Подбор материала для выступления

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ.

3. Подготовка выступления на П (вступление, основная часть, период опросов/ответов)

Создание презентации состоит из трех этапов:

1. планирование - это многошаговая процедура, включающая определение целей, изучение аудитории, формирование структуры и логики подачи материала.

2. разработка - методологические особенности подготовки слайдов презентации, включая вертикальную и горизонтальную логику, содержание и соотношение текстовой и графической информации. Заполнение слайдов информацией, причем уже в момент заполнения Вы понимаете, что здесь Вы должны будете показать материал единым куском, а вот здесь – части материала должны будут появляться одна за другой, по мере необходимости.

3. репетиция презентации - это проверка и отладка созданного «изделия». Вы проверяете – насколько удачно Вы «смонтировали» материал, насколько уместны Ваши переходы от слайда к слайду. В конце концов, Вы как бы смотрите на себя со стороны и спрашиваете себя – а насколько я и моя презентация эффективны, насколько мы достигаем намеченной цели?

Шаги:

ü Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

ü Планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации.

ü Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

ü Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.

ü Подготовка к ответам на вопросы из аудитории: Хотя вы и должны по ходу выступления взаимодействовать с публикой, для ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего выступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель - убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления. Кроме того, если аудитория маленькая и достаточно знакомая, то можно разрешить им задавать вопросы по ходу презентации. Однако, лучше будет если вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перескакиваний с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери контроля над ситуацией. Так что лучше поправить аудиторию отложить их вопросы на конец презентации. При подготовке к данной части выступления необходимо попытаться предугадать возможные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал вас врасплох и поверг в длительное обдумывание:

· Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.

· Не игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.

· Не позволяйте вопрошающему становиться оратором. Если вы видите, что вопрошающий расходится, прерывайте его. Слушатели видят в вас лидера и вы должны победить в этом соревновании, чтобы не потерять контроль над ситуацией и иметь успех.

· Не позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в презентации особенно опасен, т.к. содержит опасность потери контроля. Отвечайте на вопрос кратко, ясно, четко.

· Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория отказывается задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели к вам присоединятся.

+ все остальные вопросы блока.

38. Составление плана П (особенности составления до и после написания текста)

Планирование времени П

- 10 или меньше минут: похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.

Небольшой план - в основной части все аспекты предмета презентации - в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.

Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.

Объясните как вы собираетесь организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4 даже если речь или презентация довольно длинная.

ПРОГНОЗ ДЛИНЫ Средний оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если у вас часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минут на одну тему) . Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории.

АУДИТОРИЯ.

Анализ аудитории.

Аудитория - это еще один базовый элемент, т.к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным. Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.

ü Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?

ü Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии?

ü Какой у аудитории уровень понимания, образованность?

ü Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?

ü Знают ли они вас?

ü Уважают ли они вас?

Анализ состава:

· Размер и состав аудитории.

· политические, религиозные, профессиональные комплексы или предубеждения.

· соотношение мужчин и женщин, возраст присутствующих, отношение присутствующих к определенным социальным и этническим группам, профессиональные аспекты деятельности присутствующих.

Виды:

· презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.): создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

· презентация товара: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

ü Информация:

Ø Создать знание о марке, новом товаре или услуге на целевом рынке;

Ø Ознакомить потребителей с новым расписанием работы магазина.

Ø Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы.

ü Убеждение

Ø Достичь предпочтения марки, фирмы, товара.

Ø Увеличить посещаемость магазинов.

Ø Достичь приверженности марке.

ü Напоминание (Поддержание)

Ø Стабилизировать сбыт.

Ø Поддерживать приверженность марке, фирме, товару.

Ø Поддерживать узнаваемость марки, фирмы, товара и образа.

· Презентация проекта: информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см. ниже) , т.к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

· презентация объема и содержания выполненных работ (отчет): ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

· Презентация плана будущих работ: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подвержения объекта презентации критическому анализу и изменению.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ.

6. особенности подготовки и проведения технической П

7. составление финансовых диаграмм и графиков (особенности, преимущества и недостатки)

ОБУЧАЮЩАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

9. обучающая П (стили. Основные принципы, подготовка)

10. выступление на обучающей П (особенности содержания, способы подачи информации)

11.аудитория во время обучающей П (участие, снятие напряжения, обратная связь)

ПРЕЗЕНТАЦИЯ БИЗНЕС-ПЛАНА

12. П бизнес-плана

13. Роль цифр и наглядных пособий во время П бизнес-плана

14. П бизнес-плана для руководства компании (особенности, основные ошибки и их избежание)

ВИРТУАЛЬНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

15. Формы виртуальной П

16. Преимущества и недостатки виртуальной П

17. Основные задачи, влияющие на формат виртуальной П

18. Подготовка виртуальной П

19. Различия между виртуальной и реальной П

20. Основные правила проведения виртуальной П

МЕЖДУНАРОДНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

21. Международная П (основное понятие, подготовка)

22. Подходы к структуре, содержанию и стилю подачи информации на международной П

23. Основные правила выступления на международной П

24. Особенности проведения международной П при помощи переводчика

СПОНТАННАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

25. Спонтанная П (основное понятие, формы построения, основные способы начала выступления)

ТОРГОВАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

30. Торговая П (основное понятие, подготовка)

31. Создание и подача торговой П

32. Ошибки во время торговой П

МОТИВАЦИОННАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

33. Мотивационная П (основное понятие, критерии успеха)

34. Основные ошибки мотивационной П и их избежание

Информационный брифинг

БРИФИНГ (англ. briefing - от brief - краткий), встреча официальных лиц с представителями средств массовой информации, на которой вкратце излагается официальная позиция по определенному вопросу или согласованная сторонами, участвующими в международных переговорах, заседаниях, конференциях, информация об их ходе, взглядах сторон и т. д.

26. Дискуссия (основное понятие, подготовка)

РЕКВИЗИТ. ТЕКСТ. ТЕХНИКИ.

5. Наглядные пособия (основные понятия, виды)

Раздаточный материал.

Карточки и конспекты на П

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий. Они нравятся как и профессиональным ораторам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора. Существуют два основных типа наглядных пособий:

· Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

· Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т.к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия. Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%” Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смыл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

ü Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

ü Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.

ü Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

ü Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.

ü Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентуете.

ü Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

ü Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

ü Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Визуальная помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется. Вот некоторые из них:

v Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т.к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями.

v Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски (для мела или маркера) являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.

v Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете повесить несколько таких диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

v Проекторы. Наиболее удобное средство, поскольку позволяет богато иллюстрировать речь. Кроме того вам не надо гасить свет, таким образом вы не теряете связь с аудиторией. Еще одно существенное удобство этого метода - простота в подготовке материалов: достаточно только напечатать их на обычном листе бумаги, именно поэтому проекторы получили широкое распространение.

v Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если вы хотите создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов вы теряете контакт с аудиторией, т.к. свет придется выключить. Перед презентацией потренируйтесь с оператором слайд-проектора и удостоверьтесь в исправности аппаратуры.

Другие средства иллюстрирования речи. Аудиозаписи, короткие тематические видеофильмы, компьютерные презентации и другие результаты технического прогресса тоже могут использоваться в презентации, но следует отметить

УСПЕШНАЯ РЕЧЬ

ü Подготовьте материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в комбинации с интересом к теме вам помогут.

ü Думайте положительно об аудитории, вас самих и о том, что вы говорите. Смотрите на себя как на опытного профессионала-оратора, также сделает и ваша аудитория.

ü Будьте реалистичны. Знайте, что даже опытные ораторы, испытывают беспокойство и страх перед важными презентациями.

ü Используйте те несколько минут, когда вы подготавливаете средства визуализации, бумаги, - говорите себе, что вы готовы и будете иметь успех.

ü Перед тем, как начать говорить, дважды глубоко вдохните.

ü Запомните ваше первое предложение и держите его на языке.

ü Если горло пересохло - выпейте воды.

ü Если чувствуете, что теряете аудиторию во время выступления - не паникуйте. Попытайтесь вернуть их, попробуйте вовлечь в действие.

ü Используйте методы иллюстрации.

ü Не останавливайтесь. Остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации.

ü Наилучшим путем для проведения наилучшей презентации возможно является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике - не на самом себе.

ü Говорите громко, спокойно, ходите медленно, стойте лицом к аудитории.

ü Если вы используете микрофон, сделайте так: спокойно подойдите к нему, встаньте прямо, проверьте микрофон (досчитайте до трех) , досчитайте до 3-х, исследуйте глазами аудиторию, найдите знакомое или дружественное лицо, улыбнитесь ему, снова досчитайте до 3-х и затем говорите.

43. Стилистика выступления (усиливающие слова, ударная фраза)