Документ министерского делопроизводства.

Канцелярия министерства действовала на правах департамента и подчинялась непосредственно министру, канцелярии департаментов по своему внутреннему устройству были проще. Должностной и количественный состав канцелярии зависел от объема и содержания дел.

 

" Общим учреждением министерств" вводилось единообразие в систему документооборота министерств: от создания документов и до их архивного хранения, особое место было уделено порядку " сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.

 

Документы в делопроизводстве министерств можно разделить на три группы:

 

– документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);

 

– документы, поступавшие в учреждение из других учреждений;

 

– документы, направлявшиеся в другие учреждения, в том числе, " исполнительные бумаги".

 

Характерно, что еще в последней четверти XVIII в. сложилась так называемая " иерархия властей и мест", определившая систему взаимосвязей учреждений различных типов, и министерское делопроизводство оказалось вписанным в эту систему. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора – указы, повеления, от Государственного совета – высочайше утвержденные мнения, от Сената – сенатские указы, от Комитета министров – выписки из журналов заседаний. В вышестоящие инстанции министры направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления.

 

Согласно " Общему учреждению министерств" делопроизводство включало: вступление дел, их движение (или производство), отправку, ревизию дел и отчетность в делах.

 

Дела могли поступать в канцелярию министерства или непосредственно в департаменты. В канцелярию министерства поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности, на его имя поступали также отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

 

Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

 

Все поступающие в министерство дела подразделялись на три категории:

 

– текущие (поступившие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком: донесения, ведомости, представления, переписка и др.);

 

– чрезвычайные дела (для их решения требовалось принятие новых постановлений) и дела по обнаруженным злоупотреблениям;

 

– дела, " не терпящие времени", или срочные.

 

Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

 

О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента – правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, по определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах был строго регламентирован: от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и через общее присутствие департамента или объединенное присутствие нескольких департаментов в случае крайней сложности дела, до министра, а иногда и совета министра.

 

Первоначально в министерском делопроизводстве преобладал " коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало составления докладной записки, повторявшей " слово в слово" все предыдущие документы. Дела при этом достигали огромных размеров. Примерно к середине XIX в. сложился новый порядок подготовки дела – в форме краткой записки, излагавшей только существо вопроса.

 

Такое устройство превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, поскольку основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной регистрационной формой – журнал.

 

⇐ Предыдущая13141516171819202122Следующая ⇒

Поделиться: