Access. Создание форм и отчетов

Лабораторная работа № 8

Access. Создание форм и отчетов

Часа

 

Цель работы – приобретение навыков работы в СУБД MS Access по созданию форм и отчетов.

 

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access.

 

Создание однотабличной формы

 

Форму можно создать на основе готовой таблицы (или запроса, основанного на одной или нескольких таблицах),

Выберите таблицу, для которой будет создана форма, зайдите во вкладку Создание, выберите Форма.

Автоматически созданная форма откроется в главном окне. Access предложит сохранить форму по названию таблицы.

Создавать и редактировать формы любой степени сложности позволяет только Конструктор форм.

 

 

Рис. 23. Форма в режиме Конструктора

 

Существуют следующие способы создания формы:

 – с помощью инструмента «Форма»;

– с помощью инструмента «Разделенная форма», что позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы;

– с помощью инструмента «Несколько элементов», что позволяет создать форму, в которой отображается несколько записей;

 – с помощью мастера форм;

 – с помощью инструмента «Пустая форма», если мастер или инструменты для создания форм не подходят.

 

Создание многотабличной формы

Создание подчиненной формы

 

Подчиненная форма создается только для связанных таблиц по ключевому полю.

Выберите объект Формы. Режим создания - Мастер форм. В качестве источника данных выберите из списка таблицу ШтатноеРасписание, нажмите < ОК>.

В открывшемся в первый раз диалоговом окне Создание форм последовательно выбираются таблицы из списка и поля, необходимые для создания формы.

В данном примере выбрать все поля таблицы ШтатноеРасписание: Должность, Оклад, Надбавка (рис. 24);

 

Рис.24. Выбор полей для формы посредством Мастера

 

В этом же окне из выпадающего списка «Таблицы и запросы» выберите таблицу Врачи и с помощью стрелки из Доступных полей выбрать необходимые поля таблицы (рис. 25): «id_Врача», «ФИО_Врача», «ВидОказываемыхУслуг». Нажмите < Далее>.

 

 

Рис.25. Выбор полей для подчиненный формы

 

Таблица ШтатноеРасписание является главной по отношению к форме Врачи. В окне создания форм «Вид представления данных» выбираем для нашего примера таблицу ШтатноеРасписание.

Выбираем переключатель Подчиненные формы. < Далее>.

Выбрать внешний вид подчиненной формы – Табличный. < Далее>.

В следующем окне можно изменить названия главной и подчиненной ей формы.

Далее выбрать дизайн оформления. < Готово>..

Готовая подчиненная форма имеет вид (см. рис. 26).

 

 

Рис. 26. Подчиненная форма

 

 

Создание связанной формы.

 

Для создания связанной формы в качестве таблицы-источника выбрать таблицу СписокПациентов: все поля, в качестве связанной таблицу Журнал: выбрать поля ВремяПриема, ФИО врача, ДолжностьВрача, Услуги, Количество. Повторяющиеся поля не рекомендуется включать. В окне создание форм выберите переключатель Связанные формы. < Готово > (рис. 27).

Измените дизайн форм, увеличив шрифт на 11pt.

 

Рис.27. Готовая связанная форма

Создание вычисляемых полей в форме

 

Откройте подчиненную форму ШтатноеРасписание в режиме Конструктора.

Активируйте кнопку Панель элементов .

Выберите элемент Поле и перенесите его на свободное место формы:

Переименуйте Поле9 в Всего зарплата.

Щелкнув правой кнопкой мыши по окошку с надписью Свободный, выберите Свойства. В открывшемся диалоговом окне Поле: Поле9 во вкладке Данные в строке Данные открыть Построитель выражений (рис. 28):

 

Рис. 28. Вызов построителя выражений

 

В окне Построитель выражений должно быть записано следующее выражение =[Оклад]+[Надбавка]. Следовательно, в новом окне поля будет подсчитана ВСЕГО зарплата с учетом оклада и надбавки. Для этого выберите таблицу ШтатноеРасписание. В следующем окне Построителя выбираем поля, которые участвуют в вычислении: Оклад и Надбавка. < ОК>.

 

Измените шрифт полей и окон формы на 12, зайдя в свойства поля, вкладка Макет. Измените надпись: «Поле9» на «Зарплата всего».

 

Создание кнопочной формы

                                                                                                                    

Кнопочная форма – это форма, единственная цель которой перенаправить вас к другим формам (обычно при щелчке мышью кнопки формы). Она - своего рода главное меню вашей БД. Такая форма - одновременно и отправная точка, и центр действий. Типичная кнопочная форма содержит набор кнопок, направляющих в разные места.

Для автоматического создания кнопочной формы следует применять Мастер форм (Form wizard). Далее описывается, как он работает.

1. Выберите на ленте Работа с базами данных → Работа с базами данных → Диспетчер кнопочных форм (Database Tools → Database Tools → Switchboard Manager).

Когда вы первый раз в БД щелкните мышью эту кнопку, программа Access сообщит о том, что не может найти кнопочную форму и предложит ее создать. Щелкните кнопку Да для продолжения работы Диспетчера кнопочных форм (рис. 29).

Если кнопочная форма уже существует, переходите к пункту 2, в котором можно редактировать текущую кнопочную форму.

 

 

Рис. 29.

Диспетчер кнопочных форм выводит на экран список страниц. Каждая страница - отдельная часть меню кнопочной формы. У самых простых кнопочных форм только одна страница, что означает поддержку формой одного уровня глубины и выполнение каждой кнопкой полезного действия (например, открытие формы или отчета)

 

 

Рис. 30.

Окно Изменение страницы кнопочной формы позволяет создавать команды меню, удалять те, которые больше не нужны, изменять порядок их следования (этот порядок определяет порядок команд на кнопочной форме)

2. Щелкните мышью кнопку Изменить для редактирования страницы кнопочной формы.

На экране появляется окно Изменение страницы кнопочной формы (рис. 30). Именно здесь определяются реальные команды меню.

3. Для создания новой команды меню щелкните мышью кнопку Создать.

На экран выводится окно Изменение элемента кнопочной формы. Для создания команды меню необходимо предоставить две порции информации: текст, появляющийся на форме, и команду, которую должна выполнить программа Access, когда вы щелкните мышью кнопку.

Из раскрывающегося списка Команда выберите действие, которое должна выполнять команда

4. Введите текст меню и затем выберите действие, которое должна выполнять кнопка. Возможны следующие варианты:

§ Перейти к кнопочной форме (Go to Switchboard) - переходит на другую страницу кнопочной формы. Страницы кнопочной формы можно использовать для разбиения действительно длинных меню на несколько более коротких:

§ Открыть форму для добавления (Open Form in Add Mode) - открывает форму в режиме ввода данных, поэтому можно вставлять новые записи;

§ Открыть форму для изменения (Open Form in Edit Mode) - открывает форму в обычном режиме для просмотра и редактирования записей. Этот режим не разрешает редактировать форму, вопреки вводящему в заблуждение названию;

§ Открыть отчет (Open Report) - открывает отчет в режиме предварительного просмотра;

§ Конструктор приложения (Design Application) - открывает окно Диспетчера кнопочных форм, таким образом, позволяя редактировать меню кнопочной формы. Этот вариант редко требуется включать в меню;

§ Выйти из приложения (Exit Application) - завершает программу Access:

§ Выполнить макрос (Run Macro) и Выполнить программу (Run Code) - запускают созданный вами макрос или написанный вами код на языке Visual Basic.

5. Повторяйте пункты 3 и 4 до тех пор, пока не создадите все нужные команды. Затем щелкните мышью кнопку Закрыть для возвращения в главное окно Диспетчера кнопочных форм.

На каждой странице кнопочной формы  можно поместить только восемь команд меню. Если вам нужно больше, следует добавить дополнительные страницы в ваше меню.

Создание отчетов

 

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компьютера, так и на бумаге.

Отчет можно отобразить в трех режимах:

– в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид и макет отчета,

– в режиме просмотра образца, где можно просмотреть все элементы готового отчета, но и в сокращенном виде;

– в режиме предварительного просмотра.

 

Отчет можно создать в режиме конструктора и в режиме мастера.

 

Для создания отчета перейдите во вкладку ОтчетыСоздание с помощью мастера.

Выберите таблицу «Штатное расписание», поля Должность, Оклад, Надбавка.

Из таблицы «Врачи» выберите поля: ID, ФИО Врача, ВидОказываемыхУслуг. Нажмите кнопку < Далее>.

В следующем диалоговом окне в строке «Вид представления данных» будет выбрана первая таблица, в нашем примере « Штатное расписание ».

Нажмите кнопку < Далее>.

Добавьте с помощью стрелок в уровень представления данных поле Должность.

В следующих окнах выберите дизайн отчета.

< Готово>.

 

Пример готового отчета представлен на рисунке 35.

Рис. 35. Отчет

 

Создание макросов

 

Макросы - это небольшие программы на языке макрокоманд СУБД Access, состоящие из последовательности определенных команд (одной или нескольких макрокоманд). Макросы являются простейшими средствами автоматизации действий над объектами Access. Необходимо отметить, что макросы легко создавать, и для этого не нужно знать синтаксис языка программирования.

Для создания макроса, откройте заглавную форму в режиме конструктора и добавьте кнопку. Пусть с помощью вновь созданной кнопки можно открыть отчеты для просмотра по деятельности стоматологии.

Щелкните правой кнопкой мыши по полю кнопки и выберите Обработка событийМакрос.

Откроется окно конструктора макросов.

В этом окне надо выбрать макрокоманду из выпадающего списка, щелкнув на кнопке открытия списка макрокоманд. В списке насчитывается около 50 различных макрокоманд для выполнения действий.

Для нашего примера выберите: Открыть отчет.

Затем выберите имя отчета и режим: Просмотр.

Сохраните макрос.

Все созданные макросы будут отображаться в вкладке Макросы.

 

 

ЗАДАНИЕ

 

Для созданной базы данных необходимо для всех таблиц разработать формы, оформить главную кнопочную форму. Должны быть реализованы все отчеты, указанные в функциональной модели, разработанной в лабораторной работе № 2.

 

 

Лабораторная работа № 8

Access. Создание форм и отчетов

Часа

 

Цель работы – приобретение навыков работы в СУБД MS Access по созданию форм и отчетов.

 

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access.

 

123Следующая ⇒

Поделиться: