Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
ОСОБЕННОСТИ ЧАСТЕЙ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
1. Штамп судна или компании обычно напечатан типографским способом. Он может содержать наименование судна, пароходства, компании и ее адрес, род деятельности, телеграфный адрес, телекс, телефоны. 2. Дата может обозначаться различными способами. Наиболее распространенный способ обозначения даты в заголовке письма: November 17. 1993. или November 17th, 1993, или Nov. 17, 1993. Число отделяется от года запятой, точка после обозначения года не обязательна. Такая дата читается; November the seventeenth nineteen
eighty-nine. Этот способ обозначения даты распространен в США, Канаде, Японии. Другой способ обозначения даты в заголовке: 17th November 1993 17 November 1993 17 Nov ., 1993. Месяц отделяется от года запятой. Если месяц пишется сокращенно, то после него ставится точка, а затем запятая. Такая дата читается: The seventeenth of November, nineteen eighty-nine. Этот способ предпочитается в Англии и других Европейских странах. В этих способах даты являются порядковыми числительными с соответствующими окончаниями: 1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 21st, 22nd, 23rd, 24th. Вместо названия месяца могут быть слова: instant (inst.) текущего месяца, ultimo (uIt.) прошлого месяца, proximo (рг-ох.) следующего месяца. В настоящее время в документах часто применяется цифровое обозначение даты: 17/11/93 (день, месяц, две последние цифры года). Однако в США, Канаде, Японии и некоторых других странах цифровые даты обозначаются в другом порядке: вначале пишется месяц, затем день и год: 11/17/93 или год, месяц и день: 93/11/17. Даты со временем пишут так: 11/17/93 0645 HRS или 93/11/17 0645 HRS (17-го ноября 1993 года в 06 часов 45 минут). С учетом вышеизложенного следует остерегаться путаницы дат.
3. Наименование или имя и адрес получателя письма (адресата). Если в наименовании получателя имеются собственные имена, то перед наименованием такой фирмы ставится слово Messrs. (mesez), являющееся сокращением французского слова Messieurs. После слова Messrs, ставится точка. Например; Messrs. Watson & Co., Ship Agents. Перед названием организаций и фирм, не содержащих собственных имен, слово Messrs, не пишется, а ставятся предлог "to" и определенный артикль "the". Например: То the Harbour Master. Когда письмо адресуется отдельному лицу-мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова Mister - господин). В конце слова Mr. обязательно ставится точка. Перед фамилией лица следует указать его имя или инициалы. При адресовании писем замужним женщинам употребляется слово Mrs, (Misiz) - госпожа, после которого следует имя (или первая буква имени с точкой) и фамилия. При адресовании писем к незамужней женщине употребляется слово Miss с именем и фамилией. В английском языке имена или инициалы никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней. Слова Mr., Mrs. никогда полностью не пишутся и без фамилии и имени не употребляются. В адресе сначала на отдельной строке пишется наименование организации или имя (инициалы) и фамилий адресата, ниже, на следующей строке, номер дома и название или номер улицы - затем, номер комнаты (room) или номер блока (анфилады) комнат (suite), ниже, на следующей строке, номер дома и название или номер улицы, затем, на следующей строке. название города, штата (графства, провинции) и номер почтового района. Если письмо идет за границу, ниже указывается страна. Слова Street, Place, Avenue и т. п. пишутся с прописной буквы. После наименования организации или фамилии ставится запятая. Запятая также ставится после названия улицы и перед обозначением штата (почтового отделения). Между номером дома и названием улицы (площади, квартала) запятая не обязательна. Например: William, Dimond & Со. Universal Shipping 50, California Street, Agencies, Inc., Suite 660 . 2201, Market Street, San Francisco , Room 605, California 94111, Galveston, USA Texas 77550, USA
4. Указание на лицо, которое, по желанию отправителя, должно прочесть данное письмо, или отдел учреждения (фирмы), в который следует направить письмо, должно делаться через 1-2 строки ниже адреса: Attn: Mr., или For the attention of Mr., или Attention of Mr. , или Attention: Liner Department, (Claim Division). После слова Attention ставится двоеточие. если после него нет предлога of.
5. Вступительное обращение Dear Sirs либо , при обращении к одному лицу Dear Si г или Si r является официальной формой вежливого обращения. Dear Madam к женщинам и девушкам. После обращения Dear Sirs, Dear Sir (Dear Madam) всегда ставится запятая. В США принято писать вступительное обращение Gentlemen: и ставить после него двоеточие. (Но не пишется Dear Gentleman). При обращении к капитану судна принято обращение Dear Si r: после которого ставится двоеточие, или Dear Captain, после которого ставится запятая. Вступительное обращение не пишется в текстах деклараций, актов, заявлений, сертификатов и т. п. В неофициальных письмах или письмах, адресуемых хорошо знакомым лицам, вступительное обращение Sir, Madam заменяется фамилией адресата с предшествующим Mr. - для мужчин, Mrs. - для женщин, Miss - для незамужних женщин. Допускается добавление перед фамилией имени или первой буквы имени с точкой. Уважаемый мистер Уайт - Dear Mr . White . Уважаемая миссис Браун- Dear Mrs . Brown . Уважаемая мисс Джоунз - Dear Miss Jones .
6. Указание на содержание письма помещают между вступительным обращением и текстом письма. Указание на содержание письма выделяют для того, чтобы легче и быстрее при разборке почты адресатом направить письмо в соответствующий отдел. Например: Ка c : Вашей претензии по недостаче на т/х ... Re: Your claim for the shortage m/v ... Содержание: Претензия по недостаче на т/х ... Sub: Claim for shortage m/v ... После слов Re : и Sub : всегда ставится двоеточие.
стр. 9
7. Основной текст письма пишется в виде отдельных абзацев, связанных между собой логической последовательностью. Каждый абзац начинается с прописной буквы с отступом от края строки 5 знаков, однако иностранцы очень часто начинают абзацы из-под запятой или двоеточия вступительного обращения Dear Sirs, или Gentlemen:. Второй и все последующие абзацы должны начинаться строго под первым. В деловых письмах следует писать с большой буквы; а) имена, фамилии, названия фирм или организаций, названия отделов, за исключением предлогов, артиклей и союзов: The Black Sea Shipping Co., Odessa, Ukraine; б) существительные и прилагательные, обозначающие государственную и национальную принадлежность: Russian, French; в) названия республик, штатов, городов, дорог, причалов, районов, зданий, гостиниц, этажей, квартир, комнат:
Universal Shipping Agencies, Inc., 10202 East Freeway, Suite 210. Houston, Texas 77029, U.S.A;
г) все слова, обозначающие занимаемые должности: Master, Captain, Chief Mate, President; д) названия месяцев и дней недели, в том числе сокращенные: March, Monday, Tu., Sa; e) названия грузов, товаров, торговых марок и некоторых грузовых документов: Wheat, Coal, Bill of Lading, Cargo Plan; ж) сокращения Mr.. Mrs., Messrs., а также слова вступительных обращений Dear Sirs, Gentlemen: Dear Madam и т. п.; з) первое слово в заключительном приветствии: Yours faithfully, Yours truly.
8. Заключительное приветствие. Обычное заключительное приветствие делового письма: Официальное С уважением - Yours faithfully/Faithfully yours, Менее официальное Преданный Вам Yours truly/Yours very truly/Truly yours. Неофициальное Искренне Ваш - Yours sincerely/Yours very sincerely. Американские варианты заключительного приветствия: Строго официальное С уважением - Respectfully/Yours respectfully, Respectfully yours/Very respectfully. Официальное Преданный Вам - Yours truly/Yours very truly, Very truly yours. Менее официальное Искренне Ваш - Sincerely/Very Sincerely, Yours Sincerely/Sincerely yours. Неофициальное Искренне Ваш - Cordially/Yours Cordially/ Cordially yours. Весьма искренне Ваш - Most sincerely, Иногда заключительному приветствию могут предшествовать обороты: Мы остаемся - I am, We are, We remain. Например: Thanking you for assistance, we remain Yours truly. Особенно это характерно заключительному предложению, начинающемуся с причастия. Например: В ожидании Ваших указаний, мы остаемся -Awaiting your instructions, we are Yours faithfully, После заключительных приветствий всегда ставится запятая, отделяющая приветствие от подписи.
9. Подпись и фамилия с указанием должности лица, подписавшего письмо, помещаются под заключительным приветствием. Иногда вместо фамилии с указанием должности после заключительного приветствия пишется: За и от имени/за и по поручению - For and on behalf of. По доверенности - per pro (p. p.) Подписано - signed (sgn.) Например: Yours faithfully, For and on behalf of Black Sea Shipping Co. sgn. 10. Указание на приложения и копии делается ниже подписи: в нижнем левом углу письма пишется слово Enclosure - приложение или Enclosures -приложения, чаще пишется сокращенно - End или Ends. Если имеются два приложения и более, то указывается их число: 3 Enclosures или 3 End. - 3 приложения. В указании на приложение рекомендуется перечислять прилагаемые материалы, особенно когда это важные или ценные документы. В названиях материалов и документов все слова, кроме предлогов, пишутся с прописной буквы, артикли обычно опускаются. Например: 3 Ends. Notice of Readiness Statement of Facts Cargo Plan. Если делается указание на копии, отправляемые в другие адреса, оно помещается под указанием на приложение или вместо него; пишется Carbon Copy - сокращенно - С. С. Например: 2 Ends. Notice of Readiness Statement of Facts C. C. - Black Sea Shipping Co., Odessa - Morflot, London.
ОФОРМЛЕНИЕ КОНВЕРТА
В верхней части конверта над адресом печатаются слова, указывающие способ отправки: заказное - Registered, авиа - Air-Mail, со срочной доставкой - Express Del ivery или курьерской почтой - DHL mail, до востребования - То Be Called For или Poste Restante. Адрес на конверте пишется в следующем порядке: наименование фирмы или организации, либо имя и фамилия адресата; номер комнаты (room) или номер блока (анфилады) комнат (suite); номер дома и название или номер улицы; город; штат (провинция) и номер почтового района (отделения). Если письмо идет за границу, ниже указывается страна назначения. Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта. Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, в левом нижнем углу пишется: Attention: Mr ...
ПОЧТОВЫЕ ТЕРМИНЫ Авиапочта - Ai r mail Авиапочтой - By air mail Адрес - Address Адресат - Addressee Бандероль - Book-post, printed matter Буква - Letter До востребования - Post restante Доставка - Delivery Доставлять - Deliver Заказное письмо - Registered letter Имя - Name, first name Инициалы - Initials Конверт - Envelope Конверт с маркой - An envelop with a stamp Корреспонденция - Mail Курьерская почта - DHL mail Марка почтовая - Postage stamp Обратный адрес - Return address Открытка - Postcard Открытка поздравительная - Greeting card Отчество - Patronymic Письмо - Letter Посылка - Parcel Почтовый ящик - P. 0. Box/mail box Фамилия - Surname/Family nam ВВОДНЫЕ ФРАЗЫ
|
Последнее изменение этой страницы: 2019-04-10; Просмотров: 324; Нарушение авторского права страницы