Тема 1 . Державний стандарт на оформлення та

Тема 1 . Державний стандарт на оформлення та

Складання текстів. Призначення та класифікація документів, групи документів . Профес ійна медична документація

 

    Офіційно-діловий стиль — це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, анкет, розписок та ін. основна функція офоційно-ділового стилю—інформативна (повідомлення). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. більшість жанрів ділового мовлення відображає соціальне спілкування. Власне, функція офіційно-ділового стилю полягає в тому, що він надає висловлюванню характер документа, а відображеним в ньому різним сторонам людських стосунків — офіційно-ділового забарвлення.

1.1. Документ – основний вид офіційно-ділового стилю. Основною одини­цею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "доку­мент" багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопе­дичний словник[1] трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інфор­мація (наприклад, перфораційна картка).

Автори "Універсального довідника-практикума з ділових паперів"[2] тлума­чать документ як засіб фіксації певним чи­ном на спеціальному матеріалі інфор­мації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандар­том чи формою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, мето­ди і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює пи­тан­ня документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також вико­ристовуються як джерела та носії інформації. А в управлін­ській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інстру­ктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказі­вок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видан­ням вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

 

Функції документа

У соціальному плані будь-який офіційний документ по-іфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські по­треби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збе­реження інфор­мації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною по­требою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв'язку між окремими елемен­тами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та переда­вання культурних традицій, що найкраще простежується на ве­ликих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й куль­турного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція прита­ман­на низці управлінських документів (плано­вим, звітним, організаційно-розпо­рядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін право­вих норм та право­відносин у суспільстві; ця функція є визна­чальною в законодавчих та правових нормативних актах, що ство­рюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відо­мостей про роз­виток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

 

Текст як реквізит документа

Текст – головний елемент документа, що містить су­купність речень (кількох чи багатьох), послідовно об'єдна­них змістом і побудованих за правилами певної мовної сис­теми. Він є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною дум­кою та структурою. Під час складання тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — до­стовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, пов­нота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допус­кається подвійне тлумачення слів та висловів.

Точність мовлення вимагає співвіднесеності змісту ви­словлювання з реальною дійсністю. Вона залежить від уміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови. Точним мовлення може бути за умови знання предме­та мовлення, мови, володіння її лексичним багатством. Найбільше можливостей для вираження точності мають ба­гатозначні слова, терміни, синоніми, омоніми, пароніми.

Для багатозначних слів та омонімів основним джерелом точної передачі значення слова є контекст. Омоніми (слова, які звучать однаково, але мають різне значення) принципово відрізняються від багатозначних слів, бо їх значення не пов'язані між собою, а між значеннями багатозначного слова існують зв'язки.

У словниках багатозначні слова й омоніми подаються по-різному. Омоніми подаються окремими статтями і позна­чаються вгорі арабськими цифрами, наприклад:

блок¹ – вантажопідйомний пристрій;

блок² – технічний термін; використовується на будівництві;

блок³ – об'єднання, угруповання.

Або:

захід¹ – сторона світу;

захід² – дія, сукупність дій, засобів для здійснення чого-небудь;

захід³ – про небесне світило.

Значення багатозначного слова виділяються в одній слов­никовій статті арабськими цифрами, як-от:

Акт – 1) дія, вчинок; 2) документ; 3) дія у театрі. Але є слова, які можуть бути водночас багатозначними й омонімами, приміром:

громада¹ – 1) суспільство, спільність, угруповання; 2) релігійне об'єднання, община; 3) (історичне) збори селян; 4) назва політичного угруповання в Англії (Палата громад);

громада² – великий предмет, нагромадження чого-небудь. Для ділового мовлення важливе явище синонімії, адже воно покликане якнайточніше відтворювати відтінки людсь­кої думки. Незнання синонімічних можливостей слова часто призводить до помилок. Уміле використання синонімів (слів, які мають близьке або тотожне значення, але відрізняються звучанням) робить мовлення багатшим, досконалішим. До­бираючи слова з синонімічного ряду, треба враховувати від­тінок у значенні, стильову належність:

документи – ділові папери, папери, джерела, першоджерела;

думка – твердження, ідея, задум;

застосовувати – використовувати, запроваджувати;

реалізація – виконання, здійснення, втілення, проведення;

період – етап, епоха, ера, час, пора, вік, проміжок часу;

рішення – вирішення, розв'язання, розв'язок, ухвала, постанова, вирок, присуд.

Звичайно, багато слів-синонімів неважко розрізнити за значенням, як-от: робітник – працівник – співробітник.

Але, скажімо, замісник і заступник примусять замислити­ся щодо тотожності значень, бо замісник – це людина, яка тимчасово виконує чиїсь обов'язки, а заступник – офіційна назва постійної посади. Заступник працює водночас з керівником, а замісник – на місці відсутнього керівника.

Особливої точності й однозначності вимагають терміни (слова чи слово­сполучення, які називають явища, предмети спеціальних галузей людської діяльності). Значення термінів розкривається в тексті. Серед термінологічної лексики є низка слів, якими послуговуються представники різних галузей: аргу­мент, дослідження, теорія, визначення, фактор, справа, стимул. Але найчастіше терміни використовуються у певній сфері мов­лення. Наприклад, в адміністра­тивно-діловій: циркуляр, акт, ухвала, формуляр, бюджет, протокол тощо. У справочинстві не бажані нестандартні терміни, оскільки вони утруднюють складання і розуміння ділових паперів.

Отже, до термінів ставляться такі вимоги:

1) повинен мати форму, зафіксовану в словнику;

2) має вживатися з одним значенням;

3) утворюючи похідні форми, слід дотримуватися літера­турних норм і не робити цього на власний розсуд;

4) якщо значення терміна викликає сумніви, слід зверну­тися до тлумачного словника.

Під час складання ділової документації певні труднощі ви­кликають паро­німи (спільнокореневі слова, схожі за вимовою і будовою, але різні за значенням). Незначна різниця у вимові ускладнює їх засвоєння, призводить до неправильного вживан­ня слова. Тому, щоб уточнити значення та правопис потрібної лексеми, варто звертатися до відповідних словників. Так, скажімо, необізнаній людині важ­ко розрізнити значення при­кметників, що мають спільний корінь: споживний – споживчий – споживацький. Насправді ж кожна лексема мас своє значення: споживний – той, що придатний для спожи­вання, їстівний: поживні речовини; споживчий – який служить для задоволення потреб споживання: споживчий ринок; спожи­вацький – властивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: споживацькі інтереси.

З точністю мовлення багато спільного має логічність, бо характеризує мовлення з огляду на його зміст, а також за­безпечує смислову послідовність змісту. Логічність мовлення передбачає точність і правильність вживання слів, сло­восполучень, речень. Однак це можливо за умови логічного мислення. Тому треба вчитися чітко й послідовно мислити.

Наслідком неохайного ставлення до добору слів є тавто­логія (невиправдане повторення спільнокореневих слів) та пле­оназм (вживання зайвих слів), вико­ри­стані без певної стилістичної мети. У документах вони поширеніші, ніж можна було б сподіватися. Надмірне захоплення "зайвими словами" не створює враження чогось значного, глибокого, а лише підкреслює звичайний, буденний, іноді й убогий зміст: вільна вакансія; прейскурант цін; моя автобіографія; свій автопорт­рет; передовий авангард науки; власноручний підпис руки тощо.

Щоб запобігти цим недоречностям, слід знати, що при­чинами помилок у логіці викладу найчастіше бувають:

1) поєднання логічно несумісних слів: жахливо вдалий день;

2) використання зайвих слів: моя власна думка;

3) заміна особової форми дієслова активного стану зво­ротним дієсловом: вибачте мені – вибачаюся;

4) неправильне чергування низки однорідних членів ре­чення: акти і документи;

5) неправильна координація присудка із складеним підме­том: дехто з нас знали;

6) порушення порядку слів (частин речення) у реченні: Секретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили;

7) вживання дієприслівникових зворотів на місці підряд­них речень: Повернувшись у село, випускнику вузу обіцяли ро­боту за фахом;

8) порушення смислового зв'язку між окремими вислов­люваннями у тексті: На факультеті п'ять гуртків, які працю­ють при кафедрах, вони функціонують вже понад десять років;

9) невміння поділити текст на абзаци.

Логічність і точність викладу впливає на розуміння й сприйняття змісту висловлювання слухачем або читачем.

Доречним є текст, у якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення.

Доречність мовлення нерозривно пов'язана з його чисто­тою. Для чистоти мовлення важливим є вживання слів, що відповідають літературній нормі. Руйнують чистоту мовлення діалектні, просторічні слова, канцеляризми, профе­сіоналізми, іншомовні слова. Надмірне використання їх засмічує мову, ро­бить її громіздкою, важкою для сприйняття. Ці слова варто вживати лише в разі потреби. Щодо іншомовних слів, то слід використовувати ті, які стали міжнародно визнаними – фінан­сові терміни, терміни бухгалтерського обліку, поштово-теле­графних зв'язків, діловодства, зовнішньої торгівлі: віза, гриф, бланк, кредит, штраф тощо.

Бажано заміняти у тексті іншомовні слова українськими відповідниками; вживати слова іншомовного походження у тому значенні, яке зафіксоване у словниках; не слід в одно­му і тому самому документі використовувати іншомовне слово і власне українське, ліпше надати перевагу останнь­ому. Щоб полегшити сприйняття й оформлення документів, слід пам'ятати, що завжди можна знайти відповідники:

адекватний – рівний, відповідний, однаковий;

апелювати – звертатися;

інцидент – випадок, пригода, непорозуміння, неприємна подія;

компенсація – відшкодування, оплата;

прерогатива – перевага, привілей;

пріоритет – перевага, першість, переважне право;

рентабельний – вигідний, доцільний, прибутковий тощо.

У діловому мовленні особливо актуальною є проблема штампів – готових зразків для висловлення думки: вище­зазначені, що нижче підписалися, беручи до уваги, зупинитися на питанні, доводити до відома, взяти за основу. Недоречне їх використання призводить до беззмістовної фрази, до не­конкретного змісту. Не варто переносити в усне мовлення кліше писемного ділового мовлення, які в документі є логічними зв'язками між частинами. Канцеляризми – складні, громіздкі слова та фрази. За формою вони відповідають нор­мам літературної мови, що утруднює боротьбу з ними:

У справі підвищення кваліфікації на сьогоднішній день ми маємо...

Має місце наявність порушення техніки безпеки виробництва...

Виконати планове завдання по лінії усіх показників...

Належить розробити заходи щодо усунення наявних недоліків...

Вирішили акцентувати увагу на впровадженні нових форм організації праці...

Приступили до конкретної реалізації намічених планів...

Беззмістовною мову робить і надмірне вживання встав­них слів, які нічого не виражають у тексті: значить, отже, взагалі, ну, так би мовити, розумієте, буквально та ін. Часте вживання "пустих слів" створює враження некомпе–тентності, нерішучості, низької мовної культури.

На рівні вимови чистота мовлення досягається дотриман­ням норм наголо–шення:

вúпадок

вúписка

вúклик

вúробіток,       але: вимóва

видавнúцтво

виховáння;

пóзначка

пóсвідка, проте: читáння

питáння

надáння

навчáння

завдáння;

вміння

вчéння,    але:

;

літóпис,

рукóпис,

живóпис,

машинóпис,

гуртóжиток, однак: листопáд

снігопáд.

Проте є слова з подвійним наголосом:

надлúшковий – надлишкóвий

залишковий – залишкóвий

людський – людськúй

доповíсти – доповістú

розповíсти – розповістú

відповíсти – відповістú

зáголовок – заголóвок

пóмилка – помúлка

різнóвид – різновúд

рóзбір – розбíр

 – оглядáч

позúвач – позивáч тощо.

Щоб мовлення було переконливим, живим, необхідно використовувати фразеологізми, допустимі в офіційно-діло­вому стилі. Цілком природно будуть вжиті стійкі сполуки такі, як:

круглий стіл

докласти зусиль

внести лепту

увійти в ритм (у роль)

держати курс.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адре­сатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід, що став причиною укла­дення документа, викладається історія питання та ін.);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, на­зивається простим, а той, що містить також інші логічні еле­менти, – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викла­дається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Рубрикація тексту

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відо­крем­лення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папе­ра. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тема­тики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Абзац – це відступ управо у початковому рядку, яким по­чинається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тек­сту між двома такими відступами.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомля­ється, про що йтиме мова);

2) фраза (міститься основна інформація абзацу);

3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говори­лося в абзаці).

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4–6 ре­чень, проте в тек­стах документів бувають абзаци, що скла­даються з одного речення. Однак, якою б не була його до­вжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації – традиційна й нова.

Традиційна – базується на використанні знаків різних типів – римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумеру­вання тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д...

І. II. III. IV. V...

1. 2. 3. 4. 5...

1) 2) 3) 4) 5)...

а) б) в) г) ґ)...

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параг­раф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. Під час рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перера­хування;

2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотип­них частин;

3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

Нова система нуме­рації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Засто­совуючи її, слід враховувати:

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ста­виться крапка;

2) номер кожної складової частини включає номери ви­щих ступенів поділу:

розділи – 1.; 2.; 3.;

номери підрозділів включають в себе також номери розділів – 1.1.; 1.2.; 1.3.;

номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту – 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин доку­мента.

ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ

В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ

 

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташо­ваний після назви виду документа, а з вели­кої літери, якщо Передує їй.

Наприклад:

ПОЛОЖЕННЯ

При Президентові Укрити

 

Про внесення доповнень до Положення про порядок реалізації, обліку торговельних патентів і контроль за їх використанням.

ПОСТАНОВА

Текст від заголовка пишеться через 3-4 інтервали.

Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставить­ся. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова, наприклад:

ЗМІСТ

Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком – два інтервали, а від підзаголовка до тексту – три чи чотири. Якщо підзаго­ловок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підза­головки пишуться ідентично, приміром:

ТЕКСТИ З ІЛЮСТРАЦІЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ

Правила оформлення приміток

 

1. Слово "Примітка" пишеться малими літерами (перша літера — велика) біля лівого поля без абзацу, після слова ставиться крапка або двокрапка.

2. Текст примітки друкується справа, у стовпчик. Наприклад:

Примітка. Абзац повинен бути однаковим і дорівнювати п'яти знакам.

 

3. Якщо приміток декілька, то вони нумеруються арабсь­кими цифрами з крапкою. Між нумерованими абзацами робиться проміжок у два інтервали. Після кожного абзацу ста­виться крапка. Слово "Примітки" пишеться у множині. На­приклад:

Примітки: 1. Номенклатури справ установ, які не здають свою докумен­та­цію на державне зберігання, узгоджуються із вищими установами від­повідного рівня.

2. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником установи структурні під­розділи отримують витяги відповідних її розділів для використання у роботі.

 

4. Примітки відмежовуються від тексту 2-4 інтервалами.

5. Якщо текст примітки не вміщується на одній сторінці, то його слід перенести на наступну, відступивши від лівого поля 10 знаків (8 знаків у слові "Примітка" і 2 знаки – двокрапка та відступ).

Правила оформлення додатків та підстав ті самі, що й приміток

Тема 1 . Державний стандарт на оформлення та

12345Следующая ⇒

Поделиться: