Призначення і критерії класифікації документів. Групи документів.

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відпо­відної систе­ми документації.

Система документації – це сукупність (спільність) певних документів, взає­мо­пов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлен­ня (укладання).

Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх засто­сування та функціонування поділяються на управлінські, нау­кові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.

Основними комплексами всієї документації є:

— організаційно-правова документація;

— планова документація;

— інформаційно-довідкова й довідково-аналітична докумен­тація;

— звітна документація;

— документація щодо особового складу (кадрова);

— фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);

— документація з матеріально-технічного забезпечення;

— договірна документація;

— документація з документаційного та інформаційного за­безпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) докумен­тація, яка відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.).

 

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інфор­мації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками кла­сифікації і групами (табл. 1).

№ пор.		Ознаки класифікації	Групи документів
1.		За наймену­ванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інст­рукція, службова записка, протокол та ін.
2.		За похо­д­женням	Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються ор­ганізаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представ­ляють. Вони оформляються в установ­леному порядку. Особисті докумен­ти створюються окремими особами поза сферою їх служ­бової діяльності.
3.		За місцем виникнення	Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї орга­нізації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
4.	За призна­ченням	Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
5.	За напря­мом	Вхідні, вихідні.
6.	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окре­мих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
7.	За терміном виконання	Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміно­вими за способом відправлення (теле­грама, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".
8.	За ступенем гласності	Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.
9.	За стадіями створення	Оригінали, копії. Оригінал – це основний вид доку­мента, перший і єдиний його примір­ник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робить­ся помітка вгорі праворуч "копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправлено­го із установи документа, яка зали­шається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник до­кумента, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. В юридичному відношен­ні оригінал і дублікат рівноцінні.
10.	За склад­ністю (кіль­кістю відо­бражених питань)	Прості, складні. Прості – відображають одне питання, складні – декілька.
11.	За терміном збері­гання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
12.	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом.
13.	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, маг­нітній стрічці, перфострічці, дискеті.

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: