РЕКВИЗИТ 16 – ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.¹

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.²

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.³

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО " Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009

Допускается в реквизите " Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.⁴

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО " Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009

Рис. 1.
Пример оформления реквизита " Гриф утверждения документа"

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. ⁵

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор ЗАО " Термика" Личная подпись Е.Н. Ярославцева 15.04.2009	Технический директор ЗАО " Термика" Личная подпись К.В. Воробьев 15.04.2009

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.⁶

Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.⁷

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
• инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
• номенклатура дел организации;
• нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
• перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
• планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
• положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
• программы (проведения работ, командировок и т.д.);
• расценки на производство работ;
• регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
• структура и штатная численность;
• тарифные ставки;
• формы унифицированных документов;
• штатное расписание.⁸

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.⁹

Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита " Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита " Адресат" (реквизит 15).

Схема расположения реквизита " Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.
Расположение реквизита " Гриф утверждения документа"
на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.
Расположение реквизита " Гриф утверждения документа"
на формате А4 продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

РЕКВИЗИТ 17 – РЕЗОЛЮЦИЯ

Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.¹

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.²

Например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО " Термика" к 05.04.2009 Личная подпись Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. ³

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.⁴

Рис. 1.
Пример оформления реквизита " Резолюция"

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.⁵ Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Несмотря на то что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.
Расположение реквизита " Резолюция" на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.
Расположение реквизита " Резолюция" на формате А4 продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

⇐ Предыдущая9101112131415161718Следующая ⇒

Поделиться: