Проектные предложения по системе адаптации персонала в ЗАО ТД «Firma»

 

В соответствии с обозначенными в Главе 2 предполагаемыми решениями следует конкретизировать необходимые проектные предложения. Для этого на рисунке 19 представлена сравнительная схема блоков программы адаптации, в которых произойдут изменения до и после усовершенствования.

Цель проекта – повысить эффективность системы адаптации персонала ЗАО ТД «Firma»

Осуществление проекта помогает решить следующие задачи:

1. Сократить срок вхождения новых сотрудников в организацию.

2. Сократить период более низкой производительности труда новых сотрудников.

3. Сформировать у новых сотрудников устойчивое положительное отношение к компании и действующим в ней правилам и стандартам, сформировать навыки применения корпоративных стандартов в рабочих ситуациях.

4. Обеспечить успешное вхождение новых работников в коллектив компании.

5. Улучшить информированность персонала о рыночном положении компании, ее миссии, целях, истории, соответственно «воспитать» данную черту как характеристику корпоративной культуры компании.

6. Обеспечить знание работниками процедур, действующих в компании.

7. Повысить мотивацию работников.

Содержание проектных предложений:

I. Алгоритм программы адаптации новых сотрудников.

Разработанный алгоритм приведен в таблице 26.

 

Таблица 26 – Алгоритм программы адаптации новых сотрудников

Мероприятия	Срок	Ответственный	Исполнители
Подготовка к приходу нового сотрудника:
– Принятие решения о назначаемом наставнике	За 2 дня	Менеджер по персоналу, руководитель подразделения
– Оформление заявки на оборудование рабочего места ПК, канцелярскими принадлежностями	За 2 дня	Менеджер по персоналу	Офис-менеджер
– Оформление заявки на подключение к телефону, к локальной сети	За 2 дня	Руководитель	Секретарь
– Оборудование рабочего места ПК, телефоном, подключение по локальной сети	За 1 день	Руководитель, наставник	Офис-менеджер, сторонние службы
Оформление на работу:	Первый день	Менеджер по персоналу
– Написание заявления о приеме на работу
– Заключение трудового договора
– Подписание договора о материальной ответственности
– Ознакомление под роспись с Должностной инструкцией
– Заполнение личной карточки
– Заключение соглашения о конфиденциальности
Введение в организацию	Первый день	Менеджер по персоналу
– Знакомство с организационной структурой, Правилами внутреннего трудового распорядка, историей фирмы, ее миссией и целями, основными положениями корпоративного кодекса, с основными руководителями, с порядком оплаты труда, кадровой политикой.
– Получение пакета документов: – «Справочник новичка», График мероприятий на и/с
Введение в подразделение	Первый день
– Знакомство с сотрудниками компании и расположением помещений офиса		Менеджер по персоналу
– Знакомство с должностными обязанностями и правами. Беседа о роли и месте структурного подразделения в структуре организации, о его задачах и функциях, способах взаимосвязи с другими подразделениями. Ознакомление с Положением о подразделении.		Менеджер по персоналу Руководитель	Руководитель
Прохождение инструктажа по технике безопасности.	1–3 день	Менеджер по персоналу	Инженер по охране труда и технике безопасности

Описание процесса проведения адаптационного тренинга

1. Организация, подготовка и сроки проведения мероприятия

Адаптационный тренинг – комплексное мероприятие по введению в организацию вновь принятых сотрудников, обеспечивающее:

· знание ими основополагающей информации о компании;

· социально-психологическую адаптацию.

Адаптационный тренинг проводится ежемесячно в последнюю пятницу месяца для вновь принятых за данный срок сотрудников, но не менее чем для 3 и не более, чем для 5 человек, в противном случае срок проведения тренинга откладывается до следующего месяца либо проводится для 2 групп.

Необходимо провести подготовительные мероприятия, обозначенные в таблице 27.

 

Таблица 27 – Подготовительные мероприятия для проведения адаптационного тренинга

Мероприятие	Срок
Выбрать сотрудника для участия в тренинге, сообщить ему об участии, выдать план рассказа	В начале месяца
Проверить наличие необходимого оборудования и приобрести недостающее	В течение месяца до тренинга
Напомнить вновь принятым сотрудникам, сотруднику-участнику тренинга, руководителям сотрудников о времени и месте проведения тренинга	За 3 дня

 

Продолжительность адаптационного тренинга варьируется от 160 до 200 минут ввиду изменения содержания тренинга в зависимости от групп участников.

2. Блоки мероприятия

 

Таблица 28 – Блоки адаптационного тренинга

Блок	Части, варианты блока, примечания
1. Фильм о ЗАО «Группа ЧТПЗ»	История компании, миссия, цели, стратегия, принципы деятельности, положение на рынке, участие в выставках
2. Презентация о ЗАО ТД «Firma»	История компании
	Жизнь сотрудников: на работе, на обучении, корпоративные мероприятия, праздники
3. Упражнение-знакомство	Рассказ о себе с указанием отличительных черт, любимых и нелюбимых качеств людей, явлений в жизни, «Никто из вас не знает, что я»,
	Попарное представление с дальнейшим рассказом о собеседнике
4. Проверка усвоения представленного в Положениях компании материала в форме диалога: просьба по кругу рассказать о правилах по направлениям:	Принятая форма одежды
	Правила пользования информационными ресурсами
	Правила внутреннего трудового распорядка
5. Рассказ приглашенного сотрудника по плану:	О себе, образовании, опыте работы до прихода в компанию
	О компании в разные периоды ее развития
	О своем пути в компании, коллективе, отношениях в нем
	О принципах деятельности компании, ее ценностях, традициях, кадровой политике, о том, что компания делает для сотрудников
	Ответы на вопросы
6. Проверка знания организационной структуры
– Задание	самостоятельно за 7–10 мин. по памяти нарисовать структуру ЗАО ТД «Firma», рассмотреть все полученные варианты, выбрать лучший и общими усилиями воссоздать максимально точно и полно.
– Вопросы на знание организационной структуры компании и лиц, занимающих определенные должности	Какие управления существуют в рамках Дирекции по индустриальным и региональным продажам?
	Назовите основные дирекции ЗАО ТД «Firma»
	Кому подчиняется дирекция по продажам ТЭК ЗАО ТД «Firma» в ЗАО «Группа ЧТПЗ»?
	Назовите начальников управлений в рамках ЗАО ТД «Firma»
	Начальником какого отдела является Махнёва О.А.?
	Расскажите о структуре Дирекции по обеспечению основной и оперативной деятельности.
	Кто располагается на следующей ступени организационной структуры в г. Челябинске за Видановым.А.П.?
	Кто является начальником отдела по продаже нержавеющих труб?
7. Рассказ о политике в области управления персоналом	О критериях подбора персонала в компанию
	Об адаптации и наставничестве
	Об обучении
	Об аттестации
	О проектах
	О корпоративных мероприятиях, конкурсах
	О социальном пакете как выражении заботы компании о сотрудниках
8. Игра в шарады
9. Подведение итогов, получение обратной связи	устно

 

3. Оценка эффективности тренинга

Оценка эффективности проведения тренинга проводится на основе качественных критериев указанными в таблице 29 способами.

4. Корректировка мероприятия

При подготовке к тренингу и его проведении необходимо учитывать особенности принятой категории работников. Тренинг проводится по указанному выше плану для сотрудников, принятых на должности до начальника отдела включительно. Для более высоких по позиции должностей в данном тренинге нет необходимости. Также отдельные блоки могут корректироваться с учетом возраста принятых работников.

Тренинг должен предоставлять достоверную, современную информацию о компании, при необходимости дополняться, изменяться, расширяться с течением времени.

Упражнения и задания в нем также могут меняться по усмотрению менеджера по персоналу при согласовании с директором по персоналу ЗАО ТД «Firma».

 

Таблица 29 – Индикаторы эффективности тренинга

Критерий	Способ	Источник
Количество работников, оценивающих социально-психологическую адаптацию успешно	Оценка новыми сотрудниками успешности прохождения адаптации	В соответствии с анкетами по адаптации новых сотрудников
Количество сотрудников, считающих проведение тренинга полезным	Оценка мнения новых сотрудников о тренинге	Устный опрос
· количество ошибок в работе новых сотрудников; · повышение эффективности работы после проведения тренинга; · успешность вхождения новых сотрудников в коллектив.	Оценка руководителями и наставниками работы новых сотрудников	Опрос
Количество работников, чья адаптация в коллективе прошла успешно	Оценка менеджером по персоналу социально-психологической адаптированности новых сотрудников	При адаптационных беседах, при сопровождении работников в период ис

 

II. «Справочник новичка»

Размещение справочника новичка в данном проекте является нецелесообразным ввиду нагромождения информации, поэтому указаны его основные разделы:

1.Письмо директора по персоналу новым сотрудникам

2.О ЗАО ТД «Firma»

· о структуре ЗАО ТД «Firma»;

· о ключевых фигурах;

· дирекция по персоналу.

3.Основные корпоративные правила

· бизнес-этика;

· как себя вести;

· форма одежды;

· пропуск;

· наши традиции;

· курение и алкоголь.

4.Использование средств связи

· о компьютерных играх;

· об использовании копировальной техники в личных целях;

· о пользовании Интернетом;

· о телефонном справочнике;

· о пользовании телефоном;

· о компьютерной сети;

· об электронной почте;

· о частной переписке по электронной почте;

· об отправке документов и писем.

5.О принятых в компании процедурах

· график работы;

· отсутствие на рабочем месте;

· если Вы заболели;

· обед;

· процедура получения зарплаты;

· оборудование рабочего места;

· как отправить факс;

· где найти общиеположения, регламенты, приказы.

6.Что делать, если:

· сломался компьютер;

· потеряли или забыли пропуск;

· Вас послали в командировку.

Перед проведением изменения целесообразно рассмотреть факторы, которые вызывают изменение или препятствуют ему. Один из методов их представления – анализ поля сил К. Левина. Он предложил рассматривать организацию или ситуацию как находящуюся при определенном балансе или равновесии, между движущими и сдерживающими силами изменения. Для осуществления более глубокого анализа необходимо оценить относительную мощность сил, показав это на диаграмме дифференциацией стрелок по ширине или длине. Также большое значение имеет определение «потенциала для изменения» – те силы, которые в настоящий момент не используются, но могут быть использованы в проблемных ситуациях. Для успешного проведения изменения необходимо минимизировать действие сдерживающих сил или нейтрализовать их, переведя в ранг движущих. Прежде всего, необходимо определить их причины. Коттер и Шлезингер выделили четыре причины того, почему люди склонны сопротивляться изменениям:

- узкособственнический интерес – убеждение человека в том, что он может потерять что-то ценное в результате изменения;

- непонимание и недостаток доверия – характеризует уровень доверия между сотрудниками и руководством, неэффективность системы коммуникации между ними;

- различная оценка ситуации – означает, что восприятие тех, кто планирует изменения, отличается от восприятия людей, которых вероятнее всего оно затронет;

- низкая терпимость к изменению;

- давление со стороны коллег – влияние сослуживцев, которые оказывают сопротивление изменениям;

- усталость от изменений – сопротивление в пассивной форме;

- предыдущий неудачный опыт проведения изменений.

Планирование реализации проекта проводится посредством методов сетевого планирования и управления.

Этапы внедрения и реализации проекта:

Этап 1 – Подготовка «Справочника новичка».

Этап 2 – Разработка адаптационного тренинга.

Этап 3 – Разработка алгоритма программы адаптации с указанием сроков и ответственных лиц.

Этап 4 – Подготовка сотрудников к нововведению.

Этап 5 – Проведение «пилотного» проекта.

Этап 6 – Оценка эффективности проекта. Корректировка проектных мероприятий.

Временем начала проекта считается 01.06.2007 г.

Для обозначения цели и задач проекта и представления их связи составляется дерево целей.

Составленный список работ в рамках каждого этапа представлен в таблице 30.

 

Таблица 30 – Список работ для осуществления проекта

№	Код работы		Название работы
Этап 1
1	а1	0–1	Разработка разделов «Справочника новичка».
2	а2	1–2	Оформление заказа в типографии на печать справочника.
Этап 2
3	а3	0–3	Составление программы тренинга для компании
4	а4	3–4	Подготовка обращения исполнительного директора и директора по персоналу к новым сотрудникам
5	а5	3–5	Подготовка содержательной части тренинга: сведений о компании, корпоративные стандартов, политики в области управления персоналом. Поиск, выбор игрового упражнения. Подготовка вопросов и викторины для диалоговой части тренинга.
6	а6	3–6	Подбор кандидатов среди сотрудников для участия в тренинге
7	а7	5–7	Разработка анкеты или вопросов для оценки тренинга
8	а8	7–8	Подготовка документа, регламентирующего тренинг в рамках адаптационной программы
9	а9	2–8	Фиктивная работа
Этап 3
10	а10	0–9	Подготовка алгоритма программы адаптации с указанием сроков и ответственных лиц.
Этап 4
11	а11	7–10	Подготовка и рассылка статьи-рассказа о нововведении.
12	а12	10–11	Согласование с руководителями и наставниками новых работников времени их отсутствия в связи с проведением тренинга
Этап 5
13	а13	11–12	Организация тренинга
14	а14	6–13	Выбор и подготовка сотрудника для участия в тренинге
15	а15	4–11	Фиктивная работа
16	а16	13–11	Фиктивная работа
17	а17	12–14	Проведение тренинга
18	а18	14–15	Обработка обратной связи от новых сотрудников и реакции работников компании
19	а19	15–16	Предварительные выводы об эффективности тренинга
20	а20	17–19	Оценка эффективности проекта
Этап 6
21	а21	16–17	Внесение корректировок в программу тренинга и приложение к Положению об адаптации. Оформление окончательного варианта
22	а22	8–16	Фиктивная работа
23	а23	16–18	Информирование сотрудников о результатах тренинга
24	а24	9–19	Фиктивная работа
25	а25	18–19	Фиктивная работа

 

Построив сетевой график, упорядочим работы. Соответствующий сетевой график представлен в Приложении В.

Соответственно изменятся коды работ. Зададим их минимальную и максимальную продолжительность и определим оптимальную.

 

Таблица 31 – Продолжительности работ

Работы								Продолжительность
Номер работы		Первоначальный перечень		Изменения		Код работы		Мах	Мин		Оптимальная
1		0–1				0–1		10	7		8, 5
2		1–2		1–4		0–2		8	5		6, 5
3		0–3		0–2		0–3		7	5		6
4		3–4		2–6		1–4		8	5		6, 5
5		3–5		2–5		2–5		20	15		17, 5
6		3–6		2–7		2–6		14	5		9, 5
7		5–7		3–6		2–7		4	3		3, 5
8		7–8		5–8		3–19		0	0		0
9		2–8		4–10		4–10		0	0		0
10		0–9		0–3		5–8		4	2		3
11		7–10		8–10		6–12		0	0		0
12		10–11		11–12		7–9		7	4		5, 5
13	11–12		12–13		8–10		16			12		14
14	6–13		7–9		8–11		4			2		3
15	4–11		6–12		9–12		0			0		0
16	13–11		9–12		10–16		0			0		0
17	12–14		13–14		11–12		4			2		3
18	14–15				12–13		4			2		3
19	15–16				13–14		1			1		1
20	17–19				14–15		2			1		1, 5
21	16–17				15–16		2			1		1, 5
22	8–16		10–16		16–17		6			4		5
23	16–18				16–18		2			1		1, 5
24	9–19		3–19		17–19		4			2		3
25	18–19				18–19		0			0		0

 

Ранний срок свершения исходного события сетевого графика принимаем равным нулю. Ранний срок свершения рассматриваемого промежуточного события рассчитывается путём сравнения сумм, состоящих из раннего срока свершения события, непосредственно предшествующего данному, и продолжительности предшествующей работы.

Рассчитанный таким способом ранний срок свершения завершающего события всего сетевого графика принимается в качестве его же позднего срока свершения. То есть завершающее событие сетевого графика никаким резервом времени не располагает.

Поздний срок свершения данного промежуточного события определяется при просмотре сетевого графика в обратном направлении. Для этого сопоставляются разности между поздним сроком свершения события, непосредственно следующего за данным, и продолжительности работы, соединяющей соответствующее событие с данным.

Резерв времени образуется у тех событий, для которых поздний срок свершения больше раннего, и он равен их разности. Если же эти сроки равны, событие резервом времени не располагает и, следовательно, лежит на критическом пути.

 

R = Tп – Tр.,

 

где R – резерв времени,

T_п – поздний срок свершения события,

T_р – ранний срок свершения события.

Результаты расчётов сведём в таблицу 32 и изобразим на сетевом графике.

 

Таблица 32 – Параметры событий сетевого графика

Номер события	Сроки свершения события, дн.		Резерв времени R, дн.
	ранний Tр	поздний Tп
1	8, 5	30, 5	22
2	6, 5	6, 5	0
3	6	48	42
4	15	37	22
5	24	24	0
6	16	29	13
7	10	27, 5	17, 5
8	27	27	0
9	15, 5	33	17, 5
10	41	41	0
11	30	30	0
12	33	33	0
13	36	36	0
14	37	37	0
15	38, 5	38, 5	0
16	40	40	0
17	45	45	0
18	41, 5	48	6, 5
19	49	48	0

 

Таким образом, критический путь L_кр в сетевом графике проходит через события и работы, не обладающими резервами времени, и имеет, следовательно, максимальную продолжительность t_кр, равную сроку свершения завершающего события.

Номера событий критического пути L_кр: 0–2–3–5–8–11–12–13–14–16–17–19.

Таким образом, максимальная продолжительность t_кр = 48 дн.

Расчет стоимости проекта

 

На основе анализа списка работ определим необходимый состав рабочей группы специалистов определенной квалификации и необходимое их количество для выполнения всего комплекса работ.

Квалификация специалиста определяет его почасовую оплату, которая устанавливается путем расчета исходя из средней зарплаты сотрудников за последний квартал.

Кроме того, на данную статью затрат начисляется единый социальный налог и отчисления на страхование от несчастных случаев, которые для ЗАО Торговый Дом «Firma» составляют соответственно 26% и 0, 2%. Соответственно, состав рабочей группы, количество трудовых ресурсов и их стоимость показаны в таблице 33.

 

Таблица 33 – Состав рабочей группы

№ п/п	Код ресурса	Квалификация, профессия специалиста	Кол-во ресурса, чел.	Зарплата, руб./ч	Зарплата в ФОТ, руб./ч
1	С1	Руководитель группы подбора, адаптации, мотивации персонала	1	140	177
2	С2	Специалист группы	1	50	63, 1
3	С3	Юрист	1	150	189
4	С4	Работник компании	1	92	116
5	С5	Участники тренинга	4	50	63, 1

 

Распределение ресурсов по работам, расчет трудоемкости и стоимости работ представлены в Приложении Г.

Кроме трудозатрат для осуществления проекта необходимы другие расходы. Затраты, связанные с проектом, с указанием соответствующей периодичности их внесения, представлены в таблице 34.

 

Таблица 34 – Затраты, связанные с внедрением и реализацией проекта

Статья расходов	Периодичность	Сумма, руб.
Внедрение проекта
Подготовка видеоматериала	Единовременно	7000
Видеосъемка речи исполнительного директора и директора по персоналу	Единовременно	14000
Приобретение необходимого оснащения для тренинга	Единовременно	9500
Трудозатраты, связанные с разработкой проекта	Единовременно	28010
Итого		58510
Реализация проекта
Издательство справочника	Ежеквартально	5000
Приобретение блокнота для флип-чарта, маркеры, и др.	Ежеквартально	2700
Трудозатраты, связанные с проведением проекта	Ежемесячно	11535

 

Таким образом, в соответствии с таблицей затраты по внедрению проекта составляют 58510 руб. Затраты, связанные с реализацией проекта каждый месяц составляют 11535 руб. В последнем месяце квартала они составляют 19235 руб.

 

⇐ Предыдущая12345678

Поделиться: