Выполнение групповых расчетов

Microsoft Access позволяет выполнять вычисления для группы за- писей. Например, можно определить среднюю стоимость товара дан- ного типа или найти работника с наибольшей заработной платой на предприятии. Для этого используются статистические функции в строке «Групповая операция» бланка запроса.

В бланке запроса раскрывающегося списка в ячейке строки «Груп- повая операция» двенадцать элементов:

1. Группировка — определяет группы, для которых выполняют- ся вычисления.

2. Выражение — создает вычисляемое поле с использованием ста- тистических функций.

Выражения, определяемые пользователем, дают возможность выполнять действия с числами, датами и текстовыми значения- ми в каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей.

При выполнении расчетов допускаются сложные выражения, например, Sum ([НаСкладе]+ [Заказано]).

Результаты вычислений не обязательно должны отображаться в поле. Вместо этого их можно использовать в условиях отбора для определения записей, которые выбираются в запросе, или для определения записей, над которыми производятся какие- либо действия.

3. Условие — Определяет условия отбора для поля, которое не уча- ствует в группировке.

4. Девять статистических функций:

 

Таблица 4

Функция	Результат	Тип поля
Sum	Сумма значений поля	Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Avg	Среднее от значений поля	Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Min	Наименьшее значение поля	Текстовый, Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Max	Наибольшее значение поля	Текстовый, Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Count	Число значений поля без учета пустых значений	Текстовый, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE
StDev	Среднеквадратичное откло- нение от среднего значе- ния пол	Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
Var	Дисперсия значений поля	Числовой, Дата/время, Денежный и Счетчик
First	Первый
Last	Последний

При вычислении статистических функций не учитываются запи- си, содержащие пустые (Null) значения. Например, функция Count возвращает количество всех непустых полей.

Рекомендации

– Если вычисляемое поле определяется с помощью статистиче- ской функции, то Microsoft Access создает имя, под которым поле будет выводиться в режиме таблицы, путем объединения имени функции и имени поля, содержащего данные (напри- мер, «Avg_СтоимостьДоставки»).

– Если вычисляемое поле определяется с помощью выражения, которое включает одну или несколько статистических функ- ций, необходимо выбрать в ячейке строки Групповая опера- ция элемент «Выражение».

– Для каждого вычисляемого поля следует выбрать одно выражение.

– Выражения, определяющие вычисляемые поля, вводятся поль- зователем в строку «Групповая операция» бланка запроса, в ко- торой допускается выбор статистических функций для выпол- няемых над полем вычислений.

Формы

MS Access позволяет с помощью форм создавать пользовательский интерфейс для работы с таблицами. Форму можно рассматривать как электронный документ, содержащий поля для ввода данных. Распо- ложение полей может задаваться пользователем.

Проектирование формы состоит в размещении элементов управ- ления на бланке формы и в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Структура форм состоит из разделов и элементов управления. Форма имеет три раздела:

— раздел заголовка формы;

— область данных;

— раздел примечания формы.

В области данных содержатся элементы управления:

— связанное поле — то, что в него вводится, поступает и в одно- именное поле таблицы, на базе которой создана форма;

— присоединенная надпись — называется так, поскольку переме- щается вместе со своим элементом управления.

Фоновый рисунок, лежащий под элементами управления, пока- зывает размер рабочего поля формы.

Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении из взаимно- го расположения.

Для форматирования элемента управления его надо сначала вы- делить, щелкнув по нему. Вокруг элемента по периметру появляются маркеры. Теперь можно изменять параметры шрифта, выравнивание текста и другие элементы форматирования. Рамку можно растягивать или сжимать методом перетаскивания границ. При наведении на мар- кер указатель мыши меняет форму, принимая изображение открытой ладони. В этот момент рамку можно перемещать.

Можно также использовать дополнительные возможности изме- нения оформления, которые располагаются на панели форматирова- ния: толщина линии/границы; оформление с тенью.

Элементы управления, в которых отображается содержимое по- лей таблицы, называются связанными полями.

Для их созданий служит элемент «Поле» на панели элементов. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления — присоединенная надпись. Оторвать поле от присоединенной надписи позволяет маркер, расположенный в ле- вом верхнем углу выделенного поля. При наведении на него указа- тель мыши принимает форму указательного пальца. В этот момент связанное поле можно оторвать от присоединенной надписи и пере- мещать отдельно.

Перемещать элементы управления и изменять их размеры с по- мощью мыши не слишком удобно. Удобнее использовать курсор- ные клавиши и:

– shift — для изменения размеров элемента управления;

– ctrl — для изменения его расположения. Форма создается на основе таблицы или запроса.

Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим фор- мы, режим макета и режим конструктора (рис. 1.26).

Рис. 1.26

Создание форм можно выполнять автоматически (автоформы), полуавтоматически (с помощью Мастера) или вручную (в режиме Конструктора).

Автоформы — самый простой вид форм. Для создания автофор- мы надо на панели навигации выделить объект, для которого созда- ется форма, открыть вкладку Создать, Формы.

При этом получаем электронный бланк, содержащий все поля объекта, содержание которых можно проверять и редактировать (рис. 1.27), и также вводить новые. В нижней части бланка счетчик, с помощью которого можно найти требуемую запись.

Рис. 1.27

 

Форма с помощью Мастера создается в четыре шага:

1) выделение объекта, для которого создается форма, выбор по- лей;

2) выбор внешнего вида формы;

3) выбор элементов форматирования формы;

4) ввод имени формы.

Готовую форму можно также использовать для просмотра суще- ствующих записей или для ввода новых.

В этом случае получаем электронный бланк, содержащий не все поля объекта, а только те, которые необходимы пользователю (рис. 1.28). Их также можно редактировать и также вводить новые данные.

Рис. 1.28

 

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒