- дится с клавиатуры (рис. 1.24);

Рис. 1.24

 

б) для ввода параметров временного интервала удобно использо- вать оператор BETWEEN «Выражение» and «Выражение».

В качестве первого параметра «Введите начальную дату» и со- ответственно второго — «Введите конечную дату». Приглаше- ния будет иметь вид BETWEEN [Введите начальную дату] and [Введите конечную дату];

в) чтобы запросить у пользователя первый символ для поиска за- писей, которые начинаются с него:

LIKE [Введите первый символ для поиска] & «*».

Перекрестные запросы

В результирующей таблице отображаются данные, полученные на основе статистических расчетов, выполненных на основе одной или нескольких таблиц. Данные результирующей таблицы группи- руются по двум наборам: первый расположен в левом столбце таб- лицы, а второй — в верхней строке. Ячейки на пересечении строк и столбцов содержат вычисляемые значения (суммы, средние значе- ния, количество).

Запрос на действие (активный запрос)

Вносит множественные изменения за одну операцию. Фактиче- ски это запрос на выборку, который выполняет определенные дей- ствия над результатом отбора (обновление, удаление, добавление за- писей и создание таблицы).

Для создания активного запроса необходимо создать запрос на вы- борку (рис. 1.25) в режиме Конструктора, а затем превратить его в ак- тивный запрос, выбрав тип запроса.

Рис. 1.25

 

Отмена внесенных изменений после запуска активного запроса бу- дет невозможна, поэтому всегда при работе с активными запросами необходимо сохранять резервную копию объектов БД, которые нахо- дятся под воздействием активного запроса. Существует четыре фор- мы запросов на действие:

1. Активный запрос на создание таблицы

– Создаёт новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

– Создаёт резервную копию таблицы.

– Создаёт архивную копию, содержащую старые записи.

2. Активный запрос на добавление

– Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких других таблиц.

3. Активный запрос на обновление записей

Вносит общие изменения в группу записей одной или несколь- ко таблиц.

4. Активный запрос на удаление

Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

Вычисления в запросах

Поле, содержимое которого является результатом расчета по зна- чению других полей, называется вычисляемым полем.

Вычисляемое поле существует только в результирующей табли- це. В исходных таблицах такое поле не создается. С помощью запро- сов можно манипулировать данными и получать любые результаты, но при этом исходные таблицы остаются неизменными.

Для создания запроса, производящего вычисления, в столбце за- писывают имя нового поля и формулу. Имя нового вычисляемого поля отделяется от формулы двоеточием. В формулу могут входить числа, заключенные в квадратные скобки названия полей, участвую- щих в расчете, а также знаки математических операций и функции.

Например:

Стоимость покупки:         [ЦЕНА]  * [КОЛИЧЕСТВО]

Название нового поля               поле1                     поле2

двоеточие     знак операции

 

При записи длинной формулы при нажатой комбинации SHIFT+F2 открывается вспомогательное окно диалога, которое на- зывается Область ввода. В нем можно ввести формулу произвольной длины — ОК.

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться: