Кафедра Менеджмента организации

Кафедра Менеджмента организации

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему:

«Коммуникации в информационном обеспечении менеджмента в организации: преграды и способы их преодоления»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

. Коммуникационный процесс как основная функция менеджмент

    Понятие и сущность коммуникаций в менеджменте

    Структура процесса коммуникаций

    Коммуникационные барьеры и их преодоление

    Информационные системы в организациях

    Коммуникационные технологии в управлении

    Информационные потоки в организации

    Этапы разработки эффективной коммуникации

    Анализ коммуникационной системы в ЗАО «Пикник»

     Характеристика организации

Анализ коммуникационной системы в ЗАО «Пикник»

Заключение

Список литературы

Введение

 

Современный бизнес - это сложное производство, коллективный характер труда, распоряжение огромными ресурсами. Средством обеспечения достижения целей, координации деятельности организации, установления сотрудничества, является управленческая коммуникация. Понимание бизнес коммуникаций и владение методами их осуществления рассматриваются как ведущий фактор в достижении делового успеха.

Целью данной работы является определение роли информационных технологий в обмене информацией между руководителем и подчиненными.

Данная работа ознакомит с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными ловушками на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

Коммуникационный процесс как основная функция менеджмента

    Понятие и сущность коммуникаций в менеджменте

Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих решений играет информация. Её получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией.

Коммуникация - процесс обмена информацией между двумя и более людьми.

Цели коммуникаций.

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами координации их задач и действий.

4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

В зависимости от способа обмена информацией различают:

·   межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

·   коммуникации на основе письменного обмена информацией.

Межличностные коммуникации делятся на:

Ø формальные или официальные;

Ø неформальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Сети неформальной организационной коммуникации существуют в силу стремления работников знать ту информацию, которую они не могут получить с помощью формальных организационных коммуникаций.

Система неформальных коммуникаций способна рождать слухи, которые могут отрицательно сказаться на эффективности коммуникаций.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

· предстоящие сокращения производственных рабочих;

· новые меры по наказаниям за опоздание;

· изменения в структуре организации;

· грядущие перемещения и повышения;

· подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;

· кто кому назначает свидания после работы.

Существуют две точки зрения, каким образом свести к минимуму эти слухи:

- распространение максимально возможной информации через каналы формальной коммуникации;

-   поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной информационной связи.

Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

восходящие, когда информация передаётся снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят также на:

вербальные (словесные);

невербальные, призванные осуществить обмен информацией без применения слов, например, с помощью жестов, интонаций голоса и т.д.

Вербальные и невербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация адресатом (получателем) послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

 

Структура процесса коммуникаций

 

Рассмотрим структуру процесса коммуникаций. В процессе коммуникаций выделяют четыре базовых элемента:

·   отправитель - лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее её;

·   сообщение;

·   канал или средство передачи информации;

·   получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

Ø зарождение идеи или отбор информации;

Ø выбор канала передачи информации;

Ø передача сообщения;

Ø интерпретация сообщения.

Этапы коммуникаций отображены на рис. 1.

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

Таблица 1

Характеристика коммуникаций

Тип коммуникаций	Этапы процесса коммуникаций	Каналы коммуникаций
Межличностные На основе письменного общения Формальные Неформальные Вертикальные Горизонтальные Вербальные Невербальные	Зарождение идеи или отбор информации Выбор канала передачи информации Передача сообщения Интерпретация сообщения получателем Реализация сообщения	Устная передача Совещания Телефонные переговоры Письменная передача Служебные записки Отчёты Электронная почта Компьютерные сети

Формирование коммуникационных сетей и процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

В процессе коммуникатору необходимо выбрать действенные каналы коммуникации. В целом коммуникационные каналы бывают двух видов:

·   каналы личной коммуникации

·   каналы неличной коммуникации.

В канале личной коммуникации участвуют двое или более лиц, непосредственно общающихся друг с другом. Это может быть общение лицом к лицу, общение одного лица с аудиторией, общение по телефону, с помощью телевидения и даже посредством личной переписке по почте. Каналы личной коммуникации эффективны благодаря тому, что предоставляют участникам возможности и для личного обращения, и для установления обратной связи.

Личное влияние имеет большой вес применительно к категориям товаров высокой стоимости и повышенного риска. Покупатели автомобилей и крупных электробытовых приборов не ограничиваются обращением к источникам в средствах массовой информации, а стремятся познакомиться с мнениями знающих людей. Личное влияние играет большую роль и в отношении товаров, в первую очередь попадающих в поле зрения окружающих.

Для стимулирования работы каналов личного влияния в свою пользу фирма может предпринять ряд шагов. Она может: 1) выявить влиятельных лиц и влиятельные организации и сосредоточить дополнительные усилия на их обработке; 2) создать лидеров мнений, снабжая определённых лиц товаром на льготных условиях; 3) целенаправленно поработать с местными влиятельными фигурами, такими, как диск-жокеи, руководители разного рода учебных курсов и женских организаций; 4) использовать влиятельных лиц в рекомендательно-свидетельской рекламе, а также 5) создать рекламу, обладающую большой «ценностью в качестве темы для разговоров».

Каналы неличной коммуникации - это средства распространения информации, передающие обращение в условиях отсутствия личного контакта и обратной связи. К ним относятся средства массового и избирательного воздействия, специфическая атмосфера, мероприятия событийного характера. Средства массового и избирательного воздействия включают в себя средства печатной рекламы (газеты, журналы отправления прямой почтовой рекламы), электронные средства рекламы (радио, телевидение) и иллюстративно-изобразительные средства рекламы (щиты, вывески, плакаты). Средства массовой информации нацелены на большие недифференцированные аудитории, а средства избирательного воздействия - на специализированные аудитории (см. анализ комплексной программы коммуникаций в фирме «Пицца инн»). Специфическая атмосфера - это специально созданная среда, способствующая возникновению или укреплению предрасположенности покупателя к приобретению или использованию товара. Так, юридические конторы и банки рассчитаны на внушение чувства уверенности и прочих представлений, которые могут быть ценными, с точки зрения клиентов. Мероприятия событийного характера - это мероприятия, рассчитанные на донесение до целевых аудиторий каких-то конкретных обращений. С целью произвести на аудиторию тот или иной коммуникационный эффект отделы по организации общественного мнения устраивают пресс-конференции, церемонии торжественного открытия, пуска и т.п.

Чтобы обеспечить действенную коммуникацию, фирмы нанимают рекламные агентства для создания эффективных объявлений, специалистов по стимулированию сбыта для разработки поощрительных программ и специалистов по организации общественного мнения для формирования образа организации. Фирмы учат свой торговый персонал быть приветливым и осведомлённым. Поддерживать коммуникации со своими посредниками, потребителями и различными контактными аудиториями. Посредники поддерживают коммуникации со своими потребителями и различными контактными аудиториями. Потребители занимаются устной коммуникацией в виде молвы и слухов друг с другом и другими контактными аудиториями. И одновременно каждая группа поддерживает коммуникационную обратную связь со всеми остальными.

Каждой организации присущи собственные специфические приёмы коммуникации, такие, как торговые презентации, экспозиции в местах продажи товара, реклама с помощью сувениров, специализированные выставки, ярмарки, демонстрации, каталоги, торгово-рекламная литература, рекламно-информационные подборки для прессы, плакаты, конкурсы, премии, купоны и зачётные талоны. В то же время понятие коммуникации выходит далеко за рамки всех этих средств и приёмов. Внешнее оформление товара, его цена, форма и цвет упаковки, манеры и одежда продавца - всё это что-то говорит покупателю. Для достижения наибольшего коммуникационного эффекта фирме необходимо тщательно координировать весь свой коммуникационный комплекс.

 

Таблица 2

Характеристика организации

Закрытое акционерное общество «Пискник» - это коммерческое предприятие г. Данилов, занимающееся в основном оптовой торговлей продовольственными товарами и различными промышленными изделиями.

Структура ЗАО «Пикник» представлена на рис. 6.

 

Рис. 6. Структура ЗАО «Пикник»

 

Предприятие существует 6 лет, и все это время динамично развивается. В настоящее время численность работников составляет 60 человек. Товарооборот и номенклатура реализуемой продукции стабильно увеличивается. Предприятие является коммерческим, форма владения - частная. Именно поэтому большинство вопросов на предприятии решается в упрощенной форме. На предприятии действует демократический тип руководства.

 

Заключение

 

Коммуникации не случайно являются связующим процессом при осуществлении множества выполняемых операций в организации. Без них невозможен ни один из видов деятельности (управленческой, производственной, маркетинговой). Именно поэтому вопрос о роли коммуникации возник в начале XX века, т.е. во время становления таких наук как менеджмент, организационное поведение и др.

Первым исследователем в области коммуникаций А. Файолем была предложена концепция «мостика», которая позволяет максимально быстро осуществить коммуникации в многоуровневой организации. Другим исследователем Ч. Барнардом были определены факторы коммуникации, которые имеют значение для установления и поддержания объективных полномочий внутри организации.

Впоследствии научные концепции усложнялись. Акцент стал делаться не только на структурных особенностях организации, но и на поведенческом аспекте. Современная модель управленческих коммуникаций представляет собой континуум с двумя измерениями. На полюсах первого измерения находятся гумонист-коммуникатор и механический изоляционист, а на полюсах второго измерения - неформальный созидатель и формальный контролер. Эта теория подтверждается на практике. В исследуемой нами организации «Пикник» встретился такой тип руководителя как гуманист-коммуникатор - он активно осуществляет процесс коммуникаций в рамках организационной иерархии как снизу вверх, так и сверху вниз и вообще склонен к деятельности, ориентированной на людей.

Вместе с тем, всегда необходимо учитывать виды коммуникаций в организации и их особенности. Теоретически выделяют формальные и неформальные организационные коммуникации. Формальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на вертикальные (межуровневые) и горизонтальные (интерактивные). Вертикальные коммуникации состоят из нисходящих и восходящих. На практике прослеживается существование всех видов организационных коммуникаций, но в разных пропорциях. Горизонтальные преобладают на вертикальными, нисходящие - над восходящими.

В исследуемой нами организации ЗАО «Пикник» можно выделить следующие проблемы в управлении коммуникациями: фильтрование, информационные перегрузки, давление времени, сплетни и слухи. Помимо перечисленных проблем теоретически существуют еще такие преграды в организационных коммуникациях, как искажение сообщений, неудовлетворительная структура организации, внутригрупповой язык, различия статуса. Преодоление этих преград возможно следующим образом: необходимо регулирование информационных потоков, корректировка управленческих действий, налаживание систем обратной связи и сбора предложений, создание информационных справочников о деятельности организации, совершенствование информационных технологий. Для исследуемой организации ЗАО «Пикник» мы предложили следующие методы: регулирование информационных потоков с целью увеличения объема восходящих и нисходящих коммуникаций, а также корректировка управленческих действий с целью осуществления более тесных контактов руководства с начальниками всех отделов. Эти предложения по повышению эффективности организационных коммуникаций в ЗАО «Пикник» были приняты к сведению руководства.

Список литературы

 

1. Бакут П.А. Информационные ресурсы- вопросы теории практики, // ИРР.- 1999.-№ 3.

2.  Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2001. -368 с.

3. Казанцев А.К. «Общий менеджмент». Москва. «ИНФРА-М». 1999.

4. Филип Котлер. «Основы маркетинга». Москва. Издательская группа «Прогресс» «Универс». 1993. -733 с.

5. Philip Kotler. «Atmospherics as a Marketing Tool». - Journal of Retailing, Winter 1973/74.

6. Thomas S. Robertson. «Innovative Behavior and Communication». N.Y., «Holt, Rinehart & Winston», 1971, p.718.

Кафедра Менеджмента организации

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему:

«Коммуникации в информационном обеспечении менеджмента в организации: преграды и способы их преодоления»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

. Коммуникационный процесс как основная функция менеджмент

    Понятие и сущность коммуникаций в менеджменте

    Структура процесса коммуникаций

    Коммуникационные барьеры и их преодоление

    Информационные системы в организациях

    Коммуникационные технологии в управлении

    Информационные потоки в организации

    Этапы разработки эффективной коммуникации

    Анализ коммуникационной системы в ЗАО «Пикник»

     Характеристика организации

Анализ коммуникационной системы в ЗАО «Пикник»

Заключение

Список литературы

Введение

 

Современный бизнес - это сложное производство, коллективный характер труда, распоряжение огромными ресурсами. Средством обеспечения достижения целей, координации деятельности организации, установления сотрудничества, является управленческая коммуникация. Понимание бизнес коммуникаций и владение методами их осуществления рассматриваются как ведущий фактор в достижении делового успеха.

Целью данной работы является определение роли информационных технологий в обмене информацией между руководителем и подчиненными.

Данная работа ознакомит с природой и сложностями коммуникаций, с потенциальными ловушками на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

1234Следующая ⇒

Поделиться: