Создание документов для групповой рассылки с помощью слияния

Создание документов для групповой рассылки с помощью слияния

Что осваивается и изучается?

v Подготовка конвертов для групповой рассылки с помощью слияния. v Подготовка писем для групповой рассылки с помощью слияния.

Ирина работает в Департаменте социальной защиты населения города Москвы. В ее профессиональные обязанности входит, в частности, рассылка писем населению. Ей часто требуется оформлять пачки конвертов для рассылки по множеству адресов и письма с обращением к каждому клиенту по имени для вложения в эти конверты. В этом случае поможет Ирине только поддерживаемая Word технология групповой рассылки документов с помощью слияния.

Слияние применяется для создания набора документов, которые отправляются большому количеству клиентов. Каждый документ содержит как стандартные, так и уникальные сведения.

ü Если нужно использовать конверты для групповой рассылки по списку адресов, то для создания пачки конвертов можно использовать слияние. Каждый конверт содержит адрес из списка.

ü Вложенные в конверты письма клиентам можно персонализировать, обращаясь к клиенту по имени.

ü Уникальная информация для каждого письма поступает из записей в источнике данных.

Процесс подготовки конвертов для групповой рассылки состоит из следующих основных шагов:

v Настройка конверта. Разметка конверта создается один раз для всех конвертов в слиянии. Документ, который используется в слиянии, называется основным документом. В основном документе конверта можно настроить любое содержание, которое нужно повторить на каждом конверте, такое как обратный адрес, логотип компании или текстовый шаблон.

v Подключение конвертов к источнику данных. Источник данных — это файл, содержащий адреса, которые будут напечатаны на конвертах.

v Уточнение списка получателей. Word создает конверт для всех адресов в списке рассылки. Если нужно создать конверты только для некоторых адресов из списка рассылки, то можно выбрать, какие адреса или записи включить.

v Добавление на конверты рамок, называемых полями слияния. В процессе слияния поля слияния заполняются данными из списка адресов.

v Предварительный просмотр конвертов и завершение слияния. Перед печатью или отправкой всего набора конвертов можно предварительно просмотреть каждый конверт.

Задание 1.

Настройте конверт для групповой рассылки писем.

Настройка обратного адреса

1. Запустите Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Оставьте его открытым. Если его закрыть, то команды, описанные в следующем шаге, станут недоступны.

2. Во вкладке Файл выберите пункт Параметры.

3. Нажмите Дополнительно.

4. Прокрутите вниз и в разделе Общие введите обратный адрес в поле Почтовый адрес – адрес Департамента социальной защиты населения города Москвы.

Word сохранит этот адрес, и его можно использоваться каждый раз при необходимости вставить в документ обратный адрес.

5.
Нажмите ОК.

6. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команду Начать слияние.

7. Нажмите Конверты. Откроется диалоговое окно Параметры конверта.

8. Выберите вкладку Параметры конверта.

·
Результат применения этих параметров форматирования можно посмотреть в разделе Образец этого диалогового окна.

· Нажмите ОК.

9. Word создаст документ, страница которого имеет указанные размеры конверта. Чтобы увидеть границу рамки обратного адреса, щелкните мышью в теле конверта в том месте, где должен быть отображен адрес получателя.

Предварительный просмотр результатов слияния

После добавления полей в основной документ конверта можно предварительно просмотреть результаты слияния. Если предварительный просмотр удовлетворителен, можно завершить слияние.

1. Для предварительного просмотра выполните любые из следующих действий в группе Просмотреть результаты вкладки Рассылки:

2. Щелкните Просмотреть результаты.

3. Пролистайте конверты по одному, в группе Просмотр результатов нажимая кнопки Следующая запись и Предыдущая запись.

Задание 2.

· Сохраните созданный конверт как шаблон документа в созданной ранее папке Шаблоны под именем Шаблон конверта. · Создайте документ на основе шаблона и настройте источник данных, оставив в качестве адресатов жителей города Москвы женского пола.

Создание шаблона конвертов

1. Во вкладке Файл созданного в Word конверта нажмите кнопку Сохранить как. Появилось окно Сохранение файла.

2. В поле Имя файла введите текст Шаблон конверта.

3. В раскрывающемся списке Тип файла выберите элемент Шаблон Word.

4. Выберите созданную папку Шаблоны.

5. Щелкните на кнопке Сохранить.

Настройка адреса

При присоединении определенного файла данных может понадобиться разместить на конвертах данные не из всех записей этого файла. Настроим источник данных, оставив в качестве адресатов жителей города Москвы женского пола.

Чтобы сузить список получателей и создать подмножество записей файла данных, выполните следующие действия:

1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команду Изменить список получателей.

2. Чтобы выполнить отбор жителей города Москвы женского пола, в диалоговом окне Получатели слияния выполните следующие действия:

· В разделе Уточнить список получателей нажмите Фильтр.

· В диалоговом окне Фильтр и сортировка на вкладке Отбор записей выберите критерии, по которым будет проводиться отбор.

· В диалоговом окне Фильтр и сортировка на вкладке Сортировка записей выберите критерии, по которым будет проводиться сортировка.

3. Нажмите ОК.

После настройки адреса можно предварительно просмотреть результаты слияния. Если предварительный просмотр удовлетворителен, можно завершить слияние и получить конкретный документ со всеми конвертами.

Завершение слияния

Можно распечатать конверты или изменять каждый из них по отдельности. Изменять или печатать можно все конверты или лишь часть из них.

1. На вкладке Рассылки в группе Завершение выберите пункт Найти и объединить.

2. Выберите Изменить отдельные документы.

3. Объедините все записи.

Задание 3.

Ÿ Подготовьте письма для рассылки, взяв текст писем из файла Текст письма.docx (см. папку _Данные рассылки), и добавьте поля слияния – обращение к получателям письма. Ÿ Выполните предварительный просмотр писем. Ÿ Сохраните шаблон документ под именем Шаблон писем.

Предварительный просмотр результатов слияния

1. Для предварительного просмотра в группе Просмотреть результаты вкладки Рассылки щелкните Просмотреть результаты.

2. Пролистайте письма по одному, в группе Просмотр результатов нажимая кнопки Следующая запись и Предыдущая запись.

Создание шаблона письма

1. Во вкладке Файл созданного в Word конверта нажмите кнопку Сохранить как.

2. В поле Имя файла введите текст Шаблон письма.

3. В раскрывающемся списке Тип файла выберите элемент Шаблон документа.

4. Выберите созданную ранее папку Шаблоны.

5. Введите имя Шаблон письма и щелкните на кнопке Сохранить.