Тема 7. Общая характеристика информационной базы автоматизированной библиотечно-информационной системы

В соответствии с ГОСТ 34.003-90, п.п. 2.19, 2.20, 2.21 – информацион- ная база автоматизированной системы – совокупность упорядоченной ин- формации, используемой при функционировании АС. Информационная база включает в себя внемашинную информационную базу АС и машинную ин- формационную базу АС. Внемашинная информационная база АС – часть информационной базы АС, представляющая собой совокупность документов, предназначен- ных для непосредственного восприятия человеком без применения средств вычислительной техники. Машинная информационная база АС – часть информационной базы АС, представляющая собой совокупность используемой в АС информации на носителях данных. Внутримашинное информационное обеспечение Внутримашинное информационное обеспечение включает макеты (экранные формы) для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода ре- зультатной информации, и структуры информационной базы: входных, вы- ходных файлов, базы данных. Проектирование экранных форм электронных документов Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии документа. Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать раз- личный тип входной информации и содержать командные кнопки, переклю- чатели, выпадающие меню или списки для выбора. Создание форм электронных документов требует использования специ- ального программного обеспечения. На рис. приведены основные типовые элементы электронного документа, использование которых предусмотрено в большинстве программ автоматизации проектирования электронных доку- ментов. К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юри- дическую проработку процесса их утверждения или подписания. Технология обработки электронных документов требует использования специализированного программного обеспечения – программ управления до- кументооборотом, которые зачастую встраиваются в корпоративные ИС. Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов: • создание структуры ЭД – подготовка внешнего вида с помощью графи- ческих средств проектирования; • определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми бу- дут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных; • определения перечня макетов экранных форм – по каждой задаче проектировщик анализирует " постановку" каждой задачи, в которой приво- дятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоян- ной информацией и документов с результатной информацией; определение содержания макетов – выполняется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и ре- зультатных документов. Работа заканчивается программированием разработанных макетов экранных форм и их апробацией. Информационная база и способы ее организации Основной частью внутримашинного информационного обеспечения яв- ляется информационная база. Информационная база (ИБ) – это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вы- числительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. Все файлы ИБ можно классифицировать по следующим признакам: • по этапам обработки (входные, базовые, результатные); • по типу носителя (на промежуточных носителях – гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях – жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.); • по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией); • по назначению (по типу функциональных подсистем); • по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные); • по способу физической организации (файлы с последовательным, ин- дексным и прямым способом доступа). Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хра- нению. К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы. Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Опера- тивные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных докумен- тов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справоч- ную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40%, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности не менее 0, 6. Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристи- ки элементов материального производства (материалы, сырье, основные фон- ды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информа- цию классификаторов и дополнительные сведения об элементах Материаль- ной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны со- держать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, про- цент удержания, отчисления и пр.). Плановые файлы содержат плановые по- казатели, хранящиеся весь плановый период. Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основ- ных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных. Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они об- разуются в результате решения экономических задач, подвергаются хране- нию с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов. Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и ка- талоги. Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях. Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям: •полнота хранимой информации для выполнения всех функций управле- ния и решения экономических задач; •целостность хранимой информации, т. е. обеспечение непротиворечи- вости данных при вводе информации в ИБ; •своевременность и одновременность обновления данных во всех копи- ях данных; •гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информа- ционным потребностям; •реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложно- сти структуры ИБ; •релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей; •удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ; •разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользовате- ля доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними. Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность ло- кальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использова- нии универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и веде- ния данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД). Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под за- дачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим ду- блированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласо- ванностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных прило- жениях, требующих очень высокой скорости реакции при импорте необходи- мых данных. Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД) – это совокупность взаимо- связанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточно- сти, которая допускает их использование оптимальным образом для множе- ства приложений. Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделе- ние хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к проблемам другого характера: необходимости усиления контроля вводимых данных, необходимости обеспечения соглашения между пользова- телями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и се- кретности данных. Основными способами организации БД являются создание централизо- ванных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа органи- зации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы веде- ния файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых за- дач. Информационная база – взаимосвязанная совокупность средств, мето- дов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информа- ции в интересах достижения поставленной цели. Современное понимание информационной системы предполагает ис- пользование в качестве основного технического средства переработки ин- формации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной си- стемы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая ин- формация и без которого невозможно ее получение и представление. Изменение подхода к использованию информационных систем (баз) Пе- риод вре- мени Концепция ис- пользования ин- формации Вид информацион- ных систем Цель исполь- зования 1950 – 1960 гг. Бумажный по- ток расчетных доку- ментов Информационные си- стемы обработки расчет- ных документов на элек- тромеханических бухгал- терских машинах Повышение скорости обработки документов Упрощение процедуры обра- ботки счетов и рас- чета зарплаты 1960 – 1970 гг. Основная по- мощь в подготовке отчетов Управленческие ин- формационные системы для производственной ин- формации Ускорение процесса подготов- ки отчетности 1970 – 1980 гг. Управленче- ский контроль реа- лизации (продаж) Системы поддержки принятия решений Системы для высшего звена управления Выборка наи- более рационально- го решения 1980 – 2000 гг. Информация – стратегический ре- сурс, обеспеч. кон- курентное преиму- щество Стратегические ин- формационные системы Автоматизированные офисы Выживание и процветание фирмы Виды документов Входными данными, подлежащими вводу в АС средствами подсистемы комплектования, являются: • данные о партнерах (издающие и книготорговые организации, партне- ры по книгообмену, подписные агентства и т.п.); • данные о предложениях издающих и книготорговых организаций; • данные о предложениях данной библиотеки и других библиотек по книгообмену; • данные о заказах документов для фондов библиотеки; • данные о документах, поступивших как по предварительному заказу, так и без него. Выходными данными подсистемы комплектования являются: • заказная документация; • рекламации на непоступившие документы; • отчеты учетно-контрольного характера. Выходными данными, сформированными средствами подсистемы обработки, являются: • библиографические описания документов, включающие систематиче- ские индексы ББК и шифры хранения; • нормативные записи; • отчеты учетно-контрольного характера. Входными данными для подсистемы электронного каталога яв- ляются: • библиографические описания, подготовленные для загрузки в элек- тронный каталог в подсистеме «Обработка документов»; • фрагменты традиционных каталогов или иные материалы, отражающие фонды библиотеки (возможно в совокупности с базами данных националь- ных библиографий на CD-ROM или доступными через Интернет), необходи- мые для осуществления конвертирования ретроспективы фондов; • запросы пользователей; • информация о списании документов, поступающая из соответствую- щих функциональных отделов библиотеки. Входными данными, подлежащими вводу в АС библиотеки сред- ствами подсистемы обслуживания пользователей, являются: • сведения о читателях и абонентах библиотеки; • заказы на издания из фондов библиотеки, поступающие от читателей и по МБА; • заказы на издания, отсутствующие в фондах библиотеки, заказываемые ею по МБА; • сведения о “движении” заказанных документов, поступающие из хра- нилища, читальных залов и подразделений РГБ, работающих с фондами. Выходными данными подсистемы обслуживания пользователей яв- ляются: • записи о читателях и абонентах, введенные в АС библиотеки; • записи о заказах документов; • записи об отказах в выдаче документов; • записи о заказах по МБА; • информация о местонахождении проходящих через подсистему доку- ментов; • отчеты учетно-контрольного характера. Входными данными, подлежащими вводу в АС библиотеки сред- ствами подсистемы учета и статистики являются: •данные о сроках выполнения технологических процессов; •статистические сведения по состоянию, движению и использованию фонда библиотеки; •статистических сведений по количественному и качественному составу пользователей библиотеки; •данные о спросе на конкретные документы и их группы; •данные о местонахождении документа, поступившего в библиотеку. Выходными данными подсистемы учета и статистики являются: • разнообразные статистические отчеты.

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: