Порядок регистрации и обработки исходящих документов

4.3.1. Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные.

Документы регистрируются в учетно-регистрационном журнале исходящей корреспонденции (Приложение № 1).

4.3.2. Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например, таблицы, графики, договоры, т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

4.3.3. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями Инструкции.

4.3.4. Согласованный и завизированный руководителями соответствующих подразделений документ передается на подпись Генеральному директору или лицу, его замещающему в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов. Кроме того, исполнитель изготавливает две копии соответствующего исходящего документа: одну - для хранения у секретаря или ответственного за делопроизводство, вторую - для оформления в соответствующее дело.

4.3.5. Документы на отправку сдаются секретарю или ответственному за делопроизводство в открытом виде.

Документы на магнитных носителях (дискеты), оптико-магнитные, лазерные диски и другие накопители информации отправляются в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

При этом необходимо сопроводительное письмо, копия которого подшивается в дело на общих основаниях, в соответствии с Инструкцией.

4.3.6. Документы для отправки передаются исполнителем секретарю или ответственному за делопроизводство полностью оформленными, с указанием почтового адреса или рассылки.

Запрещается передавать, отсылать документы в сторонние организации без регистрации в Канцелярии.

4.3.7. Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью.

Исходящая корреспонденция, являющаяся результатом исполнения входящего документа должна содержать ссылку на исходящий регистрационный номер адресата.

Порядок регистрации и обработки документов, поступающих по каналам электронной и электрической связи

Электронная почта

Электронная почта (далее – ЭП) в Обществе предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

Электронное письмо – это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.

Ответственное лицо из числа сотрудников Общества, осуществляет прием-передачу ЭП, распечатку и передачу электронных писем адресатам. Учет и контроль ЭП осуществляется секретарем или ответственным за делопроизводство в порядке, установленном для документов на бумажном носителе.

Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны Генеральным директором или лицом, его замещающим.

Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию. Оригинал документа оформленный в порядке, предусмотренном для исходящих документов, оформляется исполнителем в дело, копия документа передается для хранения секретарю или ответственному за делопроизводство.

Телефакс

Подлежащий передаче по телефаксу документ регистрируется в порядке, установленном разделом 4 Инструкции. Подлинники документов после передачи (с отметкой о времени отправки) передается исполнителю для оформления в дело. Копия документа хранится у секретаря или ответственного за делопроизводство.

Поступившие факсограммы учитываются в порядке, установленном пунктом 4.2. Инструкции.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Общества, осуществляется их руководителями.

Телефонограмма

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:

- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;

- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма регистрируется следующим образом:

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телеграммы

Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы, составляемые в Обществе, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, на телеграф.

Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.

В телеграммах должны содержаться:

- заголовок;

- указание на категорию телеграммы;

- отметка о виде телеграммы;

- телеграфный адрес получателя, полный или условный;

- текст телеграммы;

- регистрационный номер, дата;

- подпись;

- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.

Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов). Вставки в тексте делать нельзя.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами.

После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается с абзаца, состоит из фамилии автора.

Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилия составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.

Контроль исполнения

Организация контроля.

Направленные на исполнение документы принимает, учитывает, передает руководителю структурного подразделения на рассмотрение секретарь или ответственный за делопроизводство, который обеспечивает учет, своевременное прохождение документов, контроль за сроками исполнения, информирует руководство подразделения о задержках исполнения.

В обязанности руководителя структурного подразделения входит:

а) оперативное рассмотрение и распределение документов по исполнителям с учетом резолюции вышестоящего руководителя;

б) контроль за качественным исполнением документов.

Если вопрос решается оперативно без составления документа (по телефону, лично), исполнитель на полученном документе делает краткую запись о проделанной работе и передает его секретарю или ответственному за делопроизводство для снятия с контроля (в журнале регистрации входящей корреспонденции должна быть сделана запись, что соответствующий входящий документ исполнен), затем входящий документ оформляется в дело как исполненный.

Если результатом исполнения входящего документа является составление соответствующего исходящего документа, в журнале регистрации входящей корреспонденции должна быть сделана запись каким исходящим номером исполнен соответствующий входящий документ.

Исполнитель несет дисциплинарную ответственность за полноту, достоверность, своевременность сообщаемой информации.

Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, указанный в резолюции или распорядительном документе первым, имеет право созыва соисполнителей.

Ответственность в этом случае распределяется следующим образом:

а) соисполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых документов (справок, сведений, отчетов, таблиц, фрагментов итогового документа и т. п.);

б) ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и своевременность предоставления информации, использованной при подготовке документа, правильность его оформления и своевременность представления на подпись автору резолюции.

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Поделиться: