Технология взаимодействия ГДТО с предприятиями и организациями внешней среды

ГДТО вправе контролировать исполнение органами местного самоуправления законов Российской Федерации и области.

В Думу поступают проекты законов и иных нормативных правовых актов, заключения по ним, обращения граждан, письма предприятий, организаций и учреждений, а также другая входящая корреспонденция.

В ГДТО создан Совет общественных инициатив (СОИ), являющийся совещательным, экспертно-консультативным органом, образованным в целях эффективного учета мнения граждан и их объединений в процессе законотворческой деятельности. В его состав могут входить представители межрегиональных, региональных, местных общественных объединений и иных некоммерческих организаций.

ГДТО взаимодействует с избирателями посредством парламентских слушаний, по результатам которых принимается итоговый документ в форме рекомендаций, утверждаемый собранием Думы.

Сведения об условиях эксплуатации объекта автоматизации

В рамках существующего документооборота сотрудники аппарата ГДТО обеспечивают организацию правовой, информационно-аналитической и документационной деятельности; организуют экспертизу законопроектов и иных нормативных актов, внесенных в ГДТО; участвуют в подготовке законопроектов для обсуждения на заседаниях комитетов и собраниях думы, в их доработке и согласовании с организациями и учреждениями.

Все документы, поступающие в ГДТО, проходят первичную обработку и регистрируются работником канцелярии.

Канцелярия направляет зарегистрированный документ руководителю аппарата в день поступления документа.

Руководитель аппарата на специальном бланке (приложение 1) накладывает резолюцию-поручение по исполнению документа.

Документ, переданный на исполнение, может быть поставлен на контроль с определением конкретного срока исполнения, а также без определения этого срока, тогда документ считается поставленным на текущий контроль. Канцелярия передает документ вместе с контрольной картой исполнителю.

Контроль исполнения входящего документа осуществляет сотрудник канцелярии по контролю. Контроль исполнения обеспечивает:

оперативное информирование руководителя о состоянии исполнения документов; 

предварительный контроль сроков исполнения документов (направление писем-напоминаний исполнителям);

анализ исполнительской дисциплины.

Продление срока исполнения документа производится руководителем аппарата на основании мотивированной письменной просьбы исполнителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем аппарата после документального подтверждения его исполнения. В контрольную карточку вносится соответствующая запись. Исполненный документ вместе с контрольной карточкой передается исполнителем сотруднику канцелярии по контролю. В случае не предоставления к окончанию контрольного срока контрольной карточки с соответствующими отметками документ считается не исполненным в срок.

Сотрудник канцелярии по контролю подшивает исполненный документ в «дело», в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если результатом исполнения входящего документа является исходящий документ, последний передается в канцелярию для регистрации и отправки по назначению.

Канцелярия учитывает и обобщает информацию о ходе и результатах исполнения документов не реже одного раза в месяц. Отчеты о состоянии работы с документами передаются руководителю аппарата Думы.

 

Требования к системе

4.1. Общие требования к системе

Информационная технология поддержки деятельности аппарата ГДТО должна предоставлять следующие основные возможности по организации автоматизированного документооборота ГДТО:

- обеспечивать первичную регистрацию всех документов, находящихся в общем потоке документооборота.

- обеспечить организацию автоматизированного контроля исполнения документов:

постановка документов на контроль;

формирование напоминаний и писем предупреждений о необходимости исполнения в срок соответствующих документов;

продление срока исполнения;

снятие документа с контроля;

- организовать технологию электронного взаимодействия между отделами аппарата ГДТО и руководителем аппарата, посредством работы с документами в электронном виде (рассылки документов, просмотр резолюций документа, добавление резолюции и т.д.).

- обеспечить мониторинг документа – определение стадии, на которой находится рассмотрение того или иного документа;

- обеспечить связь между документами различного уровня исполнения (согласно технологии разработки законодательного акта);

- организовать хранение информации о принятых законах, иных нормативных актах, обеспечив возможность доступа к любой стадии работы с этими документами;

- организовать систему отчетности по исполнению документов и исполнительской дисциплине сотрудников аппарата ГДТО с функцией автоматического информирования руководителя аппарата о состоянии исполнительской дисциплины;

Основными факторами, определяющими эффективность использования систем автоматизированного документооборота ГДТО, являются:

- реальная возможность объединения в единую картину разрозненной информации о движении документов в рамках законотворческого процесса;

- повышение качества анализа контроля исполнительской дисциплины;

- сокращение сроков работы с документами

- обеспечение возможности электронного взаимодействия между подразделениями аппарата Думы;

Требования к структуре и функционированию системы.

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: