История развития документоведения в XIX - н. XX вв

Содержание

 

Введение

. История развития документоведения в XIX - н. XX вв

Канцелярия в структуре министерства XIX века

Первые теоретические работы по делопроизводству

    Появление женского труда в управленческом аппарате

Первые рационализаторские работы

. История развития документоведения в XX - н. XXI вв

. 1 Внедрение принципов НОТ в сферу управления

Развертывание рационализаторских работ по делопроизводству

Начало научных разработок по делопроизводству

Необходимость подготовки кадров высшей квалификации

Начало подготовки специалистов во многих ВУЗах страны

Заключение

Список использованной литературы

 

Введение

 

Социально-экономические изменения, происходящие в российском обществе, обновление системы управления, повсеместное внедрение новейших информационных технологий предъявляют повышенные требования к качеству управленческого персонала. Кроме того, документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.

Однако организация ДОУ на предприятии невозможна без квалифицированных работников, знания которых не ограничиваются только лишь современным состоянием дел в данной области. Для понимания сути и значения своей деятельности специалист должен обладать знаниями и по истории своего ремесла,

Поэтому целью курсовой работы является изучение документоведения, а именно его истории развития в XIX-XXI вв. с выделением временных этапов, которые тесно связаны с социально-политическими потрясениями в нашей стране. Выбор именно таких ограниченных временных рамок связан с желанием более глубокого рассмотрения истории науки, выяснением всех нюансов и предпосылок, повлиявших на развитие документоведения.

Основными источниками информации при написании курсовой работы являются статьи из журналов «Секретарское дело» и «Делопроизводство» профессора, заведующей кафедрой документоведения РГГУ Т. В. Кузнецовой, А. Ю. Коньковой, Н. В. Варадинова, В. Ф. Янковой, М. И. Додоновой, А. Л. Райхцаум.

Первые теоретические работы по делопроизводству

 

В середине XIX века появляются работы не только обобщающие практику делопроизводства, но и начинающие разрабатывать его теорию. К этим работам прежде всего относятся работы Н. В. Варадинова, В. Вельбрехта и И. И. Рихтера. Н. В. Варадинов делопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает.

Основную группу делопроизводственной документации - «канцелярские дела и бумаги» - он определяет как «по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица» [26]. К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги.

Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, Н.В. Варадинов подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места на внешний контур через систему сношений, он, естественно, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги. Эти документы, если они поступают в учреждение, составляют совокупность документов, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, то являются совокупностью документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений). [27, с. 79]

В. Вельбрехт делопроизводство определяет как «правила, которыми канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще и исполнительных бумаг», иначе говоря, правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дел. Излагая эти правила, В. Вельбрехт выделяет разделы: докладные записки, последствия доклада, исполнительные бумаги, понятие о деле и книгах вообще. Он отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах (коллегиальный способ принятия решения) и в канцеляриях «начальствующих лиц» (принятие единоличных решений). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и формы документов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, решения и исполнения дела, даются В. Вельбрехтом в соответствии с выделенными этапами.

Задача канцелярии - «доложить дело», что осуществляется посредством составления докладной записки - пространной или краткой. Это этап сбора и анализа информации и подготовки дела к рассмотрению и решению. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и определениях, а в канцеляриях «начальствующих лиц» в письменном мнении, составляемом по резолюции начальника. Эта стадия соответствует этапу принятия решения и его документирования. Последний этап - исполнение принятого решения. Кроме того, В. Вельбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению властей, - указы, рапорты, предписания, сношения и другие установленные законом документы. Описание совокупности этих документов имеет смысл для формирования представлений о системе документов, которые использовались в процессе производства дела, а в некоторых случаях инициировали рассмотрение дела.

Последние разделы работы В. Вельбрехта затрагивают правила ведения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения делопроизводства - это раздел, касающийся организации документооборота, точнее, его документирования - письменной фиксации движения документов в определенных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматривается и понятие дела «как составленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотрении учреждения и заключающих в себе выражение его решений».

Ф. Наливкин в «Руководстве к сочинению писем и бумаг», вышедшем в 1847 году, пишет: «Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию точно так же, как и всякое искусство».

В конце XIX века И.И. Рихтер предпринимает первую попытку применения десятичной системы классификации документов казенных железных дорог.

Со второй половины XIX века активно развиваются новые структуры управления (в банках, трестах, синдикатах, специальных органах надзора, многочисленных комитетах, комиссиях, советах и т.д.). Они требовали большого числа секретарей и других канцелярских работников для ведения их дел. Подготовка канцелярских работников в начале XIX века проходила в самих министерствах. Согласно § 47 «Общего учреждения министерств» «министерския канцелярии и департаменты могут иметь некоторое число молодых людей сверх штата для приобучения их делам по разным частям ведения министерств и департаментов». В середине XIX века появляются школы стенографистов, в 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей [28, С. 125], в конце века открываются курсы машинописи.

В конце XIX века появляются специальные периодические издания для работников служб делопроизводства. Так, с 1884 года выходили специальные журналы «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенография».

 

История развития документоведения в XX - н. X XI вв

Заключение

 

Современное информационное общество в процессе своей жизнедеятельности порождает огромное количество разнообразных документов. Учитывая важность и неоднозначность, а подчас и непредсказуемость экономических, политических, административных и других преобразований, происходящих в стране, документационное наследие эпохи трудно переоценить.

Изучив историю развития документоведения, науки, достижения которой чрезвычайно важны в век информационных технологий, мы можем оценить современное состояние делопроизводства в нашей стране, выявить старые и только зарождающиеся проблемы и сделать необходимые выводы в целях наметить основные направления его дальнейшего развития.

Так, главными проблемами были и остаются: недостаточная разработанность нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующей вопросы ДОУ; вопрос кадрового обеспечения служб ДОУ сотрудниками, умеющими пользоваться всеми видами технических средств; вопрос унификации не только ОРД, но и банковской, бухгалтерской, кадровой документации; вопросы сохранности документов.

Таким образом, давая характеристику современному состоянию дел в области документоведения, следует выделить следующие моменты:

.   Сегодня признается приоритет бумажного документа над электронным;

.   Происходит переход на рекомендательный правовой уровень национальных стандартов;

.   Ориентация на использование при стандартизации в документальной среде соответствующих международных стандартов;

.   Наличие не до конца разработанной программы «Электронная Россия», как важный шаг к переходу на электронный документооборот.

Использованная литература

1. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008);

. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006);

. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007);

. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007);

. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007);

. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005);

. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006);

. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233;

. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс;

. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176;

. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;

. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008);

. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536;

. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28;

. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст;

. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст;

. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст;

. Сологуб, Ольга Павловна. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие / О. П. Сологуб. - 2-е изд., стер. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 208 с.: табл. - (Библиотека высшей школы). - ISBN 978-5-370-00065-2.

. Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: Доклады и сообщения на десятой Международной научно-практической конференции 25-26 ноября 2003 г. / Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. - М., 2004. - 350 с. - ISBN 5-87449-106-6.

. Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа в XIX-XX вв. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 74-77.

. Конькова, Ю. А. Статус канцелярских служащих в пореформенной России XIX века. / Ю. А. Конькова // Секретарское дело.-1997. - № 2.- с. 128.

. Варадинов, Н. В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. / Н. В. Варадинов. - 2-е изд. - СПб, 1873. - Ч. 1-4.

. Янковая, В. Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) / В. Ф. Янковая // Секретарское дело. - 2002.- № 1. - с. 79.

. Додонова, М. И. Исторический опыт организации секретарской службы в России. / М. И. Додонова // Секретарское дело. - 1997. - № 1. - с. 125.

. Конькова, Ю. А. Развитие средств связи и стенографии в России во второй половине XIXвека и появление женского труда в государственном аппарате. / Ю. А. Конькова // Секретарское дело. - 1999. - № 2. - с. 66-71.

. Кузнецов, С. Л. Совершенствование государственного аппарата в начале 1920-х гг. (Отдел нормализации НК РКИ). / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2002. - № 2. - С. 86-88.

. Ленин, В. И. Полное собрание сочинений./В. И. Ленин.-Т. 54.-С. 277-278.

. Кузнецов, С. Л. Первые шаги совершенствования советского государственного аппарата. / С. Л. Кузнецов // Советские архивы. - 1987. - № 2. - С. 19-23.

. Райхцаум, А. Л. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х годах XX века. / А. Л. Райхцаум // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 90-93.

. Кузнецова, Т. В. Деятельность ИТУ по рационализации делопроизводства. / Т. В. Кузнецова, И. А. Подольская // Труды МГИАИ. - Т. 31, вып. 2. - М., 1975. - С. 71-86.

. Кузнецова, Т. В. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства. / Т. В. Кузнецова, И. А. Подольская // Делопроизводство. - 2002. - № 2. - С 75-83.

. Райхцаум, А. Л. Первая в стране выставка-музей Оргстроя и ИТУ НК РКИ СССР по рационализации управленческого труда. / А. Л. Райхцаум // Секретарское дело. - 2002. - № 4. - С. 51-53.

. Митяев, К. Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.: МГИАИ, 1959. - С. 117.

Содержание

 

Введение

. История развития документоведения в XIX - н. XX вв

Канцелярия в структуре министерства XIX века

Первые теоретические работы по делопроизводству

    Появление женского труда в управленческом аппарате

Первые рационализаторские работы

. История развития документоведения в XX - н. XXI вв

. 1 Внедрение принципов НОТ в сферу управления

Развертывание рационализаторских работ по делопроизводству

Начало научных разработок по делопроизводству

Необходимость подготовки кадров высшей квалификации

Начало подготовки специалистов во многих ВУЗах страны

Заключение

Список использованной литературы

 

Введение

 

Социально-экономические изменения, происходящие в российском обществе, обновление системы управления, повсеместное внедрение новейших информационных технологий предъявляют повышенные требования к качеству управленческого персонала. Кроме того, документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.

Однако организация ДОУ на предприятии невозможна без квалифицированных работников, знания которых не ограничиваются только лишь современным состоянием дел в данной области. Для понимания сути и значения своей деятельности специалист должен обладать знаниями и по истории своего ремесла,

Поэтому целью курсовой работы является изучение документоведения, а именно его истории развития в XIX-XXI вв. с выделением временных этапов, которые тесно связаны с социально-политическими потрясениями в нашей стране. Выбор именно таких ограниченных временных рамок связан с желанием более глубокого рассмотрения истории науки, выяснением всех нюансов и предпосылок, повлиявших на развитие документоведения.

Основными источниками информации при написании курсовой работы являются статьи из журналов «Секретарское дело» и «Делопроизводство» профессора, заведующей кафедрой документоведения РГГУ Т. В. Кузнецовой, А. Ю. Коньковой, Н. В. Варадинова, В. Ф. Янковой, М. И. Додоновой, А. Л. Райхцаум.

История развития документоведения в XIX - н. XX вв

Канцелярия в структуре министерства XIX века

 

XIX век приносит крупную реформу государственного аппарата - создание министерств, работу которых регулировал законодательный акт «Общее учреждение министерств» 1811 года. С точки зрения управленца и особенно документоведа, это очень интересный организационный документ, продолжавший вслед за Генеральным регламентом определять порядок работы центрального государственного аппарата. Рассмотрим его с позиции нашей профессии.

Состоит «Общее учреждение министерств» из 401 параграфа, а весь текст делится на две почти равные по количеству параграфов части:

часть первая - образование министерств (параграфы 1 - 204);

часть вторая - общий наказ министерствам (параграфы 205 - 401).

Их анализ показывает, что в первой части в главе 1, включающей § 1-3, названы министерства; в главе 2 (§ 4-15) указан предел ведения каждого министерства; в главе 3 (§ 16-47) определена структура министерства, причем среди указанных пяти главных частей министерства четвертой названа канцелярия министра, а в § 35-38 этой главы раскрыт состав канцелярии. Глава 4 касается порядка определения, увольнения и производства в чины служащих министерства всех рангов, и самая большая глава 5 (§ 61-201), занимающая большую часть текста части 1, детально расписывает порядок производства дел в министерстве, то есть делопроизводственные вопросы.

В соответствии с «Общим учреждением министерств» работа с документами начинается с «вступления дел», и далее подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах, а заканчивается глава ревизией дел. Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 года показывает, что в нем так же, как и в Генеральном регламенте, прежде всего расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы аппарата министерства.

Канцелярия XIX века - достаточно сложное структурное подразделение, и, учитывая объемы работ с документами, она делится на отделения, столы, управляется директором и состоит из начальников отделений, секретарей и нужного числа писцов.

В департаментах «для общей связи письмоводства учреждается особенная канцелярия при директоре», возглавляемая «правителем канцелярии», и в ее состав входят: журналист, экзекутор, казначей и нужное число помощников.

Часть II «Общего учреждения министерств» посвящена распределению обязанностей в министерстве. В ней очерчивается степень и пределы власти министра, его взаимоотношения с властью законодательной, Государственным советом, Сенатом, другими министерствами и лицами, им равными, и с подчиненными им управлениями путем переписки, их ответственность; степень и пределы власти департаментов и их директоров и их взаимоотношения. Отдельную главу составляют обязанности канцелярии министра и ее директора. В соответствии с § 315 «главная обязанность канцелярии министра состоит в правильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту или кои министр предоставил собственному своему усмотрению и решению». Канцелярия возглавляется директором, который имеет те же права, какие принадлежат директору любого другого департамента.

В заключительной части «общего учреждения министерств» перечислены обязанности различных типов департаментов министерства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальников, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности.

Так как составление документов в начале XIX века также проходит этап жесткого регламентирования, как по составу информации, излагаемой в документе, так и по структуре текста, не удивительно, что в конце «Общего учреждения министерств» после всех параграфов как приложение приведены «формы письмоводства»: форма сношения министров между собой и с лицами, им равными, и предписания лицам подчиненным; форма отношения и представления к министрам; форма предписания министров их департаментам; форма представления докладной записки от департамента к министру.

Таким образом, в этом важнейшем документе, определяющем порядок и стиль работы центрального аппарата России XIX века, вопросам делопроизводства отводится важнейшее место. Анализ законодательного акта показывает, что делопроизводство понимается как технология принятия и выработки решений, и канцелярия занимает подобающее ей место в структуре министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любого функционального департамента.

Как указывает А. Ю. Конькова [25, с. 128], говоря о статусе секретарей в XIX веке, «нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии, а именно с 1-го по 5-й класс Табеля о рангах. С образованием Государственного совета в 1810 году в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретари. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов-меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствуют высказывания министра внутренних дел П. А. Валуева, который писал: «Члены Государственного совета - ничто, председатель - кое-что, государственный секретарь - все».

Во второй половине XIX века Государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат Государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного совета. Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и, подавая в отставку, увольнялись «с мундиром и пенсионом».

 

123Следующая ⇒

Поделиться: