Документы в бухгалтерском учете, их виды и назначения.

Документ о совершенной хозяйственной операции должен быть составлен во время или сразу по окончании хозяйственной операции, по установленной форме, содержать необходимые реквизиты и отражать действительные и только законные операции.

Реквизитами документа, с помощью которых обеспечивается его юридическая сила, называют обязательные информационные элементы. Современные требования к оформлению документов определяются в государственных стандартах. Стандартами установлены не только состав реквизитов (всего их 29), но также зоны и последовательность их размещения на документах (т.е. формуляр документов)

К реквизитам, являющимся обязательными для любого документа, относятся:- название документа (накладная, акт, счет-фактура и т.д.); - наименование и адрес организации, составившей документ; - указание участников совершенной хозяйственной операции;- место и дата составления документа;- содержание хозяйственной операции;- измерители хозяйственной операции; - подписи лиц, совершивших хозяйственную операцию.

Основными частями учетного документа являются: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть должна содержать реквизиты, дающие полные и четкие представления о виде и характере документа.

Многочисленные бухгалтерские документы классифицируются по различным основаниям:

а) по назначению: - распорядительные - содержащие задания на выполнение определенных хозяйственных операций (например, наряд на работу, чек банку и т. д.);

- исполнительные - в них отражаются совершенные хозяйственные операции (например, накладные, раздаточно-сдаточные ведомости, акты, квитанции и т.д.);

- комбинированные - в них содержатся задание и данные об исполнении;

- документы учетного оформления- распределительные и группировочные ведомости, справки, мемориальные ордера; они составляются в бухгалтерии на основании первичных документов для подготовки и упрощения учетных записей в регистрах;

- документы вспомогательного характера - сводные ведомости, доверенности, сопроводительные и упаковочные листы, раскладки, ярлыки, описи материальных средств, извещения, донесения и т.д.;

б) по месту возникновения:

- внутренние (составленные на данном предприятии, учреждении);

- внешние (поступившие из других организаций);

в) по объему содержания: первичные (непосредственно отражающие совершенную операцию) и вторичные сводные - объединяющие несколько операций, отраженных в нескольких первичных документах (например, авансовый отчет, отчет кассира, завскладом и т. д.);

г) по способу использования:

- разовые - в них одним рабочим приемом оформляется один или несколько хозяйственных процессов - это накладная, фактура, раздаточная ведомость;

- накопительные - документы, в которых совершенные хозяйственные операции оформляются в несколько приемов, постепенно (например, лимитная карта на отпуск материальных средств и т.д.);

д) по качеству: полноценные (доброкачественные) и неполноценные (недоброкачественные).

Полноценные документы должны полностью отвечать требованиям, изложенным выше (реквизитам).

Бухгалтерские документы, в зависимости от их происхождения и содержания заключенной в них информации, делятся на три категории:

а) первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. б) регистры бухгалтерского учета. Регистры (сборные документы по типам операций) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах в хронологическом порядке и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Они могут классифицироваться по назначению, содержанию, форме; в) документы бухгалтерской отчетности - это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (на базе документов двух указанных типов).Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за исключением отчетности бюджетных организаций, составляют:- Бухгалтерский баланс (форма № 1);- Отчет о финансовых результатах (форма № 2);- Отчет о движении капитала (форма № 3);- Отчет о движении денежных средств (форма № 4);- Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);- Аудиторское заключение (если организация подлежит обязательному аудиту);- Пояснительная записка.

Требования предъявляемые к бухгалтерским документам.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: