ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Методические указания, рабочая программа и контрольная работа

 

 

Москва 2008

Федеральное агентство по образованию

 

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ (МИИГАиК)

 

 

Факультет экономики и управления территориями

 

А.Л. Синицына

 

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ,

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА И КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО КУРСУ

Организация офиса и делопроизводство

Для студентов 8-го семестра

Специальности: менеджмент

 

 

Москва 2008

 

Составители: доц., к.э.н. А.Л. Синицына

 

Методические указания, рабочая программа и контрольная работа по курсу «Организация офиса и делопроизводство» - М.; МИИГАиК, ФЭУТ, 2008 г.

 

Методические указания написаны в соответствии с утвержденной программой курса «Организация офиса и делопроизводство», рекомендованы кафедрой «Экономика и предпринимательство» и утверждены к изданию Советом факультета экономики и управления территориями.

 

В методических указаниях приведена рабочая программа курса, даны рекомендации по его изучению, пояснения и задания по контрольной работе.

 

Рецензенты: доц., к.т.н. А.Ю. Степаньков

                 проф., д.т.н. И.Ю. Васютинский

 

Московский Государственный Университет

Геодезии и Картографии (МИИГАиК), 2008.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ. 5

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 6

2. РАБОЧАЯ ПРОГРАММА КУРСА.. 6

3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ КУРСА.. 9

4. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА.. 11

5. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА.. 13

6. ВОПРОСЫ ПО КУРСУ.. 14

ПРИЛОЖЕНИЯ.. 16

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются важные управленческие решения.

 

Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

 

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

 

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Делопроизводство - деятельность, охватывающая все вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий. Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия форм документов и методов их обработки. Поэтому ГОСТом в 1973г. была введена единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая представляет собой научно упорядоченный комплекс правил и нормативов по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документа.

 

Делопроизводство состоит:

1) из документирования - создание документов, отражающих деятельность учреждения;

2) из документационного обеспечения - работа с готовыми документами, созданными в учреждении или полученными извне: прием, регистрация, распределение, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документов к архивному хранению и дальнейшему их использованию.

 

Настоящие методические указания помогут студентам экстерната разобраться в структуре курса «Организация офиса и делопроизводство», освоить этот курс в необходимом в соответствии с утвержденной учебной программой объеме и самостоятельно выполнить контрольную работу.

В методических указаниях даны достаточно подробные пояснения по основным вопросам учебного курса и рекомендована необходимая литература.

 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Курс «Организация офиса и делопроизводство» раскрывает основные понятия, процедуры и стандарты современного делопроизводства; основы подготовки, оформления, регистрации, контроля, исполнения и хранения деловых писем и других официальных документов и информации, необходимой для эффективной деятельности фирмы, предприятия и организации.

Кроме того, дисциплина направлена на выработку у будущих управленческих специалистов культуры оформления и обращения с документами, которая наряду с понятно и логично изложенным содержанием, предусматривает лаконичный, современный язык, соответствие документов принципам технической этики, принятым стандартам, его доступность для работы.

В процессе обучения студенты получают теоретические знания и практические навыки по составлению и оформлению документов, организации и ведению документационного обеспечения управления.

Цель настоящего курса – познакомить студентов с организацией и технологией делопроизводства и рассмотреть на практических примерах типовые организационные проблемы управленческой документации и пути их решения.

Структура курса позволит приобрести профессиональные знания по широкому кругу вопросов делопроизводства и организации офиса:

· виды управленческих документов;

· бланки и форматы документов;

· техника составления и редактирования документов;

· организация переписки и контроль исполнения документов;

· формирование и сдача дел в архив;

· конфиденциальное делопроизводство;

· вопросы организации рабочего места;

· требования работодателя к профессиональным достоинствам и деловым качествам офис менеджера;

· основы электронного делопроизводства.

 

Мировой опыт показывает, что четкое знание основ делопроизводства и организации офиса позволяет достичь более эффективных и плодотворных экономических результатов специалистами в области управления.

 

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА КУРСА

 

Цели и задачи курса «Организация офиса и делопроизводство»:

§ познакомить студентов с понятием делопроизводства и основными принципами эффективной организации офиса;

§ дать общие сведения об истории развития и организации процесса документооборота на фирме (предприятии) в России;

§ научить правилам составления и ведения основных служебных документов;

§ дать необходимый объем знаний в вопросах экспертизы подлинности и ценности документов;

§ обучить основным методам формирования документов в дела, грамотности оформления и порядке сдачи в архив.

Учебной программой предусматривается чтение в 8-ом семестре лекционного курса в объеме 16 часов и проведение контрольной работы.

 

Курс состоит из 12-и (двенадцати) больших разделов. Перечислим их и дадим краткое содержание:

 

1. История развития государственного делопроизводства в России

Краткая история развития служб документации в России. Приказное делопроизводство. Коллежское делопроизводство. Исполнительное делопроизводство.

Управление. Делопроизводство. Требования к служебным документам

Необходимость эффективного делопроизводства на фирме (предприятии). Понятие делопроизводства. Основные требования к составлению официального документа. Нормативные документы по документационному обеспечению управления (ГОСТы, инструкции, приказы и т.п.). Функции и формы документооборота. Требования к служебным документам.

 

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИЗУЧЕНИЮ КУРСА

 

Весь материал по программе студенты изучают в 8-м (восьмом) семестре. По окончанию курса, студент сдает зачет.

При изучении материала курса «Организация офиса и делопроизводство» следует пользоваться рекомендованной в данных методических указаниях литературой. Полезно просматривать соответствующие теме курса статьи и публикации в средствах массовой информации, следить за нововведениями и применять другую литературу в данной области.

 

Правильная организация делопроизводства фирмы считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса.

Наличие информации не всегда гарантирует возможность принятия правильного управленческого решения. Ее нужно обработать, систематизировать, проанализировать и выводы в качестве новой или вторичной информации будут способствовать принятию оптимального решения.

Работа с документами является важной частью деятельности всех структурных подразделений и организации в целом. В современном делопроизводстве нет мелочей. Каждый документ отражает определенную управленческую функцию, и работа с ним требует максимума внимания, четкости и оперативности.

Одним из показателей культуры управления является уровень оформления документов. Ответственный работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в содержании текста, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимания его смысла.

Уметь грамотно, быстро и оперативно готовить документы, а также исполнять их – искусство, требующее специальной подготовки, глубоких знаний и большого опыта. Всем эти должен обладать каждый работник аппарата управления.

 

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей информации, т.е. создании документов.

Документ необходимо рассматривать в разрезе той управленческой функции в процессе реализации, которой он возникает.

 

В функции делопроизводства входят: регистрация, предварительно рассмотрение и распределение документов, их учет, организация обработки документов, установление форм и реквизитов, контроль исполнения документов, справочно-информационной обслуживание и т.д.

Делопроизводство в организациях ведется на основе нормативно-правовых и законодательных актов, которые разработаны в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

 

Любой служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

1. Быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам.

2. Издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием.

3. Издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

 

Сегодня информационная система организации – столь же равноправная и необходимая часть производственной инфраструктуры, как и технологическое оборудование, материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Проблема работы с информацией, накопленной за многие годы, как в бумажном, так и в электронном виде, стала актуальной для многих организаций независимо от направления их деятельности и форм собственности. Ориентироваться в больших объемах документов и эффективно работать с ними, пользуясь только средствами операционной системы и стандартных офисных приложений, невозможно. Эти средства не обеспечивают удобства хранения накопленной информации и необходимую оперативность ее обработки.

Ежедневно все хозяйственные операции, совершаемые фирмой, должны оформляться оправдательными документами.

Между отдельными структурными подразделениями перемещаются служебные записки, распоряжения, акты, протоколы согласований и другие документы. Внутри подразделений сотрудники также обмениваются информацией. На любую фирму по разнообразным каналам поступает внешняя информация в виде писем, факсов, телефонных звонков, сообщений электронной почты.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

 

1. Учебное пособие по дисциплине «Организация офиса и делопроизводство». М.В. Рязанцева. – М., МИИГАиК, 2004 г.

2. Е. Булюлина “Из истории делопроизводства местных государственных учреждений (1918-1928)” // Делопроизводство, 2002.

3. В.А. Кудряев “Организация работы с документами” // ИНФРА-М., 2003.

4. Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебное пособие). – Москва; «Издательство РАГС», 2003 г.

5. Документы. Делопроизводство. Стенюков М.В. (Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия). – Москва; 2004г.

6. ГОСТ Р 51 141-98 " Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 года № 68.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

9. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997г. № 1009 " Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями на 11 февраля 1999г.).

10. Трудовой кодекс Российской Федерации.

11. Налоговый кодекс Российской Федерации.

12. Гражданский кодекс Российской Федерации.

13. Административно-правовой кодекс Российской Федерации.

14. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ.

15. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 29.07.98 г. №34н (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.03.2000 г. №31н).

16. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июля 1996 года.

17. Указание ЦБ РФ № 1297-У «О порядке формирования карточки с образцами подписей и оттиска печати».

18. Закон РФ " О защите прав потребителей" (Собрание законодательства РФ, 1996г., №3, ст. 140).

19. Правила бытового обслуживания населения в РФ, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15 августа 1997г. №1025.

20. Постановление Госкомстата России от 30 октября 1997г. №71 а (форма доверенности типовая межотраслевая №М-2 (№М-2а)).

21. Закон города Москвы №25 от 18 июня 1997 года " Об обращениях граждан".

22. Федеральный Закон от 22 октября 2004 г. " Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ.

23. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом от 06.10.2000 г.

24. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ " О коммерческой тайне".

25. Федеральный Закон " Об основах государственной службы Российской Федерации" от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ.

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

Суть контрольной работы состоит в составлении для условного предприятия по организационно-правовой форме – ООО (Общества с ограниченной ответственностью) комплекта документов, отражающих его регистрацию и производственно-хозяйственную деятельность.

Все документы должны быть отредактированы и снабжены всеми необходимыми реквизитами.

Документы должны быть напечатаны на стандартных листах бумаги (формата А4) и оформлены в папку с названием " Дело".

При выполнении контрольной работы необходимо помнить, что большинство документов имеет унифицированную форму и оформляется по правилам в соответствии с утвержденными нормативно-правовыми и законодательными документами.

Помимо образцов документов контрольная работа содержит реферат по вопросам теории курса «Организация офиса и делопроизводство». Студент самостоятельно (в соответствии с первой буквой фамилии) выбирает вопрос для реферата из общего перечня вопросов по курсу.

 

Перечень документов для формирования папки «Дело»:

 

1. Общие сведения о фирме (наименование, юридический адрес, правовое положение, история образования, номенклатура производимой продукции).

2. Схема организационной структуры предприятия.

3. Схема документооборота фирмы (внутренняя и внешняя).

4. Эмблема компании.

5. Бейдж/визитка сотрудника.

6. Образец бланка организации.

7. Устав.

8. Учредительный Договор.

9. Протокол №1 собрания учредителей.

10. Резюме.

11. Трудовой договор.

12. Заявление о приеме на работу.

13. Приказ о приеме на работу.

14. Штатное расписание на очередной год.

15. Заявление о предоставлении отпуска.

16. Положение о персонале (возможные варианты – об отделе маркетинга/оплате труда/ отделе кадров/ технике безопасности/положение об организации труда).

17. Должностные инструкции для офис-менеджера (возможные варианты - менеджера по маркетингу, кадровику, секретарю, инженеру).

18. Докладная записка.

19. Объяснительная записка.

20. Рекламное письмо.

21. Карточка с образцами подписей.

22. Счет.

23. Накладная.

24. Акт выполненных работ.

25. Счет-фактура.

26. Трудовое соглашение.

27. Счет-заявление об оплате выполненных работ.

28. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

29. Договор купли-продажи / договор поставки.

30. Протокол разногласий к договору.

31. Доверенность на получение товара.

32. Журнал регистрации доверенностей.

33. Журнал регистрации входящих документов.

34. Журнал регистрации исходящих и внутренних документов.

35. Перечень документов, подлежащих регистрации.

36. Номенклатура дел.

37. Внутренняя опись дела.

38. Обложка дела.

39. Акт о выдаче документальных материалов во временное пользование.

40. Карточка-заместитель.

41. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

42. Перечень сведений, содержащих коммерческую тайну.

43. Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны.

44. Перечень основных канцелярских принадлежностей для организации делопроизводства.

45. Привести перечень используемых для организации делопроизводства офисных технических средств.

46. Привести перечень используемых для организации делопроизводства телекоммуникационного оборудования и программного обеспечения.

 

ВОПРОСЫ ПО КУРСУ

 

В скобках после номера вопроса приведена буква, в соответствии с которой выбирается студентом самостоятельно вопрос для темы реферата.

 

1. (А) История развития государственного делопроизводства.

2. (Б) Основные термины и понятия (управление, документы, делопроизводство).

3. (В) Требования к служебным документам.

4. (Г) Реквизиты служебных документов.

5. (Д) Классификация документов.

6. (Е) Техника составления и редактирования документов.

7. (Ж) Бланки и форматы документов.

8. (З) Стандартизация управленческих документов (привести примеры).

9. (И) Унификация управленческих документов (привести примеры).

10. (К) Трафарезация управленческих документов (привести примеры).

11. (Л) Организационные документы (примеры, основные правила оформления, отличительные черты).

12. (М) Распорядительные документы (примеры, основные правила оформления, отличительные черты).

13. (Н) Справочно-информационные документы (примеры, основные правила оформления, отличительные черты).

14. (О) Характеристика и разновидности служебных писем. Документы, передаваемые по каналам связи (примеры, основные правила оформления, отличительные черты).

15. (П) Документы по личному составу (примеры, основные правила оформления, отличительные черты).

16. (Р) Документы бухгалтерского учета (примеры, основные правила оформления, отличительные черты).

17. (С) Документы по финансово-расчетным операциям (примеры, основные правила оформления, отличительные черты).

18. (Т) Договоры (примеры, основные правила оформления, отличительные черты).

19. (У) Документы по снабжению и сбыту (примеры, основные правила оформления, отличительные черты).

20. (Ф) Организация переписки и контроль исполнения документов.

21. (Х) Характеристика делопроизводства.

22. (Ц) Номенклатура дел (определение, назначение, правила составления).

23. (Ч) Формирование и хранение дел.

24. (Ш) Организация делопроизводства. Сдача дел в архив.

25. (Щ) Конфиденциальное делопроизводство.

26. (Э) Организация рабочих мест и условия труда. Материально-техническое оснащение делопроизводства.

27. (Ю) Основы электронного документооборота. Основные понятия электронного документооборота. Причины появления.

28. (Я) Основы электронного документооборота. Особенности применения в России и за рубежом.

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

Приложение 1

Образец описи дела

ООО " Успех"

УТВЕРЖДАЮ Директор Подпись         В.В. Наиглавнейший 17.02.2005

 

ОПИСЬ №1

За 2008 год

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома)	Количество листов в деле	Срок хранения	Примечания
	1	2	3	4	5
1	ФЭУТ_экстернат 2005 г. поступления	Контрольная работа по курсу: " Организация офиса и делопроизводство"	17.02.2008		3 года

 

 

В опись внесено _______________________________ дел с № _____ по № ______, в том числе литерные № __________ пропущенные №№ _________________________________________________________________

 

Председатель ЭК	А.Л. Синицына
Члены ЭК	1.В.П. Ларина 2.И.Д. Петров 3.В.Ф. Юров

 

Приложение 2

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

 

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

 

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ

(МИИГАиК)

Факультет экономики и управления территориями

 

Кафедра экономики и предпринимательства

 

Дело № ФЭУТ-экстернат 2008 г. поступления

 

Контрольная работа

 

по курсу: " Организация офиса и делопроизводство"

 

Выполнили студенты: 1. ___________________ 2. ___________________ 3. ___________________ 4. ___________________ 5. ___________________ 6. ___________________ 7. ___________________ 8. ___________________ Проверил: доц. Синицына А.Л. Работа защищена с оценкой ________

 

2008 г. на _________ лист.   Хранить ___3 года______

Приложение 3

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела ФЭУТ_экстернат 2005 г. поступления

 

№ п/п	Индекс дела	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечания
1	2	3	4	5

 

 

Итого ____________________(цифрами и прописью)___ документов.

 

Количество листов внутренней описи ______(цифрами и прописью)__.

 

Внутреннюю опись составили подписи И.О.Фамилии студентов

 

 

Дата

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ОФИСА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Методические указания, рабочая программа и контрольная работа

 

 

Москва 2008

Федеральное агентство по образованию

 

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ (МИИГАиК)

 

 

Факультет экономики и управления территориями

 

А.Л. Синицына

 

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ,

1234Следующая ⇒

Поделиться: