Анализ структуры затрат рабочего времени
Таблица 2. Структура фактических затрат рабочего времени менеджера сбыта. Понедельник
| Шифр затрат рабочего времени
| Наименование (содержание) работ (перечень элементов затрат)
| Время начала час.мин.
| Всего, мин
| Удельн. Вес, %
|
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
|
| Тдо
| Знакомство с поставленными задачами на день, по поиску новых клиентов, поддержке рабочих отношений с действующими заказчиками, звонками, проверка почты, рассылка писем с коммерческими предложениями.
| 9-00
| 120
| 24%
|
| Трп
| Регламентированный перерыв
| 11-00
| 15
| 3%
|
| Тдо
| Переговоры по телефону с заказчиками
| 11-15
| 75
| 15%
|
| Трп
| Перерыв на обед
| 12-30
| 60
| 12%
|
| Тдо
| Подготовка коммерческих предложений и их отправление
| 13-30
| 60
| 12%
|
| Тндо
| Повторные звонки
| 14-30
| 60
| 12%
|
| Трп
| Заключение договоров
| 15-30
| 65
| 13%
|
| Тдо
| Поиск новых потенциальных клиентов
| 16-35
| 85
| 17%
|
Таблица 3. Вторник
| Шифр затрат рабочего времени
| Наименование (содержание) работ (перечень элементов затрат)
| Время начала час.мин.
| Всего, мин
| Удельн. Вес, %
|
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
|
| Тдо
| Знакомство с поставленными задачами на день, по поиску новых клиентов, поддержке рабочих отношений с действующими заказчиками, звонками, проверка почты, рассылка писем с коммерческими предложениями.
| 9-00
| 90
| 18%
|
| Трп
| Регламентированный перерыв
| 10-30
| 15
| 3%
|
| Тдо
| Переговоры по телефону с заказчиками
| 10-45
| 95
| 19%
|
| Трп
| Перерыв на обед
| 12-30
| 60
| 12%
|
| Тдо
| Подготовка коммерческих предложений и их отправление
| 13-30
| 60
| 12%
|
| Тндо
| Повторные звонки
| 14-30
| 90
| 18%
|
| Тдо
| Поиск новых потенциальных клиентов
| 16-00
| 90
| 18%
|
Таблица.Среда
| Шифр затрат рабочего времени
| Наименование (содержание) работ (перечень элементов затрат)
| Время начала час.мин.
| Всего, мин
| Удельн. Вес, %
|
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
|
| Тдо
| Знакомство с поставленными задачами на день, по поиску новых клиентов, поддержке рабочих отношений с действующими заказчиками, звонками, проверка почты, рассылка писем с коммерческими предложениями.
| 9-00
| 120
| 24%
|
| Трп
| Регламентированный перерыв
| 11-00
| 15
| 3%
|
| Тдо
| Переговоры по телефону с заказчиками
| 11-15
| 75
| 15%
|
| Трп
| Перерыв на обед
| 12-30
| 60
| 12%
|
| Тдо
| Подготовка коммерческих предложений и их отправление
| 13-30
| 120
| 24%
|
| Тндо
| Повторные звонки
| 15-30
| 15
| 3%
|
| Тдо
| Поиск новых потенциальных клиентов
| 15-45
| 105
| 21%
|
Таблица 5. Четверг
| Шифр затрат рабочего времени
| Наименование (содержание) работ (перечень элементов затрат)
| Время начала час.мин.
| Всего, мин
| Удельн. Вес, %
|
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
|
| Тдо
| Знакомство с поставленными задачами на день, по поиску новых клиентов, поддержке рабочих отношений с действующими заказчиками, звонками, проверка почты, рассылка писем с коммерческими предложениями.
| 9-00
| 120
| 24%
|
| Трп
| Регламентированный перерыв
| 11-00
| 15
| 3%
|
| Тдо
| Переговоры по телефону с заказчиками
| 11-15
| 75
| 15%
|
| Трп
| Перерыв на обед
| 12-30
| 60
| 12%
|
| Тдо
| Подготовка коммерческих предложений и их отправление
| 13-30
| 120
| 24%
|
| Тндо
| Повторные звонки
| 15-30
| 15
| 3%
|
| Тдо
| Поиск новых потенциальных клиентов
| 15-45
| 105
| 21%
|
Таблица 6. Пятница
| Шифр затрат рабочего времени
| Наименование (содержание) работ (перечень элементов затрат)
| Время начала час.мин.
| Всего, мин
| Удельн. Вес, %
|
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
|
| Тдо
| Знакомство с поставленными задачами на день, по поиску новых клиентов, поддержке рабочих отношений с действующими заказчиками, звонками, проверка почты, рассылка писем с коммерческими предложениями.
| 9-00
| 120
| 24%
|
| Трп
| Регламентированный перерыв
| 11-00
| 15
| 3%
|
| Тдо
| Переговоры по телефону с заказчиками
| 11-15
| 75
| 15%
|
| Трп
| Перерыв на обед
| 12-30
| 60
| 12%
|
| Тдо
| Поиск новых потенциальных клиентов
| 13-50
| 90
| 18%
|
| Тдо
| Заключение договоров
| 15-20
| 100
| 20%
|
Таблица 7. Структура фактических затрат рабочего времени за неделю в ООО «ПермЭнергосервис»
| Код работ
| Наименование работ (перечень элементов работ)
| Шифр затрат рабочего времени
| Понедельник (10.03.2012)
| Вторник (11.03.2012)
| Среда (12.03.2012)
| Четверг (13.03.2012)
| Пятница (14.03.2012)
| Всего, мин
| Удельный вес, %
|
|
|
|
| Всего, мин.
| Уд. вес, %
| Всего, мин.
| Уд. вес, %
| Всего, мин.
| Уд. вес, %
| Всего, мин.
| Уд. вес, %
| Всего, мин.
| Уд. вес, %
|
|
|
| 1
| 2
| 3
| 4
| 5
| 6
| 7
| 8
| 9
| 10
| 11
| 12
| 13
| 14
| 15
|
| 01
| Знакомство с поставленными задачами на день, по поиску новых клиентов, поддержке рабочих отношений с действующими заказчиками, звонками, проверка почты, рассылка писем с коммерческими предложениями.
| Т До
| 120
| 24
| 90
| 18
| 120
| 24
| 120
| 24
| 120
| 24
| 570
| 23, 75
|
| 02
| Регламентированный перерыв
| Т рп
| 15
| 3
| 15
| 3
| 15
| 3
| 15
| 3
| 15
| 3
| 75
| 3, 125
|
| 03
| Переговоры по телефону с заказчиками
| ТДО
| 75
| 15
| 95
| 19
| 75
| 15
| 75
| 15
| 75
| 15
| 395
| 16, 460
|
| 04
| Перерыв на обед
| ТРП
| 60
| 12
| 60
| 12
| 60
| 12
| 60
| 12
| 60
| 12
| 300
| 12, 5
|
| 05
| Подготовка коммерческих предложений и их отправление
| ТДО
| 60
| 12
| 60
| 12
| 120
| 24
| 120
| 24
| -
| -
| 360
| 15
|
| 06
| Повторные звонки
| ТНДО
| 60
| 12
| 90
| 18
| 15
| 3
| 15
| 3
| -
| -
| 180
| 7, 5
|
| 07
| Поиск новых потенциальных клиентов
| ТДО
| 90
| 18
| 75
| 15
| 105
| 21
| 105
| 21
| 85
| 17
| 355
| 14, 792
|
| 08
| Заключение договоров
| ТДО
| 65
| 13
| -
| -
| -
| -
| -
| -
| 100
| 20
| 165
| 6, 9
|
Оценка степени рациональности использования рабочего времени
Степень рациональности использования рабочего времени рассчитаем при помощи коэффициента экстенсивности ( Кэ ) по формуле
Кэ = (Ф - Тп)/ Ф = 1 - П/Ф, где
Тп - время перерывов в работе, регламентированных и нерегламентированных; В нашем случае получаются только регламентированные перерывы.
Ф - фактический фонд рабочего времени, мин.
Тп = 375 мин/нед, Ф = 2400 мин./нед.
Кэ = (2400 - 375)/2400 = 0, 844.
Кэ = 0, 844.
Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные надобности (Кот) рассчитаем по формуле
Кот = Тот/Ф, где
Тот - это время, фактически затрачиваемое работником на отдых и личные надобности (мин.).
Тот = 375 мин./нед Ф = 2400
Кот =375/2400 = 0, 15.
Поскольку Кот ниже 0, 94, то это указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени.
В ходе дальнейшего анализа выявим конкретные причины потерь, а также определим меры по их устранению или сокращению.
Анализ затрат времени на выполнение работ, включенных и не включенных в план, дает материал для совершенствования процедур планирования. Уровень затрат времени на выполнение работ, не включенных в план вычисляем по формуле:
Кндо = Тндо/Тр
Кндо = 180/2400 = 0, 075.
Уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план находим по формуле:
Кдо = 1 - Кндо
Кдо = 1 - 0, 075 = 0, 925.
Вывод:
Исходя из полученных результатов - мы видим, что большая часть времени (прим. 92%) тратится на основную работу. Это свидетельствует о том, что в основном рабочее время тратится по назначению, но можно усовершенствовать процедуры планирования рабочего режима, и сокращению регламентированных перерывов.
Рекомендации по улучшению планирования рабочего режима:
· На каждое занятие я трачу определенное время, не смешиваю его с другими делами;
· Несрочные задачи, например, обработка документации я выполняю в конце дня, или переношу на свободное время;
· Вся спланированная и проделанная работа за учетное время была необходима;
· Для лучшего использования фонда рабочего времени необходимо сократить обеденный перерыв на 30 мин. ежедневно.
Анализ причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени
Таблица 8. Факторы помех в работе менеджера по сбыту
| Виды помех, занятия
| Продолжительность, Мин.
| Возможные причины потерь времени
| Меры по устранению
|
| Телефонные разговоры не связанные с выполняемой работой
| 20 мин
| Нужно срочно решить дела с кем-нибудь по телефону
| Вести телефонные разговоры по личным вопросам в специальных перерывах
|
| Беседа с коллегами на личные темы во время работы
| 30 мин
| Хочется немного отвлечься от работы и поговорить
| Разговаривать с коллегами о наболевшем в свободное от работы время
|
| Повторные звонки
| 60 мин
| Недостаточно полученной информации
| Повысить уровень компетенции
|
| Опоздание на работу
| 5-15 мин
| Пробки в городе, отсутствие рабочего транспорта
| Обеспечение рабочим транспортом
|
Таблица 9. Расточители времени в работе менеджера по сбыту
| Вид помехи
| Возможная причина потерь рабочего времени
| Меры по устранению
|
| Проблемы планирования
| Ориентация на действия, а не на достижение поставленной цели.
| Составление более конкретного плана рабочего дня. Использование дневника Рабочего времени. Выполнять работы в зависимости от их важности, а не срочности
|
| Работа в условиях кризиса
| Нереалистическая оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ.
| Ориентация не на проблему а на имеющиеся возможности
|
| Обычные дела и текучка
| Отсутствие планирования текущих дел, и самодисциплины
| Постановка конкретных целей в текущих делах и стремление к их достижению
|
| Спонтанные деловые контакты (контакты, посетители)
| Производственная необходимость. Непрогнозируемые визиты.
| Предварительное назначение встреч клиентам. Введение графика работы с посетителями, клиентами
|
