Как рассчитывается гонорар event-агентства

Вариант «гонорар снаружи». В некоторых случаях event-агентства озвучивают общую смету расходов и объявляют свой гонорар. В этом случае заказчика не должно интересовать, как агентство распорядится своим фиксированным гонораром, но все остальные расходы должны быть подтверждены (предоставлены бухгалтерские документы). То есть агентство не имеет права, согласовав смету с заказчиком, а потом получив более выгодную цену от поставщика, считать полученную разницу своей прибылью (это будет мошенничеством; см. тест на этичность). В этом случае заказчик видит все фактические расходы.

Если в смете было написано $1000, а в товарной накладной написано $990, то $10, пожалуйста, верните Клиенту. Так должно быть.

Пример схемы выплат гонорара агентства:

– 50 % предоплата (депозит);

– 35 % перед началом мероприятия;

– 15 % непосредственно после окончания мероприятия (бонус).

В случае отмены мероприятия депозит остается у event-компании. В случае нарушения условий договора, неисполнения обязательств, плохого качества event-компания лишается всех или части выплат последнего этапа. Собственно, агентство должно иметь это в виду и стараться сделать все на высоте, чтобы получить эти оставшиеся 15 %.

Вариант «гонорар внутри». Например, у компании-заказчика выделен бюджет на некое мероприятие и эта сумма озвучивается на переговорах с агентством. В этом случае event-агентство и заказчик обсуждают смету и определяют бюджет мероприятия. Заказчика не должно интересовать, как агентство распорядится этим бюджетом, – главное, чтобы все согласованные работы были выполнены с нужным качеством, а бюджет не был превышен. В этом случае зачастую агентство при составлении сметы немного завышает расходы, добавляя свой гонорар и надеясь в дальнейшем оптимизировать расходы, получить скидки и т. д.

Разница между согласованными расходами и фактическими и будет составлять прибыль агентства.

При таком варианте оплаты, если в смете было написано $1000, а потом выяснилось, что это можно было купить всего лишь за $990, ничего не поделаешь, $10 останутся агентству. Агентство их честно заработало.

Преимущество работы с агентством в том, что агентство играет роль «одного окна». Компания-заказчик имеет договорные отношения только с выбранным event-агентством, а агентство ведет расчеты уже со всеми остальными подрядчиками и субподрядчиками. Таким образом, компания-заказчик подписывает один договор, одну смету, один акт приемки-сдачи работ, что для многих компаний очень удобно.

В зависимости от размера бюджета агентству перечисляется либо весь бюджет сразу, либо по частям, в зависимости от сроков платежей. Устоявшейся практики тут нет.

Заключение

Чтобы проиллюстрировать все, о чем написано в этой книге, я расскажу о своем опыте участия в организации одного из крупнейших международных мероприятий.

В 2006 году Россия впервые председательствовала в «Большой восьмерке» (G8). В рамках председательства России проводилось множество межгосударственных встреч, консультаций. В частности, с 8 по 10 июня 2006 года в Санкт-Петербурге проходила встреча министров финансов G8. Наша компания Eventum была выбрана в качестве компании-оператора этой встречи.

Проведение такого мероприятия – уникальный опыт для любой компании. Мы многому научились в ходе подготовки этой встречи, применили многие из наработанных знаний и технологий.

Для нас это был необычный проект. В зону нашей ответственности попали как хозяйственные, так и организационные вопросы: координация работы оргкомитета с консульствами стран-участниц G8 и приглашенных стран, организация встреч делегаций в двух международных аэропортах, размещение в гостиницах, организация пресс-центра на 600 человек и залов для 10 одновременных пресс-конференций, организация офисов стран-участниц в гостинице и в месте основной встречи – Инженерном замке, организация культурной программы, экскурсий, торжественного ужина. При этом в части программы встречи участвовали не только представители стран G8, но и другие приглашенные крупные страны, международные организации. В общей сложности мы принимали двадцать делегаций, разных по количеству участников.

У нас оказалось семь площадок, которые нужно было подготовить, и две большие и очень разные аудитории участников: министерские делегации и журналисты. Работу по этим площадкам и с этими аудиториями необходимо было упорядочить и скоординировать, что не так просто. Кроме того, мы работали с разными странами, культурные различия между которыми очень значительны.

Важным моментом для успеха этого масштабного мероприятия стало создание презентации, которая демонстрировалась как участникам встречи, так и подрядчикам. Мы создали нечто вроде виртуального путешествия по всем основным местам встречи, благодаря чему участникам сразу становилась понятна программа, последовательность действий и прочее, а подрядчики сразу понимали, как именно мы хотим оформить тот или иной зал, в какие сроки должны быть завершены работы и т. д.

За полтора месяца до мероприятия мы провели рабочую встречу с представителями посольств и консульств стран-участниц. Мы провели презентацию, рассказав о том, как планируем провести встречу, а затем проехали по всем основным площадкам и ответили на вопросы. За один день нам удалось сделать очень многое.

Мероприятие готовили как сотрудники Eventum, так и временные работники. Мы нашли и протестировали амбициозных молодых людей со знанием иностранных языков, заинтересованных в участии в этом проекте. Сотрудники компании, как наставники и носители ценностей и технологий, должны были в короткие сроки адаптировать новичков, передать им наше отношение к команде, работе, сервису. Это была отдельная управленческая задача, одна из ключевых. Создать за несколько дней из незнакомых людей сплоченную команду нам удалось. После окончания проекта мы попросили временных сотрудников написать об их впечатлениях, и все они отметили, что чувствовали себя членами слаженной команды.

Перед мероприятием мы подготовили подробный сценарий проведения встречи. Это был документ примерно на 40 страниц, где было указано, кто за какую зону (территорию или комплекс задач) отвечает и в какое время где находится. В конце были указаны контактные данные, включая мобильные телефоны, всех (подчеркиваю – всех) сотрудников и ключевых подрядчиков.

В мероприятии участвовали люди, которые ранее не были знакомы друг с другом лично. И тем не менее благодаря четко прописанному сценарию можно было не знать всей картины происходящего, не знать, как выглядит конкретный сотрудник, но в нужный момент легко найти его. Что важно, каждый член команды мог легко найти себя в этом плане, каждый знал, что его имя записано в сценарии, что к нему обратятся по таким-то вопросам и что он отвечает перед всеми за эти задачи.

Вопрос, как организовать команду, в ходе реализации этого проекта был одним из ключевых. Основных подходов, как вы помните, два: распределение работ по проектам либо по функциям. Подробно они описаны в этой книге на стр. 181–182.^[11] В данном случае была применена их комбинация.

В ходе подготовки министерской встречи были сформированы три рабочие группы, деятельность которых координировалась из единого центра, тесно взаимодействующего с Заказчиком – Министерством финансов РФ:

– рабочая группа «Делегации», отвечающая за взаимодействие с делегациями стран G8;

– рабочая группа «Пресса», отвечающая за подготовку пресс-центра и работу со СМИ (эту работу взяли на себя наши коллеги из PR-агентства PREMO);

– рабочая группа «Общая логистика», отвечающая за общую координацию мероприятия, техническое обеспечение, питание, транспорт и прочее.

Таким образом, мы видим здесь подход «распределение работ по функциям». Выбор этого подхода был связан с тем, что действия рабочих групп «Делегации» и «Пресса» существенно отличались по своему содержанию и целям, так что для каждой из них нужны были люди с разным опытом и навыками. Кроме того, присутствовал ряд задач, некий общий знаменатель, который касался всех площадок проведения встречи (транспорт, телекоммуникационные и IT-решения, символика, кейтеринг), и этими общими задачами занималась рабочая группа «Общая логистика».

Некоторые наши подрядчики и другие вовлеченные в подготовку мероприятия организации построили свою работу иначе. Их действия также координировались из единого центра, но было выделено ответственное лицо, которое занималось всеми вопросами, связанными только с одним объектом, например с аэропортом, Инженерным замком или пресс-центром (вариант «распределение работ по проектам»). Их выбор был обусловлен тем, что необходимо было обеспечить решение примерно одинаковых задач на разных площадках (каждую из которых можно считать отдельным проектом), а соответственно нужны были люди с примерно одинаковым опытом и квалификацией.

Таким образом, в рамках одного мероприятия мы видим два подхода, дополняющих друг друга.

Итог: в старинном дворце заседали министры финансов России, США, Великобритании, Германии, Франции, Японии, Италии, Канады, Австрии, Китая, Южной Кореи, Нигерии, Австралии, Бразилии, комиссар ЕС, руководители международных финансовых организаций: Международного валютного фонда, Всемирного банка, Международного энергетического агентства.

Только представьте, в одном зале сидели люди, отвечающие в некотором смысле за 60–70 процентов мировых денег. У нас не было права допустить ни одной ошибки. И все получилось как надо. Вечером мы смотрели по ТВ новости, по всем каналам шли сюжеты об организованном нами мероприятии.

Это было настоящее приключение.

Послесловие

В заключение хочу высказать важную, на мой взгляд, мысль – об очень серьезном заблуждении, касающемся денег. В современном мире считается, что за деньги можно купить практически все. Это не так. За деньги вообще нельзя купить что-то по-настоящему ценное.

Тем не менее деньги очень важны, о них нужно думать и заботиться о состоянии финансов – но это не все. Далеко не все. Эту мысль я прочитал у Рава Аврома Шмулевича, большое ему спасибо за это.

Как-то раз один из участников моего семинара по еvent-менеджменту задал мне вопрос: «Зачем вы этим занимаетесь? Ведь ради прибыли?.. Ну, деньги этим зарабатываете? »

В общем-то – да. И за эту книгу я тоже получаю какое-то материальное вознаграждение. Но писал я ее не для денег.

Тогда я ответил примерно так.

Мы дышим, чтобы жить. Без кислорода мы умрем быстро и гарантированно. Но это не значит, что наша цель и смысл жизни – потреблять кислород. У нас есть более высокие цели. Примерно так же с деньгами. Прибыль нужна для того, чтобы компания вообще существовала, люди получали зарплату и могли работать дальше, но цель не в этом. Должен быть другой, более глубокий смысл работы. Смысл, который должна давать компания своим работникам, своим Клиентам. Иначе компания обречена, она бессмысленна.

У нас этот смысл есть. Мы делаем мероприятия, чтобы люди учились, обменивались идеями и становились лучше. Мы стараемся сами стать лучше каждый день, каждый час, в каждом действии. Это и есть моя работа.

Работа над этой книгой – шаг вперед в этом направлении. Я надеюсь, что, прочитав книгу, вы по-новому взглянете на свою работу и сможете делать ее лучше.

В этом и есть смысл.

Спасибо.

Благодарности

Я хочу поблагодарить свою жену Наташу за ее бесконечное терпение и поддержку, которые позволили мне закончить эту книгу, за ценные советы, а также за огромную помощь в самом начале, при создании компании Eventum.

Хочу поблагодарить своих родителей и особенно мою маму Наталью Шумович за помощь в редактировании. Благодаря ее поправкам язык книги стал более четким и в то же время более человечным и выразительным. Также благодарю мою любимую тещу – Валентину Трунову. Именно она одолжила мне денег на покупку первого компьютера, с которого началась моя компания.

Я очень благодарен своему учителю и наставнику, президенту LBS International Conferences д-ру Александру Лебедеву и хочу выразить ему признательность на страницах этой книги. Александр – один из самых умных и талантливых людей, с которыми мне довелось встретиться в жизни. Первые конференции Александр провел в 1996 году и был одним из пионеров этого бизнеса в бывшем СССР. Многие из мыслей, изложенных в этой книге, я почерпнул именно у него. Мы проработали вместе девять лет. В настоящий момент мы конкурируем, так как я открыл собственную компанию, в которой и работаю. Я искренне уважаю Александра и созданную им компанию. Без него мой путь наверняка сложился бы иначе.

Я благодарен за помощь моему другу и коллеге, профессиональному тренеру Михаилу Джонджуа, с которым мы провели сотни семинаров. Мы также провели долгие часы за спорами о том, как строить консалтинговый бизнес, как проводить мероприятия. Его неугомонная натура и непримиримое отношение к ошибкам постоянно подталкивали меня к улучшениям. Внимательность Михаила к деталям очень повлияла на наш подход к работе.

Хочу выразить особую благодарность Юлии Щипцовой, вдохновившей меня на написание этой книги. Юлия – соавтор и редактор одной из наиболее важных книг по организации мероприятий – Special Events: Twenty – First Century Global Event Management, выдержавшей четыре издания в США. Автор этой книги – профессор Джо Голдблатт, один из самых уважаемых в мире профессионалов в области еvent-менеджмента. И к тому же один из самых цитируемых. Семинары, которые читали в Москве Юлия Щипцова и Джо Голдблатт, очень повлияли на меня и на мою компанию и также подвигли к написанию этой книги.

Также я хотел бы поблагодарить своего партнера по бизнесу Алексея Берлова. Алексей руководит PR-агентством PREMO и, на мой взгляд, является идеальным пиарщиком. Его критичный взгляд на вещи часто отрезвляет меня и помогает относиться к различным ситуациям более взвешенно. Мы много говорили о том, каким должно быть идеальное агентство, как правильно строить отношения с агентством. Результаты этих бесед нашли свое отражение в книге. Алексей очень помог мне при работе над ней, особенно в вопросах, связанных с прессой и мероприятиями для журналистов. Раздел, посвященный форматам мероприятий для СМИ, написал именно он.

Огромное спасибо моим коллегам и деловым партнерам Ольге Шишкановой, Елене Чех и Екатерине Венцковской. Вместе мы делали мероприятия, которыми сейчас можем гордиться. Я всегда могу положиться на профессионализм и порядочность этих людей. Без них компания Eventum была бы совсем другой компанией.

И еще несколько важных слов.

Я хочу поблагодарить наших уважаемых Клиентов и партнеров. Именно благодаря вам развивается наш бизнес. Спасибо за ошибки, которые вы нам прощали и на которых мы смогли научиться. Спасибо за ваши советы по улучшению сервиса, за высокие требования, которым мы вынуждены соответствовать. Особо хочу выразить свою благодарность Олегу Михайлову и Юлиане Соколенко, Александру Ахполову, Александру Позову, Андрею Сайко, Андрею Бокареву, Александру Митрохину, Сергею Фетисову, Андрею Калибердину, Ирине Горбачевой, Юлии Поповой, Людмиле Каупуже, Вячеславу Танцорову, Майе Крысановой, Денису Хандогому. Мне было очень приятно работать с этими людьми.

Руководство event-компанией дало мне новый, чрезвычайно ценный опыт. Я понял, что в моем бизнесе интересным и важным является не только организация мероприятий, решение сложных задач и общение с Клиентами, но и передача накопленных знаний и опыта. В 2004 году я впервые стал сам читать семинары в области event-менеджмента. Моими первыми слушателями были мои коллеги из компании Eventum. Следующим шагом стало написание этой книги. Поэтому в заключение хочу поблагодарить своего издателя – Игоря Манна. Игорь дал несколько бесценных советов о том, как построить книгу, он постоянно подталкивал меня и придавал решительности. Возможно, без него книга так никогда и не была бы закончена. Я благодарю издательство «Манн, Иванов и Фербер» за их работу, которая позволяет российским практикам делиться своим опытом и повышать профессионализм российских бизнесменов. Спасибо, что прочитали эту страницу.

 

Александр Шумович

Учиться и повторять пройденное – вот путь достойного человека.

Конфуций

⇐ Предыдущая26272829303132333435Следующая ⇒

Поделиться: