![]() |
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Порядок работы с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: ¾ составление проекта документа исполнителем; ¾ проверка правильности оформления проекта документа секретарем; отдела предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[28] В МУП «Рязкомхоз» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные: ¾ порядковый номер документа, включающий номер дела; ¾ адресат (корреспондент); ¾ краткое содержание или заголовок; ¾ отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); ¾ исполнитель; ¾ примечание. После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем Регистрация документов Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[29] Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам муниципального предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[30].
Рис.2. Оперограмма движения исходящих документов
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[31] и Типовой инструкции по делопроизводству[32]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа». Таблица 2 Форма регистрационного журнала для входящих документов
На исходящих документах МУП «Рязкомхоз» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.[33] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В МУП «Рязкомхоз» номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит. Регистрация исходящих документов МУП «Рязкомхоз»» ведется в соответствующем журнале (табл.3) Таблица 3
В МУП «Рязкомхоз» регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя МУП «Рязкомхоз». Журналы регистрации внутренних документов содержат определенные графы (табл.4). Таблица 4 Журнал регистрации внутренних документов
При анализе регистрации документов МУП «Рязкомхоз» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[34]. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике. Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной. |
Последнее изменение этой страницы: 2020-02-17; Просмотров: 251; Нарушение авторского права страницы