Система керування базами даних ms access. Поняття баз даних. Поняття баз даних

Система керування базами даних ms access.

Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика СКБД ms access. Робота з таблицями

Основна мета: ознайомитися з призначенням, основними складовими бази даних СКБД microsoft access, сформувати навички створення та заповнення таблиць.

Система керування базами даних ms access. 1

Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика СКБД ms access. Робота з таблицями. 1

Поняття баз даних. 2

Системи керування базами даних. 3

СКБД Microsoft Access. 4

Запуск СКБД microsoft access. 5

Створення бази даних. 6

Створення таблиць. 7

Створення таблиці в режимі конструктора. 8

Типи даних у Microsoft Access. 10

Основні властивості типів даних. 11

Режим таблиці 12

Створення ключового поля. 12

Створення індексованого поля. 12

Операції з таблицями. 13

Контрольні запитання. 14

Поняття баз даних

База даних – це сукупність відомостей про реальні об’єкти, події, процеси, що відносяться до певної теми або задачі, яка організована так, щоб забезпечити зручне подання цієї сукупності як в цілому, так і в будь-якій її частині.

Комп’ютерна база даних – автоматизована версія системи заповнення, збереження в певному форматі (будь-якої інформації: графічної, звукової, текстової, відео) та вилучення електронних документів.

Реляційна база даних – множина взаємозв’язаних таблиць, кожна з яких містить інформацію про об’єкти певного типу. Кожен рядок таблиці включає дані про один об’єкт, стовпчики таблиці містять характеристики цих об’єктів (атрибути).

Основу реляційної бази даних становлять таблиці.

Таблиці – сукупність даних, згрупованих за певним критерієм. Рядки таблиці бази даних називають записами.

Запис – це окрема величина, до якої можна одержати доступ і за якою можна відсортувати таблицю. Кожний запис таблиці містить інформацію про один певний об’єкт. Всі записи кожної таблиці повинні мати однакову структуру. Записи складаються з полів, в яких зберігаються атрибути об’єкта.

Поле – це стовпчик у таблиці, який ідентифікується за іменем поля. Таблиця містить у полях дані та визначення для кожного поля. Кожне поле запису містить одну характеристику об’єкта і має визначений тип даних (наприклад, число, дата, текстовий рядок тощо). Всі записи мають одні і ті ж поля, але для кожного запису ці поля містять різні значення атрибутів.

Основною умовою створення таблиць реляційної бази даних є наявність в кожній таблиці, як мінімум, одного ключового поля.

Ключове поле – це одне або кілька полів, комбінація значень яких однозначно визначає кожен запис у таблиці. Тобто в ключовому полі значення атрибутів не повинні повторюватися – кожне значення атрибута для кожного запису повинно бути унікальним. Ключові поля використовують для зв’язування електронних таблиць між собою, швидкого пошуку та зв’язку даних з різних таблиць.

Для зв’язування даних, які зберігаються в різних таблицях, кожна таблиця повинна мати ключові поля. Ключові поля можуть використовуватися як первинний ключ і як зовнішній ключ, по яких і відбувається реляційне з’єднання таблиць.

Первинний ключ – унікальний ідентифікатор, який однозначно визначає даний запис серед множини записів. Використовується для зв’язку таблиці із зовнішніми ключами інших таблиць.

Зовнішній ключ – одне або кілька полів (стовпчиків) у таблиці, які містять посилання на поле або поля первинного ключа в іншій таблиці. Поле зовнішнього ключа визначає спосіб об¢єднання таблиць.

СКБД Microsoft Access

Microsoft Access – це СКБД реляційного типу, що має всі необхідні засоби для виконання функцій, які покладаються на програми такого типу.

Основні характеристики Microsoft Access як СКБД реляційного типу:

· простий графічний інтерфейс створення бази даних;

· збереження всіх даних в одному файлі (але в різних таблицях);

· можливість створення екранних форм на основі таблиць та запитів.

На відміну від інших СКБД база даних Microsoft Access – це файл, з розширенням *.mdb, який містить всі об’єкти бази даних, що використовуються в Access.

До об’єктів бази даних відносять таблиці, запити, форми, звіти, сторінки доступу до даних, макроси.

Таблиці – це відображення даних, які зберігаються в Access у вигляді електронних таблиць. Таблиці в Access можуть бути показаними у двох режимах – у режимі конструктора та режимі таблиці. В режимі конструктора для таблиці задаються поля – встановлюються їх імена, тип даних для кожного поля, підпис поля, умови на введення даних та інше. В режимі таблиці користувач створює записи та безпосередньо заносить у них дані.

Запит дозволяє вибрати з таблиці потрібну інформацію. Вікно запиту дозволяє вказати поля, відсортувати дані та вибрати тільки ті записи, які відповідають певному критерію (певній умові). Результатом виконання запиту є динамічний набір даних, який можна використовувати з режимом таблиці, формою чи звітом. Користувач може адресувати складні запити одній, або кільком таблицям.

Реляційна система керування базами даних повертає інформацію, яку ми запитали, у вигляді форм та звітів.

Форми – елементи бази даних, які можуть використовуватись як для введення, так і для відображення даних у структурованому форматі. Форми можуть мати табличний вигляд, тоді вони відображають відразу декілька записів, а можуть показувати тільки один запис у вигляді певного бланка. У формах можна подавати інформацію відразу з декількох таблиць. В цьому випадку, основою форми буде не таблиця, а запит.

Звіти – елементи бази даних, які дають можливість аналізувати інформацію, що зберігається в базі даних. Вони дозволяють вилучати необхідні дані, групувати та сортувати їх в заданому вигляді, вираховувати підсумкові значення за групами записів або за всіма відпрацьованими записами в цілому. Звіти можуть бути доповнені рисунками, діаграмами, містити коментарі і бути виведеними на друк у певному форматі або перетворені у документ Word чи опубліковані на Web.

Сторінки доступу до даних – елементи бази даних СКБД Access, які дають можливість дані нашої бази розміщувати в мережі Інтернет. Вони можуть містити не тільки статистичну інформацію для перегляду звітів, але й мати вигляд динамічних сторінок, які дозволяють користувачу створювати запити до бази даних, що вилучають або заміняють існуючі дані.

Макрос – система простих команд, створених у базі даних, для автоматизації виконання певної задачі (без програмування).

Модуль – спеціальна програма, написана в VBA, для вирішення складної задачі і підключена до СКБД Access.

Програму можна запустити:

· скориставшись меню Пуск ® Програми ® Microsoft Access;

· скориставшись піктограмою на робочому столі, двічі клацнувши на ній;

· через “Мой компьютер” або “Проводник”, скориставшись документом, створеним за допомогою програми Access (файлом з розширенням .mdb). При цьому відкривається вікно програми Access (рис. 16.1), в яке завантажується вміст даного файла.

Створення бази даних

Після запуску СКБД microsoft access на екрані з’являється діалогове вікно початку роботи з програмою (рис. 16.2).

За допомогою цього вікна можна створити нову базу даних (“Новая база данных”) або відкрити вже створену базу, яка недавно використовувалася (“Открыть базу данных”).

Створити нову базу даних можна також за допомогою команди “Мастера, страницы и проекты базы данных” (рис. 16.3)..

Рисунок 16.3 Діалогове вікно початку роботи СКБД mS access

Після вибору команди “Новая база данных” на екрані відобразиться діалогове вікно ”Файл новой базы данных” (рис. 16.4).

Потрібно вибрати місце розташування файла бази даних і вказати його ім’я. Після створення файла відкривається вікно бази даних (рис. 16.5).

Створення таблиць

У Microsoft Access існує два способи створення таблиць:

· створення порожньої таблиці для введення даних;

· створення таблиці на базі вже створеної таблиці, отриманої з іншого джерела.

Щоб створити нову таблицю в базі даних необхідно:

· у вікні бази даних вибрати об’єкт „Таблицы”;

· на панелі інструментів натиснути кнопку „Создать”.

· Вибрати режим створення таблиці у вікні „Новая таблица” (рис. 16.6).

Примітка: вибрати режим створення таблиці можна у вікні бази даних, двічі клацнувши на відповідному надписі.

Для створення таблиць використовують такі режими:

· режим таблиці дозволяє вводити дані безпосередньо в таблицю (використовується для введення даних та редагування існуючої таблиці);

· майстер таблиці створює таблицю на основі існуючих шаблонів, при цьому можна додавати поля з різних шаблонів;

· конструктор дає можливість створити структуру нової таблиці перед введенням даних;

· імпорт таблиці застосовується для створення нової таблиці бази даних на основі існуючого файла даних;

· зв’язок з таблицями дозволяє створити в базі даних зовнішню таблицю. Зовнішня таблиця – таблиця, яка має зв’язок з таблицями в іншій базі даних.

Перед тим, як вводити дані, необхідно визначити структуру таблиці (кількість полів, тип даних, ключові поля, тощо) .

Режим таблиці

У режимі таблиці можна створювати, редагувати, переглядати або виконувати інші дії з даними таблиці.

Переключення між режимами таблиці: Вид ® Вибрати потрібний вид.

Створення ключового поля

У режимі Конструктора потрібно встановити курсор у поле, яке буде використовуватися як ключове, або виділити кілька полів (для виділення несуміжних полів необхідно утримувати натиснутою клавішу CTRL). Далі вибрати команду Правка ® Ключове поле або натиснути відповідну піктограму з позначкою ключа. Так само виконується відміна призначення поля ключовим.