По делопроизводству Общества с ограниченной ответственностью «Смолмясо»

Инструкция

По делопроизводству Общества с ограниченной ответственностью «Смолмясо»

Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в ООО «Смолмясо» (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в ООО «Смолмясо» (далее - Общество).

1.3. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников Общества.

1.4. Ведение делопроизводства, организация документооборота, прием, отправка, учет, сохранность и своевременная сдача документов в архив в отделах, секторах и других структурных подразделениях Общества осуществляется секретарями или ответственными за делопроизводство.

1.5. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну), определяется отдельными инструкциями.

2. Общие требования к оформлению документов

Документы, создаваемые в Обществе, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 12 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.

Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.

Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта № 10, 11, 12.

Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:

левое – 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 15 мм;

нижнее - не менее 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы..

2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов

2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:

«Наименование Общества»;

«Справочные данные об Обществе»;

«Наименование вида документа»;

«Дата документа»;

«Регистрационный номер документа»;

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

«Место составления документа»;

«Адресат»;

«Гриф утверждения документа»;

«Резолюция»;

«Отметка о контроле»;

«Текст документа»;

«Отметка о наличии приложения»;

«Подпись»;

«Гриф согласования документа»;

«Визы согласования документа»;

«Печать»;

«Отметка об исполнителе»;

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;

«Отметка о поступлении документа».

Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

2.1.2. Реквизит «Наименование Общества» и реквизит «Справочные данные» располагается на бланке Общества, содержащем почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB- страницы (при наличии), номера телефона, факса.

2.1.3. Реквизит «Наименование вида документа» воспроизводится на всех видах документов, кроме письма.

2.1.4. Реквизит «Гриф утверждения документа» проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.

При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Смолмясо»

______________ Ф.И.О.

(личная подпись)

«___»___________ 200__ №______

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.

Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне.

2.1.4. Реквизит «Гриф согласования документа» выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа – внешнее согласование. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования. Располагается в нижнем углу документа под реквизитом «Подпись», центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель профсоюзного комитета

____________ Инициалы, фамилия

(личная подпись)

«___»_________2003

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Департамента имущественных и

земельных отношений администрации

Смоленской области

от «____»_______200__ №____

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными столбцами.

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

2.1.5. Реквизит «Визы согласования документа» указывает на согласие или несогласие должностного лица Общества с содержанием документа – внутреннее согласование.

Порядок оформления данного реквизита изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.

2.1.6. Реквизит «Адресат» содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.

Документы адресуются органам государственной власти, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 3.4 настоящей Инструкции.

2.1.7. Реквизит «Текст документа» отражает основное смысловое содержание документа.

Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

Текст документа печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты.

Текст документа может быть изложен также в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом.

2.1.8. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов.

Слово «Приложение» печатается без кавычек, с красной строки. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров. Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например:

Приложения:

1. Письмо Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 12.09.2002 № 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.

2. Письмо Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Смоленской области от 29.09.2002 № 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.

2.1.9. Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, инициалы, фамилию.

Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Инициалы, фамилия

Члены комиссии: Личная подпись Инициалы, фамилия

Личная подпись Инициалы, фамилия

Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом «за», надписью от руки «Зам.» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.

2.1.10. Реквизит «Дата документа» указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.

Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым, т.е. арабскими цифрами, разделенными точками, в следующей последовательности: число, месяц, год, например:

15 мая 2009 года (15 мая 2009 г.)

Или 15.05.2009 г.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.

2.1.11. Реквизит «Регистрационный номер документа» состоит из порядкового номера по учетно-регистрационной форме и индекса структурного подразделения Общества.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер проставляется под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.

2.1.12. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 10, например:

И.И. Иванов

3-33-11

Допускается имя, отчество исполнителя указывать полностью.

2.1.13. Реквизит «Резолюция» оформляется руководителем Общества или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.

Резолюция включает наименование структурного подразделения (инициалы и фамилию) исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись и дату, например:

В Юридический отдел

или

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Подготовить проект

соглашения к 15.07.2003

Личная подпись

05.07.2003

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе - «Листе резолюций» - формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.1.14. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает слова «В дело», ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, личную подпись, расшифровку подписи, дату, например:

В дело

Исполнено №______ от «___» _______2003 г.

_______________ Инициалы, фамилия

(личная подпись)

«___»_________2003

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. При необходимости отметка об исполнении может быть оформлена на оборотной стороне первого листа документа.

2.1.15. Реквизит «Печать». Печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ.

На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ «МП»).

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

2.2. Подготовка и оформление служебных документов

2.2.1. Для осуществления своей деятельности Общество издает организационно-распорядительные документы в соответствии со своими правами и Уставом.

К ним относятся приказы, распоряжения, служебные письма, служебные записки и пр.

2.2.2. При оформлении служебных документов соблюдаются правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное исполнение.

2.2.3. При составлении служебных документов не допускается произвольное сокращение наименований организаций и учреждений, а также отдельных слов, кроме общепринятых.

2.2.4. В документе обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

2.2.5. Проекты приказов, распоряжений и исходящих документов, предназначенных для отправки иным лицам от имени ООО «Смолмясо»», представляемые на подпись (согласование и визирование) Генеральному директору и его заместителям, визируются сотрудником Юридического отдела.

2.2.6. Все организационно - распорядительные документы, издаваемые в Обществе, а также входящие и исходящие документы подлежат обязательной регистрации у секретаря или ответственного за делопроизводство.

3. Подготовка и оформление отдельных видов документов

Оформление проектов приказов Общества

3.1.1. Приказ - правовой акт, издаваемый Обществом по кадровым и другим вопросам внутренней работы.

Проекты приказов готовятся на основании поручений руководителя Общества, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на исполнителя.

Приказы издает Генеральный директор Общества или лицо, его замещающее.

3.1.2. Приказ должен быть отпечатан на соответствующем бланке (Приложение № 2).

3.1.3. Приказ должен иметь заголовок.

3.1.4. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания, дается ссылка на документ, послуживший основанием для издания приказа.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения и начинается со слова: " ПРИКАЗЫВАЮ".

Далее следует глагол в неопределенной форме (установить, открыть, исключить, увеличить, ввести, внести, утвердить, обеспечить и т. д.) или указание на лицо, ответственное за выполнение предписываемых действий.

При необходимости, в последнем пункте указывается лицо, ответственное за исполнение приказа. Его излагают следующим образом: «Контроль за исполнением приказа возложить на... (полное наименование должности и фамилии в винительном падеже)».

К проекту приказа должны быть приложены документы, на основании которых готовился приказ.

Проекты приказов, представляемые на подпись Генерального директора Общества, должны содержать:

а) в нижнем левом углу последнего листа проекта приказа фамилию и должность исполнителя;

б) на обороте последнего листа проекта приказа - следующие визы:

-визу руководителя структурного подразделения, сотрудником которого является исполнитель, с указанием фамилии, должности и даты;

-визу начальника Отдела кадров труда и заработной платы с указанием фамилии, должности и даты – во всех случаях, касающихся кадровой работы Общества, а также в случае привлечения сотрудников Общества к дисциплинарной и материальной ответственности;

-визу начальника Юридического отдела с указанием фамилии, должности и даты.

3.1.5. Приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и личному составу нумеруются и хранятся отдельно.

Оформление проектов распоряжений Общества

Распоряжения издаются Генеральным директором Общества и его заместителями (Приложение № 11).

3.2.1. Распоряжение должно иметь заголовок

3.2.2. Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания, дается ссылка на документ, послуживший основанием для издания.

Распорядительная часть текста начинается с указания подразделения или лица, которому дается распоряжение. Далее следует глагол в неопределенной форме (организовать, оплатить, перечислить, представить, отсрочить, открыть, установить и т.д.).

3.2.3. К проекту распоряжения прикладываются документы, на основании которых готовилось распоряжение.

Проекты распоряжений, представляемые на подпись, должны содержать:

а) в нижнем левом углу последнего листа проекта распоряжения – фамилию и должность исполнителя;

б) на обороте последнего листа проекта распоряжения – следующие визы:

- визу руководителя структурного подразделения, сотрудником которого является исполнитель, с указанием фамилии, должности и даты;

- визу начальника Юридического отдела с указанием фамилии, должности и даты.

3.2.5. Распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года

3.2.6. При направлении распоряжения более чем в четыре адреса составляется список на рассылку.

Оформление служебных записок Общества

3.3.1. Служебная записка - внутренний документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В этом документе приводятся информационные данные, выводы, предложения, просьбы, заключения, связанные с выполнением каких-либо заданий, поручений или вызванные какими-либо событиями, происшествиями.

3.3.2. В правом верхнем углу указывается структурное подразделение, должность, фамилия лица, которому адресуется служебная записка.

В нижнем левом углу последнего листа служебной записки указывается фамилия, должность и номер телефона исполнителя.

Служебная записка регистрируется у ответственного за делопроизводство, помощника или секретаря с проставлением в левом верхнем углу даты, индекса отдела, регистрационного номера.

Подписанный документ передается секретарю или ответственному за делопроизводство (Приложение № 10).

Оформление служебных писем Общества

3.4.1. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.

3.4.2. Письма оформляются на бланках установленных форм (Приложение № 3) в соответствии с разделом 2 Инструкции.

3.4.3. Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются мотивы, побудившие составить письмо.

Во второй части излагается суть вопроса (вывод, просьба, предложение, замечание и т.п.).

В левом верхнем углу располагается заголовок, отражающий краткое содержание документа.

В правом верхнем углу должно быть название организации, адрес, должность и фамилия получателя.

В нижнем левом углу последнего листа письма указывается фамилия, должность, номер телефона исполнителя.

На оборотной стороне копии письма проставляется виза руководителя структурного подразделения, сотрудником которого является исполнитель, с указанием фамилии, должности и даты.

Если письмо является ответом, то в соответствии с п. 2.1. Инструкции указывается номер и дата инициативного документа, на который дается ответ.

Служебное письмо регистрируется у ответственного за делопроизводство или секретаря с проставлением в левом верхнем углу даты, индекса структурного подразделения, регистрационного номера.

Подписанный документ, на котором имеются необходимые визы, в необходимом количестве экземпляров передается секретарю или ответственному за делопроизводство с пометкой о виде почтового отправления.

Письма, отправляемые в сторонние организации, подписываются Генеральным директором Общества или его заместителем, а также иными лицами, которым предоставлено (приказом, распоряжением, доверенностью, локальным нормативным актом) право подписи (Приложение № 8).

Оформление актов.

3.5.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трех составителей).

3.5.2. Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание документа, например: «Акт сдачи-приема дел», «Акт списания материально-технических средств».

3.5.3. Текст акта, как правило, состоит из двух частей.

В первой части акта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываются их должности, место работы.

Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события.

При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями.

3.5.4. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий. Отдельные виды актов могут утверждаться Генеральным директором Общества (Приложение № 9).

Регистрация документов

4.1.1. Регистрация документов производится для обеспечения учета, поиска документов, ведения справочной работы, контроля исполнения. Документы регистрируются проставлением в нижнем правом поле штампа с указанием даты и порядкового номера.

Поступающие в Общество документы регистрируются секретарем или ответственным за делопроизводство в журнале входящей корреспонденции (Приложение № 1).

4.1.2. Документы регистрируются только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое (через секретаря или ответственного за делопроизводство) делается соответствующая отметка в журнале регистрации, документ повторно не регистрируется.

4.1.3. Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

4.1.4. Регистрации не подлежат документы, поступившие без сопроводительного письма: служебного письма или служебной записки.

Нерегистрируемые документы передаются в подразделения Общества по принадлежности.

4.1.5. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, не регистрируются и возвращаются исполнителям.

Электронная почта

Электронная почта (далее – ЭП) в Обществе предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

Электронное письмо – это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.

Ответственное лицо из числа сотрудников Общества, осуществляет прием-передачу ЭП, распечатку и передачу электронных писем адресатам. Учет и контроль ЭП осуществляется секретарем или ответственным за делопроизводство в порядке, установленном для документов на бумажном носителе.

Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны Генеральным директором или лицом, его замещающим.

Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию. Оригинал документа оформленный в порядке, предусмотренном для исходящих документов, оформляется исполнителем в дело, копия документа передается для хранения секретарю или ответственному за делопроизводство.

Телефакс

Подлежащий передаче по телефаксу документ регистрируется в порядке, установленном разделом 4 Инструкции. Подлинники документов после передачи (с отметкой о времени отправки) передается исполнителю для оформления в дело. Копия документа хранится у секретаря или ответственного за делопроизводство.

Поступившие факсограммы учитываются в порядке, установленном пунктом 4.2. Инструкции.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Общества, осуществляется их руководителями.

Телефонограмма

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:

- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;

- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма регистрируется следующим образом:

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телеграммы

Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы, составляемые в Обществе, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, на телеграф.

Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.

В телеграммах должны содержаться:

- заголовок;

- указание на категорию телеграммы;

- отметка о виде телеграммы;

- телеграфный адрес получателя, полный или условный;

- текст телеграммы;

- регистрационный номер, дата;

- подпись;

- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.

Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов). Вставки в тексте делать нельзя.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами.

После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается с абзаца, состоит из фамилии автора.

Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилия составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.

Контроль исполнения

Организация контроля.

Направленные на исполнение документы принимает, учитывает, передает руководителю структурного подразделения на рассмотрение секретарь или ответственный за делопроизводство, который обеспечивает учет, своевременное прохождение документов, контроль за сроками исполнения, информирует руководство подразделения о задержках исполнения.

В обязанности руководителя структурного подразделения входит:

а) оперативное рассмотрение и распределение документов по исполнителям с учетом резолюции вышестоящего руководителя;

б) контроль за качественным исполнением документов.

Если вопрос решается оперативно без составления документа (по телефону, лично), исполнитель на полученном документе делает краткую запись о проделанной работе и передает его секретарю или ответственному за делопроизводство для снятия с контроля (в журнале регистрации входящей корреспонденции должна быть сделана запись, что соответствующий входящий документ исполнен), затем входящий документ оформляется в дело как исполненный.

Если результатом исполнения входящего документа является составление соответствующего исходящего документа, в журнале регистрации входящей корреспонденции должна быть сделана запись каким исходящим номером исполнен соответствующий входящий документ.

Исполнитель несет дисциплинарную ответственность за полноту, достоверность, своевременность сообщаемой информации.

Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, указанный в резолюции или распорядительном документе первым, имеет право созыва соисполнителей.

Ответственность в этом случае распределяется следующим образом:

а) соисполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых документов (справок, сведений, отчетов, таблиц, фрагментов итогового документа и т. п.);

б) ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и своевременность предоставления информации, использованной при подготовке документа, правильность его оформления и своевременность представления на подпись автору резолюции.

Машинописные работы

Печатание служебных документов и материалов Общества производится работниками структурных подразделений самостоятельно.

Секретарь принимает для печатания служебные документы и материалы только от работников структурных подразделений, не обеспеченных компьютерной техникой.

Для печатания принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Общества.

Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.

Сводная номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел составляется секретарем Общества на основе номенклатуры дел структурных подразделений. В номенклатуры входят конкретные заголовки дел, ведущихся или намеченных к заведению в делопроизводстве структурного подразделения в определенном календарном году.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Общества. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Общества.

Возникшие в течение года дела, не предусмотренные номенклатурой, дополнительно вносятся в соответствующие разделы номенклатуры, для чего в каждом разделе оставляются резервные номера. По окончании года в номенклатуру вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

В конце каждого года Канцелярией уточняется номенклатура дел на новый календарный год. После уточнения новая номенклатура дел направляется на утверждение Генерального директора Общества и вводится в действие с первого января нового года.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.

Формирование дел

6.2.1. В структурных подразделениях Общества дела формируются лицами, ответственными за делопроизводство, секретарями или помощниками под контролем и методическим руководством Канцелярии Общества. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело включаются исполненные документы;

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включается один экземпляр каждого документа;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- распорядительные документы группируются в дела по видам их хронологии с относящимися к ним приложениями;

- приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

6.2.2. При необходимости в дело подшиваются документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа или делается запись об их местонахождении.

6.2.3. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие – по дате поступления, исходящие – по дате отправления).

Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.4. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на запрет снятия копий с документов дела.

6.2.5. Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

6.2.6. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.

6.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительного листа (лист-заверитель) дела (Приложение № 6);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.)

Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Инструкция

по делопроизводству Общества с ограниченной ответственностью «Смолмясо»