Понятие делопроизводства и документационного обеспечения управления. Роль документационного обеспечения в управлении организацией.

Вопрос №3.

Понятие делопроизводства и документационного обеспечения управления. Роль документационного обеспечения в управлении организацией.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Деятельность любой, в том числе коммерческой организации сопровождается созданием документов, так как большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Оформление документов в соответствии с правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда, делает организацию более успешной.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Вопрос № 4.

Характеристика нормативно-юридической и законодательной базы ДОУ.

В настоящее время в РФ действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

1) Указы, распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

2) Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

3) Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

4) Государственные стандарты на документацию;

5) Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6) Государственную систему ДОУ. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

7) Законодательные акты РФ и субъектов РФ в сфере документации;

8) Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

 

 

Вопрос №5.

Вопрос № 6

Понятие формуляра документа. Понятие бланка документа. Виды бланков документов. Требования, предъявляемые к бланкам документов.

Формуляр - набор реквизитов письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Вопрос № 7

Определение и понятие реквизитов. Состав реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Способы расположения реквизитов.

 

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.), которые называются реквизитами. РЕКВИЗИТЫ – обязательные элементы оформления служебного документа. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30–2003. Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.

Список реквизитов по ГОСТ Р 6.30–2003:

Постоянные:

01. Государственный герб Российской Федерации

02. герб субъекта Российской Федерации

03. эмблема организации или товарный знак

04. код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

05. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается налоговыми органами).

06. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

07. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

08. наименование организации

09. справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и номер счета в банке).

Переменные:

10. наименование вида документа

11. дата документа

12. регистрационный номер документа

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа

14. место составления или издания документа

15. адресат

16. гриф утверждения документа

17. резолюция

18. заголовок к тексту

19. отметка о контроле

20. текст документа

21. отметка о наличии приложения

22. подпись

23. гриф согласования документа

24. визы согласования документа

25. оттиск печати

26. отметка о заверении копии

27. отметка об исполнителе

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29. отметка о поступлении документа в организацию

30. идентификатор электронной копии документа. Просматривая этот список, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия – это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 9 реквизитов из таблицы называются постоянными реквизитами.

Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, ( наименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными реквизитами.

ВОПРОС № 8

Требования к оформлению и размещению Государственного герба РФ, герба субъекта РФ и эмблемы организации (товарного знака, знака обслуживания) на бланках документов.

Государственный герб РФ является официальным государственным символом РФ. Он был утвержден Федеральным конституционным законом РФ «О Государственный герб РФ » 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ, который действует сейчас в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 г. № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 г. № 1-ФКЗ. Треть этого закона составляют требования по использованию Государственного герба РФ в делопроизводстве (статьи 2, 3, 4, 10, 11).

Статья 2 настоящего закона регламентирует воспроизведение Государственного герба РФ. Допускаются три варианта его воспроизведения на бланках:

- многоцветный (щит красного цвета без каймы, двуглавый орел – золотого цвета, на груди орла на красном щите изображен серебряный всадник в синем плаще, сидящий на серебряном коне и поражающий копьем черного дракона; вместо золотого допустимо использование желтого цвета, а вместо серебряного - белого);

- одноцветный, а также

- без геральдического щита (в виде главной фигуры – двуглавого орла с атрибутами).

Статья 3 определяет перечень видов документов и организаций, на бланках которых может воспроизводиться Государственный герб РФ в том или ином варианте в зависимости от их статуса.

Например, в многоцветном варианте Государственный герб РФ помещается на бланках:

· федеральных конституционных законов РФ;

· указов и распоряжений Президента РФ;

· постановлений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

· постановлений и распоряжений Правительства РФ;

· решений конституционного, Верховного, Высшего Арбитражного судов РФ;

· а также на бланках Президента РФ и вышеперечисленных органов высшей государственной и судебной власти.

В одноцветном варианте наш Государственный герб помещается на бланках:

Ø Администрация Президента РФ;

Ø полномочных представителей президента РФ в федеральных округах;

Ø федеральных органов исполнительной власти;

Ø Генеральной прокуратуры РФ;

Ø Уполномоченного по правам человека в РФ;

Ø Счетной палаты РФ;

Ø Центральной избирательной комиссии РФ;

Ø Центрального банка РФ.

Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:

v органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;

v органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;

v федеральных судов;

v органов прокуратуры РФ;

v дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами России.

Статья 4 определяет перечень документов, на которых воспроизводится Государственный герб РФ:

o документы, удостоверяющие личность гражданина РФ;

o документы общегосударственного образца, выдаваемые федеральными органами государственной власти, а также органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Эта же статья определяет перечень организаций, на печатях которых может помещаться Государственный герб РФ. К ним относятся:

ü федеральные органы государственной власти;

ü иные государственные органы, организации и учреждения;

ü органы, организации и учреждения независимо от форм собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями;

ü а также органы, осуществляющие государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Использование Государственного герба РФ в случаях, не предусмотренных Законом № 2-ФКЗ, допускается только по решению Президента РФ, которое должно быть оформлено соответствующим Указом, или в случае принятия поправок к действующим законам.

 

ВОПРОС №9

Реквизиты бланка документа.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 - наименование организации;
14 - место составления или издания документа.

Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит " Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 - наименование организации;
10 - наименование вида документа;
14 - место составления или издания документа.

ВОПРОС № 10.

Код формы документа

Код формы документа указывает на правомочность использования данного бланка документа и должен соответствовать коду унифицированной формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в восемь унифицированных систем документации: Пенсионного фонда Российской Федерации; по труду; организационно – распорядительной; внешнеторговой; банковской; финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической; учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий.

В документах могут использоваться также коды отраслевых классификаторов, если форма документа включена в него.

Иногда код формы дублируется в общероссийском и ведомственном вариантах, дополняется номером и датой введшего данную форму распорядительного документа.

Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и контрольного числа (КЧ). Унифицированная система ОРД имеет код 0200000. Например, код унифицированной формы Устава организации имеет обозначение 02112312, где 02 класс форм документов (в данном случае УСОРД), 11 – подкласс форм (документация по созданию организации), 231 – регистрационный номер (Устав), 2 – контрольное число.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в информационный массив организации и находится под её контролем и ответственностью.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.), регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1 – 26/90, где 1 – индекс структурного подразделения, 26 – номер дела по номенклатуре дел, 90 – порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например с письмом по интересующему её вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса – индекс организации – автора ответа и индекс документа организации – автора запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т.д.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Положение о службе документационного обеспечения управления организации (канцелярии, общем отделе и т.п.).

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Оттиск печати

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждение их юридической силы, ставится печать организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специалистами нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Печати бывают гербовые и простые.

Гербовая печать - круглая с изображением в центре Герба Российской Федерации, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением Герба России могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993г. № 2050.

Печати с изображением Российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полномочиями, например, частные нотариальные конторы.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995г. № 154 – ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности. Согласно новым правилам гербовая печать увеличена в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней введены дополнительные надписи. В печати указываются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации.

Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что позволяет получать более четкие оттиски.

Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не имеют юридической силы.

В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.

Простые печати, кроме круглых, бывают различной геометрической формы – прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и пр.

Печати могут содержать наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке, а также товарный знак организации.

Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя; местонахождение; словосочетание: « индивидуальный предприниматель»; ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.

 

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания и некоторые другие.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или даже изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться. На некоторых видах документов печать проставляется на специально обозначенном месте, обозначаемом буквами М.П.

Отметка о заверении копии

Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

ВОПРОС №11

Резолюция

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнение, подпись и дату.

Отметка о контроле

В управленческом процессе ряд документов подлежит контролю за их исполнением. На таких документах предусмотрено проставление делопроизводственной службой специальной отметки после того, как руководитель принимает решение о постановке документа на контроль. Отметка о контроле представляет собой прописную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем на левое поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

ВОПРОС №12

Характеристика:

Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нём многочисленных речевых стандартов — клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт. К ним относятся:

· 1) сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств;

· 2) стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;

· 3) широкое использование терминологии, наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

· 4) частое употребление отглагольных существительных, отымённых предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии и др.), сложных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если …; на том основании, что …; по той причине, что …; с тем условием, что …; таким образом, что …; то обстоятельство, что …; тот факт, что … и т. п.);

· 5) повествовательный характер изложения, использование номинативных предложений с перечислением;

· 6) прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования;

· 7) тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;

· 8) почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

· 9) слабая индивидуализация стиля.

ВОПРОС №13

Назначение, состав, функции и оформление организационно-нормативных документов.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документов (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. К организационным документам относят устав, положение, инструкции, штатное расписание, регламенты.

Оформление:

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:
1. Общие положения;

Указывается полное и сокращенное название организации, ее статус, юридический адрес, основание, на котором она создана, наличие филиалов, дочерних фирм, предмет и цели деятельности, наличие зарегистрированных товарных знаков, фирменных бланков, печати.
2. Уставной капитал;

Определяет размер вкладов каждого учредителя, оговаривает условия увеличения уставного фонда, регламентирует права участников на отдельные объекты.
3. Порядок деятельности;

Устанавливает цели, виды деятельности, механизмы отношения организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности. Определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово, хозяйственной деятельности.
4. Финансово - материальная база;
5. Учет и отчетность;

Устанавливает порядок ведения бухгалтерской отчетности, предоставление сведений о деятельности организации в налоговые и иные органы в подтверждении итогов финансовой деятельности.

6. Порядок ликвидации и ответственность по делам организации

Определяет порядок ликвидации организации, ее реорганизации, а также рассмотрение споров с физическими и юридическими лицами.

Основные реквизиты, входящие в формуляр устава: наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

Положение - это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными.

· Положение должно содержать такие реквизиты:
- наименование вида документа,
- герб,

- название учреждения,
- дата, месяц, издание,
- заглавие,
- гриф утверждения,
- текст.

Текст, обычно, состоит из таких разделов:
§ общие положения;
§ имущество и деньги предприятия;
§ производственная и хозяйственная деятельности;
§ права и обязанности предприятия или его подразделения;
§ структура управления;
§ реорганизация и ликвидация учреждения, организации, предприятия.   

Инструкция - это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно - технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения).

Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:
§ наименование ее вида;
§ короткое содержание (заглавие);

§ текст;
§ должность и фамилия особы, ответственной за ее составление;
§ подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам.

ВОПРОС №14

Должностная инструкция

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

 

 

ВОПРОС №15

Назначение, состав, функции и оформление распорядительных документов.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.[1] Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

 

Есть государственный стандарт, который устанавливает определённые правила, по которым должно идти оформление распорядительных документов. Все они должны оформляться по ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт предполагает оформление по унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включённой в Общероссийский каталог управленческой документации (ОКУД).

ВОПРОС №16

Правила составления и оформления приказов по основной деятельности и личному составу.

Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на общем бланке или бланке приказа, в котором указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Текс приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текс приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части приказа содержит формулировку конкретного действия и начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения либо приводится в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. При наличии промежуточных сроков исполнения или при разбивке поручения на отдельные задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. В отдельном пункте приказа называется лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на …». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.0000 №00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если новый приказ отменяется только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты.

ВОПРОС №17

Назначение, состав, функции и оформление информационно - справочных документов.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. [2]

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

 

[1] Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

[2] Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Вопрос №3.

Понятие делопроизводства и документационного обеспечения управления. Роль документационного обеспечения в управлении организацией.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Деятельность любой, в том числе коммерческой организации сопровождается созданием документов, так как большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Оформление документов в соответствии с правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда, делает организацию более успешной.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Вопрос № 4.

12345678Следующая ⇒

Поделиться: