Збір інформації про персонал

Рис. 2. Структура типового оперативного плану роботи з персоналом

 

Для розробки оперативного плану роботи з персоналом потрібно за допомогою спеціально розроблених анкет зібрати таку інформацію:

— відомості про постійний склад персоналу (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, вік, час вступу на роботу тощо);

— дані про структуру персоналу (кваліфікація, статево-вікова структура, питома вага інвалідів, питома вага робітників, службовців, управлінців);

— плинність кадрів;

— втрати часу через простої, хвороби;

—дані про тривалість робочого дня (повністю чи частково зайняті, працюючі в одну, декілька змін, у нічну зміну, тривалість відпустки);

—заробітна плата робітників і службовців (її структура, додаткова за робітна плата, надбавки, оплата за тарифами і вище тарифів).

Анкети складають так, щоб одержати основні дані для кадрового планування. Інформація про персонал повинна відповідати таким вимогам:

—простота - це означає, що інформація повинна мати стільки даних і тільки тих і в тому обсязі, скільки потрібно в конкретному випадку;

—наочність - дані повинні бути представлені так, щоб можна було швидко визначити основні дані; для цього потрібно використовувати таблиці, графіки;

—однозначність - дані повинні бути зрозумілими і мати однозначне тлумачення;

—зіставлення - дані наводяться у зіставних одиницях і застосовують ся до тих об'єктів, де це можливо;

—актуальність - дані мають бути оперативними, своєчасними і свіжи ми;

—наступність - дані про персонал, які наводяться за різний період, повинні розраховуватись за однією методикою і за однаковими формами їх подачі.

Планування потреби в персоналі є початковою стадією в процесі кадрового персоналу і ґрунтується наданих кількості робочих місць, плані проведення організаційно-технічних заходів, штатного розкладу і плані заміщення вакантних посад, після чого розробляються плани використання, розвитку, скорочення персоналу і планування витрат на персонал.

……………………………..4………………………………..

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Відповідно до частини 3 статті 64 Господарського кодексу України підприємство має право самостійно, тобто без погодження з виборним органом первинної профспілкової організації або іншим представницьким органом найманих працівників, поряд з визначенням організаційної структури, установлювати чисельність і штатний розпис.

На жаль, ані зазначеною нормою, ані будь-яким іншим нормативно-правовим актом не визначено поняття «штатний розпис». На практиці використовується таке поняття, яке містить юридичний словник: «Штатний розпис — це документ, який установлює на даному підприємстві, в установі, організації структуру, штати і посадові оклади працівників. Штатний розпис містить назву посад, чисельність працівників і оклади по кожній посаді» (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 27 червня 2007 року № 162/06/187-07).

Хоча штатний розпис, з огляду на норми законодавства, не є обов’язковим документом, однак він необхідний у роботі з персоналом. Саме на підставі штатного розпису, а також керуючись правилами внутрішнього трудового розпорядку та посадовими (робочими) інструкціями, роботодавець приймає рішення з персоналу, зокрема про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові відповідно до посади, яку він посідає (кваліфікації), а служба персоналу здійснює добір персоналу, оформляє відповідні документи, у т. ч. накази, аналізує якісний склад працівників, вносить роботодавцеві пропозиції щодо поліпшення складу працівників, оформляє в установленому порядку облікову та інформаційно-довідкову документацію, готує відповідну статистичну звітність.

Наявність штатного розпису є запорукою уникнення непорозумінь з представниками органів контролю за виконанням законодавства про працю, податкових органів, а також можливих трудових спорів з працівниками.

Звернути увагу

Штатний розпис після затвердження (здійснюється шляхом видання наказу) набуває статусу нормативного акта підприємства, установи, організації.

Доповнюючи викладене, варто навести роз’яснення з цього питання Міністерства праці і соціальної політики України від 17 червня 2008 року № 165/06/186-08: «…з урахуванням потреби регулювання і забезпечення прав працівників на працю, захисту від незаконного звільнення і оплати праці затвердження штатного розпису є обов’язковим, а відсутність його слід вважати порушенням вимог законодавства, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з частиною 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні порушення».

Показники, які містить штатний розпис, а саме: чисельність і професійно-кваліфікаційний склад працівників, розмір посадового окладу і тарифної ставки (окладу), а також розмір надбавки (доплати), якщо це передбачено положенням про оплату праці, діють у певному періоді. Зазвичай оптимальним періодом є календарний рік.

Згідно зі статтею 46 Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 штатний розпис і зміни до нього зберігаються на підприємстві, в установі, організації – постійно.

СКЛАДАННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ

Штатний розпис складають у цілому по підприємству, установі, організації (далі — підприємство), затверджують з урахуванням практики на кожний календарний рік до його початку.

Звернути увагу

Жодним нормативно-правовим актом не передбачено штатного розпису окремого структурного підрозділу, у т. ч. відокремленого (філії, представництва тощо).

Розроблення штатного розпису здійснюється на основі затвердженої структури підприємства, чисельності працівників, положення про оплату праці та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Закону України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 року № 108/95-ВР (далі – Закон № 108), Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соці­ального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій» (далі – КП), випусків ДКХП. Останні (тобто випуски ДКХП) є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах усіх форм власності і видів економічної діяльності. Випуски ДКХП і штатний розпис є основою для розроблення посадових інструкцій (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 3 жовтня 2005 року № 36-508).

Розробляє штатний розпис, як правило, відділ праці і заробітної плати. На підприємствах, де такого відділу нема, розроблення цього документа може бути покладено на інший структурний підрозділ (наприклад, бухгалтерію, планово-економічний відділ, відділ персоналу) або, за рішенням керівника підприємства, на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми (локальними) актами.

Штатний розпис складається у довільній формі, оскільки вона не регламентується жодним нормативним документом (крім бюджетних установ і організацій, які складають штатний розпис за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 січня 2002 року № 57), і оформляється на чистих аркушах паперу формату А4.

Він містить такі складові:

- гриф затвердження;

- заголовок;

- текст.

Гриф затвердження — розміщується у правому верхньому куті першого аркуша штатного розпису (має бути розташований вище назви документа).

На практиці затвердження штатного розпису здійснюється шляхом видання наказу або власне грифом затвердження (бюджетні установи, організації).

Якщо штатний розпис затверджується наказом, який, до речі, належить до наказів з основної діяльності, гриф затвердження складається зі слів:

ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок);

наказ (у називному відмінку) із зазначенням дати і номера.

Якщо ж штатний розпис затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається зі слів: ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), зазначається кількість штатних одиниць і місячний фонд заробітної плати, посада, ініціали та прізвище посадової особи, дата.

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора ТОВ «Ніка» «29» грудня 2011 року № 97-ОД

ЗАТВЕРДЖУЮ штат у кількості 12 штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати 36 700 грн. Директор ТОВ «Сіріус» М. О. Костенко (підпис) «29» грудня 2011 року

Заголовок — складається із поєднання назви документа «Штатний розпис» і назви підприємства (у родовому відмінку) із зазначенням року, на який затверджується документ (окремим рядком).

Текст — оформляється як таблиця і містить зазвичай такі графи:

1. № пор. — проставляються номери структурних підрозділів, якщо такі є, в порядку підпорядкованості (як правило, номери встановлюються відповідно до затвердженої структури).

2. Назва структурного підрозділу — записується згідно з відповідним положенням про структурний підрозділ: «Бухгалтерія», «Планово-економічний відділ», «Відділ маркетингу» тощо.

3. Назва професії (посади) — застосовується повна назва відповідно до КП із обов’язковим зазначенням кваліфікаційних характеристик, наприклад, «Провідний інженер-проектувальник (планування міст)», «Лаборант електромонтажних випробувань та вимірювань 4-го розряду», «Інженер з підготовки кадрів І категорії» тощо, а також можуть застосовуватися похідні посади: «Віце-», «Перший заступник…», «Заступник…», «Старший…» і т. ін.

Звернути увагу

Не можна застосовувати назви посад шляхом об’єднання двох, наприклад, «Бухгалтер-касир», «Референт-діловод», «Секретар-адміністратор» (у наведених прикладах складові професійних назв робіт належать до різних розділів КП).

4. Код за Класифікатором професій — проставляється з метою: а) щоб запобігти помилкам у назві посади (професії) в наказі про прийняття (переведення на іншу роботу); б) проставляння коду при заповненні особової картки працівника (форма № П-2) та форм статистичної звітності з персоналу.

5. Кількіст штатних одиниць — записується по кожній посаді (професії) в межах відповідного структурного підрозділу і в ці­лому по підприємству.

Кількість штатних одиниць підприємства, установи, організації визначається на практиці на підставі розрахунку планового обсягу робіт (послуг) та затверджених норм праці. При визначенні потрібної чисельності працівників можуть використовуватися, зокрема, наведені в таблиці документи.

Таблиця

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: