Перечень подсистем, их назначение и основные характеристики.

В соответствии с выделенными целями решаемая задача реализуется информационной технологией автоматизированного документооборота ГДТО. Данная технология реализуется в виде программного комплекса, состоящего из набора АРМов, обеспечивающих выполнение следующих функций:

АРМ Канцелярия:

- учет и первичная регистрация входящих, исходящих и внутренних документов организации;

- возможность хранения в базе данных полнотекстовых образов входящих документов и документов, присланных по факсу;

- ведение архива карточек документов;

- поиск необходимых документов с использованием набора различных фильтров;

- ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов;

- рассылка электронных регламентных документов сотрудникам ГДТО.

АРМ Сотрудника канцелярии по контролю:

- постановка документов на контроль;

- мониторинг местонахождения документа и его копий;

- контроль за своевременным исполнением документов и связанных с ним поручений;

- продление сроков исполнения документов;

- снятие документов с контроля;

- формирование писем-предупреждений, напоминаний о необходимости исполнения документов;

- формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины сотрудников аппарата ГДТО;

- формирование отчетов о состоянии документооборота;

- рассылка электронных регламентных документов сотрудникам отделов с резолюцией руководителя аппарата Думы;

- информирование руководителя аппарата Думы о текущей занятости исполнителей;

- вычисление интегральной оценки исполнительской дисциплины.

АРМ Сотрудника:

- отправка сопроводительных документов, связанных с исполнением конкретного документа, руководителю аппарата ГДТО либо руководителю подразделения, давшему поручение об исполнении документа;

- просмотр информации о документах поставленных на контроль и переданных на исполнение конкретному сотруднику;

- просмотр и выбор из списка документов, отправленных руководителю.

- прием электронных документов с резолюцией руководителя.

АРМ Руководителя подразделения*:

- мониторинг документов в общем цикле законотворческого процесса, непосредственное отношение к созданию либо исполнению которых имеет данное подразделение;

- просмотр электронных документов, направленных руководителю сотрудниками подразделения;

- поиск документов по заданным критериям, просмотр регистрационных форм, с представлением информации по их исполнению (в рамках подразделения);

- формирование и отправка резолюции соответствующему исполнителю;

- получение сводных и текущих отчетов по исполнительской дисциплине сотрудников подразделения;

- отправка документов руководителю аппарата ГДТО, руководителям других подразделений, а также сотрудникам своего подразделения;

АРМ Руководителя аппарата:

- мониторинг документов в общем цикле законотворческого процесса;

- просмотр электронных документов, направленных исполнителями руководителю;

- поиск документов по заданным критериям, просмотр их регистрационных форм, с представлением информации по исполнению;

- формирование резолюции, отправка ее исполнителю, руководителю соответствующего подразделения, либо сотруднику канцелярии по контролю;

- получение сводных и текущих отчетов по исполнительской дисциплине сотрудников аппарата и состоянию документооборота в целом;

АРМ Администратора:

- ведение справочников и классификаторов таких как «номенклатура дел», «начальники», «отделы», «организации» и др.;

- организация доступа и раздача полномочий различным категориям пользователей системы;

- определение перечня документов, доступных различным категориям пользователям;

- корректировка базы данных документов.

Вариант установки АРМов в структурных подразделениях ГДТО представлен в таблице 1.

Место расположения АРМов                                             Таблица 1

Наименование АРМ	Место инсталляции
АРМ Канцелярия	Канцелярия
АРМ Сотрудника канцелярии по контролю	Канцелярия
АРМ Сотрудника	Отделы ГДТО (в том числе входящие в профильные комитеты); приемная; консультант-помощник; протокольная группа;
АРМ Руководителя подразделения	Руководители подразделений
АРМ Руководителя аппарата	Руководитель аппарата
АРМ Администратора	Информационно-технологический сектор

Требования к способам и средствам связи для информационного обмена между компонентами системы.

Программные компоненты системы должны быть спроектированы с учетом работы в локальной сети. Основой информационного обмена между компонентами системы является взаимодействие посредством SQL сервера, реализуемое в каждой подсистеме исходя из принятых в аппарате ГДТО принципов электронного взаимодействия (технология клиент-сервер). Технология обмена информацией между компонентами системы должна основываться на используемых в ГДТО средствах связи.

4.1.1.3. Требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами, требования к ее совместимости.

Система должна обладать функциями импорта данных в форматы MS Excel и MS Word. Электронные документы, используемые при рассылке сотрудникам и отправке руководителю, должны быть также в формате MS Excel и MS Word.

Требования к режимам функционирования системы.

Подсистемы должны, при необходимости, обеспечивать круглосуточный режим работы.

Формирование сводок, сводных ведомостей и отчетов по исполнительской дисциплине, определяется регламентом предоставления отчетной документации.

Основной режим работы подсистем - произвольный (по мере надобности).

Требования по диагностированию системы.

Проверка работоспособности системы должна быть подтверждена в ходе опытной эксплуатации на реальном объеме данных.

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: