Организация и состав офиса проекта

 

Для реализации функций управления проектами менеджеру и его команде требуется офис. Современное понятие офиса проекта включает в себя большое количество технических и организационных решений.

1. Помещение:

- проектирование пространственно-планировочных решений – основных помещений головного офиса проекта;

- проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью.

2. Оргтехника и вспомогательное оборудование:

- устройства для организации документооборота;

- организационные средства – доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний;

- организационная техника – копиры, проекторы, уничтожители бумаги;

- средства безопасности – сигнализация, регламентация доступов в помещение;

- хозяйственный инвентарь и оборудование.

3. Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:

- компьютерная техника – сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;

- программное обеспечение;

- средства связи – телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, мобильные телефоны.

    Программно-телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в системе, в том числе документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта; она формируется как централизованный электронный архив документов (включающий, в том числе и бумажные оригиналы, и электронные копии оригиналов бумажных документов).

Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:

- систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом);

- систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию и контроль документопотоков;

- набор стандартных бизнес-приложений для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц;

- систему экспорта/импорта документов.

    В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Основные права и возможности проект-менеджера и природа самого проекта будут влиять на структуру офиса проекта. Наличие или отсутствие централизованной службы планирования и контроля операций также повлияет на организацию офиса. Кроме традиционной организации проектного офиса на практике используется виртуальный офис, под которым понимается сеть свободно взаимодействующих специалистов, находящихся в различных местах. Они разрабатывают совместный проект (или ряд взаимосвязанных проектов), находясь между собой в отношениях партнерства, сотрудничества и координации. Объединение ресурсов при создании виртуального офиса проекта характеризуется территориальной независимостью, а сотрудничество членов команды организуется на время жизненного цикла проекта. Инфраструктура виртуального офиса проекта должна включать следующие составляющие:

- сеть Internet;

- международный стандарт для обмена данными, например по моделям продукции STEP (Standard for the Exchange of Product model data);

- стандарты взаимодействия прикладных программ, например стандарты CORBA (Common Object Request Broker Architecture).

    Программно-коммуникационная среда виртуального офиса опирается на непрерывную информационную поддержку жизненного цикла проекта. В западной методологии такая поддержка называется CALS (Continuous Acquisition and Life Cycle Support). Сегодня CALS, по своей сути, — глобальная стратегия повышения эффективности бизнес-процессов, выполняемых в ходе жизненного цикла проекта, продукта за счет информационной интеграции и преемственности информации, порождаемой на всех этапах жизненного цикла. Средствами реализации данной стратегии являются CALS-технологии, в основе которых лежит набор интегрированных информационных моделей: самого жизненного цикла и выполняемых в его ходе бизнес-процессов, продукта, производственной и эксплуатационной среды. Возможность совместного использования информации обеспечивается применением компьютерных сетей и стандартизацией форматов данных, обеспечивающей их корректную интерпретацию.

Вопросы и задания

1. Назовите основные типы организационных структур управления проектами и проведите их сравнительный анализ.

2. Какие факторы влияют на выбор организационной структуры управления проектами?

3. Какие организационные структуры управления проектами являются наиболее динамичными и почему?

4. Опишите основные схемы организационных структур.

5. Перечислите основные этапы формирования организационной структуры управления проектом.

6. Определите этапы жизненного цикла проектной команды.

7. Какие существуют типы структуры проектной команды?

8. Сформулируйте предложения по созданию эффективных проектных команд.

9. Какие организационно-технические решения включаются в понятие «офис проекта»?

10. Определите понятие и структуру виртуального офиса проекта.

Раздел 2. УПРАВЛЕНИЕ ИННОВАЦИОННЫМИ ПРОЕКТАМИ

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться: