Неофициальные встречи с деловыми партнерами

Неофициальные встречи с деловыми партнерами дают возможность побеседовать с ни-ми в непринужденной обстановке, упрочить взаимоотношения, лучше узнать клиентов, ближе познакомиться с руководителями и подчиненными. Тем не менее, непринужденность в данном случае вовсе не означает, что деловые отношения обязательно должны перерасти в личные или что к таким встречам можно относиться " спустя рукава" лишь потому, что они проходят не на работе.

Ваши внешность и манера себя держать являются критерием для продвижения по служ-бе как в рабочей обстановке, так и во время неофициального общения с коллегами.

Если вы слишком много выпьете, станете себя вести чересчур шумно и грубо или позво-лите себе хоть небольшую небрежность в одежде, будьте уверены, что ваше руководство обяза-тельно сделает неблагоприятные для вашей будущей карьеры выводы.

Если же вы сами " босс", нет, наверное, необходимости говорить о том, что ваша профес-сиональная репутация должна оставаться незапятнанной вне зависимости от того, в какой об-становке вы находитесь.

Для того чтобы организовывать неофициальную встречу с деловыми партнерами, вы прежде всего должны ясно представлять себе политику, проводимую вашей компанией в отно-шении расходов на такого рода мероприятия. Если организация поощряет их проведение и воз-местит вам понесенные затраты, тогда все пожелания по этому поводу можно сформулировать лишь в двух словах: будьте честны.

Храните все счета и чеки, подтверждающие ваши расходы на представительские и слу-жебные нужды. На их основе составляйте отчеты, где в хронологическом порядке будут пе-речислены ваши документально подтвержденные издержки. Не допускайте, чтобы эти отчеты у вас подолгу залеживались, лучше всего сдавайте их в бухгалтерию в конце каждого месяца.

Кузнецов, И. Н. Этика и этикет делового общения / И. Н. Кузнецов. Ростов-н/Д.: Феникс, 2007. — 204 с.

Н ЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ В ТЕЧЕНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

Неофициальные встречи с деловыми партнерами устраиваются не столько для отдыха, сколько для того, чтобы решать связанные с работой проблемы в непринужденной обстановке.

Такие встречи, в частности, могут быть организованы по следующим поводам:

• в знак благодарности за оказанную услугу;

• чтобы отметить только что заключенную сделку;

• чтобы завоевать доверие клиента - как уже пользующегося вашими услугами, так и по-тенциального;

• чтобы обсудить общие проблемы;

• чтобы ближе познакомиться с партнером;

• чтобы попросить об одолжении;

• чтобы выдвинуть или обсудить возникшие идеи;

• чтобы представить кому-то других людей;

• просто чтобы отдохнуть от официальной служебной обстановки и немного расслабить-ся.

Кого вы приглашаете

В рабочие дни вы можете позвать на ленч или на обед коллегу, клиента, потенциального партнера, занимающего равное с вами положение служащего другой организации. Если же вы руководитель, никто не запретит вам пригласить любого сотрудника вашей фирмы.

По будням никогда не приглашайте в ресторан представителей своего руководства - ни на ленч, ни на обед. Однако если кто-то из коллег, занимающих более высокое положение, по-зовет вас одного, либо с супругой или подругой на неофициальную встречу, вам так или иначе обязательно надо будет организовать ответный прием. Ниже приведены некоторые советы, ко-торые помогут в решении этой деликатной задачи:

• не следует приглашать такого человека лично -- это уместно по отношению к сотруд-нику, занимающему равное с вами положение. Если вы -- женщина, пошлите письменное при-глашение вашему начальнику и его супруге; если же вы -- мужчина, попросите написать такое приглашение вашу жену или сами напишите его;

• если вы обращаетесь к начальнику по фамилии, вашей жене следует поступать так же.

• в том случае, если вы и ваша жена обращаетесь к вашему начальнику по фамилии, вы оба должны так же обращаться к его супруге;

• вам, возможно, будет проще и удобнее принимать своего начальника, если вы пригла-сите и других гостей. Позовите тех, с кем у него могут быть какие-то общие интересы;

Кузнецов, И. Н. Этика и этикет делового общения / И. Н. Кузнецов. Ростов-н/Д.: Феникс, 2007. — 204 с.

• совсем не обязательно устраивать прием такого же уровня, как тот, на который вас при-глашал ваш руководитель. Так, например, вместо обеда в дорогом ресторане, на который вы были приглашены, можно организовать скромный ответный обед дома;

• когда начальник будет у вас в гостях, не пытайтесь строить из себя того, кем вы на са-мом деле не являетесь. Делайте все, как обычно; держитесь естественно, как со всяким другим вашим гостем.

Приглашение на ленч

Наиболее распространенным в деловых кругах является приглашение на ленч. Некото-рые ответственные работники назначают встречи во время ленча каждый день. Для их проведе-ния обычно выбирают такой ресторан, который был бы удобен и для вас, и для того, кого вы пригласили. Вам надо заранее заказать столик, за которым можно было бы спокойно обсудить ваши проблемы, особенно если они носят деловой характер.

Хотя в настоящее время в большинстве организаций, как правило, часовой перерыв на ленч строго не соблюдается, встречу не следует затягивать дольше, чем на полтора, максимум два часа, поскольку это может иметь нежелательные последствия как для вашей организации, так и для того, кого вы пригласили.

Коль скоро вы привыкли к коктейлю перед ленчем, ограничьтесь одним - насильно ни-кто вас пить не заставляет. Если же ваш гость закажет второй коктейль, вам совсем не обяза-тельно следовать его примеру; вместо крепкого напитка вы вполне можете попросить что-нибудь безалкогольное. Если же ваш гость продолжит пить, можно вежливо предложить: " На-верное, уже стоит сделать заказ, а то мы здесь слишком долго засидимся".

Ленчи, как правило, всегда проходят в неофициальной обстановке, даже когда вы при-глашаете несколько человек. Размечать места для приглашенных во время таких встреч прихо-дится крайне редко.

Приглашение на обед

Приглашения деловых партнеров на обед распространены меньше, чем приглашения на ленч, поскольку такие встречи приходятся на нерабочее время и, естественно, затрагивают ча-стную жизнь людей. Тем не менее, руководители компаний, занятые в течение дня настолько, что не в состоянии выкроить время даже на ленч, могут согласиться обсудить деловые пробле-мы за обедом. Чаще бывает так, что на обед приглашают несколько человек, имеющих общие интересы.

Приглашения на такое мероприятие должны быть сделаны заранее. Секретарша органи-затора встречи может либо позвонить по телефону приглашаемому, либо послать ему записку. Если у того, кто приглашает на подобную встречу, секретаря нет, он сам может известить сво-

Кузнецов, И. Н. Этика и этикет делового общения / И. Н. Кузнецов. Ростов-н/Д.: Феникс, 2007. — 204 с.

их предполагаемых гостей о будущей встрече.

Приглашения такого рода должны быть направлены деловому человеку только на адрес офиса, поскольку в этом случае сразу станет ясно, что присутствие супруги не предусматрива-ется. Для делового обеда следует выбрать подходящий ресторан и заказать удобный для беседы или переговоров столик.

Вам, как инициатору приглашения, надо приехать заблаговременно, чтобы встретить ваших гостей, представить их друг другу, если они раньше не были знакомы, и рассадить их за столом. Самого уважаемого или высокопоставленного из приглашенных посадите справа от се-бя; второго по значению гостя - слева. Остальные могут занять любые свободные места. Если все приглашенные занимают одинаковое положение, вы просто можете сказать: " Давайте-ка будем рассаживаться, кто куда хочет".

Когда все соберутся, вам следует заказать напитки; если кто-то будет задерживаться, все равно сделайте заказ, оставив опоздавшему возможность выбрать себе напиток, как только он придет. Перед обедом собравшимся будет вполне достаточно выпить одну-две порции, однако если кто-то из ваших гостей захочет попросить третью, вряд ли вы сможете этому как-то вос-препятствовать.

Возможно, не все приглашенные захотят выпить вторую порцию, поэтому не спешите просить официанта налить всем по второму разу, поскольку гостям будет неудобно оставить свои напитки нетронутыми. Заказывая вино к обеду, вы не ошибетесь, если попросите принести бутылку красного вина и бутылку белого.

Нередко приглашения на обед предшествуют какому-нибудь вечернему мероприятию, на которое у вас заранее куплены билеты. " У меня есть билеты в театр на следующую пятницу. Если у тебя нет никаких определенных планов, я бы очень хотел пойти на него с тобой, а до этого мы бы вполне могли вместе пообедать".

В том случае, когда вы хотите доставить удовольствие особенно важному для вас собе-седнику, выясните сначала, что он больше любит - театр, музыку, спорт или нечто такое, чем славится ваш город, - и купите заранее билеты, спланировав время так, чтобы перед этим меро-приятием вместе пообедать. Нередко обстоятельства сами диктуют характер послеобеденных развлечений.

12345678910Следующая ⇒

Поделиться: