Анализ коммуникационной системы организации

 

Нисходящие коммуникации в ЗАО «Пикник» осуществляется на оперативных совещаниях у директора, на оперативках у начальников отделов, и в течение рабочего дня в результате прямого общения руководителя со своими подчиненными. Подавляющее большинство всей информации передается в устной форме. Лишь на некоторых совещаниях у директора ведется протокол.

Восходящая коммуникация также присутствует, но в значительно меньшей степени.

Работники предприятия грамотно и добросовестно выполняют свою работу и часто не докладывают руководству о проделанной работе и ее результатах, т.к. считают это не обязательным, а выполнение всех указаний руководства считается повседневной нормой.

Гораздо большую роль на предприятии занимают горизонтальные коммуникации. Большинство вопросов решается между работниками разных отделов без участия начальников отделов. При этом вопросы решаются в устной форме и очень оперативно. Некоторые горизонтальные коммуникации осуществляются с помощью компьютерной или телефонной сети.

Коммуникации руководителя с подчиненными или с рабочей группой также очень значительны. В течение рабочего дня неоднократно производится обмен мнениями по поводу какой-либо проблемы и путей ее решения. При этом рядовые работники смело высказывают свое мнение и часто даже спорят с начальником. В итоге, как правило, приходят к совместному решению, с которым согласно большинство присутствующих. Иногда такие обсуждения происходят стихийно и без присутствия начальника.

Неформальные коммуникации также имею место. При этом обсуждаются как производственные вопросы, так и сугубо личные. Основные темы подобных разговоров - автомобили и их ремонт, отдых в выходные дни, поездки работников в другие города, обсуждение телевизионных программ и рассказ новых анекдотов. При этом женская часть коллектива предпочитает вести подобные разговоры прямо на рабочем месте и даже в ущерб основной работе. Таким образом, в организации существует такая конфигурация неформальных коммуникационных сетей, как сеть-сплетня.

В процессе наблюдения за работой данного предприятия выявились преграды организационных коммуникаций, недостатки в существующих коммуникациях и предложения способов повышения их эффективности.

На наш взгляд, можно значительно повысить эффективность нисходящих коммуникаций. Для этого потребуется проводить оперативные совещания у директора и начальников отделов в строго определенное время с обязательным присутствием всех необходимых работников. При существующей же системе некоторые работники отсутствуют на совещаниях, т.к. время их проведения заранее не определяется. Таким образом, какая-то информация доходит до этих работников с опозданием через кого-то, а какая-то информация и вовсе не доходит. Изменить существующий порядок несложно, для этого не требуется никаких материальных затрат, а выгода очевидна.

Система горизонтальных коммуникаций на предприятии также, на наш взгляд, несовершенна. Многие практические вопросы решаются работниками разных служб, что само по себе не плохо. Однако, руководство, не владея информацией об этом, иногда дает подобное задание другим работникам, и эта работа дублируется ими. Еще хуже, когда работники разных служб в процессе решения практических задач принимают ошибочные решения, либо решения, выходящие из уровня их компетентности. В этом случае всему предприятию наносится моральны и материальный ущерб.

На предприятии существуют преграды в организационных коммуникациях. Это прежде всего фильтрование информации, передаваемой работниками предприятия своим руководителям. Рядовые работники часто считают, что незачем докладывать руководству различные мелочи, однако они не всегда правы, и это также может сказаться на результатах работы предприятия в целом.

Таким образом, при ознакомлении с деятельностью ЗАО «Пикник» были выявлены существующие преграды и недостатки в организационных коммуникациях. Суть предложений по улучшению эффективности сводится к следующему:

1.  Установить на предприятии четкий график проведения оперативных совещаний всех руководителей и начальников отделов.

2. На оперативных совещаниях начальников отделов значительно расширить круг рассматриваемых и обсуждаемых вопросов, что увеличит объем восходящих и нисходящих коммуникаций.

Заключение

 

Коммуникации не случайно являются связующим процессом при осуществлении множества выполняемых операций в организации. Без них невозможен ни один из видов деятельности (управленческой, производственной, маркетинговой). Именно поэтому вопрос о роли коммуникации возник в начале XX века, т.е. во время становления таких наук как менеджмент, организационное поведение и др.

Первым исследователем в области коммуникаций А. Файолем была предложена концепция «мостика», которая позволяет максимально быстро осуществить коммуникации в многоуровневой организации. Другим исследователем Ч. Барнардом были определены факторы коммуникации, которые имеют значение для установления и поддержания объективных полномочий внутри организации.

Впоследствии научные концепции усложнялись. Акцент стал делаться не только на структурных особенностях организации, но и на поведенческом аспекте. Современная модель управленческих коммуникаций представляет собой континуум с двумя измерениями. На полюсах первого измерения находятся гумонист-коммуникатор и механический изоляционист, а на полюсах второго измерения - неформальный созидатель и формальный контролер. Эта теория подтверждается на практике. В исследуемой нами организации «Пикник» встретился такой тип руководителя как гуманист-коммуникатор - он активно осуществляет процесс коммуникаций в рамках организационной иерархии как снизу вверх, так и сверху вниз и вообще склонен к деятельности, ориентированной на людей.

Вместе с тем, всегда необходимо учитывать виды коммуникаций в организации и их особенности. Теоретически выделяют формальные и неформальные организационные коммуникации. Формальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на вертикальные (межуровневые) и горизонтальные (интерактивные). Вертикальные коммуникации состоят из нисходящих и восходящих. На практике прослеживается существование всех видов организационных коммуникаций, но в разных пропорциях. Горизонтальные преобладают на вертикальными, нисходящие - над восходящими.

В исследуемой нами организации ЗАО «Пикник» можно выделить следующие проблемы в управлении коммуникациями: фильтрование, информационные перегрузки, давление времени, сплетни и слухи. Помимо перечисленных проблем теоретически существуют еще такие преграды в организационных коммуникациях, как искажение сообщений, неудовлетворительная структура организации, внутригрупповой язык, различия статуса. Преодоление этих преград возможно следующим образом: необходимо регулирование информационных потоков, корректировка управленческих действий, налаживание систем обратной связи и сбора предложений, создание информационных справочников о деятельности организации, совершенствование информационных технологий. Для исследуемой организации ЗАО «Пикник» мы предложили следующие методы: регулирование информационных потоков с целью увеличения объема восходящих и нисходящих коммуникаций, а также корректировка управленческих действий с целью осуществления более тесных контактов руководства с начальниками всех отделов. Эти предложения по повышению эффективности организационных коммуникаций в ЗАО «Пикник» были приняты к сведению руководства.

Список литературы

 

1. Бакут П.А. Информационные ресурсы- вопросы теории практики, // ИРР.- 1999.-№ 3.

2.  Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2001. -368 с.

3. Казанцев А.К. «Общий менеджмент». Москва. «ИНФРА-М». 1999.

4. Филип Котлер. «Основы маркетинга». Москва. Издательская группа «Прогресс» «Универс». 1993. -733 с.

5. Philip Kotler. «Atmospherics as a Marketing Tool». - Journal of Retailing, Winter 1973/74.

6. Thomas S. Robertson. «Innovative Behavior and Communication». N.Y., «Holt, Rinehart & Winston», 1971, p.718.

⇐ Предыдущая1234

Поделиться: