Какие свойства справочников доступны для изменения на этапе конфигурирования?

Как видно из рассмотренного ранее примера по учету уставного капитала, при организации компьютерного учета бухгалтеру необходимо определиться относительно использования счетов и субсчетов, осуществить выбор аналитических разрезов, структуры справочников. Программа позволяет осуществлять не один, а множество разных вариантов организации справочной информации. Причем может случиться так, что, пройдя определенный путь в эксплуатации сложившейся системы, возникает потребность в ее реорганизации. Программа обладает высокой степенью гибкости, обеспечивающей удобное и безопасное изменение существующих справочникоа Она в значительной мере отслеживает правомерность выполняемых действий Тем не менее, и бухгалтеру, производящему какие-либо изменения, затрагивающие нормативно-справочную информацию, никогда не следует забывать о том, что с ее использованием были уже введены операции и проводки. В связи с этим важно правильно представлять те последствия, к которым приводит вмешательство в сложившуюся систему ведения справочной информации.

Рассмотрим пример внесения изменений в структуру справочной информации.

Преобразование линейного справочника в иерархический

Для организации аналитического учета на счетах 46 и 40 используется справочник " Контрагенты". Кроме того, этот же справочник понадобится для ведения учета расчетов с поставщиками, покупателями, заказчиками. Изначально он был создан как единый линейный список без выделения в нем групп или подгрупп.

Естественно, что это не единственный способ организации справочника контрагентов. Для облегчения поиска элементов справочника их можно группировать по каким-либо признакам. Например, на верхнем уровне выделить две группы: " Юридические лица" и " Физические лица". Юридических лиц можно разделить по территориальному признаку: предприятия " Северной зоны", " Восточной", " Западной и Южной зон", или по профилю: " Банки", " Производство", " Торговля" и так далее. Физических лиц можно разделить на предпринимателей и частных лиц, не занимающихся предпринимательской деятельностью - это позволит бухгалтеру быстрее ориентироваться в оформлении отношений с этими лицами,

Но как это часто бывает в жизни, хорошие мысли приходят с опозданием. Вот и в нашем случае, хотелось бы организовать справочник контрагентов по-новому, но уже введены проводки, получены отчетные ведомости. Не перечеркнет ли реорганизация справочника весь предшествующий труд?

Рассмотрим, как выполняется реорганизация структуры справочника в условиях функционирующей учетной системы, к каким последствиям может привести вмешательство в сложившуюся структуру справочной информации.

Задача 8-1

Необходимо в справочнике " Контрагенты" включить групповые элементы, обеспечив объединение однотипных контрагентов в группы, подобно тому, как это показано на рисунке 8-1.

На первом уровне выделяются две группы: " Физические лица" и " Юридические лица".

На втором уровне для физических лиц будут вводиться конкретные представители этой группы. Для юридических лиц выделяется еще две подгруппы: " Банки" и " Организации".

 

Рис. 8-1. Вариант организации многоуровневого справочника " Контрагенты"

Конкретные представители юридических лиц будут вводиться уже на третьем уровне в соответствующие подгруппы. Таким образом, справочник из одноуровневого линейного должен быть преобразован в трехуровневый иерархический.

Создание групповых элементов

Для образования новой группы в многоуровневом справочнике следует нажать кнопку на панели инструментов окна справочника или комбинацию клавиш Ог1+Р9 на клавиатуре, или воспользоваться меню " Действия - Новая группа". При этом необходимо, чтобы режим вывода списка по группам был включен.

Процесс ввода новой группы " Физические лица" проиллюстрирован на рис. 8-2.

Так же, как и при вводе в справочник нового элемента, редактирование кода, наименования и других реквизитов группы осуществляется в выводимом на экран диалоговом окне. В другой конкретной конфигурации может быть разрешено использование двух способов - в диалоговом окне и непосредственно в строке справочника Тогда конкретный способ редактирования устанавливается выбором пункта меню " Действия - Редактировать в диалоге".

 

Рис. 8-2. Ввод в справочник " Контрагенты" новой группы " Физические лица"

После заполнения полей диалогового окна для записи новой группы в справочник следует нажать кнопку ОК или закрыть окно диалога нажатием на кнопку «Закрыть». Если на экран будет выдан запрос о сохранении изменений, следует выбрать ответ " Да" для записи в справочник новой группы, или " Нет" - для отказа от записи.

Аналогичным образом можно ввести следующую группу " Юридические лица". В результате на первом уровне справочника появятся два новых (но уже групповых! ) элемента с кодами 6 и 7. Причем групповые элементы в крайней левой колонке обозначены символом.

Проще всего раскрыть группу в справочнике двойным щелчком мышью на знаке в нужной строке таблицы, также можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Стрелка Вниз. Более долгий путь -воспользоваться командой меню " Действия - Следующий уровень"

В результате будет открыта для просмотра выбранная группа Название этой группы и всех групп верхних уровней будут выданы в первых строках таблицы.

Возврат на предыдущие уровни обеспечивается двойным щелчком мыши на знаке в строке с наименованием нужной группы Часто группы более высокого уровня называют родительскими по отношению к входящим в их состав подчиненным группам и элементам.

Теперь необходимо, чтобы две новые группы " Банки" и " Организации", попали в группу " Юридические лица", которая для них будет являться родительской. Для этого сначала следует перейти в родительскую группу, и после этого можно знакомыми нам приемами вводить новые групповые элементы. После выполнения указанных действий будет создана вложенная структура групповых элементов, которая хорошо просматривается в дереве групп.

Как видим из рис. 8-3, для большей наглядности представления иерархических справочников в программе используется метафора " папки". Справочник рассматривается как папка, в которую могут помещаться карточки с описанием объектов, а также другие папки, которые, в свою очередь, также могут содержать, как карточки, так и папки. Глубина вложенности папок ограничивается десятью уровнями

Рис. 8-3. Вариант иерархической организации справочника " Контрагенты"

Заметим, что родительские элементы в дереве групп могут быть представлены в свернутом или развернутом видах Если группа свернута, то слева от имени группы будет установлен знак " +". Щелчком мышью можно развернуть эту группу, тогда станут видны имена вложенных групп, а знак " +" заменится на знак " -".

⇐ Предыдущая15161718192021222324Следующая ⇒

Поделиться: