Тема 8. Внемашинная информационная база автоматизированных библиотечно-информационных систем

Внемашинное информационное обеспечение включает различные доку- менты на бумажных носителях (договора, приказы, распоряжения, отчеты, приходно-расходные ордера и др.). Всю информацию, которая используется в АС можно разделить на: •Нормативно-справочную; •Входную оперативную; •Производную, в том числе и статистическую. К нормативно-справочной информации относятся: •Системы классификации и кодирования (СКК) и классификаторы (Кл); •Стандарты; •Нормативные и руководящие документы; •И др. СКК – это способ разделения некоторого множества на классы и прави- ла определения для каждого элемента каждого класса некоторого уникально- го идентификатора – кода. Наиболее распространенными являются следующие СКК: • Порядковая; • Иерархическая – дерево. Типичный пример – УДК; • Фасетная – по нескольким независимым признакам; • Смешанная. Кл бывают: международные; национальные; отраслевые; предприятия. Для того чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на ЭВМ и передачу по каналам связи технико-экономической информации, ее необхо- димо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядо- чить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использо- ванием классификатора. Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Класси- фикация фиксирует закономерные связи между классами объектов. Под объектом понимается любой процесс, предмет или явление. Свойство или характеристика объекта классификации, которое позволя- ет установить его сходство или различие с другими объектами классифика- ции, называется признаком классификации. Например, признак «роль пред- приятия-партнера в отношении деятельности объекта автоматизации» позво- ляет разделить все предприятия на две группы (на два подмножества): «по- ставщики» и «потребители». Множество или подмножество, объединяющее часть объектов классификации по одному или нескольким признакам, носит название классификационной группировки. Классификатор – это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание информации в ИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения. По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: между- народные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы. Международные классификаторы входят в состав Системы междуна- родных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи ин- формации между организациями разных стран мирового сообщества. Общегосударственные (общесистемные) классификаторы, обязательны для организации процессов передачи и обработки информации между эконо- мическими системами государственного уровня внутри страны. Отраслевые классификаторы используют для выполнения процедур об- работки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли. Локальные классификаторы используют в пределах отдельных пред- приятий. Каждая система классификации характеризуется следующими свойства- ми: •гибкостью системы; •емкостью системы; •степенью заполненности системы. Гибкость системы – это способность допускать включение новых при- знаков, объектов без разрушения структуры классификатора. Необходимая гибкость определяется временем жизни системы. Емкость системы – это наибольшее количество классификационных группировок, допускаемое в данной системе классификации. Степень заполненности системы определяется как частное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы. Иерархическая классификация В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классифи- кации: иерархическая и многоаспектная. При использовании иерархического метода классификации происходит «последовательное разделение множества объектов на подчиненные, зависи- мые классификационные группировки». Получаемая на основе этого процес- са классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней перво- начальный объем классифицируемых объектов разбивается на подмножества по какому-либо признаку и детализируется на каждой следующей ступени классификации. Построение иерархической классификации объектов проходит в следую- щей последовательности: • определяется множество объектов, которое необходимо классифициро- вать для решения конкретных задач (множество заболеваний, медицинских учреждений, фармацевтических предприятий, простых медицинских услуг и т.д.); • выделяются основные признаки (свойства, характеристики, показатели, параметры и др.), по которым множество будет разделяться на подмноже- ства; • выбирается порядок следования признаков – уровень деления; • определяется оптимальное количество уровней как с точки зрения удобства построения классификатора, так и с точки зрения удобства его даль- нейшего практического применения. Наиболее важными правилами при построении иерархической класси- фикации являются: • разделение множества на подмножества на каждом уровне производит- ся только по одному признаку деления; • получаемые в результате деления группировки на каждом уровне отно- сятся только к одной вышестоящей группировке и не пересекаются, т.е. не повторяются; • разделение множества осуществляется без пропусков очередного или добавления промежуточного уровня деления; • классификация производится таким образом, чтобы сумма образован- ных подмножеств составляла делимое множество. Наиболее существенными и сложными вопросами, возникающими при построении иерархической классификации, считаются выбор системы при- знаков, используемых в качестве основания деления, и определение порядка их следования. В основу иерархической классификации закладываются при- знаки, являющиеся необходимыми в решении конкретных задач, для которых она создается. При этом последовательность признаков определяется по принципу " от общего к частному" с учетом приоритетной вероятности об- ращений к разным уровням деления при решении конкретных задач. Фасетная классификация Недостатки, отмеченные в иерархической системе, отсутствуют в других системах, которые относятся к классу многоаспектных систем классифика- ции. Аспект – точка зрения на объект классификации, который характеризу- ется одним или несколькими признаками. Многоаспектная система – это система классификации, которая использует параллельно несколько незави- симых признаков (аспектов) в качестве основания классификации. Существу- ют два типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная. Фасет – это аспект классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок. Дескриптор – ключевое слово, определя- ющее некоторое понятие, которое формирует описание объекта и дает при- надлежность этого объекта к классу, группе и т.д. Под фасетным методом классификации понимается «параллельное раз- деление множества объектов на независимые классификационные группи- ровки». При этом методе классификации заранее жесткой классификацион- ной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь си- стема таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасе- тов и их объединение в определенной последовательности. Внутри фасета значения признаков могут просто перечисляться по неко- торому порядку или образовывать сложную иерархическую структуру, если существует соподчиненность выделенных признаков. Последовательность построения фасетной классификации такая же, как и при построении иерархической классификации: • определяется множество объектов; • выделяются основные признаки и группы признаков этого множества; • выбирается порядок следования групп признаков (фасетов) и призна- ков – характеристик. Для вычленения из множества объектов конкретного подмножества, об- ладающего определенными признаками, необходимо: • выделить основные признаки (характеристики), всесторонне характе- ризующие объект и обеспечивающие его идентификацию; • сгруппировать их по принципу однородности в фасеты; • присвоить им коды; • определить фасетные формулы для образования подмножеств. При фасетном методе построения классификаторов подмножества фор- мируются " от частного к общему", т.е. на основе различных наборов конкрет- ных характеристик объекта формируются конкретные подмножества. Основными правилами при создании фасетной классификации являют- ся: • признаки в различных фасетах не пересекаются, т.е. каждый признак отличается от другого по наименованию, значению и кодовому обозначению; • из общего числа фасетов, характеризующих множество объектов, вы- бираются фасеты, необходимые для решения поставленных задач, и устанав- ливается их строгая последовательность (фасетная формула). В современных классификационных схемах часто одновременно исполь- зуются оба метода классификации. Это снижает влияние недостатков мето- дов классификации и расширяет возможность использования классификато- ров в информационном обеспечении управления. Для поиска показателей и документов по набору содержательных при- знаков используется информационный язык дескрипторного типа, которой характеризуется совокупностью терминов (дескрипторов) и набором отноше- ний между терминами. Содержание документов или показателей можно достаточно полно и точно отразить с помощью списка ключевых слов – дескрипторов. Дескриптор – это термин естественного языка (слово или словосочета- ние), используемый при описании документов или показателей, который имеет самостоятельный смысл и неделим без изменения своего значения. Для того чтобы обеспечить точность и однозначность поиска с помощью дескрипторного языка, необходимо предварительно определить все постоян- ные отношения между терминами: родовидовые, отношения синонимии, омонимии и полисемии, а также ассоциативные отношения. В процессе аналитико-синтетической переработки газетного текста «Ка- занских извecтий» описывалась информация каждой единицы содержания в соответствии с разработанной системой классификации. Систематизация со- держания газеты осуществлялась последующим аспектам: виду информации, сфере общественной жизни, персонам (именам, встречающиеся в газете), учреждениям, географическим названиям мест, датам событий, приведенным в тексте. Внутри фасетов значения признаков либо просто перечисляются, либо образуют иерархическую структуру, если существует соподчиненность выделенных признаков. Фасет «Вид информации» содержит перечень видов опубликованных в газете материалов и может быть представленным в виде следующей иерархи- ческой структуры: Официальные материалы •Дипломатические и др. документы и официальные письма; •О чинопроизводстве, прохождении службы, наградах; •Законодательные материалы; •О родившихся и умерших в губерниях, входивших в Казанский учеб- ный округ; Сообщения • О Международных отношениях; • О вооруженных конфликтах: • О внутреннем положении и общественно-политической жизни; • Дворцовая и светская хроника; • О стихийных бедствиях, эпидемиях и явлениях природы; • Об отъезжающих из Казани и приезжающих в Казань. Объявления • О купле/продаже; • О найме/предложении рабочей силы; • Об аренде помещений и др. собственности; • О зрелищах и развлечениях; • О подписке на печатные издания (книги и периодические издания). Финансово-экономическая информация • Вексельный и денежный курсы; • О ценах, установленных полицией; • О сплаве грузов; • О таможенных сборах; • О ценах. Статьи и другие материалы • Статьи естественного направления (химия, физика, естественная исто- рия); • Статьи гуманитарного направления (история, археология, этнография, словесность, экономика); • Ученые известия; • Художественные произведения (стихи, курьезы и чудеса, оды, повести, остроумные изречения, анекдоты, главы из книги и др.); • Публицистика; • Речи; • Описание увеселений (городские праздники); • О разном; • Описание церемоний (общественных торжеств, городских событий) Разное • Статистические данные; • Некрологи; • Метеонаблюдения; • От редакции (опровержения, исправление опечаток и т. д.); • Полезные советы Фасет «Сферы общественной жизни» содержит: • Торговля (ярмарки, таможня); • Промышленность; • Сельское хозяйство, промысловая деятельность; • Строительство. Благоустройство городов; • Культура (литература, театры, музыка, живопись, архитектура, скульп- тура, общественные развлечения); • Коммуникации (перевозки, транспорт, почта); • Просвещение; • Наука и техника (новые изобретения, новые технологии); • Здравоохранение; Благотворительность; • Религии; • Быт и нравы. Уголовная хроника. Совместное использование перечисленных выше аспектов рассмотрения газетных материалов позволяет получить самые разнообразные тематические комбинации. В библиографической работе используются главным образом иерархиче- ские и фасетные классификации, а также предметные информационно-поис- ковые языки (ИПЯ). Иерархические классификации – самые традиционные. Они имеют структуру «древа знаний», в котором определенная совокупность знаний (универсум) последовательно делится на все более узкие подклассы. Суще- ствует много универсальных иерархических классификаций, охватывающих сразу все отрасли человеческих знаний. В библиографической практике наиболее широко используются Библио- течно-библиографическая классификация (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Классификация для массовых библиотек и некоторые другие. Фасетные классификации отличаются от иерархических тем, что в них вместо одного обширного «древа знаний» создается параллельно несколько иерархических структур (фасетов), соответствующих основным аспектам библиографируемого массива документов. Затем из этих фасетов выбирают- ся соответствующие подразделения, которые в совокупности и образуют сложный класс, многоаспектно характеризующий библиографируемый (и ин- дексируемый) документ. Первая фасетная классификация (Классификация двоеточием) была раз- работана известным индийским библиографом и библиотекарем Ш. Р. Ранга- натаном в 1933г. Кодирование Кодирование представляет собой образование по определенным прави- лам кодов присвоение их объекту или группе объектов, позволяющее заме- нить несколькими знаками (символами) наименования этих объектов. С по- мощью кодов обеспечивается идентификация объектов максимально ко- ротким способом, т.е. с помощью минимального числа знаков. Минимизация количества знаков, идентифицирующих объекты, способствует повышению эффективности сбора, учета, хранения, обработки (анализа) информации. Кодовое обозначение характеризуется: •алфавитом кода; •структурой кода; •числом знаков - длиной кода; •методом кодирования. Алфавит кода представляет собой систему знаков (символов), составлен- ных в определенном порядке, куда могут входить цифры, буквы и другие знаки, имеющиеся а клавиатуре печатающего устройства. Коды бывают циф- ровые, буквенные и смешанные - буквенно - цифровые. Структура кода представляет собой, как правило, графическое изобра- жение последовательности расположения знаков кода и соответствующие этим знакам наименования уровней деления. Обычно структура кода пред- ставляется в нормативном документе как " ХХ.ХХ". Число знаков в коде определяется его структурой и зависит от количе- ства объектов, входящих в подмножества, образуемые на каждом уровне де- ления. При определении числа знаков на каждом уровне деления необходимо иметь в виду возможность появления новых объектов и предусматривать ре- зервные емкости кода. Части кода разделяются между собой точкой, после последней цифры кода точка не ставится. Обозначение года в коде ставится в конце, отделяется дефисом и имеет емкость 4 знака, т.е. " ХХ.ХХ-20ХХ". Методы кодирования в значительной степени связаны с методами разде- ления множества на подмножества. При разработке структуры кода важно выбрать оптимальное соотношение между уровнями деления и числом зна- ков в каждом разряде кода. При этом коды должны удовлетворять следую- щим основным требованиям: • однозначно идентифицировать объекты и (или) группы объектов, т.е. являться идентификаторами; • иметь минимальное число знаков (минимальную длину) и достаточное для кодирования всех объектов (признаков) заданного множества; • иметь достаточный резерв для кодирования вновь возникающих объек- тов кодируемого множества; • обеспечивать возможность автоматического контроля ошибок при вво- де в компьютерные системы. Классификационные методы кодирования разделяются на два типа: по- следовательный и параллельный. Последовательный метод следует использо- вать при иерархическом методе классификации. Множество разделяется на подмножества в нужной последовательности, и кодовое обозначение строит- ся по заданной структуре, определяющей последовательность и количествен- ный состав признаков на каждом уровне деления. Параллельный (независимый) метод используют при фасетной класси- фикации объектов. Коды присваиваются фасетам и признакам независимо друг от друга. Структура кодового обозначения определяется фасетной фор- мулой. Кодирование при обоих методах осуществляется путем присвоения по- рядковых номеров, причем параллельный метод может успешно применяться при иерархическом методе классификации, когда одинаковыми кодами коди- руются одинаковые объекты (признаки), находящиеся на одном уровне деле- ния, но в разных подмножествах. При фасетной классификации коды признаков, входящих в отдельные фасеты, представляют собой, как правило, порядковые номера либо строятся на основе классификационных методов кодирования. Выбор методов классификации и кодирования в каждом конкретном случае осуществляется разработчиком классификатора, возможны комбина- ции как принципов классификации, так и методов кодирования. Выбор ком- бинации зависит от назначения классификатора, решаемых им конкретных задач, специфики информации и области применения. Понятие унифицированной системы документации Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведе- ний, используемая при решении конкретных задач, расположенная на мате- риальном носителе в соответствии с установленной формой. Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм доку- ментов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документа- ции является большое разнообразие видов документов. Существующие системы документации, характерные для неавтоматизи- рованных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм доку- ментов, большим объемом потоков документов и их запутанностью, дубли- рованием информации в документах и работ по их обработке и, как след- ствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода: • проведение унификации и стандартизации документов; • введение безбумажной технологии, основанной на использовании элек- тронных документов и новых информационных технологий их обработки. Унификация документов выполняется путем введения единых форм до- кументов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показа- телей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифици- рованная система документации. Унифицированная система документации (УСД) – это рационально ор- ганизованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает еди- ным правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, они делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций. Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям: • документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; • УСД должна содержать полную информацию, необходимую для опти- мального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта систе- ма; • УСД должна быть ориентирована на использование средств вычисли- тельной техники для сбора, обработки и передачи информации; • УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС раз- личных уровней: • все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все рекви- зитыпризнаки в них должны быть закодированы с использованием междуна- родных, общесистемных или локальных классификаторов.

⇐ Предыдущая12345

Поделиться: