Развертывание рационализаторских работ по делопроизводству

 

Практическая рационализаторская работа проводилась Отделом административной техники. Эта работа требовала больших усилий и большого количества работников. Для удовлетворения широкого спроса со стороны государственных учреждений, организаций, предприятий на рационализаторские работы при НК РКИ СССР в 1925 году создается акционерное общество - Государственное бюро организационного строительства «Оргстрой», деятельность которого была построена на началах хозрасчета и самоокупаемости. В качестве пайщиков привлекались государственные учреждения, предприятия и организации. [33, С. 90-93]

В задачи «Оргстроя» входило: реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива; разработка проектов административных структур учреждений и их частей; конструирование и издание бланков, форм документов, инструкций, руководств; снабжение учреждений и предприятий канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинками; организация курсов по подготовке практических работников для всех видов административной и конторской работы. «Оргстрой» быстро развернул свою деятельность и уже к 15 июня 1925 года провел 79 работ в 61 учреждении.

Однако скоро выяснилось, что в работе «Оргстроя» недостает серьезной научной базы. Необходимо было учреждение, которое обобщало бы накопленный в учреждениях опыт, вело бы методические и научные разработки. Таким учреждением стал организованный в 1926 году при НК РКИ Институт техники управления (ИТУ). [34, С. 71-86]

На первом Всесоюзном совещании «Оргстроя» в 1929 году сотрудничество НК РКИ, ИТУ и «Оргстроя» было охарактеризовано следующим образом: «Наркомат является политическим руководителем, вырабатывающим основные директивы по организации госаппарата на основе всестороннего анализа, а Институт должен своей научной работой питать постановочную работу «Оргстроя», а последний, в свою очередь, обогащает исследовательские работы Института своим богатым экспериментальным материалом».

В задачи Института входили: научная разработка вопросов техники управления, изучение техники работы учреждений и выработка систем и практических мероприятий по рационализации техники управления; консультация и популяризация достижений в области техники управления.

Эти задачи института придали ему значение общесоюзного, научно-методического центра.

Особенно тесно была связана деятельность ИТУ с «Оргстроем». «Оргстрой» вел обследование учреждений и предприятий, разработку для них рациональной структуры и делопроизводства на основе методических указаний и инструкций ИТУ.

Под делопроизводством работники ИТУ понимали в первую очередь документооборот. Поэтому и проекты ИТУ по делопроизводству касаются, главным образом, рационализации документооборота. Методика проведения обследования и оргпроектирования отражена в опубликованных работах инструкторов ИТУ - Вл. Мейльмана «Руководство по делопроизводству учреждений и предприятий» и С. Н. Голубова «Структура и документация».

Работа по рационализации делопроизводства складывалась из следующих этапов: ориентировочного обследования, детального обследования, анализа собранных материалов, разработки проекта, прогноза его эффективности, практического внедрения (постановки).

Институтом были разработаны и применялись разнообразные научно-обоснованные методы обследования постановки делопроизводства: непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии и самофотографии рабочего дня, хронометраж. При обследовании делопроизводственного процесса часто применялся метод изучения операций в натуре.

Работники ИТУ на составляемых ими графиках показывали не только существовавший порядок прохождения документов, но и предлагаемый ими вариант. Графики помогали наглядно увидеть, какие операции и инстанции выпадают при рациональной организации работы с документами. [35, С. 75-83]

Большие работы ИТУ провел по изучению систем регистрации документов. Изучая исполнение документов, институт обращал внимание на вопросы составления документов, порядок их подписания, изготовления сопроводительных писем, установление сроков исполнения и контроля за исполнением документов; изучался порядок организации хранения документов в структурных подразделениях (отдельно законченных документов и незаконченных переписок), составление номенклатуры дел, разработки признаков классификации документов.

Вопросам классификации Институт придавал особенно большое значение. В готовые проекты часто входили составной частью разработанные классификаторы.

Занимаясь архивом, разработчики выясняли, централизовано ли хранение законченных дел или они хранятся у исполнителей, каков способ хранения папок (вертикальный или горизонтальный), есть ли классификатор дел и описи.

В результате обследования создавался «проект реорганизации общего делопроизводства».

Все обнаруженные недостатки ИТУ предлагал устранить путем внедрения в практику «Новой системы делопроизводства». Каждый проект начинался с изложения общих принципов построения системы делопроизводства, которые сводились к следующему: организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени; контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, а не носить формальный характер; наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

Интересную работу провел ИТУ совместно с управлением Центрархива РСФСР по разработке нового порядка хранения и ликвидации архивных документов, который нашел свое отражение в «Правилах постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях РСФСР» (1928 год) ИТУ предлагал всем наркоматам и другим учреждениям с помощью Центрархива составить перечни категорий дел и документов, обращающихся в делопроизводстве данного ведомства, в том числе и подлежащих передаче органам Центрархива, с указанием сроков хранения и способов ликвидации для каждой категории дел.

Институт внес также ряд приложений о порядке передачи дел из архивов действующих учреждений в Государственные архивы.

Попыткой обобщения норм и требований ИТУ к рациональной организации делопроизводства явились «Общие правила документации и документооборота», проект которых был опубликован в 1931 году. «Общие правила…» с позиций сегодняшнего дня являются наиболее крупной, удачной и обобщающей работой института. Их предлагалось сделать практическим руководством для постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях СССР. Поэтому они охватили все стадии обработки документов, давали детальные указания по постановке общего делопроизводства и приводили приблизительные нормы выработки.

Ликвидация института помешала претворению «Правил» в жизнь.

Помимо «Общих правил», ИТУ был создан ряд типовых, и индивидуальных инструкций по делопроизводству.

В рационализаторской работе института техники управления большое место занимали вопросы стандартизации.

Работа по разработке стандартов шла в четырех направлениях: форм документации; материалов, применяемых в делопроизводстве (бумага, ленты для пишущих машин, чернила и т.д.); средств конторского труда (ручки, перья, механические приспособления); предметов конторского оборудования, главным образом мебели.

Одной из центральных работ Кабинета стандартизации явилась стандартизация форматов бумаги.

Был разработан и утвержден ряд стандартов писчебумажных изделий: писчая бумага в листах, счетоводная бумага, почтовая бумага, тетради школьные и общие, правила упаковки и маркировки и т.д.

Особо следует отметить популяризаторскую деятельность «Оргстроя» и ИТУ, открывающих для этой цели в апреле 1928 года специальную выставку-музей. Основная цель выставки-музея состояла в наглядном ознакомлении специалистов-рационализаторов и сотрудников учреждений с достижениями в области рационализации госаппарата. [36, С. 51-53]

Институт вел значительную публикаторскую работу. Были изданы отчеты о его деятельности, выходил журнал «Техника управления», на страницах которого отражались результаты научной, методической и практической работы института. Институтом был подготовлен ряд крупных работ. Например, книга Вл. Мейльмана «Руководство по делопроизводству учреждений и предприятий», монография Т. Попова «Новая система делопроизводства центральных государственных учреждений», курс лекций С. Голубова «Структура и документация», брошюра Л. Мануйлова «Специальные делопроизводства. Распорядительство. Контроль исполнения» и др.

Однако попытки Института применить в своей работе буржуазные теории построения госаппарата, пропаганда функционального его построения, осужденного в последствии XVII съездом партии, привели к ликвидации института в апреле 1932 года.

После ликвидации Института техники управления проблемы рационализации делопроизводства были переданы ведомствам, каждое из которых решало их применительно к своей системе.

Таким образом, с позиции сегодняшнего дня можно сделать достаточно обоснованный вывод о том, что в 1920-е годы в области документационного обеспечения управления закладываются новые виды профессиональной деятельности - развивается научная и появляется оргпроектная работа. Уже опыт ИТУ и «Оргстроя» показывает, что сфера научных изысканий в этой области обширна: от унификации отдельных форм документов до разработки унифицированных систем документации, классификации документов, установления критериев и принципов определения ценности документов и соответственно сроков их хранения, организации документооборота - и все это с учетом внедрения новейших для каждого этапа средств механизации, создания и обработки документов.

делопроизводство управленческий рационализаторский развертывание

⇐ Предыдущая123Следующая ⇒

Поделиться: