Статусы заказов. Для чего нужны? Как и когда менять?

Статус «новый» - автоматически присваивается при создании заказа.

Статус «оформлен» - присваивается заказу после подтверждения заказа у клиента и распечатки накладных и карты проезда (для Москвы) или накладной (в 1-м экземпляре) для региональных заказов. Сразу после присвоения статуса «оформлен» нужный товар резервируется у поставщика или в одном из наших магазинов.

Статус «отправлен» для заказов, отправленных силами наших курьеров, ставится сразу, как только курьер ушел из офиса, если заказы выдаются «день в день», если заказы выданы заранее (в предыдущий день), то статус " Отправлен", ставится утром в день доставки, и, при этом поле комментарии к статусу, вписывается следующая информация: «Ваш курьер Степан +79154558585»

Для заказов отправленных силами транспортных компаний ставится статус " Отправлен", когда курьер ТК забрал заказы из офиса или наш курьер сдал на терминал заказы. При этом если отправка осуществляется компанией dpd, то в комментариях к статусу пишется следующая информация: номер пакета 10035356, номер для отслеживания 4665223357MOW. Этот номер можно увидеть при оформлении заявки на забор в личном кабинете dpd, номер пакета нужно списать с фирменного пакета dpd, они всегда есть у нас в офисе.

Статус «ожидается оплата» ставится в случае, если мы ждем от клиента оплату или решение банка по кредиту.

Статус «ожидается поступление товара» ставится, если товара нет в наличии клиент готов подождать. Важно отслеживать поступление товаров, которые ожидают клиенты. Анализ таких заказов должен проводиться каждую среду, не позднее 17: 00 по МСК., если товар не появился, то в комментарии для администратора ставится пометка: Товара нет на 03.03.2014. Если товар появился, менеджер связывается с клиентом, для подтверждения актуальности заказа и договаривается на доставку.

Статус «прибыл в Митино», «прибыл в Вей Парк» и «прибыл в офис на соколе» ставится в тот момент, когда заказ для самовывоза поступил в тот или иной пункт.

Статус «доставлен» ставится в тот момент, когда курьер сдал деньги за доставленные заказы и документы, подтверждающие это. Важно помнить, что статус доставлен можно проставить, только если в заказе указана закупочная стоимость, иначе программа не позволит изменить статус. Для региональных заказов, статус проставляется по пятницам, после формирования отчета dpd, на основании указанных там данных.

Деньги и отчетность

Менеджер является материально ответственным лицом, он отвечает за сохранность и целостность вверенных ему товарно-материальных ценностей, а именно:

- За товар, переданный ему коллегами и сторонними лицами;

- За имущество работодателя, используемое в работе;

- За денежные средства, находящиеся в кассе магазина;

Получение денежных средств и товара от курьера:

По окончанию рабочей смены курьер привозит закупочные накладные, накладные от клиентов и выручку.

Сумму, которую должен сдать курьер рассчитываем следующим образом:

Деньги, выданные на закупку - сумма закупки + сумма выручки - расходы на транспорт (если были).

К примеру, курьер утром получил 30000 рублей, на закупки он потратил 22845. Продал 3-е часов, на общую сумму 19352 руб., потратил на маршрутку 60 рублей. Сдать он должен 26447 рублей.

Заполняется Ведомость учета рабочего времени и список сданных товарно-материальных ценностей. Данные о финансовых операциях произведенных сотрудниками магазина вносятся в отчет Деньги. При этом первоначально заполняется отчет курьера, после чего данные вносятся в основной лист отчета.

Сумма в кассе всегда должна соответствовать сумме указанной в программе. Т.е. изменения вносятся в отчет непосредственно после выдачи или получения денег.

В конце рабочего дня менеджер отправляет на почту [email protected] отчет «Деньги» и «график курьера» на следующий день.

Отслеживание и исправление ошибок в работе материально-технического и информационного обеспечения магазина.

В процессе работы менеджер неизбежно будет сталкиваться с различного рода сбоями в работе программ и устройств. Ниже приведены самые распространенные сбои и варианты действий при их обнаружении.

Ошибка / Сбой	Действие
Не работает городской телефон. Сообщение на дисплее: «Регистрация оператора прервана»	1) Отключить и снова включить в сеть провод питания передатчика сигнала телефона. 2) Если в течение 3 минут нормальная работа аппарата не восстановится, необходимо нажать перезагрузить роутер (кнопка включить и выключить на роутере). 3) Если после указанных действий нормальная работа телефона не восстановится, необходимо связаться клиентской поддержкой «Гравител». (тел. в интернете или в файле Партнеры (Поставщики))
Не работает интернет	1) Перезагрузить роутер. 2) Пере подключится к сети или использовать мастер устранения неполадок через меню в правом нижнем углу экрана. 3) Если после указанных действий нормальная работа интернета не восстановится, необходимо связаться клиентской поддержкой «Yota». (тел. в интернете или в файле Партнеры (Поставщики))
Не работает сотовый телефон	1) Проверить баланс. При отсутствии денег на счете - пополнить баланс за счет денег в кассе. 2) В случае отсутствия такой возможности попросить пополнить баланс коллег из магазинов.
Не включен он-лайн консультант	1) Пере подключится к программе. 2) Если не помогло – обратиться за консультацией на сайте jivosite.ru
Ошибки в свойствах товара на сайте. Обнаруживаются при использовании фильтров на сайте.	При обнаружении ошибок в свойствах товаров (при фильтрации, например, часов на коже, показываются часы на браслете), необходимо открыть товары с ошибками в новых вкладках и исправить ошибки, перейдя в «админку», нажав соответствующую кнопку в карточке товара. Используется меню «свойства» в административной части карточки товара (слева). Если ошибки обнаруживаются в процессе диалога с клиентами, то менеджер, закончив диалог, возвращается к карточкам товаров (открытых в новых вкладках) и исправляет ошибки.
Отсутствие фотографий	При обнаружении карточек товара без фотографий менеджер открывает эти карточки в новых вкладка. Находит по артикулу и скачивает из интернета (google-картинки) 2-3 нужных фотографии и добавляет их в карточку товара. Меню фотографии в административной части карточки товара (слева). Фото должны быть как можно разностороннее.
Ошибки в категориях товаров	При обнаружении ошибок в категориях товаров (в категории, например, «часы со стрелками», показываются часы с электронным отображением времени), необходимо открыть товары с ошибками в новых вкладках и исправить ошибки, перейдя в «админку», нажав соответствующую кнопку в карточке товара. Используется меню «категории» в административной части карточки товара (слева). При этом необходимо удалить из карточки ошибочную категорию и указать правильную. Если ошибки обнаруживаются в процессе диалога с клиентами, то менеджер, закончив диалог, возвращается к карточкам товаров (открытых в новых вкладках) и исправляет ошибки.

При обнаружении других ошибок, не указанных в приведенной таблице, менеджер пытается исправить ошибку самостоятельно или с помощью более опытных коллег.

В случае если ошибку не удалось устранить собственными силами в разумный срок, менеджер сообщает руководству, изложив суть проблемы, принятые меры и их результат.

В процессе работы возникает потребность в решении текущих, не указанных в настоящей инструкции задач и заданий руководителя. Менеджер должен ответственно подходить к решению таких задач, уведомлять руководство о ходе их исполнения и осуществлять контроль до полного разрешения.

Для того что бы приступить к самостоятельной работе менеджер, среди прочего, должен знать:

1) Информацию по основным продаваемым часовым брендам. Страну владельца, страну производителя, ценовую категорию, типы механизмов, особенности.

2) Информацию по поставщикам. Бренды, реализуемые тем или иным поставщиком. Методы заказа и оплаты, место, время и сроки получения товара. (с помощью файлов «База», «Поставщики» или иного предусмотренного в магазине программного обеспечения).

3) Основные принципы работы магазина.

4) Порядок приемки и оформления заказа в административной панели сайта.

5) Как подготовить маршрутный лист для курьеров;

6) Ответы на часто задаваемые вопросы.

7) Как оплачивать поездки курьеру;

8) Как и какая бумажная и электронная отчетность заполняется.

9) Как оформляются заказы через транспортную компанию DPD. Где посмотреть сроки и возможность доставки и наложенного платежа.

10) Как оформляются заказы через транспортную компанию Максима экспресс. Где посмотреть сроки и возможность доставки.

11) Как оформлять кредиты в банках-партнерах.

Приложение № 1 к

123 4