Обязательные документы для кадровой службы

Перечень обязательных документов которые должны быть на участке кадровой работы:

1. учредительные документы.

2. Трудовые договоры.

3. Штатное расписание.

4. Табель учета рабочего времени.

5. Форма Т13.

6. Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы Т12.

7. Правила внутреннего трудового распорядка.

8. Документ о защите персональных данных работников.

9. График отпусков. Форма Т7.

10. Личные карточки Т2

11. Всевозможные приказы по личному составу.

12. Приказ о предоставлении отпуска Т6.

13. приказ о поощрении работника Форма Т11.

14. Приказ о командировке работника Т9.

15. Приказ о переводе работника Т5.

16. Об увольнении Т8.

17. Журнали или регистрационные книги

Трудовые книжки

ВСе ведомости, записки

и иные документы касающиеся численности и выработки зар платы

не исползованных отпусков

рассчитный уравнений и т.п.

Дополнительные документы.

1. Коллективный договор

2. Положение о премировании и оплате труда. ( становятся обязательными если не зафиксированны ни в одном другом документе).

3. Должностные инструкции ( обязательны если все должностные обязанности работников не регламентированы в трудовом договоре)

4. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы, если проводится то обязательно.

5. График сменности ( обязательно если работа сменная)

6. Положение о коммерческой тайне.

7. Списки инвалидов, несовершеннолетних работников, беременных работниц, женщин имеющих детей до 3 лет, список одиноких матерей, а так же список лиц осуществляющих уход за детьми инвалидами.

 

Личный листок по учету кадров

Это документ, содержащий личные и биографические сведения о работнике и включенный в личное дело сотрудника.

Личный листок должен содержать фото сотр. 4на6.

Личный листок заполняется в 1м экземпляре самим работником без помарок и исправлений.

Единообразия оформления личного листка нет. Тем не менее личный листок должен содержать:

-фио

- пол

- дату рождения

- национальность

- дом. Адрес, телефон

- паспортные данные

- образование

- сведения о труд деятельности

- проф. Навыки и умения

- пребывание за границей

- отношение к воинской обязанности

- семейное положение, сведения о близких родственниках ( степень родства, дата рождения, фио)

- дата заполнения

- личная подпись

Автобиография

Это документ, содержащий основные этапы жизни и деятельности автора, изложнные в хронологическом порядке.

Составляется произвольно сотрудником на формате А4. Содержит след. Информацию:

- название документа

- фио

- дата и место рождения

- полученное образование(где когда и в каких учебных заведениях, присвоенная квалификация)

- трудовая деятелность и профессия

- общественная работа

- отношение к воинской службе и воинское звание

- наличие правительственных и других наград

- семейное положение и сведения о совместно проживающих родственниках.

- дата составления

- личная подпись

Личное дело

Все документы о сотруднике, кроме карточки Т2 помещаются в личное дело- это совокупность личных документов работника, кот содержат наиболее полные сведения о нем и его труд. Деятельности.

Личное дело заводится на основании приказа о приеме на работу.

Личные данные работника необходимы работодателю в целях продвижения по службе, при установлении з.п., допуска сотрудника к информации.

Состав документов, перемещаемых в личное дело, зависит от того, на какую работу принимается сотрудник и какова специфика его трудовой деятельности.

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов личного дела;

- дополнение к личному листку работника(декларация о доходах, копия или выписка из протокола заседания (уч. Совета)

- личный листок по учету кадров

- автобиография

- документы по образованию, повышению квалификации, переподготовке

- заявление о приеме на работу сотрудника

 - копия приказа о приеме на работу

 

Трудовая книжка

Является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже.(ст. 66 тк. Рф)

Трудовая книжка должна заполняться в соответствии с:

1) Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей от 16 апреля 2003 года №225

2) Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Правительством ( министерством труда и соц. Развития РФ от 10 октября 2003г. № 69

Первый образец трудовой книжки появился в 1938. Второй – в 1973. Последний – в 2003г.

Все работодатели, за исключением работодателей физических лиц обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в огранизации является основной.

 На работника, поступившего на работу впервые заводитсят рудовая книжка, кот. Заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

При приеме на новую ( очередную работу) трудовая книжка предоставляется сотруднику отдела кадров, ведующему документацию по личному составу

Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия. Все записи излагаются в соответствии с приказами, распоряжениями без зачеркиваний и помарок. Все исправления оговариваются и заверяются подписью и печатью должностного лица.

Согласно законодательству, по желанию работника в трудовую книжку могут вноситься записи о работе по совместительству.

Если для какого-то вида записей заканчиваются страницы, то заводится вкладыш к трудовой книжке, который подшивается в нее.

Все трудовые книжки и вкладыши регистрируются и хранятся в сейфе.

Трудовые книжки на руки не выдаются.

Только в день увольнения или перехода на другую работу.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней с подачи заявления выдать заверенную копию трудовой книжки.

Трудовая книжка состоит из: - обложки – титульного листа – содержательной части.

Все записи деляются без каких-либо сокращений.

Функции обложки трудовой книжки:

- защитная

- информационная ( на внутренней стороне обложки вносят сведения об изменении в записях, сделанных на титульном листе).

На титульном листе указываются:

- фио

- дата рождения

- образолвание ( профессия, специальность).

Титульный лист заверяет печатью.

Записи дат во всех разделах трудовой книжки пишутся 8ю арабскими цифрами.

Правильность заполнения трудовой книжки проверяет работник и ставит подпись.

Информация о награждениях и поощрения вносится на основании приказа.

 

Перевод сотрудника

Причины перевода могут быть различными, например, производственная необходимость, продвижение по службе, медицинские показания, семейные обстоятельства, смена места жительства, переезд организации в другую местность.

Перевод допускается только с письменного согласия работника за исключением случаев, предусмотренных тк рф.

В зависимости от срока переводы бывают:

- постоянные ( перевод в пределах одного и того же предприятия, перевод в другую местность вместе в предприятием, перевод на работу в другую организацию или к другому работодателю)

- временные

В зависимости от места перевода:

- внутренние

- перевод на др. предприятие

Относительно инициативы:

- по инициативе работника

- по инициативе работодателя

- неинициативные ( обяз. По закону)

Согласно статье 72 не требуется согласие работника на перемещение в другое место или структурное подразлделение, расположенное в той же местности, а также на поручение ему работу на другом механизме, если это не влечет изменение условий ТД.

Под другой местностью понимается местность за пределами административно-территориальных границ города.

Если условиям условиями трудового договора предусмотрено что сотрудник будет работать на объектах в разных местностях, то это не будет являться переводом.

В результате неправильного оформления перевод может быть признан недействительным. При переводе по инициативе работодателя необходимо учитывать некоторые нюансы. Особое внимание следует уделять формулировке письменного согласия работника на перевод: фразы «согласен на перевод» и «ознакомлен с фактом перевода» имеют разный смысл.

Согласно статье 169 и 178 тк работнику гарантированно возмещение всех расходов, связанных с переводом. Если работник согласен, то работодатель оплачивает:

- стоимость проезда работника и членов его семьи по жд, водным, автомобильным (кроме такси) и воздушным транспортом.

- оплата перевоза имущества. В количестве 500 кг на самого работника и до 150 кг на члена семьи.

- оплата суточных за каждый день нахождения в пути

- единовременное пособие на работника в размере его месячного оклада по новому месту работу и на каждого члена семьи в размере пособия самого работника.

- выплата сотруднику зп. Согласно окладу по новому месту работы за дни сбора в дорогу и устройство на новом месте но не более 6 дней.

Конкретные размеры возмещаемых расходов определяется соглашением сторон трудового договора, но не могут быть ниже размеров, предусмотренных правительством рф.

В некоторых случаях работодатель может потребовать возмещение расходов (кроме путевых):

- если работник не приступил к работе и не явился без уважительной причины

- если работник уволился до истечения срока ТД

Если работник отказался от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность, он может быть уволен на основании статьи 77 тк рф.

При переводе в связи с медицинским заключением работодатель обязан с согласия работника перевести его на другую работу, не противопоказанную ему. При этом к приказу прилагается медицинское заключение, предложение( представление) о переводе, согласие работника на перевод.

Если работник не согласился на продолжение работы в новых условиях, но принял предложение работодателя перейти на другую работу в этой же организации, то оформляем:

1) Распорядительный акт об изменениях организационных или технологических условий труда.

2) Представление ( предложение) о переводе

3) Заявление работника о несогласии или согласии на перевод.

При переводе работника в связи с сокращением численности или штата работников, оформляются документы:

- распорядительный акт о проведении мероприятий по сокращению численности или штата

- уведомления о предстоящем уволнении

- предложение о переводе на другую работу

- согласие работника на перевод

Приказы о переводе имеют унифицированные формы т-5 и т-5а

Проект приказа о переводе должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрадник, руководителем отдела кадров и бухгалтером(если меняются условия ОТ).

 

Увольнение

Основания прекращения трудового договора:

- по инициативе работника

- по инициативе работодателя

- истечение срока трудового договора за исключением тех случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и не одна из сторон не потребовала их прекращения

- перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или перевод на выборную должность

- отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации

- отказ работника в связи с изменений условий ТД

- отказ работника от перевода

- нарушение установленных ТК РФ правил заключения ТД

Увольнение считается незаконным, если отсутствует основание для расторжения тд.

Нарушения, встречающиеся при увольнении сотрудника по инициативе работодателя:

- не предупредили за 2 месяца

- не предупредили профсоюз

- не сообщили в службу занятости за 2 месяца

- не предложили другую работу в данной организации

Оформление увольнения по инициативе работника:

Кодекс не определяет каких-либо максимально предельных сроков для предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Установлен только минимальный - не позднее чем за две недели.(кроме отдельных случаев, предусм тк)

О своем решении уволиться по собственному желанию работник обязательно должен предупредить организацию-работодателя в письменном виде. Это должно быть заявление в произвольной форме, написанное собственноручно Заявление должно быть адресовано лицу, наделенному полномочиями работодателя (в том числе правом заключения и расторжения трудовых договоров). Как правило, этим лицом является руководитель организации (директор, председатель правления и т.п.).

В заявлении работник должен указать должность, фамилию, имя и отчество и просьбу расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, а также даты предстоящего увольнения и подачи заявления.

Работник может отозвать свое заявление, если на его место уже в письменной форме не пришел новый.

Увольнение оформляется приказом об увольнении. Приказ об увольнении – это распорядительный документ, который составляется с целью оформления факта прекращения трудового договора и увольнения сотрудника. На основании заявления работника об увольнении составляется приказ об увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению штата, на основании дисциплинарного взыскания формируется приказ об увольнении за прогул. Существуют и другие образцы приказов об увольнении работника.

 

Как составить приказ об увольнении

Приказ об увольнении имеет типовую форму Т-8 (в случае увольнения одного работника) или Т-8а (при увольнении нескольких сотрудников), утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

Бланк приказа об увольнении содержит следующие реквизиты:

наименование организации, код ОКПО;

название и заголовок документа;

номер и дата составления приказа;

дата и номер трудового договора, дата увольнения;

табельный номер, ФИО, структурное подразделение, должность;

основание прекращения трудового договора – ссылка на статью Трудового Кодекса РФ;

основание расторжения трудового договора (дата и номер документа);

подписи и расшифровки подписей руководителя организации либо уполномоченного лица, а также сотрудника в ознакомлении с приказом об увольнении;

номер мнения выборного профсоюзного органа (при его наличии).

На основании приказа об увольнении делается запись в личной карточке сотрудника, трудовой книжке и производится окончательный расчет с работником.

При увольнении материально ответственного лица к приказу прилагается документ об отсутствии претензий к работнику.

Инспектор отдела кадров визирует проект приказа об увольнении в следующей последовательности: отдел кадров, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, бухгалтерия, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Первый экземпляр приказа инспектор отдела кадров передает в службу документации, второй – помещает в личное дело, третий – в бухгалтерию.

Приказы о расторжении ТД рекомендовано не просто визировать, а составлять совместно с юристом.

 

⇐ Предыдущая123456789

Поделиться: