Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Стандартизация и унификация документов в делопроизводстве
Основными направлениями упорядочения документации становится ее унификация и стандартизация. Внедрение унификации и стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий. Унификация документов заключается в выборе рациональных структур их построения, установлении единообразия состава реквизитов5 и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. 5 В состав каждого документа входит ряд информационных элементов (реквизитов), характеризующих документ и его назначение.
Унифицированный документ должен иметь оптимальное число необходимых реквизитов, постоянное место расположения их на бумаге, а также определенный формат бумаги. Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке представляют унифицированную форму документа (УФД). УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов предприятия» - перечень разрешенных к применению форм документов. Табель утверждается руководителем предприятия. Для создания УФД строится единая модель документов для групп однородных задач - формуляр-образец. Формуляр-образец устанавливает форматы бумаги, поля, расположение реквизитов документа. Рыночные изменения в экономике РБ обусловливают необходимость разработки и введения национальных УФД, отвечающих принятым в международной практике нормам, применяемым предприятиями различных форм собственности в целях учета. Разработанные УФД объединяются в унифицированные системы документов (УСД). Целью УСД является определение оптимального состава УФД. УСД - это система документации, созданная по единым правилам, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Основными задачами унификации документов (создания УСД и УФД) являются: - сокращение количества существующих форм документов; - установление единых правил построения документов; - учет информативности документов (включение в документы только тех реквизитов, которые необходимы для решения конкретных задач и подтверждения их юридической силы); - обеспечение организационного единства в области разработки и применения УСД (УФД); - достижение экономичности делопроизводства за счет снижения трудоемкости обработки, рациональной компоновки, определения оптимального объема и расположения реквизитов; - эффективное использование автоматизации деловых процедур.
В Беларуси в настоящее время разрабатывается несколько унифицированных систем документации: первичной учетной документации, отчетно-статистической, по труду, торговле и др. Одной из УСД является унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Наряду с унификацией, стандартизацию управленческих документов также следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных обязательных норм создания документов. Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Стандартизация характеризуется тремя основными моментами: - она устанавливает на длительное время общегосударственные обязательные нормы создания документов с гарантией их соблюдения; - это унификация документа: введение единых размеров, форм, правил, требований для всех документов; - это закрепление и распространение лишь тех качеств и свойств документов, которые имеют функциональную оправданность, обеспечивают наибольший экономический эффект. В республике установлены государственные стандарты, которые необходимо использовать при ведении делопроизводства (табл. 1). Правила делопроизводства на международном уровне регламентируют стандарты ИСО6 серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983 и др.) ИСО - Международная организация по стандартизации ( International Organization for Standartization, 180). Образована в 1947 г. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время в ИСО представлены национальные органы по стандартизации 130 государств. 6 ИСО трактует понятие стандарт как документ, совместно разработанный, согласованный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических, практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным органом. |
Последнее изменение этой страницы: 2019-04-09; Просмотров: 390; Нарушение авторского права страницы