Анализ состояния внутренней среды организации.

В результате анализа состояния внутренней среды организации определяются ее потенциальные возможности. Внутренняя среда характеризуется такими переменными, как цели, структура, технологии, люди.

Организация находится в состоянии кризиса. Это означает, что в отличие от успешно работающей организации, она не достигла поставленных целей. Это касается миссии, фирменных целей и целей функциональных областей. Причина кризиса в том, что организация не сумела в должной мере реализовать все или часть «составляющих успеха» по всему комплексу целей, которыми являются: выживаемость, результативность, эффективность, производительность, практическая реализация целей.

Структура организации – это система, разработанная таким образом, чтобы работающие в ней люди могли наиболее эффективно добиваться поставленных перед ними целей, коль скоро организация оказалась в состоянии кризиса, то следует искать причину этого и в дефектности ее структуры.

Прежде всего, необходимо разобраться с вопросом правильности построения организации, а для этого следует рассмотреть:

· адекватность определения характера выполняемой работы, для чего следует, расчленив работу на отдельные участки, проанализировать затем каждый (например, постановка задач, необходимый объем работ для их решения, устранение бесполезной работы и дублирования, контроль).

Подобный подход включает по каждому виду проводимых в организации работ анализ: деятельности (определение осуществляемой работы и соответствующих способов координации взаимодействия); решений (какого вида решения принимаются и каково участие в этом того или иного менеджера); отношений (определение вклада в общее дело того или иного менеджера); лиц, с которыми менеджер взаимодействует; влияния, оказываемого на менеджера другими менеджерами.

· распределение работы между отдельными позициями менеджмента: установленные нормы, стандарты (например, допустимый объем должностных обязанностей менеджеров любого уровня управления); технические приемы в рамках научных методов управления (например, анализ рабочего времени, изучение методов организации труда); взаимодействие всех сотрудников организации;

· классификацию элементов менеджмента и построение системы подразделений, т.е. необходимо проанализировать, группируются ли элементы менеджмента организации в соответствии с выполняемой работой или по иным критериям (например, вокруг пользующихся авторитетом руководителей) и соответствуют ли подразделения организации именно существующим в ней производственным требованиям;

· правильность распределения обязанностей и полномочий в организации. С этой целью исследуется схема организации, в которой должны быть зафиксированы полномочия и обязанности каждого сотрудника, характер его взаимодействия с другими сотрудниками.

При построении схемы функционирования организации следует учитывать следующее: схема может давать лишь общие контуры структуры организации; она должна быть доступна для понимания содержать минимальное число деталей; не существует стандартных построений организационной структуры, так как каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и ни в коем случае не быть своего рода теоретическим стандартом. Если подобная схема на фирме отсутствует или же она составлена вопреки перечисленным выше требованиям, то уже одно это говорит о том, что организация дефектна.

Далее схема должна подвергнуться тщательному анализу. Это позволит обнаружить «слабые места» организации, накладки полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса и т.п. Схема позволит выделить линии взаимозависимости и отношений внутри организации, просмотреть структуру управления организацией. В перспективе схему можно использовать в качестве основы для реорганизации фирмы. Однако следует иметь в виду и негативную сторону подобной схемы – ее статичность, т.е. схема отражает состояние организации в определенный момент времени. Это не позволяет сделать заключения о динамике развития организации, так как схема меняется под воздействием многих причин, например, кадровых перемещений. Если на момент составления и до момента исследований кризисного состояния организации в схему не вносились необходимые изменения, то схема не будет нести необходимой для анализа причин кризиса информации. Кроме того, схема не отражает неформальные отношения в организации, что снижает ее практическую значимость; она, по существу, негибка и демонстрирует только устойчивые каналы взаимоотношений, не указывая на короткие связи, которые часто возникают в процессе деятельности организации.

Проводя анализ внутренней среды организации, необходимо изучить «Руководство (справочник) по организационному построению предприятий» (такого рода документы часто называют отдельными справочниками или инструкциями). Оно содержит перечень должностей с подробным описанием производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий, соответствующих принципов и их использования.

В качестве необходимого дополнения к этому документу следует также изучить распределение обязанностей в организации, т.е. масштабы полномочий и меры ответственности по каждой должности и выполняемые при этом функции.

Эта информация содержится в документе «Распределение обязанностей», в котором отражены следующие положения: название должности; отдел, в котором имеется эта должность; уровень положения; описание выполняемых функций; обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными; число подчиненных; должность непосредственного руководителя; особые полномочия (обязанности); ограничения в полномочиях.

В итоге проделанного анализа структуры организации нужно четко определить ее соответствие принципам, установленным еще А.Файолем.

Технология – любое средство преобразования исходных материалов, будь то информация или физические материалы, – для получения желаемых продуктов или услуг.

Поскольку устаревшие, а следовательно, и малоэффективные технологии, применяемые в организации для производства продукции или услуг, могут быть одной из причин ее кризисного состояния, то следует провести их сопоставительный анализ по отношению к технологиям, используемым наиболее успешными конкурентами организации.

Использование сотрудников организации в соответствии с их способностями обуславливает ее успешную работу. И наоборот, незнание людей, а следовательно, и их потенциальных рабочих возможностей, расстановка кадров в нарушение личностных интересов могут явиться причиной кризиса организации.

Анализ кадрового состава должен дать ответ на вопрос, правильно ли на фирме осуществлены отбор и расстановка кадров.

Здесь различают формальные и неформальные подходы к оценке. К первым относятся изучение документов, проведение тестирования, а ко вторым – интуитивные способы. Методология проведения таких оценок описана в специальной литературе по психологии.

При оценке кадров, работающих в сфере менеджмента, помимо общих характеристик (компетентность, высокие моральные качества и т.п.) исследователи должны обратить внимание на наличие таких черт личности сотрудников, как системность знаний, большая эрудиция и кругозор, ибо специалист в области менеджмента должен обладать знаниями маркетинга, экономики, последних достижений НТП и т.п.; коммуникабельность, т.е. умение находить общий язык с людьми разных мировоззрений, привычек, характеров, проживающих в разных регионах и занимающихся разными видами деятельности; стремление к новому, высокая степень динамизма (недаром существуют такие понятия, как «турбомаркетинг», «турбоменеджмент» – умение быстро реализовывать представившийся для организации шанс в бизнесе); дипломатичность, умение гасить конфликты, ибо, являясь носителем нового, менеджер вынуждает (принуждает! ) людей идти на нововведения, вызывая у них зачастую раздражение и противодействие. Если менеджеры не будут удовлетворять последнему требованию, то в организации может сложиться невыносимый психологический климат. Знание иностранных языков способствует установлению духа взаимопонимания с бизнесменами других стран, проведению рациональной политики в сфере менеджмента организации.

По мнению специалистов, три четверти проблем менеджмента лежит в области психологии. В личностном плане менеджерам должны быть присущи также такие черты, как пунктуальность, широта души, высокая культура, жизнерадостность.

Для фирмы конкурентоспособность означает возможность конкурировать на мировом рынке. Успех в состязании с конкурентами прежде всего зависит от положения дел в конкурентной среде, которое определяется: способностью поставщиков торговаться, появлением новых конкурентов, появлением товаров и услуг – заменителей, соперничеством между имеющимися конкурентами, способностью покупателей торговаться.

Аналитикам следует оценить каждую из этих пяти составляющих с точки зрения влияния на фирму. Эта оценка должна быть основана на анализе конкретной совокупности основных факторов конкурентной среды, которые, в конечном счете, и определяют конкурентоспособность фирмы: людские ресурсы (количество, квалификации, стоимость рабочей силы, этика); физические ресурсы (количество, качество, доступность земельных участков, воды, полезных ископаемых, лесных ресурсов и др.); ресурс знаний и информации; денежные ресурсы; инфраструктура страны и региона; политические факторы; экономические факторы; демографические и культурные факторы; микросреда фирмы.

В литературе по менеджменту выделяются пять наиболее типичных новаций, дающих фирме конкурентное преимущество:

· новые технологии, поскольку именно они создают новые возможности для производства товаров и услуг;

· учет изменившихся запросов потребителей, ибо зачастую случается так, что фирмы, которые не заметили этого обстоятельства или оказались не в состоянии на него отреагировать, проигрывают конкурентную борьбу;

· использование нового сегмента или перегруппировка существующих сегментов рынка. Это дает возможность фирме найти не только дополнительную группу покупателей, но и создать более эффективный способ производства продукции, найти новые подходы к определенной группе покупателей;

· влияние на изменение стоимости или компонентов производства (например, рабочей силы, сырья, энергии, транспорта, связи и т.п.) у поставщиков либо на появление новых компонентов, которые целесообразно использовать при производстве продукции. Фирма может добиться конкурентного преимущества, приспосабливаясь к новым условиям, в то время как ее конкуренты «связаны по рукам» капиталовложениями и существующей практикой ведения бизнеса;

· адекватное реагирование на изменения правительственного регулирования в таких областях, как стандарты, охрана окружающей среды, требования к новым отраслям, торговые ограничения. Быстрая адаптация фирмы в указанных областях, работа «на опережение» конкурентов – еще один из источников конкурентного преимущества.

Аналитики фирмы (или привлекаемые «со стороны» исследователи) должны проанализировать динамику изменения факторов конкурентной среды на представительном промежутке времени, а также исследовать политику фирмы в области новаций, дающих конкурентные преимущества, так как недооценка этого может служить объективной причиной перехода фирмы в состояние кризиса.

Следует также четко уяснить, какой стратегии обеспечения конкурентоспособности придерживалась фирма на представительном промежутке времени до момента перехода в кризисное состояние.

В теории конкуренции рассматриваются два вида конкурентных преимуществ, которые могут быть использованы фирмой: малые издержки и специализация (дифференциация) качества товара.

Под «малыми издержками» понимается не просто меньшая сумма затрат на производство, а способность фирмы разрабатывать, производить и сбывать товар более эффективно, чем конкуренты. Иными словами, этот тип конкурентного преимущества требует обеспечения малых затрат и более коротких сроков всего цикла операций с товаром – от конструкторской проработки до продажи потребителю. При этом, очевидно, что неспособность Фимы выстроить всю эту цепочку сведет на нет успех в любом из ее звеньев.

Специализация (дифференциация) качества товара означает способность удовлетворять особые потребности покупателей и получать за это «премиальную» цену, т.е. цену более высокую, чем у конкурентов. Иными словами, для обеспечения такого типа конкурентных преимуществ фирма должна выделяться среди конкурентов, предлагая покупателям товар, заметно отличающийся либо высоким уровнем качества при стандартном наборе параметров, определяющих это качество, либо нестандартным набором свойств, реально интересующих покупателя.

Теория конкуренции и множество примеров из практики доказывают, что успешная стратегия конкуренции может опираться только на какой-либо один вид конкурентного преимущества – привлечение покупателей относительной дешевизной товаров по сравнению с аналогичными изделиями других производителей либо на специализацию, вызывая интерес у наиболее взыскательных клиентов, требующих, прежде всего высокого качества.

Для того чтобы фирма смогла выйти из состояния кризиса, необходимо решить две проблемы: проблему выбора реальных, достижимых целей, прежде всего миссии, и проблему отыскания соответствующих средств, находящихся в полном соответствии с потенциалом фирмы, ведущих к достижению этих целей.

При этом в связи с информацией, полученной при проведении аналитической работы. Перед руководством фирмы возникает ситуация выбора: либо изменить характер бизнеса, т.е. перейти на иную продукцию, что требует перестройки системы целей фирмы и, возможно, радикального изменения ее научно-производственного, кадрового потенциала, либо искать решение в рамках прежних целей путем реализации системы мероприятий, позволяющих эти цели достигать успешнее, чем это делалось прежде.

Не рассматривая первую ситуацию, так как она требует разработки бизнес-плана на новый вид продукции (услуг) и по существу создания новой фирмы, остановимся на второй. Иными словами, речь пойдет о путях выбора антикризисной стратегии фирмы.

Во-первых, необходимо выяснить, какой текущей стратегии до сих пор придерживалась фирма. Для этого могут быть использованы различные схемы; в частности, считается, что достаточно оценить по пять внешних (размах деятельности фирмы и степень разнообразия производимой продукции, диверсифицированность фирмы; общих характер и природа недавних приобретений фирмы и продаж ею части своей собственности; структура и направленность деятельности фирмы за последний период; возможности, на которые была ориентирована фирма в последнее время; отношения внешним угрозам) и внутренних (цели фирмы; критерии распределения ресурсов и сложившаяся структура капитальных вложений по производимой продукции; отношение к финансовому риску со стороны руководства; уровень и степень концентрации усилий в области НИОКР; стратегии отдельных функциональных сфер – маркетинг, производство, кадры, финансы, научные исследования и разработки) факторов, чтобы оценить существующую стратегию фирмы.

Во-вторых, следует провести анализ портфеля продукции фирмы.

Такой анализ предполагает осуществление следующих этапов:

· определение иерархии уровней анализа портфеля продукции, которая должна начинаться на уровне отдельного продукта и завершаться на верхнем уровне фирмы;

· фиксация единиц анализа, называемых стратегическими единицами бизнеса (СЕБ), для того чтобы использовать их при позиционировании на матрицах анализа хозяйственного портфеля;

· определение параметров матриц анализа портфеля продукции с тем, чтобы иметь ясность в отношении сбора необходимой информации, а также для выбора переменных, по которым будет проводиться анализ;

· измерение силы бизнеса, для чего могут быть использованы следующие переменные: для рынка, рост доли рынка, доля рынка по отношению к ведущей марке, лидерство по качеству или другие характеристики, например, издержки, прибыль, важность по отношению к лидеру;

· сбор и анализ данных, проводимые по многим направлениям, из которых выделяют четыре наиболее важных: привлекательность отрасли с позиции наличия позитивных и негативных аспектов, характера и степени риска и т.п.; конкурентная позиция фирмы; возможности и угрозы фирме; ресурсы и квалификация кадров;

· построение и анализ матриц портфеля продукции с целью получения представления о текущем состоянии портфеля продукции фирмы, на основе которого могут быть сделаны прогнозы по поводу будущего состояния матриц и, соответственно, по поводу ожидаемого портфеля продукции фирмы;

· разработка динамики изменения матриц с целью уяснить, приведет ли переход портфеля продукции в новое состояние к достижению стоящих перед фирмой целей. Для этого должны быть выяснены следующие характеристики прогнозируемого состояния портфеля продукции: включает ли в себя портфель достаточное количество видов деятельности в привлекательных отраслях; порождает ли портфель вопросы и неясности; дает ли портфель достаточное поступление прибыли; сильно ли уязвим портфель в случае проявления негативных тенденций; много ли в портфеле видов деятельности, слабых в смысле конкуренции.

В-третьих, необходимо выбрать собственно антикризисную стратегию. Этот выбор делается на основе анализа ключевых факторов, характеризующих состояние фирмы: сильных сторон отрасли и сильных сторон фирмы; целей фирмы; интересов и отношений высшего руководства фирмы; финансовых ресурсов фирмы; квалификации ее работников; обязательств фирмы по предыдущим стратегиям; степени зависимости от внешней среду; временного фактора, ибо возможности и угрозы для фирмы, а также планируемые в связи с реализацией антикризисной стратегии изменения на фирме всегда имеют временные границы.

Основной критерий оценки выбранной антикризисной стратегии – вероятность достижения поставленных целей. Здесь помимо основного существуют дополнительные критерии: соответствие стратегии состоянию и требованиям окружения, т.е. оценивается, насколько она увязана с требованиями со стороны основных субъектов окружения фирмы, в какой степени учтены факторы динамики рыка и приведет ли реализация стратегии к появлению новых конкурентных преимуществ и т.п.; соответствие стратегии потенциалу и возможностям фирмы; приемлемость риска, заложенного в стратегии, т.к. оценивается оправданность риска по трем направлениям – реалистичность предпосылок, заложенных в основу выбора стратегии, к каким негативным последствиям для фирмы может привести ее провал, оправдывает ли возможный положительный результат риск потерь.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: