Учет расчетных операций при компьютерной форме учета

Содержание учета в условиях автоматизации учета на базе ПЭВМ

По всем счетам учета расчетных операций обычно в бухгал­терии создается АРМ бухгалтера по расчетам. Рассмотрим содержание учетной работы на данном участке на примере опе­раций по счету 71.

По данному счету в ЭВМ формируются три массива: массив подотчетных лиц, массив бухгалтерских операций и массив ито­гов. При создании массива подотчетных лиц вначале вводятся фамилии подотчетных лиц и вся информация, относящаяся к работам с ними: выдача аванса, указание назначения подотчет­ных сумм и т. д. После создания этого массива вводятся необхо­димые данные в массив бухгалтерских операций, а затем фор­мируется массив итогов.

Программа может предусматривать на данном участке вы­полнение до 24 видов работ: первичная организация указанных массивов, ввод информации по подотчетным лицам (со стира­нием старых записей), дозапись информации (например, при возвращении подотчетного лица из командировки), корректи­ровка информации, формирование бухгалтерских записей, Под­ведение итогов по подотчетным лицам, выборочный просмотр или печать информации по любому подотчетному лицу, про­смотр итогов по всем аналитическим счетам счета 71, печатание машинограммы аналитического учета по счету, печатание пла­тежной ведомости или выписки аванса в счет подотчетных сумм, выполнение бухгалтерских операций после получения ра­ботниками подотчетных сумм либо при возврате аванса или долга, перезапись информации о подотчетных суммах в конце месяца с выведением развернутого сальдо по дебету и кредиту счета 71 и др.

Применительно к традиционным документам и регистрам бухгалтерского учета по счету 71 на данном участке ЭВМ выпол­няет следующие операции:

выписывает платежные ведомости для получения авансов в счет подотчетных сумм и платежные ведомости по итогам рас­четов с подотчетными лицами;

 

194

13*

195

составляет необходимые бухгалтерские операции по дебету и кредиту счетов после получения работниками подотчетных

сумм;

составляет необходимые бухгалтерские операции по счетам после отчета подотчетных лиц об использовании подотчетных

сумм;

печатает машинограммы аналитического учета по счету 71.

Все необходимые операции по учету расчетов с подотчетны­ми лицами выполняются в автоматизированном режиме.

Работа на компьютерах осуществляется примерно в следую­щем порядке. После включения компьютера и ввода даты на эк­ране высвечивается предложение с указанием вида работ, кото­рый будет выполняться: ввод переменной информации, работа с НСИ и т. д. Например, при наборе числа, означающего работу с НСИ, на экране высвечивается перечень массивов НСИ и их порядковые номера. После выбора необходимого массива путем набора порядкового номера этого массива на экране появляется перечень наименований работ по данному массиву, например: " ввод данных — 1", " корректировка массива - 2", " просмотр массива — 3" и т. д. После набора номера предусматриваемой ра­боты на экране появляется выбранный массив и работа выпол­няется, например ввод данных в массив.

Диалог бухгалтера с ПЭВМ может осуществляться по-разно­му. Можно выделить два наиболее распространенных способа: в виде так называемого " меню" и в виде запросов и подсказки. При диалоге по первому способу программа предлагает виды ра­бот (" меню" ), а бухгалтер отвечает, какой вид работ он будет вы­полнять (т. е. как это рассмотрено выше). При диалоге типа за­проса и подсказки бухгалтер запрашивает систему с целью про­извести определенные бухгалтерские операции. Система под­сказывает бухгалтеру, что и в каком виде надо ввести в машину. И тот и другой варианты в чистом виде и с модификациями ши­роко применяются в учете расчетных операций.

Организация аналитического учета

По учету расчетных операций на компьютере широко ис­пользуются два варианта организации аналитического учета.

Первый вариант — применение многоуровневой системы субсчетов. Например, по счету 68 " Расчеты по налогам и сбо-

196

рам" могут быть открыты субсчета первого уровня 68-1, 68-2 и другие по видам уплачиваемых налогов. В свою очередь к каж­дому открытому субсчету первого уровня могут быть открыты субсчета (аналитические счета) второго уровня — для разделе­ния уплачиваемых налогов в федеральный бюджет, бюджеты субъектов федерации, местные бюджеты. К субсчетам (аналити­ческим счетам) второго уровня могут быть открыты счета треть­его уровня — по конкретным составляющим номенклатур нало­гов и т. д. Число уровней лимитируется только длиной кода сче­та, так как каждая составляющая уровня аналитического учета, включается в общий код счета.

Второй вариант. Если при первом варианте итоги по каждо­му уровню аналитики дают общий итог счета вышестоящего уровня, к которому они, по существу, являются расшифровка­ми, то при данном варианте применяется система независимых друг от друга аналитических разрезов система " субконто". Од­нотипные субконто могут объединяться в вид субконто или в совокупность однотипных объектов аналитического учета. На­пример, счет 71 можно вести в разрезе нескольких видов суб­конто: " Виды подотчетных операций", " Подотчетные лица и суммы", " Командировочные расходы" и т. д. При таком вариан­те ведения аналитического учета обеспечивается несколько не­зависимых разрезов представления информации при выводе итогов, т. е. обеспечивается многовариантность системы анали­тического учета и большие возможности получения информа­ции в различных, требуемых системой учета разрезах.

¹ ГЛАВ А IV

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: