Глава 2. Методика создания базы данных

 

Создание таблиц и определение связей между ними

 

Создаем таблицы базы данных, в которые впоследствии будет вводиться информация. В дальнейшем данные в таблице могут дополняться новыми данными, редактироваться или исключаться из таблицы. Можно просматривать данные в таблицах или упорядочивать их по некоторым признакам. Информация, содержащаяся в таблицах, может быть использована для составления отчетов. Кроме того, можно дать графическую интерпретацию информации, содержащейся в базе данных.[1]

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных. Рассмотрим последовательность действий при создании таблицы в новой базе данных:

1. Открыть окно созданной Вами базы данных и перейти на вкладку "Таблицы".

2. Нажать кнопку "Создать" в окне базы данных.

3. Откроется окно диалога "Новая таблица", в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:

· Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;

· Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;

· Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;

· Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;

· Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

4. Выбрать из этой таблицы подходящий вариант создания таблицы и нажать кнопку ОК.

5. Создать структуру таблицы с помощью выбранного Вами средства.

6. Для того чтобы связать таблицу с содержащейся в ней информацией, каждой таблице присваивается имя. Задать имя таблицы в окне диалога "Сохранение" и нажать кнопку ОК.

При присвоении имени таблице, как и имени базы данных, можно не ограничиваться восемью символами. Имя таблицы, как и имена других объектов базы данных, хранится в самой базе данных.[2]

Определение необходимых в таблице полей

 

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

§ Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

§ Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

§ В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

§ Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы.

 

Задание индивидуального значения каждому полю

 

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

 

2.4. Определение связей между таблицами

 

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами. Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных. Приступаем непосредственно к созданию таблиц в базе данных. Таблицы созданы при помощи конструктора. Введены имя поля и типы данных (текстовое, денежное, и т.д.): название таблицы, установка связей. После нажатия кнопки "готово" и заполнения таблиц получим следующее:

 

 

§ Щелкните по кнопке Создать.

§ В окне Новая таблица выберите режим Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

§ Введите название и тип данных.

§ Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке  Ключевое поле.

§ Сохранить таблицу

§ В появившимся окне нужно набрать имя таблицы и щелкнуть по кнопке ОК.

§ Закрыть таблицу.[3]

 

Полученная таблица

 

Аналогично создаем таблицы остальные таблицы.

 

После создания таблиц определяем связи между ними как показано на рисунке:

 

Разработка Запросов

 

Запросы являются одним из основных инструментов выборки записей, обновления таблиц и обработки данных в таблицах БД. Результат выполнения запроса – это новая, чаще всего временная таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура этой таблицы определяется выбранными полями. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. В Access может быть создано несколько видов запроса:

· Запрос на выборку – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов; результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса; на основе этого вида могут строиться запросы других видов.

· Запрос на создание таблицы – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов и сохраняет результат в новой постоянной таблице.

· Запрос на обновление, добавление, удаление – запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Лучшим способом создания запроса является использование графического конструктора. Основные принципы конструирования различных запросов заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов.[4]

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: