Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Сущность документирования. Документы и их классификация
Составными частями делопроизводства являются документирование и организация работы с документами. Документирование - процесс составления и оформления документов, фиксация на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Документы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древнее время главным образом функцию свидетельства, поэтому латинское слово «documentym» означало «доказательство», «свидетельство». Документ - это материальный объект с закрепленной информацией, для ее передачи во времени и пространстве. В настоящий момент все большее распространение в деятельности предприятия получают электронные документы. Обычные твердые копии не утратили значения и являются наиболее универсальным средством передачи информации. Использование бумаги в офисах ежегодно возрастает на 15%. Деятельность предприятия фиксируется в различных документах. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки видов документов. Для выработки определенных правил составления и оформления документов, форм и методов работы с ними производится их классификация. Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. I. По содержанию документы подразделяются на 2 группы: Первая - это документы по общим и административным вопросам (вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью). Эти документы могут составляться работниками всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых отделов, бухгалтерии и других функциональных подраз делений. II. По наименованию различают большое количество доку III. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые на предприятии для решения внутренних вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция предприятия. IV. По степени сложности различают простые документы, отражающие один вопрос, и сложные, отражающие несколько вопросов. V. По видам - типовые, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для предприятий с однородными функциями и носят обязательный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными предприятиями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом (постоянная часть текста отпечатана, для переменной - оставляют свободные места). VI. По срокам исполнения документы подразделяют на срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен). VII. По происхождению документы бывают служебные (затрагивающие интересы предприятия) и официально-личные (именные). VIII. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные. IX. По виду воспроизведения информации документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, оформленный надлежащим образом. Копия (отпуск, выписка, дубликат) - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника, заверенный соответствующим образом. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя (изготавливается одновременно с подлинником под копирку и заверяется). Выписка из документа - копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Документы различны по характеру и значимости, имеют политическое, историческое, юридическое, экономическое и социальное значение, выполняют многочисленные функции.4 Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе и служит основанием для принятия управленческого решения. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Ответственность руководителей предприятий за организацию и ведение делопроизводства Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это совокупность правил, нормативов, рекомендаций по ведению делопроизводства в органах государственного управления, на предприятиях (в учреждениях). ЕГСД включает вопросы подготовки и оформления документов, 4 Документ может выполнять функции: информационную (включающую фиксацию, сохранность и передачу информации); социальную (отражающую действительность, место и роль человека в обществе); коммуникативную (поддерживающую информационные связи в обществе); управленческую (создающую документы для целей управления); правовую (фиксирующую правоотношения); учетную (фиксирующую в цифровом выражении информацию для контроля хозяйственной и другой деятельности); культурную (состоящую в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, ценностей).
ЕГСД подразумевает наличие нормативно-методической основы (базы) делопроизводства в стране. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: - правила оформления документов; - правила работы с документами, обеспечения их сохранности; - порядок передачи документов на архивное хранение; - работу службы делопроизводства (функции, структуру, штаты); - внедрение новых информационных технологий в работу с документами; - юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Вопросы документационного обеспечения управления в ЕГСД регламентируются: законами Республики Беларусь (РБ); государственными и отраслевыми стандартами; общереспубликанскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству предприятия.
Таблица 1 |
Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 387; Нарушение авторского права страницы