Кафедра УЭ-1 «Организационно-кадровая работа в органах

Стр 1 из 4Следующая ⇒

Кафедра УЭ-1 «Организационно-кадровая работа в органах

Государственной власти»

УТВЕРЖДАЮ

Зав. кафедрой УЭ-1

_________________

С.С. Сапожников

«___»_________201__г.

КУРС ЛЕКЦИЙ

по дисциплине

«ТЕХНОЛОГИИ И МЕТОДЫ РЕШЕНИЙ В УПРАВЛЕНИИ ТРУДОВЫМИ РЕСУРСАМИ»

Часть 1

шифр дисциплины - 51732

для студентов

Направления 38.03.03 – Управление персоналом

Москва, 2015

Содержание

Тема 1 Понятие и сущность решений. 3

Тема 2 Управленческое воздействие на подготовку и реализацию решений. 3

Тема 3 Иерархия функций процедур и операций при подготовке и реализации решений 3

Тема 4 Метод, модель и алгоритм процесса разработки решения. 3

Тема 5 Целевые технологии подготовки и реализации решений. 3

Тема 6. Процессорные технологии разработки решений. 3

Тема 1 Понятие и сущность решений

Решение — это результат мыслительной деятельности человека, приводящий к какому-либо выводу и необходимым действиям.

Так, решениями являются какой-либо вывод, сделанный человеком без дальнейших действий, разработка какого-либо действия или выбор действия из набора альтернатив и его реализация. Решение может быть направлено на достижение разовых (единичных) результатов, создание постоянно идущих процессов, поддержание или развитие идущих процессов, на прекращение или недопущение какой-либо деятельности.

Лица, наделенные правом принимать решения или организовывать их реализацию, называются субъектами решения. Ими могут быть физические лица (отдельные граждане) или представители юридических лиц: мэр, директор, главный экономист и др. Исполнители решений иногда называются объектами решения.

На разработку и реализацию решений оказывают влияние множество факторов. В том числе личностные качества человека, отношения в его семье, религия, деньги, собственность, общественное мнение и др.

Каждое профессиональное решение должно включать шесть составляющих:

• субъекта (инициатора) решения: руководителя, специалиста, отдел, компанию;

• объекта (исполнителя) решения: подчиненного, специалиста, отдел, компанию;

• предмет решения;

• цель разработки решения;

• причины разработки или реализации решения;

• персонал или население, для которых разрабатываются или реализуются УР.

Термин «управленческое решение», как явление и как процесс

Деятельность любого руководителя связана с разработкой и реализацией решений в рамках выполнения им должностных обязанностей в компании. Как социальная система она включает в себя также техническую и биологическую системы. Разделение труда и выделение управленческих функций в отдельную сферу деятельности большого числа людей обусловило и дифференциацию решений. Целесообразно рассматривать три типа самостоятельных решений: технические (технологические), биологические и управленческие.

Типы решений в социальной системе

Решения в социальной системе

Управленческие решения связаны с выполнением управленческих функций, в том числе по планированию, организации, координации и контролю каких-либо процессов. Эти решения реализуются в форме распоряжения, деловой беседы, инструкции и т.д. Когда директор подписал приказ, Государственная Дума РФ разработала и приняла закон, начальник цеха издал распоряжение, собрание" акционеров утвердило план развития компании — это и есть различные формы решения.

Решение называется управленческим (УР), если оно, разрабатывается и реализуется для социальной системы и направлено на:

• стратегическое планирование деятельности организации;

• управление управленческой деятельностью;

• управление человеческими ресурсами (активизация знаний, умений, навыков);

• управление производственной и обслуживающей деятельностью;

• формирование системы управления компании (методология, структура, процесс, механизм управления и техническое обеспечение);

• управленческое консультирование;

• управление внутренними или внешними коммуникациями. Примерами управленческого решения в области стратегического планирования являются: устав и бизнес-план компании, Конституция страны.

Термин «управленческое решение» употребляется в двух основных значениях — как процесс и как явление.

Как явление УР — это набор мероприятий, направленных на разрешение рассматриваемой проблемы в форме постановления, приказа в устном или письменном виде.

Как процесс УР — это выполнение восьми основных процедур: информационная подготовка, разработка вариантов, согласование вариантов, выбор одного варианта, утверждение, реализация, контроль выполнения УР и информирование инициатора решения.

Процедуры, составляющие процесс ПРУР

Подготовка УР Реализация УР

Процесс подготовки и реализации УР является ответственным, требующим использования теоретических и методических разработок отечественных и зарубежных ученых, а также накопленного и систематизированного практического опыта.

УР — это творческое, волевое действие субъекта управления на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее функционировании. Оно состоит в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива по разрешению проблемы или в изменении существующей цели. УР составляет основу процесса управления. Ряд УР может быть представлен набором более мелких, каждое из которых должно внести свой вклад в решение общей проблемы. В рамках предприятия или организации руководителю приходится принимать все типы решений. Поэтому от инициатора общего УР требуются хорошие знания и в технологических областях, а возможно, и в биологических. Например, главный врач поликлиники обязан принимать и УР, и решения, связанные с техническим обеспечением, и решения в медицинской области на консилиумах, при операциях и т.д.

Варианты вовлеченности персонала в процесс ПРУР

Разработка и реализация УР

Условия: информационная, организационная и социально-психологическая подготовка

Не выполнены Выполнены

Равнодушие или противостояние исполнителей

Взаимодействие всех участников процесса ПРУР

Достижению благоприятной атмосферы выполнения УР способствует выполнение трех основных условий:

• информационная подготовка;

• организационная подготовка;

• социально-психологическая подготовка.

Информационная подготовка включает следующие действия руководителя:

• доведение до сведения подчиненных перспективных и текущих направлений деятельности компании;

• обеспечение подчиненным доступности и своевременности необходимых информационных ресурсов;

• наличие современных технологий обработки информации;

• обеспечение соответствия уровня информационных технологий уровню профессионализма персонала.

Организационная подготовка предусматривает:

• обеспечение персонала необходимыми материальными и интеллектуальными ресурсами;

• формирование персонала разработчиков, организаторов выполнения УР или исполнителей УР;

• наличие должностных инструкций, положений;

• определение промежуточных и окончательных сроков и количественных параметров выполнения работ;

• утверждение порядка сдачи и сопровождения выполненной работы.

Социально-психологическая подготовка требует:

• формирования ясных, понятных для работников коллектива целей разработки и реализации УР;

• разработки и реализации активизирующих персонал мотивов и стимулов;

• формирования работоспособного коллектива;

• учета наиболее важных потребностей и интересов работников, участвующих в разработке или реализации УР.

Данные условия могут выполняться параллельно, последовательно и смешанно. Отсутствие какого-либо условия полностью или частично может привести к уменьшению сопричастности исполнителей к порученному заданию, а следовательно, к увеличению сроков выполнения, снижения профессионализма выполненного задания.

Обобщенная схема цикла ПРУР

Деятельность любой организации представляет непрерывный цикл разработки, выбора и реализации различных УР. В этом цикле в основных процедурах разработки и реализации УР имеется много общего; логика процесса РУР, приемы, методы и технологии.

Обобщенная схема цикла ПРУР

(1 — решение направлено на изменение цели,

2 — решение направлено на изменение ситуации)

Логика процесса РУР может быть представлена в виде схемы. В ее основе — блок «Глобальная цель управления». Глобальная цель управления любой социальной системой (страной, компанией, семьей или неформальной организацией) заключается в максимальном удовлетворении потребностей и интересов человека, коллектива, общества. В рамках глобальной цели управления формируются технические, технологические, экономические, социальные и другие цели.

Каждая из перечисленных целей в свою очередь может включать более мелкие. Например, социальная цель может включать: достижение социальной справедливости, охрану окружающей среды, создание положительной Мотивации труда, создание условий для развития личности. Конкретная ситуация № это реальное положение дел относительно сформулированной цели. На практике рассматриваются технологические, экономические и другие ситуации. Проблема (П) формируется как разность между целью (Ц) и соответствующей ей ситуацией (С):

П = Ц - С.

Группы проблем сводятся в обобщенную проблему, которая и является индикатором эффективности реализуемых решений. При формировании обобщенной проблемы происходит упрощение и уменьшение общего количества проблем за счет вхождения, одних проблем в другие и выделения наиболее важных среди них. Обычно анализируют остроту и решаемость проблемы. По результатам такого анализа составляют таблицу, в которой остроте и решаемости проблемы присваиваются численные приоритеты от 0 до 10 (0 -самый высокий).

Как правило, решение направлено на уменьшение проблемы до заданного уровня (Пзад.). Уменьшать проблему до нуля не имеет никакого смысла, так как на это, во-первых, требуется много ресурсов (времени, денег и др.), во-вторых, процессы в управленческой деятельности преимущественно носят характер постоянного воспроизводства. Например, проблемой компании является большая текучесть кадров. Можно разработать УР для снижения этой текучести до нулевого уровня. Однако достичь этого будет очень трудно, так как часть решений лежит за пределами компании. А вот решение снизить текучесть кадров до разумного уровня будет правильным. Кроме того, текучесть кадров в определенном! диапазоне полезна для компании.

Уменьшения проблемы можно достичь двум я путями: путем изменения ситуации или путем корректировки цели. Приоритет отдается УР, направленным на изменение конкретной ситуации, при этом величина проблемы должна постепенно убывать вплоть до минимально допустимой величины (Пзад.). Если ситуация не меняется, несмотря на реализуемое решение, то УР следует направить на корректировку цели для достижения величины Пзад.

Иногда даже большая на первый взгляд проблема, оцененная исходя из критериев, может оказаться ничтожно малой (не стоит «выеденного яйца»), в этом случае процесс ПРУР также завершается (никакое решение не разрабатывается и не реализуется). Следовательно, очень часто неразрешимые проблемы — это такие проблемы, которые люди не хотят сформулировать, проанализировать и разрешить.

Основные организационные элементы, учитывающиеся при ПРУР

В процессе подготовки и реализации УР выделяют четыре ключевые фигуры: заказчик решения, разработчик решения, исполнитель решения и потребители решения. Каждую фигуру могут представлять несколько человек, групп или организаций, в том числе посреднические.

Схема организационных элементов в технологии подготовки и реализации решения

Заказчиками решения могут быть:

• руководители, которые будут организовывать его выполнение, либо сами будут его выполнять как исполнители;

• вышестоящие руководители, которые поручат выполнение будущего решения нижестоящим руководителям;

• надзирающие органы власти или управления (правительство, акционеры, наблюдательный совет, судебные органы, общественные организации и т.д.).

Заказчики решения могут быть и разработчиками и исполнителями в одном лице.

Разработчиками решения могут быть: отдельные специалисты, в том числе руководители, проектные организации, законодательные и надзирающие органы, общественные организации.

Разработчики решения могут быть и его исполнителями.

Исполнителями решения могут быть работники компаний или общественных организаций, которые согласно должностным инструкциям или договоренностям имеют такие обязанности,

Потребителями решения являются: персонал или население, для которого готовится и реализуется решение, руководители соответствующих уровней управления, организации или подразделения.

В любом случае в процессе подготовки и реализации УР перечисленным ключевым фигурам необходимо придерживаться определенного набора функций, процедур и операций.

Согласно общей методологии управленческой деятельности подготовка и реализация УР включают определенную иерархию функций, процедур и операций.

Тема 3 Иерархия функций процедур и операций при подготовке и реализации решений

Иерархию функций, процедур и операций при подготовке и реализации решений можно представить в следующем виде.

Каждая конкретная функция ПРУР должна включать весь набор процедур, а каждая процедура должна включать набор общих функций, и, наконец, каждая общая функция должна включать необходимый набор операций.

При подготовке или реализации крупных УР используются три варианта схем взаимодействия функций, процедур и операций:

• при масштабном характере конкретной функции ПРУР (рис.а);

• при масштабном характере процедур ПРУР (рис. 6).

• при масштабном характере общих функций ПРУР (рис. в).

Содержание процедур и общих функций при ПРУР

Каждая конкретная функция может включать восемь процедур, разделенных на два этапа: подготовка и реализация УР.

Альтернативы УР

Варианты подключения к процессу ПРУР руководителя или специалиста

Первый вариант включает весь набор типовых процедур. Второй вариант состоит из процедур, количество которых зависит от стадии подключения руководителя или специалиста к процессу ПРУР. Третий вариант может включать несколько процедур по выбору вышестоящего руководства, например, только информирование. На практике чаще используется второй вариант.

Первый вариант процесса ПРУР эффективен при необходимости разрешения новых проблем, которые никак нельзя свести к типовым. Он используется в случае, когда руководитель или специалист не владеют информацией об уже имеющемся опыте разрешения таких проблем. Этот вариант самый дорогостоящий. Однако в США многие руководители следуют правилу, что если затраты на ПРУР не превышают 10 тысяч долларов, то лучше самим подготовить УР, чем искать информацию о нем в других компаниях, литературе и т.д.

Второй вариант процесса ПРУР эффективен при большой практике управленческой деятельности в компании, устоявшейся организационной культуре, наличии базы УР. На практике в большинстве компаний таких условий для УР нет, поэтому данный вариант не гарантирует высокой отдачи от УР.

Третий вариант процесса ПРУР эффективен при устоявшемся разделении управленческого труда в больших компаниях типа холдингов, финансово-промышленных групп и др. Это самый дешевый вариант процесса ПРУР.

Таким образом, логика совершенствования процесса ПРУР в компании может следовать следующему алгоритму:

• руководители должны получить хорошие знания и практические навыки по ПРУР в учебных заведениях;

• учебное заведение должно снабдить каждого слушателя альбомом типовых проблем, методов их разрешения и адресами источников данного материала для возможных консультаций;

• слушатели должны некоторое время поработать в больших компаниях для отработки навыков по реализации отдельных процедур ПРУР;

• слушатели должны получить практику по УР в малых компаниях, работая по второму варианту. Анализ и корректировка чужих УР приносит большую пользу руководителям;

• завершающую часть практики слушатели должны пройти на инновационных в области управления компаниях. К ним относятся компании, на которых проводится реформирование, реструктуризация или банкротство — первый вариант процесса ПРУР.

Каждая процедура при ПРУР должна быть обозначена следующими параметрами: время, персонал, ресурсы, финансы, критерии оценки. Основным критерием для формирования УР является наличие недопустимой проблемы в сфере стратегического планирования, управления человеческими ресурсами, управленческого консультирования, управления управленческой деятельностью, управления производством и обслуживающей деятельностью, управления внешними и внутренними коммуникациями.

Стадии развития проблемы.

Величина проблемы

Недопустимая

величина 1 2 3

Допустимый

диапазон

Время

УР можно формировать на трех стадиях развития проблемы:

• в начале развития проблемы (стадия 1), когда ее величина не внушает опасений. Решение будет действовать по упреждению, и возможно, в точке А величина проблемы будет уменьшаться (пунктирная линия);

• в период устойчивого опасного развития проблемы (стадия 2), когда ее значение будет приближаться к недопустимой величине. Решение будет действовать с некоторым запозданием от негативных результатов проблемы. УР может оказаться неадекватным проблеме и усилить ее негативный рост. Это очень опасный период для подготовки и реализации УР;

• в период стабилизации (стадия З), когда всем станут очевидны ее размеры и опасное действие. Решение будет действовать в режиме реального времени. Обычно ожидание от решения соответствует действительным результатам.

Таким образом, УР лучше формировать либо в начале развития проблемы, либо дождавшись ее стабилизации.

Общий подход к механизму формирования УР состоит в следующем:

1. Руководитель или специалист оценивает размер проблемы с целью определить, нужно ли для рассматриваемой проблемы формировать УР. Если не нужно, то процесс на этом завершается, а если нужно, то необходимо выполнить последующие действия;

2. Определяется стадия, в которой находится проблема. Если это стадия 2, то лучше не начинать процесс ПРУР;

3. Проводится поиск в базе данных аналогичных версий развития целей, ситуаций и проблем, вариантов реализованных решений и полученных при этом результатов;

4. Если найденная версия полностью совпадает с имеющейся, то без изменений используется весь набор мероприятий, составляющий найденное решение;

5. Если найденная версия отличается лишь несущественными элементами, то найденный вариант решения принимается за основу и затем вводятся необходимые коррективы;

6. Если похожей версии нет, то готовится и реализуется новое УР.

Время

Твып.

При этом возможны различные варианты выполнения работ:

• цель может быть не реализована по каким-либо причинам (кривая 1). Например, в процессе ее выполнения уволился специалист, существенно уменьшились необходимые ресурсы и др.;

• цель может быть достигнута в предусмотренные сроки в пределах допустимого временного диапазона (кривая 2);

• цель может быть достигнута за пределами установленного срока (кривая 3). Возможно, что такой исход будет допустимым, а возможно, что к моменту достижения цели она станет неактуальной или просто ненужной.

Инициативно-целевая технология дает большой простор для инициативных решений подчиненных.

Основные условия эффективного использования данной технологии:

1. решение разрабатывается для персонала численностью не более 10 человек, чтобы возможные неудачи не принесли больших убытков компании;

2. время выполнения задания не должно превышать одного месяца со дня его выдачи также во избежание убытков;

3. наличие высокого уровня профессионализма персонала или большого доверия к нему со стороны руководителя;

4. производство новых товаров, услуг, информации или знаний;

5. наличие устойчивых неформальных отношений в коллективе, для ускорения получения помощи в процессе выполнения задания.

Для данной технологии подходит линейная схема организационных отношений. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией исполнителя, выполняющего задание, а квалификация руководителя играет вторичную роль. Данная технология формирует УР для управления по упреждению.

Внимание! Инициативно-целевая технология ПРУР обычно не гарантирует достижение поставленной цели компании.

Содержание программно-целевой технологии ПРУР.

Наиболее часто в компаниях используется программно-целевая хронология (ПЦТ). Она состоит в выдаче руководителем заданий (целей задач) с указанием средств, методов и времени их выполнения (см. рис.). Обычно эта технология используется для типовых работ с использованием стандартных средств и методов. Технология предусматривает внешний или внутренний контроль промежуточных состояний этого выполнения. Профессионализм выполнения определяется квалификацией руководителя, выдавшего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль. Например при разработке политической платформы какой-либо политическом организации, в которой ее лидер является идеологом и проводником комплекса мероприятий.

Приоритеты технологий ПРУР

Группы компаний	Численность людей	Приоритеты
Микро-компании	Все формы компаний, в т.ч. без образова-ния юридичес-кого лица	Рисковое пр-во	До 100	Инициативно-целевая Регламентная Программно-целевая
Типовое пр-во	До 1000	Регламентная Программно-целевая Инициативно-целевая
Малые предприя-тия	Товарищества, общества, кооперативы, унитарные предприятия	10 тыс.	Программно-целевая Регламентная Инициативно-целевая
Средние компании	Акционерные общества открытого и закрытого типа	100 тыс.	Программно-целевая Регламентная Инициативно-целевая
Крупные компании	Финансово-промышленные группы, международные корпорации	1 млн.	Программно-целевая Регламентная Инициативно-целевая
Социумы	Государства, международные союзы и объединения	св. 100 млн.	Только регламентная