Возможности MS Excel по работе с таблицей как с базой данных: использование форм, сортировка данных, автофильтр, расширенный фильтр, промежуточные и общие итоги.

Сортировка - расположение данных на листе в определенном порядке (Данные/Сортировка, указать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию). Сортировка применяется в случаях, когда необходимо, чтобы строки имели определенную последовательность.

Простейшим инструментом для отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Один из этих способов фильтрации - функция Автофильтр,  которая позволяет быстро отобрать записи с одинаковыми значениями в поле данных. При использовании Автофильтра необходимо переместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее. Затем нужно выполнить команды Данные>Фильтр>Автофильтр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. 

Расширенный фильтр предназначен для фильтрации списка в соответствии с заданными пользовательскими критериями. Критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа. При использовании Расширенного фильтра необходимо сначала определить три области:

• исходный диапазон - это область базы данных;

• диапазон условий отбора (или интервал критериев);

• диапазон, в который при желании пользователя, Excel помещает результат выборки.

Для выполнения действий по фильтрации необходимо воспользоваться командами меню Данные> Фильтр> Расширенный фильтр. В диалоговом окне надо указать координаты всех запрошенных интервалов.

Команда Данные/Итоги может быть использована для получения различной итоговой информации. Для выполнения этой команды необходимо:

• представить данные в виде списка;

• командой Сортировка меню Данные упорядочить записи списка в соответствии со значениями того поля, по которому будут подводиться промежуточные итоги;

• установить указатель на ячейку списка;

• выполнить команду Итоги меню Данные;

• в диалоговом окне Промежуточные итоги задать нужные параметры.

Для выполнения команды Общие итоги необходимо выполнить первые 4 пункта.

После выполнения команды Итоги создается структура, в которой данные (таблица) структурированы, т. е. разбиты на несколько уровней. С помощью уровней структуры можно управлять выводом данных соответствующего уровня из таблицы на экран, указывая, выводить данные или скрывать.

Создание сводных таблиц.

Сводная таблица — это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц.

Сводная таблица может быть создана:

• на основе данных любой таблицы или области таблицы рабочего листа;

• на основе данных нескольких таблиц, полученных в результате консолидации данных;

• на основе данных сводной таблицы.

Для создания сводной таблицы необходимо выделить источник данных и запустить программу Мастер сводных таблиц.

Объединить: объединение данных из одного или нескольких независимых диапазонов ячеек и вычисление нового диапазона с помощью выбранной функции. Выберите функцию, с помощью которой будет выполнено объединение данных.

Диапазон объединения: Отображаются области данных, которые требуется объединить.

Диапазон исходных данных: Здесь указывается диапазон ячеек, который требуется объединить с диапазонами, указанными в поле Диапазон объединения. Выберите диапазон ячеек или лист и нажмите кнопку Добавить. Также можно выбрать имя заранее определенной ячейки из списка Диапазон исходных данных.

Свернуть / Развернуть: Щелкните значок Свернуть, чтобы уменьшить диалоговое окно до размера поля ввода. После этого легче отметить нужную ссылку на листе. Потом значок автоматически превращается в значок Развернуть. Щелкните его, чтобы восстановить исходные размеры диалогового окна.

Диалоговое окно будет автоматически свернуто, если щелкнуть мышью внутри листа. После отпускания кнопки мыши диалоговое окно будет восстановлено, и диапазон ссылок, определенный с помощью мыши, будет выделен в документе синей рамкой.

Копировать результат в…: Здесь указывается первая ячейка диапазона, где будут отображаться результаты объединения.

Удалить: Удаляет выделенные элементы без запроса подтверждения.

Добавить: Добавление диапазона ячеек, указанного в поле Диапазон исходных данных, в поле Диапазон объединения.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: