Сводная номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел составляется секретарем Общества на основе номенклатуры дел структурных подразделений. В номенклатуры входят конкретные заголовки дел, ведущихся или намеченных к заведению в делопроизводстве структурного подразделения в определенном календарном году.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Общества. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Общества.

Возникшие в течение года дела, не предусмотренные номенклатурой, дополнительно вносятся в соответствующие разделы номенклатуры, для чего в каждом разделе оставляются резервные номера. По окончании года в номенклатуру вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

В конце каждого года Канцелярией уточняется номенклатура дел на новый календарный год. После уточнения новая номенклатура дел направляется на утверждение Генерального директора Общества и вводится в действие с первого января нового года.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.

Формирование дел

6.2.1. В структурных подразделениях Общества дела формируются лицами, ответственными за делопроизводство, секретарями или помощниками под контролем и методическим руководством Канцелярии Общества. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело включаются исполненные документы;

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включается один экземпляр каждого документа;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- распорядительные документы группируются в дела по видам их хронологии с относящимися к ним приложениями;

- приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

6.2.2. При необходимости в дело подшиваются документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа или делается запись об их местонахождении.

6.2.3. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие – по дате поступления, исходящие – по дате отправления).

Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.4. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на запрет снятия копий с документов дела.

6.2.5. Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

6.2.6. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.

6.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительного листа (лист-заверитель) дела (Приложение № 6);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.)

Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

⇐ Предыдущая123

Поделиться: