Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль должен соот­ветствовать следующим требованиям:

- оперативность и своевременность исполнения документов;

- полнота охвата контролем всех исполняемых документов;

- систематичность контроля;

- необходимость обобщения и анализа итогов контрольной ра­боты.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех доку­ментов, которые по поручению руководителя предприятия поставле­ны на контроль.

Система контроля исполнения включает:

- учет контролируемых документов и их своевременное дове­дением исполнителей;

- контроль сроков исполнения;

- проверку и регулирование хода исполнения, снятие докумен­та с контроля;

- учет и отчетность о результатах исполнения;

- оценку состояния исполнительской дисциплины.

Обязательному контролю подлежат: нормативно-правовые, за­конодательные акты РБ; запросы, поставленные перед вышестоящими органами; приказы, распоряжения, нормативные акты предприятия; предложения, заявления и.жалобы граждан.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки ис­полнения, исполнители и должностные лица, ответственные за кон­троль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте доку­мента (приказа, протокола).

¹⁰ Обращение отдельных видов внутренних документов имеет особенности. Так, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки соответствия подготов­ленных документов действующему законодательству. При подготовке и оформлении прото­колов, фиксирующих ход собраний, отпадает этап составления проекта и его согласования.

 

После указания руководителя о постановке документа на кон­троль обязательно проставляется отметка о контроле (секретарем-референтом, ответственным в службе ДОУ предприятия)¹¹.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля исполнения. Контроль исполнения документов осуще­ствляется по одной из форм регистрации (журнальной, карточной, ав­томатизированной), где проставляется отметка о принятии документа на контроль, о ходе и завершении его исполнения.

Объектами контроля являются качество и сроки исполнения до­кументов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Кроме индивидуальных сроков исполнения документов, кото­рые определяет руководитель (если срок не указан, не более 10 дней), на определенные виды документов существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти. Например, заявления, жалобы граждан рассматриваются в срок до 1 месяца со дня поступления (не требующие дополнительного изучения - не позднее 15 дней).

На контроль может быть поставлено и устное поручение руководителя, которое также регистрируется по принятой фор­ме.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руко­водителем после проведения работы исполнителем (подготовка отве­та, составление проекта и пр.). На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведе­ния руководства в форме сводки об исполнении документов.

Работа контролирующего органа не заканчивается снятием до­кумента с контроля, так как одной из его обязанностей является ана­лиз данных по контролю. Инспектор составляет сводку о документах, находящихся на контроле. К сводке прилагается перечень неиспол­ненных документов и документов с истекшими сроками исполнения.

¹¹ Порядок расположения, оформления на документе отметки о контроле рассмотрены в теме № 3 «Правила оформления управленческих документов» настоящего методического пособия.

Если по каким-либо причинам документ не может быть испол­нен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласоватъ с руководителем новый реальный срок. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут быть уважи­тельными причинами неисполнения документа в срок.

При некачественном исполнении документ с контроля не сни­мается и переходит в разряд неисполненных в срок документов (мо­жет быть принято решение о необходимости переноса срока исполне­ния такого документа).

Данные об исполнении документа и снятии, его с контроля вно­сятся в журнал, карточку, электронный документ. Исполненные доку­менты с пометкой «В дело..» должны своевременно группироваться в

дела¹².

2.5. Систематизация документов. Порядок формирования и оформления дел

Основным видом работы по систематизации документов в дело­производстве выступает составление дел и номенклатуры дел.

Делом является документ или совокупность документов, сфор-\ мированных -но какому-либо признаку, помещенных в папку и оформленных по определенным правилам.

Для формирования дела может быть использована современная пластиковая офисная папка-регистратор со специальными ме­ханическими устройствами — замками.

В целях учета, сохранности, быстрого поиска документов в де­лах составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - список наименований дел, заводимых на

предприятии с указанием сроков их хранения.

Работа с делами предприятия включает две делопроизводствен­ные операции: формирование дела и его оформление.

¹² Иными методами контролируется отправляемая документация. Фактическую проверку ис­полнения документов директивного характера будет осуществлять подведомственная органи­зация силами своего контрольного аппарата. Корреспонденцию текущего характера, посред­ством которой координируется и регулируется деятельность подчиненных объектов, а также запросы в вышестоящие и другие органы лучше контролировать децентрализованно, в струк­турных частях по исполнителям.

Формирование дела - отнесение документов к определенному делу в соответствии с их номенклатурой. Оформление дела -

определяемая установленными правилами подготовка к хранению. Практика делопроизводства выработала следующие основные признаки формирования документов в дела:

- по названию видов документов («Приказы», «Акты» и пр.);

- по содержанию документов («Контракты на поставку про­дукции», «Докладные записки по вопросу прогулов»);

- по корреспондентам, с которыми ведется переписка («Пере­писка по совместной деятельности с ЗАО «Атлант»);

- по грифу ограничения доступа к документам («Для служеб­ного пользования», «Конфиденциально»).

В зависимости от практической и научной ценности документов определяют их срок хранения:

- временный (до 10 лет включительно), например, бухгалтер­ские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате)¹³; при­казы по основной деятельности; докладные записки сотрудников; пе­реписка предприятия;

- долговременный (свыше 10 лет), например, документы по личному составу предприятия, некоторые учредительные документы, протоколы заседаний Совета директоров;

- постоянный - особо ценные и уникальные документы (от­дельные документы министерств, комитетов, других государственных органов управления, крупных предприятий).

Определение конкретных сроков хранения документов в Рес­публике Беларусь проводится согласно «Перечню документов, обра­зующихся в деятельности Госкомитета, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет. Срок хранения «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение, и срок его хранения определяет само предприятие.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие тре­ бования:

¹³ Запрещается уничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.

- в дело помещаются документы, работа по которым проведе­на (исполненные документы);

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается один экземпляр документа;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см.), если листов больше, то заводится новый том дела;

- каждый документ в деле должен быть правильно оформлен.
Документы в деле могут располагаться: в порядке разрешения

вопросов (наиболее удобное размещение), алфавита, индексации и т.д. Дела предприятия подлежат оформлению при их заведении и по завершении года (рис. 5). В зависимости от сроков хранения про­водится полное (дела постоянного, долговременного хранения) или частичное (дела временного хранения) оформление дел (в приложе­нии 2 отражены особенности группировки документов в дела).

 

Операция		Оформление дел
		полное                частичное
1. Оформление реквизитов обложки дела.
2. Хранение в скоросшивателях.
3. Брошюровка (подшивка или пере­плет дела).
4. Нумерация листов.
5. Составление заверительной надписи.
6. Составление (в необходимых случаях) внутренней описи дел.
7. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

 

 

Рис. 5. Оформление дел

На обложке каждого дела указывается: наименование выше­стоящей организации, структурного подразделения, индекс дел по номенклатуре дел, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела, для определенных категорий документов (постановлений, приказов и др.) - количество листов, но­мер фонда, описи и дела по описи (рис. 6).

 

	Министерство торговли
	ЗАО «Весть»
	Департамент маркетинга  ДЕЛО № 2-6  том № Документы (контракты, акты) о поставке программных ком­плексов за 2004 г.
	(заголовок дела)
	Ф. №
	Оп. №	2004 г.
	Д. №	на                                  лист.
		Хранить 5 лет ЭК.

 

Рис. 6. Оформление обложки дел

 

При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел поиск любого исполненного документа не превышает 5 минут.

Заголовок дела должен состоять из элементов: название вида документов, краткое содержание, дата (период, к которому относятся документы дела), слово «копии», если дело сформировано из копий документов.

В состав заголовка входит содержание дела с указанием рода за­водимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности до­кументов (приказы, планы и др.).

Термин «Документы» применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, но не связанных по-

следовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках) перечисляются основные виды документов. Например, «Документы о строительстве механического завода (приказы, финансовый отчет, сметы, переписка)». Термин «Документы» используют также при объ­единении в одном деле документов-приложений к какому-либо дру­гому документу.

Термин «Дело» применяется при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательно­стью делопроизводства, например, «Выездные дела специалистов, ко­мандированных за границу».

    При формулировании заголовков дел не следует использовать

   термины «Материалы», «Общая переписка» и пр.

В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если он один) и содержание переписки (о чем? ), на-пример, «Переписка с филиалом о составлении отчетов по команди­ровкам».

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например, «Переписка о внедрении новой техники». Несколько однородных кор-ресцондентов могут быть названы обобщенно, например, «Переписка с предприятиями о поставке оборудования».

Внутренняя опись документов, находящихся в деле, помещается в начале дела и включает индексы документов, краткое содержание, даты и номера листов в деле.

Заверительный лист подшивается в конце дела, в нем указыва­ется количество листов в деле.

В целях учета, сохранности, быстрого поиска документов в де­лах составляется номенклатура дел.¹⁴

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журна­лы регистрации, справочные картотеки.

В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания (справочники, информационные листки, экспресс-информация) и

другие вспомогательные документы, не отражающие основную

деятельность структурных подразделений.

¹⁴Номенклатура дел выполняет основные функции: указывает направления деятельности уч­реждения; группирует исполненные документы по тематическим комплексам; является базой для индексации документов (дел) и указывает сроки их хранения.

Номенклатуры дел подразделяются на: типовые, примерные, конкретного предприятия. Типовая и примерная разрабатываются министерствами для подведомственных предприятий. Конкретная (сводная) номенклатура дел предприятия составляется на основе но­менклатуры дел его структурных подразделений, согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатуры дел составляются, как правило, в 3-х (4-х) экзем­плярах (первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа с делами - сей­фа, третий - передается в архив предприятия, четвертый - в государ­ственный архив).

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является до­кументом постоянного хранения (рис. 7).

 

	Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хра­нения дела	Примеча­ние
1	2	3	4	5

 

Рис.7. Графы номенклатуры дел

 

В графе 2 указываются названия разделов номенклатуры (соот­ветствующие наименованиям структурных подразделений) и заголов­ки дел. Структурные подразделения в номенклатуре располагаются по степени значимости после управляющей системы, вначале указывают наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (01, 02 или

1, 2 и т.д.). При отсутствии структурных подразделений в качестве
разделов номенклатуры могут быть использованы направления дея­
тельности предприятия, например, 01 - генеральный директор, 02 -
заместитель директора. Внутри разделов номенклатуры располага­
ются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов (01-

02, где 01 - секретариат, 02 - порядковый номер дела, заведенного в
секретариате). Внутри каждого раздела дела размещаются по груп­
пам с учетом степени важности. В номенклатуру сначала включают
дела с распорядительными документами вышестоящих органов, затем
с организационными документами предприятия, распорядительными
документами, затем планы, переписка и пр.

В 5 гр. проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.д.

По окончании календарного года службой ДОУ в конце но­менклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведен­ных дел.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся в структурных подразделениях (так называемое оперативное хране­ние). За сохранность документов отвечают руководители структурных подразделений.

Завершенные дела временного хранения не подлежат передаче в архив, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. л Дела временного хранения могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководства.

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в

течение двух - трех лет остаются в структурных подразделениях, для того, ⁴ чтобы можно было навести справки по любому из поднимав­шихся в документах вопросу. После оперативного хранения они сда­ются в архив.

Выдача документов и дел другим подразделениям (сторонним предприятиям) проводится с разрешения руководства. На место изъя­того из дела документа следует помещать листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа (приложение 3). На вы­данное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним органи­зациям дела выдаются по актам.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается с разрешения руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выда­чи подлинника.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов (завершенных дел) в делопроизводстве - от одного до трех лет. После истечения этого срока решается вопрос, передать ли их в архив, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для проведения экспертизы ценности документов, определения сроков их хранения, подготовки к архивному хранению и отбора к уничтожению на предприятии создается постоянно действующая экс­ пертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия в составе 3-5 человек (заседания проводятся ежегодно и оформляются протоколом).

Экспертиза ценности документов - определение значения до-

кументов (народнохозяйственного, социально-культурного, ис-

торического и пр.) в целях их отбора на государственное хране­ние и установления сроков хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и долговременного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Для долговременного хранения документов создается архив¹⁵. Организация архивного хранения документов и их эффективного ис­пользования - одна из основных задач службы ДОУ.

Архив - совокупность архивных документов, организация или ее

структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение

документов с целью использования ретроспективной докумен­тированной информации.

Основными видами архивов в Республике Беларусь являются:

- государственные: республиканские, областные, зональные, районные, городские;

- ведомственные (межведомственные): архивы государствен­ных предприятий, учреждений;

- архивы негосударственной части Национального архивного фонда РБ: частные архивы физических лиц, архивы юридических лиц негосударственной формы собственности.

Существует несколько этапов архивного хранения документов на предприятии. Определенное время они находятся на оперативном хранении, а затем передаются в архив предприятия (ведомственный архив), который подчиняется непосредственно руководителю. После ведомственного часть документов подлежит передаче на государст­венное хранение.

¹⁵ В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводст­вом; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

При организации архивного хранения необходимо руководство­ваться нормативным документом: «Перечень документов, образующихся в деятельности Госкомитета, министерств, ве­домств и других учреждений, организаций, предприятий, с ука­занием сроков хранения».

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнитель­ного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологиче­ском порядке;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;

- подшить в конце дела заверительный лист;

- на наиболее важные документы составить внутренние описи дел;

- переплести дело;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения, уточнить заголовок и крайние даты дела.

В ведомственный архив (архив предприятия) передаются дела по описям.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой  систематизированный перечень заголовков дел и предназначен­ный для раскрытия состава и содержания дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, долговре­менного хранения, на дела временного хранения описи не составля­ются. На основе описей дел структурных подразделений в архиве со­ставляют годовые разделы сводных описей всего предприятия.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и заведующим архивом;

Документы, имеющие особое значение, по решению ЭК пере­даются на государственное хранение (составляются описи дел, акт приема-передачи, при первой передаче на государственное хранение к описи дел постоянного хранения прилагается историческая справка о предприятии).

Отбор документов к уничтожению в структурных подразделе­ниях осуществляют ответственные за делопроизводство лица (состав­ляется акт, рассматривается на заседании ЭК, утверждается руководи­телем). Подлежащие уничтожению документы после утверждения ак­та сдаются на переработку. Ответственность за организацию уничто­жения документов несут служба ДОУ и архив предприятия.

 

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Требования к бланкам управленческих документов

В управленческой деятельности предприятий используют глав­ным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность - управленческой документацией.

Преобладающая часть управленческих документов оформляется на бланках предприятия.

Управленческий документ на неприглядном бланке, напечатан­ный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатле­ние о предприятии. Современный дизайн оформления, свой стиль, ка­чественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правиль­ное их расположение на бланке особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланк - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для пере­менной информации.

Бланки управленческих документов предприятия конструируют в соответствии с формуляром-образцом. Бланки имеют установлен­ный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения, регламентированный СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы доку­ментации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Реквизит - это информационный элемент, характеризующий

     документ, его назначение (например, дата, подпись и пр.).
Установлено два вида бланков документа, отличающиеся соста­
вом и расположением реквизитов: бланк для писем, общий бланк для
других видов управленческих документов.

На основе общего бланка изготавливаются бланки для конкрет­ных видов документов (приказов, протоколов и др.).

 Изготовление бланков по видам документов считается целесо-

образным, если их объем превышает 200 документов в год.

Для изготовления бланков управленческих документов в основ­ном используются форматы: А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Ре-

 

же используют бланки формата АЗ (297*420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков.

В соответствии с ИСО 216: 1975 в основе системы форматов бу­маги лежит принцип деления пополам, при котором каждый по­следующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Бук­вы А или В, С показывают ряд форматов, а цифра - число деле­ний, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого «0».

Бланки документов разрабатывают на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Предприятию, работающему с зарубежными партнерами, необ­ходим специальный бланк с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизи­тов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском (бело­русском) языке, справа - на иностранном. При продольном располо­жении реквизитов сначала печатаются реквизиты на русском (бело­русском) языке, потом на иностранном.

Все бланки документов должны иметь поля:

- левое - 30мм;

- правое - не менее 8 мм;

- верхнее или нижнее - не менее 20 мм.

В соответствии с ИСО левое поле бланка документа - 20, верхнее -10, также обозначается размер текстовой области.

Нанесение полей на бланк не обязательно.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков и линий.

Бланки следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов рисками насыщенного цвета, что позволяет тиражировать до­кументы с помощью средств оперативной полиграфии.

Оформление постоянных реквизитов бланков (А)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. При оформлении орга­низационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов - рис. 8.

В СТБ 6.38-95 приводятся требования к оформлению 32 рекви­зитов, в стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей: для сведений об отправителе документа, ссылок, адреса. Не совпадает с нашими требованиями также пунктуация, оформление, порядок расположения рекви­зитов на бланке.

Постоянные реквизиты на бланках документов располагают од­ним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади, реквизит расположен в центре);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой гра­ницы страницы).

Рассмотрим постоянные реквизиты.

А.1. Государственный герб Республики Беларусь . Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием предприятия, а на бланках с продольным расположе­нием реквизитов — в центре верхнего поля.

Использование бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь предприятиями, основанными на негосударственной и смешанной формах собственности, не допускается.

А.2. Эмблема организации . В качестве эмблемы предприятия может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура и т. п. Изображение эмблемы предприятия государственной формы собст­венности располагается на левом поле документа на уровне наимено­вания организации, предприятия негосударственной формы собствен­ности могут помещать эмблему также на левом поле документа или на верхнем его поле, как и изображение Государственного герба.

А.3.-А.4. Автор документа . Автором служебного документа выступает организация. Ее наименование дается в точном соответст­вии с уставом, в реквизитах указывается подчиненность: наименова­ние вышестоящей организации (реквизит А.З), наименование самой организации (реквизит А.4). Может быть указано наименование структурного подразделения.

А.5. Почтовый адрес отправителя . Данный реквизит оформ­ляют в соответствии с «Почтовыми правилами», действующими на территории Республики Беларусь.

На сегодняшний момент установлен следующий порядок оформления почтового адреса предприятия: название улицы, номер дома (записывают только цифрами без других обозначений), почто­вый индекс, название города, название страны. Например:

Пр. Партизанский, 20 220110, г. Минск Республика Беларусь

А.6. Коммуникационные и коммерческие данные. К коммуни­кационным данным относятся телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон, E-mail и т.д. Коммерческие данные — это номер счета, название банка и т.д. Указанные данные необходимы для установления контакта с организациями и выполнения расчетно-денежных операций.

А. 7. Название вида документа печатается прописными буква­ми и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. На­пример, «ПРОТОКОЛ», «ПРИКАЗ». В общем бланке этот реквизит располагается на том месте, где в бланке для писем находится почто­вый адрес (А.5).

А.8. Место составления документа. Место составления или издания документа указывается на общем бланке. На бланках для служебных писем этот реквизит отсутствует. Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п., например, г. Могилев.

Оформление заполняемых реквизитов бланков (Б)

Рассмотрим заполняемые реквизиты.

Б. 1. Код организации (по Общегосударственному классифика­тору Республики Беларусь ОКРБ 001-94 «Предприятия и организа­ции» - ОКПО) и код документа Б.2. (по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицирован­ные документы» - ОКУД) используются для автоматизированной об­работки документов (может быть отпечатан трафаретно как постоян­ный реквизит). Их располагают в правом верхнем углу документа. Например, ОКПО 1726079.

Б.З. Дата. Проставляется в день подписания, издания, отправ­ления документа. Элементы даты приводятся в одной строке. На дату

отводится 10 знаков: восемь цифр (по две на число и месяц, четыре на год) и две разграничительные точки, например, 09.03.2004. Наряду с цифровым способом в документах, содержащих сведения финансово­го характера, может применяться словесно-цифровой способ оформ­ления даты: 9 марта 2004 г.

Б.4. Индекс документа. Индекс создаваемых и получаемых до­кументов состоит из порядкового номера (с начала календарного го­да), который может быть дополнен иными индексами, например, 05-25/53.

Б. 5. Ссылка на дату и индекс входящего документа. Данный реквизит полностью переписывается из документа, на который дается ответ.

На бланках для писем реквизиты АЗ, А. 4, А. 5 выполняется в ви­де трафарета:

__________ №_____________

На №________ от_________

Б.6. Гриф ограничения доступа к документу. Данный рекви­зит проставляется на документах, содержащих секретную и конфи­денциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа и включает слова «Секретно», «Совершенно секретно», «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим гри­фом необходимо проставлять номер экземпляра данного документа, например:

КТ                          или                       Конфиденциально

1 экз.                                                         Экз. единственный

Б.7. Адресат - сложный реквизит, включающий следующие части: наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже); почтовый адрес. Например:

Белорусский филиал «Технотрейд» Начальнику отдела маркетинга Петрову О. М.

Ул. Луговая, 61 220078, г. Минск

При написании адресата знаки препинания между его основны­ми элементами не ставят.

Для внутреннего документа указывают лишь название струк­турного подразделения или должность руководителя, которому адре­суют документ (в дательном падеже). Например:

 

Менеджеру кадровой службы

г-ну Семенову В.М.

Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, напри­мер, «Директорам», «Управляющим».

К заполняемым относят также текстовые реквизиты В. 1-В.3; ре­квизиты согласования: Г.1-Г.2; удостоверения документов; Д.1-Д.З.

Составление текстов служебных документов (В)

Рассмотрим текстовые реквизиты.

ВЛ. Заголовок к тексту. Реквизит является одним из поиско­вых признаков документа. Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста, грамматически согласовывать­ся с названием документа.

Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отгла­гольного существительного:

акт - о чем? - о приеме-передаче дел;

баланс - чего? - исполнения сметы расходов;

ведомость — чего? — закупки продуктов;

калькуляция - чего? — себестоимости продукции;

приказ - о чем? - о создании филиала.

Заголовок печатают строчными буквами (первая прописная) без абзаца от границы левого поля. Например:

ПРИКАЗ

16.02.2004 №30

г. Минск

О создании экспертной комиссии

 

В.2. Текст. Это основной реквизит документа. Требования к тексту управленческих документов:

- краткость изложения (текст не должен превышать одной
страницы, исключения составляют контракты, договора, объем кото­
рых не ограничивается);

- деление смысловых частей на абзацы;

- точность, юридическая безупречность формулировок;

- тон должен быть уважительным, нейтральным. Большинство управленческих документов состоит из 2-х или 3-х

смысловых частей. Если текст документа состоит из двух смысловых частей, то в первой излагаются причины, основание или цель создания документа, во второй - выводы, предложения, распоряжения, прось­бы. Если три смысловые части: первая - введение (причины создания документа), вторая - доказательство (события, факты, следствия) и третья - заключение (выводы, предложения, распоряжения, просьбы). В отдельных случаях документ может состоять из одной заключи­тельной части, например, приказы по личному составу - без констати­рующей части.

Тексты документов большого объема делят на разделы, подраз­делы, пункты и подпункты.

Текст документа может быть оформлен:

1) в виде анкеты - в документах по маркетингу, по личному со­ставу предприятия, когда излагается информация об одном объекте по определенному набору показателей;

2) в форме таблицы при изложении цифровой (или словесной) информации, когда излагается информация о нескольких объектах по определенному набору показателей (в плановых, отчетных, финансо­вых документах);

3) текст может составляться произвольно или на основе трафа­рета, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации (например, договор).

В распорядительных документах используют следующие фор­мы изложения текста: от 1-го лица ед.ч. в распорядительных доку­ментах, отражающих принцип единоначалия («приказываю», «предла­гаю» и др.); от 3-го лица ед.ч. в распорядительных документах колле­гиальных органов («решил»); от 1-го лица множественного числа в со­вместных распорядительных документах («предлагаем»). Часто ис­пользуются безличные предположения, например, «Контроль за ис­ полнением возложить».

В.3 Отметка о наличии приложения. Если документ содер­жит приложения, оформляется отметка о них. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения:   1. Штатное расписание на 3 л. в 1 экз. 2. Смета расходов на 2 л. в 2 экз.

Слово «Приложение» печатают, начиная от левой границы поля (без абзаца), строчными буквами, кроме первой - прописной.

Порядок согласования и удостоверения документов (Г, Д)

Проект управленческого документа должен быть согласо­ван с исполнителями и руководителями структурных подразде­лений. Согласование является способом предварительной оценки проекта документа.

Различают внешнее и внутреннее согласование.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования (рек­ визит Г.1), который проставляется в левом углу после реквизита «Подпись», начиная от границы левого служебного поля.

В состав грифа согласования (Г.1) входят следующие элементы:

- слово «СОГЛАСОВАНО», которое пишут прописными бук­вами без кавычек и двоеточия;

- наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование предприятия);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

- дата.
Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ПО «Нефтегаз» (подпись) С. С. Иванов 23.04.2004

Внутреннее согласование оформляется визой (реквизит Г. 2). Реквизит «Виза» располагается, начиная от фаницы левого служебно­го поля, ниже реквизита «Подпись» на последней странице документа.

Первым визирует проект документа исполнитель, затем визиро­вание осуществляется в следующем порядке:

- руководители исполнителя;

- заинтересованные в документе должностные лица;

- ответственные лица финансовых и экономических служб;

- юристы;

- заместитель руководителя предприятия.

По структуре реквизит Г.2 аналогичен реквизиту «Подпись». Например:

Юрисконсульт (подпись) СП. Кравцов 23.04.2005

В случае наличия замечаний и дополнений к проекту виза оформляется так:

Начальник валютною отдела (подпись) П. Е. Ермолов Замечания прилагаются 03.112005

В исходящих документах визируют экземпляр, который остает­ся в деле предприятия. В приказах, распоряжениях, постановлениях визируется первый экземпляр документа.

Удостоверение документов является формой выражения ответ­
ственности за их содержание и законность. Основные способы удо­
стоверения документов - подписание, утверждение и проставление
печати.

Подпись (ДЛ). Данный реквизит является обязательным эле­ментом документа. В состав реквизита Д. 1 входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ
(полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - если
на бланке), располагают, начиная от границы левого служебного поля;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы ставят перед фамилией). Например, полное наименование должности лица:

Директор проектно-

конструкторского

института                    (подпись)   И.О. Фамилия

Сокращенное наименование должности лица:

Директор                      (подпись)   И.О. Фамилия

Утверждаемые документы подписывает должностное лицо, от­ветственное за их подготовку.

Управленческий документ подписывается или утверждается ру­ководителем организации. Докладные записки, справки подписыва­ются исполнителями. Документы денежного, материального и кре­дитного характера подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Постановления коллегиальных органов (протоколы) подписываются председателем и секретарем.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот­ветствующей занимаемой должности. Например:

Директор ОАО               (подпись)   И.О. Фамилия

Главный бухгалтер         (подпись)    И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных долж­ностей их подписи располагают на одном уровне. Например,

Директор ОАО                                    Директор ЗАО

(подпись) И.О. Фамилия                     (подпись) И.О. Фамилия

Право подписи документов может предоставляться заместителю руководителя или руководителям структурных подразделений. При этом обязательно указывают должность лица, фамилию, имя, отчество подписывающего документ. Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия доку­мента на определенный круг учреждений и должностных лиц.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридиче­скую силу только с момента его утверждения.

Утверждение имеет два варианта оформления:

- утверждение документа руководителем;

- издание распорядительного документа.

При любом способе утверждения на документе проставляют гриф утверждения (Д.2), который соответственно имеет два варианта оформления.

В первом случае рассматриваемый реквизит (оформляется в правой верхней части первой страницы документа) состоит:

- из слова «УТВЕРЖДАЮ»;

- наименования должности лица, утверждающего документ (может указываться наименование учреждения);

- личной подписи;

- расшифровки подписи с инициалами перед фамилией;

- даты утверждения.
Например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

(подпись) И.О. Фамилия

16.04.2005

Во втором случае, если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит:

- из слова «УТВЕРЖДЕНО»,

- названия документа в именительном падеже,

- его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ ректора УО«БГТУ»

1112.2005 №122

Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДАЮ» пишут прописными буквами без кавычек.

В подписанные и утвержденные документы не допускается вно­сить какие-либо исправления и добавления без разрешения лиц, под­писавших документ.

Печать (Д.З). На документах, специально предусмотренных

правовыми актами (удостоверяющих права должностных лиц, фикси­рующих факт расходования денежных средств и материальных ценно­стей), подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть наименования должности и подлинной подписи лица.

Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окруж­ности указывается полное наименование учреждения (ставится на документах, где ее проставление предусматривается нор­мативными актами). В организациях, не имеющих гербовой печати (негосударственной формы собственности), ставится простая печать. Простые печати могут иметь различную фор­му: квадратную, прямоугольную, пр. На простой печати нет изо­бражения герба, а на его месте помещается название учреждения (его структурного подразделения). Простыми печатями удосто­веряют размножение экземпляров распорядительного документа, пропуск и др.

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться: