Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Начало научных разработок по делопроизводству



 

«Оргстрой» и ИТУ начинают систематическую оргпроектную работу по заказу конкретных организаций. Для такой работы нужен специалист очень высокой квалификации. Он должен быть в курсе всех новейших достижений рациональной постановки управленческого труда и делопроизводства, уметь изучить и проанализировать состояние делопроизводства в организации-заказчике и спроектировать, учитывая особенности и возможности этой организации, рациональную систему документационного обеспечения управленческой деятельности в ней. С начала 1930-х годов, с закрытием ИТУ и «Оргстроя» почти на два десятилетия эти работы прерываются.

В 1930-е годы в общегосударственном масштабе вопросами постановки делопроизводства в ведомствах интересуется лишь архивная служба. Это было связано с тем, что к 1930-м годам в советских учреждениях уже отложилось значительное количество документов, созданных в процессе их деятельности. Государственные архивы начинают работу по приему этих документов на постоянное хранение. Естественно, встает проблема установления сроков хранения документов. Архивные органы активно помогают ведомствам в разработке отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения. Кроме того, в процессе приема дел от учреждений на архивное хранение отчетливо выявляется плохое состояние делопроизводства в учреждениях, что напрямую сказывается на сохранности документов и на порядке их формирования и оформления.

Архивные органы оказывают ведомствам помощь в составлении инструкций по делопроизводству. Составление перечней и инструкций по делопроизводству в 1930-е годы было основным направлением работ по упорядочению делопроизводства.

Интенсивное развитие экономики и всех сфер жизни общества вызывает постоянное увеличение объемов информации в сфере управления и все острее ставит проблему механизации управленческого труда. Весной 1941 года состоялось Первое межотраслевое совещание по оргтехнике, созванное Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей (ВНИТОМАШ) для обсуждения вопросов механизации управленческого труда. Так как в сфере управления можно механизировать прежде всего работу с документами, на совещании были затронуты вопросы состояния делопроизводства в стране. Разнобой в составлении и оформлении документов и работе с ними не позволяли внедрять средства механизации.

Совещание наметило программу мероприятий по улучшению постановки делопроизводства. Она включала: а) создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях; б) разработку положения о делопроизводстве для всех учреждений, организаций и предприятий СССР в качестве общеобязательных норм; в) разработку положения о кадрах канцелярских работников, определяющего их права, обязанности, должностные характеристики; г) широкую механизацию труда работников, развертывание производства документационной техники; д) проведение унификации и трафаретизации служебной документации; е) установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров всех звеньев путем создания для этого единого руководящего учебного центра, который обеспечил бы разработку единых типовых программ, учебников и учебных пособий по делопроизводству; ж) введение в программу средних школ по русскому языку изучения правил составления служебных документов; з) создание Всесоюзного научно-исследовательского института для научной разработки вопросов постановки делопроизводства в советских учреждениях, организациях и предприятиях. [37, С. 117]

Как показывает программа, совещание намечает продолжить на новой основе работы, начатые Институтом техники управления и «Оргстроем», и, что следует особо отметить, ставит вопрос о подготовке квалифицированных кадров для служб делопроизводства. Начавшаяся Великая Отечественная война не позволяет реализовать эту программу.

Однако в эти годы Главное архивное управление завершает серьезную работу, проводившуюся в течение длительного времени, и создает проект «Инструкция по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий Союза ССР» (1943 г.). В основу проекта инструкции были положены требования: создание единых норм по постановке делопроизводства, обязательных для всех учреждений, организаций и предприятий Союза ССР; создание на основе этих норм ведомственных инструкций по делопроизводству, в которых должна быть отражена специфика постановки делопроизводства в данном ведомстве.

Вновь активно к вопросам совершенствования постановки делопроизводства в стране возвращаются лишь в середине 1950-х годов после постановления ЦК КПСС и решений ХХ съезда КПСС о перестройке работы госаппарата.

В «Положении о Государственном архивном фонде Союза ССР», утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 13.08.1958 контроль за постановкой документальной части текущего делопроизводства возлагается на Главное архивное управление МВД СССР и соответствующие республиканские и местные архивные органы. С этого периода архивные органы возглавляют в стране методические работы по постановке делопроизводства.

Резкое отставание в повышении производительности управленческого труда и, следовательно, в оперативности работы госаппарата можно было ликвидировать, прежде всего, за счет внедрения средств механизации в работу с документами, так как управленческий труд весь пронизан информационными потоками, базируется на получении, распределении, переработке и хранении информации, носителем которой в середине ХХ века выступали только документы на бумажной основе.

декабря 1959 года Совет Министров СССР принимает постановление о механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата, в котором была намечена обширная программа выпуска средств механизации делопроизводства. Но механизировать возможно только унифицированные процессы и с помощью машин обрабатывать унифицированные предметы, детали и т.д. В связи с этим, прежде чем механизировать работу с документами, необходимо было привести в определенное единообразие как сами документы, так и операции по их обработке. Постановлением Совета Министров от 10 декабря 1959 года было положено начало разработке в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), призванной унифицировать организацию делопроизводственных процессов, и тем самым подвести их под механизацию.

 


2.4 Необходимость подготовки кадров высшей квалификации (МГИАИ)

 

Для реализации задач, поставленных постановлением Совета Министров 20-25 июня 1960 года в Москве проводится Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. На совещании представителями общесоюзных и республиканских комитетов и министерств был поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по организации делопроизводства в государственном аппарате. На совещании с докладом о «Перестройке учебной работы в Московском государственном историко-архивном институте» выступила директор института А. С. Рослова.

В своем докладе А. С. Рослова указывала, что институт готов взять на себя подготовку специалистов по организации делопроизводства, так как институт имел не только большой опыт в преподавании источниковедческого анализа документов, обработке и организации ретроспективных документов в архивах (фондирование, формирование дел, экспертиза ценности документов и т.п.), но и сделал определенные успехи по систематическому изучению организации делопроизводства.

В 1936 году в курсе профессора М. В. Вишневского «Теория и техника архивного дела» был введен раздел «Общее делопроизводство». Вопрос преподавания делопроизводства как самостоятельной дисциплины был составлен в 1938 году. В 1940 году читался курс «Письмоводство и делопроизводство в советских учреждениях». С 1942 года организация делопроизводства разрабатывается профессором К. Г. Митяевым как раздел курса «Теория и практика архивного дела». В учебном пособии К. Г. Митяева «Теория и практика архивного дела» (1946 год) вопросы делопроизводства рассматривались в первом разделе «Общее документоведение». В 1952 году в МГИАИ создана кафедра «Истории государственных учреждений и делопроизводства», на которой создается самостоятельный курс «Истории и организации делопроизводства». В 1959 году по этому курсу профессором К. Г. Митяевым издано первое учебное пособие. [37, С. 117]

Институт проводит месячную производственную практику студентов по делопроизводству в учреждениях и организациях. А. С. Рослова отметила, что с 1960/61 учебного года институт может приступить к подготовке специалистов по организации делопроизводства, и у него разработан проект нового учебного плана по этой специальности. В учебном плане значительное место уделяется вопросам документоведения и делопроизводства, которые представлены учебными дисциплинами: История и организация делопроизводства в СССР, Общее документоведение (теория и практика документирования), техническое и фотофонодокументирование.

Для преподавания этих дисциплин 19 сентября 1960 года приказом министра высшего и среднего специального образования (15 сентября 1960 года № 654) и приказом директора института (17 сентября 1960 года № 151) была создана первая в стране кафедра «Советского делопроизводства».

По новой специальности с 1 октября 1960 года в Московском государственном историко-архивном институте из набора студентов историков-архивистов была выделена группа студентов в 25 человек (соответственно первый выпуск по новой специальности состоялся в 1965 году). В 1961/62 учебном году по новой специальности был начат отдельный набор студентов на дневное и вечернее отделения.

Развитие специальности активизировало постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 года «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» (№ 829), в котором разработка единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) была поручена Государственному Комитету Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, ЦСУ СССР, Главному архивному управлению при Совете Министров СССР, Министерству приборостроения, средств автоматизации и систем управления СССР.

Главное архивное управление являлось головной организацией, координирующей всю работу по разработке ЕГСД.

Единая государственная система делопроизводства должна была охватить все основные виды делопроизводства, соответствующие отдельным сторонам управленческой деятельности, она была призвана регламентировать общие для всех ведомств вопросы организации делопроизводства.

Единая государственная система делопроизводства основывалась на общих принципах рациональной организации управленческого труда и исходила из современных для того времени потребностей и реальных возможностей аппарата управления. Ее задача - научно обобщить и распространить на все учреждения прогрессивные формы и методы работы с документами, оправдавшие себя на практике. ЕГСД была призвана установит унифицированный порядок подготовки, оформления и прохождения служебных документов, их регистрации, справочно-информационного поиска и контроля за исполнением, а также группировку исполненных документов в дела и подготовку документальных материалов к последующему хранению и использованию.

Разработка единой государственной системы делопроизводства была предусмотрена Государственным планом развития народного хозяйства СССР.

Однако разработка, а затем внедрение ЕГСД требовали, прежде всего, достаточного количества специалистов высокой квалификации. Эту задачу решало постановление Совета Министров РСФСР от 8 мая 1964 года № 560 «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству», п.5 которого гласил: «Обязать министерство высшего и среднего специального образования РСФСР организовать в 1964 году в Московском государственном историко-архивном институте факультет государственного делопроизводства».

Во исполнение этого постановления приказом Минвуза РСФСР от 20.051964 был создан факультет государственного делопроизводства.

С 1966 года при Библиотечном техникуме Мосгорисполкома начата подготовка кадров средней квалификации по делопроизводству.

Таким образом, на государственном уровне была решена проблема подготовки кадров документоведов высшей и средней квалификации.

Факультет государственного делопроизводства МГИАИ долгие годы оставался единственным вузом страны, готовящим кадры по документоведению и документационному обеспечению управления на дневном, вечернем и заочном отделениях.

 

2.5 Начало подготовки специалистов во многих ВУЗах страны

 

В 1987 году вопрос о совершенствовании подготовки кадров по документационному обеспечению управления стал предметом обсуждения на заседаниях Комиссии по совершенствованию управления, планирования и хозяйственного механизма Госплана СССР (10 марта 1987 года, протокол № 55 и 10 ноября 1987 года, протокол № 91) и коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР. Коллегия в своем решении от 9 июля 1987 года № 23/3 отмечала: «свыше 17 млн. человек, занятых в сфере управления, связано в своей деятельности с документной информацией. Однако отсутствие рационально организованных служб документационного обеспечения управления с одной стороны, и специальных навыков и знаний работы с документами у сотрудников аппарата с другой, приводит к существенному снижению эффективности управления, бюрократическим издержкам и другим негативным явлениям.

Сложившаяся ситуация во многом объясняется недостаточным выпуском квалифицированных специалистов по организации работы с документами, слабой изученностью потребности народного хозяйства в подготовке и повышении квалификации руководителей и специалистов по документационному обеспечению управления.

Подготовку специалистов высшей квалификации по организации работы с документами в органах управления по специальности 2037 - «Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях» осуществляют в настоящее время только два вуза - Московский государственный историко-архивный институт и Донецкий государственный университет. Со времени начала обучения (с 1960 года) было подготовлено и выпущено около 4 тысяч специалистов».

Обсудив вопрос, коллегия постановила: «Для улучшения координации деятельности вузов и техникумов, совершенствования учебной, учебно-воспитательной и научной работы, создания современных технологий работы с документами, в том числе безбумажной, организовать на базе Московского государственного историко-архивного института Учебно-методическое объединение по специальности - «Документоведение и документационное обеспечение управления в составе соответствующих факультетов и кафедр».

С начала 1990-х годов в соответствии с решением Минвуза подготовка специалистов по документационному обеспечению управления была открыта в Московском институте управления им. С. Орджоникидзе (сегодня - Государственный университет управления) и Уральском государственном университете.

С середины 1990-х годов в стране произошла резкая переоценка специалистов по документационному обеспечению управления. Руководители все чаще стали осознавать, что доверить информационно-документационное и организационное обслуживание своей деятельности или деятельности фирмы в целом можно только профессионально обученному специалисту. Такое понимание роли службы документационного обеспечения управления пришло с развитием новых форм экономических отношений, когда неправильно оформленный документ не признается имеющим юридическую силу, информация не вовремя обработанного и доложенного документа не была учтена при принятии решения, и все это в результате привело к экономическим потерям.

Кроме того, повсеместное внедрение компьютерных технологий в сферу управления также потребовало совсем другого уровня подготовки работников служб документационного обеспечения управления.

Сегодня таких специалистов готовит более 40 вузов в разных городах страны: в Москве, Санкт-Петербурге, Астрахани, Биробиджане, Волгограде, Екатеринбурге, Ижевске, Иркутске, Йошкар-Оле, Краснодаре, Нижнем Новгороде, Оренбурге, Орле, Перми, Ростове, Самаре, Таганроге, Твери, Томске, Тюмени, Челябинске, и других.

Можно надеяться, что в ближайшие пять лет российские учреждения, организации, предприятия, фирмы будут иметь возможность пригласить для управления своими информационными ресурсами специалистов высшей квалификации, которые обеспечат их информационно-документационное обслуживание на уровне сегодняшнего дня с учетом новейших компьютерных технологий.

 


Заключение

 

Современное информационное общество в процессе своей жизнедеятельности порождает огромное количество разнообразных документов. Учитывая важность и неоднозначность, а подчас и непредсказуемость экономических, политических, административных и других преобразований, происходящих в стране, документационное наследие эпохи трудно переоценить.

Изучив историю развития документоведения, науки, достижения которой чрезвычайно важны в век информационных технологий, мы можем оценить современное состояние делопроизводства в нашей стране, выявить старые и только зарождающиеся проблемы и сделать необходимые выводы в целях наметить основные направления его дальнейшего развития.

Так, главными проблемами были и остаются: недостаточная разработанность нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующей вопросы ДОУ; вопрос кадрового обеспечения служб ДОУ сотрудниками, умеющими пользоваться всеми видами технических средств; вопрос унификации не только ОРД, но и банковской, бухгалтерской, кадровой документации; вопросы сохранности документов.

Таким образом, давая характеристику современному состоянию дел в области документоведения, следует выделить следующие моменты:

.   Сегодня признается приоритет бумажного документа над электронным;

.   Происходит переход на рекомендательный правовой уровень национальных стандартов;

.   Ориентация на использование при стандартизации в документальной среде соответствующих международных стандартов;

.   Наличие не до конца разработанной программы «Электронная Россия», как важный шаг к переходу на электронный документооборот.


Использованная литература

1. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008);

. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006);

. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007);

. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007);

. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007);

. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005);

. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006);

. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233;

. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс;

. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176;

. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;

. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008);

. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536;

. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28;

. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст;

. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст;

. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст;

. Сологуб, Ольга Павловна. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие / О. П. Сологуб. - 2-е изд., стер. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 208 с.: табл. - (Библиотека высшей школы). - ISBN 978-5-370-00065-2.

. Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: Доклады и сообщения на десятой Международной научно-практической конференции 25-26 ноября 2003 г. / Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. - М., 2004. - 350 с. - ISBN 5-87449-106-6.

. Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа в XIX-XX вв. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 74-77.

. Конькова, Ю. А. Статус канцелярских служащих в пореформенной России XIX века. / Ю. А. Конькова // Секретарское дело.-1997. - № 2.- с. 128.

. Варадинов, Н. В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. / Н. В. Варадинов. - 2-е изд. - СПб, 1873. - Ч. 1-4.

. Янковая, В. Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) / В. Ф. Янковая // Секретарское дело. - 2002.- № 1. - с. 79.

. Додонова, М. И. Исторический опыт организации секретарской службы в России. / М. И. Додонова // Секретарское дело. - 1997. - № 1. - с. 125.

. Конькова, Ю. А. Развитие средств связи и стенографии в России во второй половине XIX века и появление женского труда в государственном аппарате. / Ю. А. Конькова // Секретарское дело. - 1999. - № 2. - с. 66-71.

. Кузнецов, С. Л. Совершенствование государственного аппарата в начале 1920-х гг. (Отдел нормализации НК РКИ). / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2002. - № 2. - С. 86-88.

.Ленин, В. И. Полное собрание сочинений./В. И. Ленин.-Т. 54.-С. 277-278.

. Кузнецов, С. Л. Первые шаги совершенствования советского государственного аппарата. / С. Л. Кузнецов // Советские архивы. - 1987. - № 2. - С. 19-23.

. Райхцаум, А. Л. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х годах XX века. / А. Л. Райхцаум // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 90-93.

. Кузнецова, Т. В. Деятельность ИТУ по рационализации делопроизводства. / Т. В. Кузнецова, И. А. Подольская // Труды МГИАИ. - Т. 31, вып. 2. - М., 1975. - С. 71-86.

. Кузнецова, Т. В. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства. / Т. В. Кузнецова, И. А. Подольская // Делопроизводство. - 2002. - № 2. - С 75-83.

. Райхцаум, А. Л. Первая в стране выставка-музей Оргстроя и ИТУ НК РКИ СССР по рационализации управленческого труда. / А. Л. Райхцаум // Секретарское дело. - 2002. - № 4. - С. 51-53.

. Митяев, К. Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.: МГИАИ, 1959. - С. 117.


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2020-02-16; Просмотров: 189; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.05 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь