Создание шаблона конвертов

1. Во вкладке Файл созданного в Word конверта нажмите кнопку Сохранить как. Появилось окно Сохранение файла.

2. В поле Имя файла введите текст Шаблон конверта.

3. В раскрывающемся списке Тип файла выберите элемент Шаблон Word.

4. Выберите созданную папку Шаблоны.

5. Щелкните на кнопке Сохранить.

Создание конвертов на основе созданного шаблона

1. Выделите файл шаблона — файл Шаблон конверта.dotx, и из контекстного меню выберите Создать.

При сохранении документа сохраняется и его соединение с файлом данных. В следующий раз при открытии документа конвертов будет предложен выбор, нужно ли, чтобы данные из файла данных были опять вставлены в основной документ.

 

ü Если выбрать Да, открывшийся документ будет содержать сведения из первой записи.

ü Если выбрать Нет, то соединение между основным документом и файлом данных будет прервано. Основной документ конверта станет обычным документом Word. Поля будут заменены данными из первой записи.

2. Выберите Да.

Настройка адреса

При присоединении определенного файла данных может понадобиться разместить на конвертах данные не из всех записей этого файла. Настроим источник данных, оставив в качестве адресатов жителей города Москвы женского пола.

Чтобы сузить список получателей и создать подмножество записей файла данных, выполните следующие действия:

1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команду Изменить список получателей.

2. Чтобы выполнить отбор жителей города Москвы женского пола, в диалоговом окне Получатели слияния выполните следующие действия:

· В разделе Уточнить список получателей нажмите Фильтр.

· В диалоговом окне Фильтр и сортировка на вкладке Отбор записей выберите критерии, по которым будет проводиться отбор.

· В диалоговом окне Фильтр и сортировка на вкладке Сортировка записей выберите критерии, по которым будет проводиться сортировка.

3. Нажмите ОК.

После настройки адреса можно предварительно просмотреть результаты слияния. Если предварительный просмотр удовлетворителен, можно завершить слияние и получить конкретный документ со всеми конвертами.

Завершение слияния

Можно распечатать конверты или изменять каждый из них по отдельности. Изменять или печатать можно все конверты или лишь часть из них.

1. На вкладке Рассылки в группе Завершение выберите пункт Найти и объединить.

2. Выберите Изменить отдельные документы.

3. Объедините все записи.

⇐ Предыдущая123

Поделиться: