Вступление, предыдущее общение.
Деловая переписка
Общие правила составления делового письма на английском языке.
Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:
- Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
- В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
- Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
- Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
- Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
- Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: " I am writing to you to..."
- Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности (" Thank you for your prompt help..." ) и приветствием " Yours sincerely, " если автор знает имя адресата и 'Yours faithfully', если нет.
- Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
- Подпись автора ставится между приветствием и именем.
Образец делового письма на английском:
Mr Nikolay Roshin
ABC-company
Office 2002, Entrance 1B
Tverskaya Street
Moscow
RUSSIA 20 June 2004
Dear Nikolay,
I'm writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.
In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.
Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.
Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.
I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.
Yours sincerely,
Tomas Green
Managing Director
Основные выражения, принятые в деловой переписке.
Обращение
Dear Sirs, Dear Sir or Madam
(если вам не известно имя адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms
(если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)
Dear Frank,
(В обращении к знакомому человеку)
Вступление, предыдущее общение.
Thank you for your e-mail of (date)…
Спасибо за ваше письмо от (числа)
Further to your last e-mail…
Отвечая на ваше письмо…
I apologise for not getting in contact with you before now…
Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Thank you for your letter of the 5th of March.
Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March
Относительно вашего письма от 23 Марта
With reference to your advertisement in «The Times»
Относительно вашей рекламы в Таймс
Указание причин написания письма
I am writing to enquire about
Я пишу вам, чтобы узнать…
I am writing to apologise for
Я пишу вам, чтобы извиниться за…
I am writing to confirm
Я пишу вам, что бы подтвердить…
I am writing in connection with
Я пишу вам в связи с …
We would like to point out that…
Мы хотели бы обратить ваше внимание на...
Просьба
Could you possibly…
Не могли бы вы…
I would be grateful if you could …
Я был бы признателен вам, если бы вы...
I would like to receive
Я бы хотел получить……
Please could you send me…
Не могли бы вы выслать мне…
Соглашение с условиями.
I would be delighted to …
Я был бы рад...
I would be happy to
Я был бы счастлив…
I would be glad to
Я был бы рад…
Сообщение плохих новостей
Unfortunately …
К сожалению…
I am afraid that …
Боюсь, что…
I am sorry to inform you that
Мне тяжело сообщать вам, но …
We regret to inform you that…
К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
Приложение к письму дополнительных материалов
We are pleased to enclose...
Мы с удовольствием вкладываем…
Attached you will find...
В прикрепленном файле вы найдете...
We enclose...
Мы прилагаем…
Please find attached (for e-mails)
Вы найдете прикрепленный файл…
Высказывание благодарности за проявленный интерес.
Thank you for your letter of
Спасибо за ваше письмо
Thank you for enquiring
Спасибо за проявленный интерес…
We would like to thank you for your letter of...
Мы хотели бы поблагодарить вас за…
Переход к другой теме.
We would also like to inform you...
Мы так же хотели бы сообщить вам о…
In answer to your question (enquiry) about...
В ответ на ваш запрос
I also wonder if…
Меня также интересует…
10. Дополнительные вопросы.
I am a little unsure about…
Я немного не уверен в …
I do not fully understand what…
Я не до конца понял…
Could you possibly explain…
Не могли бы вы объяснить…
Передача информации
I’m writing to let you know that…
Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…
Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that…
Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that…
К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
Предложение своей помощи
Would you like me to…?
Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to…
Если хотите, я с радостью…
Let me know whether you would like me to…
Сообщите, если вам понадобится моя помощь.
Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа
I look forward to...
Я с нетерпением жду,
hearing from you soon
когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday
встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday
встречи с вами в Четверг
Подпись
Kind regards,
С уважением…
Yours faithfully,
Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)
Yours sincerely,
(если имя Вам известно)
Оформление письма — запроса информации
Письмо-запрос информации
(Enquiry Letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.
В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений.
Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы.
Dear Sir or Madam, Dear Sirs
2. Указание источника информации о компании
With reference to your advertisement (ad) in...
Относительно вашей рекламы в
Regarding your advertisement (ad) in...
Касательно вашей рекламы в …
3. Просьба выслать необходимые данные
Сould you please send me...
Не могли бы вы выслать мне
I would be grateful if you could…
Я был бы благодарен, если вы…
Can you give me some information about…
Можете ли вы дать мне информацию о…
Could you send me more details…
Могли бы вы выслать мне подробную информацию…
4. Дополнительные вопросы
I would also like to know...
Я бы также хотел узнать…
Could you tell me whether...
Скажите, пожалуйста…
5. Подпись
Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно)
Yours sincerely, (если имя Вам известно)
Пример
Kenneth Beare
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501
Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009
September 12, 2000
Dear Sirs,
With reference to your advertisement in yesterday's «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue. I would also like to know if it is possible to make purchases online.
Yours faithfully,
(Signature)
Kenneth Beare
Administrative Director
English Learners & Company
Ответ запрос информация
Когда компания получает письмо (Inquiry Letter) с просьбой выслать подробную информацию о ее продукции, товаре или услуге, в ответном письме очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно будет способствовать созданию подобного впечатления.
1. Обращение
Dear Mr, Ms
2. Благодарность за оказанное внимание
Thank you for your letter of
Спасибо за ваше письмо…
We would like to thank you for enquiring about...
Мы хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес…
3. Предоставление требуемой информации
We are pleased to enclose...
Мы с удовольствием вкладываем…
Enclosed you will find...
В прикрепленном файле вы найдете...
We enclose...
Мы прилагаем…
4. Ответ на дополнительные вопросы
We would also like to inform you...
Мы также хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about... Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about... Отвечая на ваш вопрос…
5. Высказывание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество
We look forward to...
Мы надеемся
hearing from you
услышать вас снова
receiving your order
получить от вас заказ.
welcoming you as our client (customer)
что вы станете нашим клиентом
6. Подпись
Помните, когда вы обращаетесь к человеку, имя которого вам не известно, следует писать 'Yours faithfully' и, когда имя известно, - 'Yours sincerely',
Пример ответа на запрос информации
Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009
Kenneth Beare
Administrative Director
English Learners & Company
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501
September 12, 2000
Dear Mr Beare,
Thank you for your enquiry of 12 September asking for the latest edition of our catalogue.
We are pleased to enclose our latest brochure. We would also like to inform you that it is possible to make purchases online at http: //jacksonbros.com.
We look forward to welcoming you as our customer.
Yours sincerely,
(Signature)
Position
Письмо -жалоба
Письмо, содержащее жалобу или претензии по качеству приобретенного товара и оказанных услуг, называется Complaint Letter. Основная цель такого письма - передать полную информацию по возникшей проблеме. Письмо также может выступать в качестве официального документа, уведомляющего о необходимости проведения проверки и устранения неполадок.
Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель – объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.
Письмо с извинениями
Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter
Выражение сожаления.
We are very sorry to hear that…
Нам тяжело слышать об этом..
I am very sorry for this situation…
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.
Извинение
We apologise for…
Мы просим прощения за…
Please accept our apologises for…
Примите наши извинения…
Письмо-просьба
Если вы пишете начальнику - будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет:
I would be grateful if…
Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях:
Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have..., please?
Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,...
Can/May I trouble you for sth./to give/hand me..., please?
Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,...
Could you do me a favour and give me/let me have..., please?
He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,...
Would you please give me...?
Окажите любезность, дайте, пожалуйста,...
Would you kindly give me..., please?
He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have,.., please?
Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль - средний между формальным и неформальным.
Could you..?
Удобные в этом случае формы с глаголом " хотеть":
Я хочу (хотел бы) попросить...
I'd like (to ask) you to...
Мне хочется (хотелось бы) вас попросить...
Could I ask you to...?
Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу.
Could I ask you to buy this book for me?
Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу.
Could I ask you to go to the country house this Sunday?
Если вы пишете малознакомому человеку - будьте вежливы.
I wonder if you could..?
Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом " мочь":
Я могу попросить вас...?
Could I ask you to do sth.?
Могу я попросить вас...?
May I ask you to do sth.?
Могу ли я попросить вас...?
Would you please/ kindly do sth.?
Не могу я попросить вас...?
Could you possibly do sth.?
Не могу ли я попросить вас...?
I'd be much obliged if...
Вы можете...?
Can/Could you do sth.?
Вы не можете...?
Вы не могли бы...?
Could you...?
Можете ли вы...?
Can/Could you...?
Не можете ли вы...?
Could you...?
Не могли бы вы...?
Could you...? Would you...?
Если вы пишете работнику другой компании - стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые.
I would be grateful if… (к незнакомому)
Could you..? (к знакомому)
Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами " не", " бы", " ли":
Вам не трудно...?
Вас не затруднит...?
Would you mind doing sth.?
Не трудно ли вам...?
He затруднит ли вас...?
Could you (possibly)..., please?
Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим:
Could I ask you..? (холодная просьба)
Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой:
Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)...
Could/Would you..., please...?
Could/Would you kindly...?
Do...
I would appreciate it very much if you would/ could...
Письмо- запрос платежа
В своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми – в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить.
Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости.
Пример
Письмо 1
According to our records, the sum of $4, 500 is still outstanding on your account.
We trust that our service was to your satisfaction, and we would appreciate your cooperation in resolving this matter as soon as possible.
Письмо 2
On [DATE] I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4, 500.
May we please remind you that this amount is still outstanding. We would be grateful to receive a bank transfer in full settlement without further delay.
Письмо 3
I wish to draw your attention to my previous emails of [DATES] about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention.
Clearly, this situation cannot be allowed to continue, and we trust urge you to take immediate action to settle your account.
Письмо 4
Following my emails of [DATES] I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4, 500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money.
In the meantime, your existing credit facilities have been suspended.
Отчёт о встрече
Отчет о встрече состоит из 4 частей:
Introduction – Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу)
Background - Исходные данные (общее описание имеющейся ситуации, проблемы)
Findings - Полученные данные (возможные пути развития ситуации, решения проблемы)
Conclusion, recommendations - Выводы и рекомендации
Пример Отчета о встрече
Subject: Cost-cutting measures
As requested at the Board meeting of 18 April, here is my report. The full report is attached as a Word document, but I have written a brief summary below.
Introduction
The purpose of the report is to suggest ways to reduce costs across the company. It is based on the figures sent to me by different departments last month. I have divided the report into three sections: background, findings and recommendations.
Background
As can be seen in table 1 in the attached document, demand for our products has been falling over the last year, and sales and profits are both down. This has led a situation where cost-cutting measures are necessary.
Findings
There are three main areas where cost reductions are possible:
- The marketing budget is very high. As mentioned above, sales are going down, but we are still spending large sums on magazine advertising and street posters. This is not justified.
- Production costs are also high. Table 2 in the report shoes that raw material costs have gone up by 12% over the last year. We must find a way to bring these down.
- We may also have to dismiss a small number of administrative staff, which will be very unpopular. See section 4.2 of the full report for suggestions on how to proceed.
Recommendations
In conclusion, I suggest that the company should be able to cut costs significantly by the end of the year. My specific recommendations are as follows:
1. Marketing Dept to make reductions in the advertising budget of 10% or 15%.
2. Production Dept to identify opportunities of using different suppliers to bring down materials costs.
3. Head Office to investigate the possibility for cutting a limited number of jobs, in case the situation deteriorates.
Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions.
Оформление электронных писем
Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:
1. Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.
2. Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать: ” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так: ”Is 3 PM or 5 PM best for you? ”
3. Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
4. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.
5. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.
6. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
7. Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
8. Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод.
9. KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, - стоит экономить его время.
10. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” ( In My Honest Opinion) также не приветствуются.
11. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.
12. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать.
13. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.
Составление резюме
Составление удачного резюме на английском языке часто является одной из самых сложных задач при поиске работы за границей или в западной компании. Резюме должно отвечать всем необходимым требованиям, но при этом выгодно отличать вас от других претендентов на данную должность.Вам придется подвести итог своему жизненному опыту на 1-2 страницах, осветив при этом свои наиболее выдающиеся достижения. Обычно работодатель не читает полностью каждое резюме, поэтому необходимо сразу заинтересовать его самой важной информацией.
В помощь тем, кто претендует на солидную должность в международной компании или собирается испытать себя в поиске работы за пределами России, мы предлагаем несколько советов по составлению резюме на английском языке и образец резюме на английском.
В США резюме принято называть Resume, в Европе - CV (Curriculum Vitae).
Стандартная форма резюме европейского уровня включает в себя 6 основных частей:
1. Личная информация ( Personal Information)
2. Цель ( Objective)
3. Опыт работы ( Work Experience)
4. Образование ( Education )
5. Специальные навыки ( Additional Skills)
6. Рекомендации ( References)
Основные моменты, которые должны быть учтены при составлении резюме:
1.Во-первых, весь ваш опыт работы, оплачиваемый и неоплачиваемый, с полной занятостью и по совместительству. Вспомните все виды деятельности, которые входили когда-либо в ваши обязанности.
2. Ваше образование: получение ученых степеней, свидетельств об окончании различных учебных заведений.
3. Какая-либо дополнительная деятельность: членство в различных организациях, служба в армии и т.д.
4. Выберите из предыдущих пунктов факты, наиболее, по вашему мнению, важные, в будущей работе, именно они и составят основу вашего резюме.
5. Резюме следует начать с личной информации ( Personal Information). Напишите полностью свое имя, укажите адрес, телефон, электронный адрес.
6. Следующим пунктом является цель вашего устройства на данную должность ( Objective). В нескольких словах опишите работу, которой вы хотите заняться и причины, по которым вы считаете свою кандидатуру подходящей для нее. Представьте ваши самые важные достижения в данной области. Рекламируя себя с наилучшей стороны, показывая, в чем именно вы преуспели, вы будете выгодно отличаться от других претендентов на данную должность, просто перечисляющих свои способности. Рассказывая о себе, используйте больше прилагательных, это сделает текст более ярким и иллюстративным, вот краткий перечень наиболее употребимых слов:
- directed, led managed, supervised;
- achieved, delivered, drove, generated, grew, increased, initiated, instituted and launched;
- cut, decreased, reduced, slashed;
- accelerated, created, developed, established, implemented, instituted, performed, pioneered, planned, produced, re-engineered, restructured, saved and transformed.
Избегайте таких клише, как:
Dynamic,
people-oriented
results-oriented
self-motivated
hands-on leader
visionary
7. После этого перейдите к описанию опыта работы ( Work Experience). Начать нужно с вашего последнего места работы. Необходимо дать название компании, род ее деятельности, вашу должность. Рассказывая о вашем предыдущем опыте, не стесняйтесь упомянуть о своихдостижениях. Перечисляйте места своей предыдущей работы в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего.
8. Распространенной ошибкой является построение резюме по “функциональному” принципу, разделяя весь опыт работы на группы в зависимости от рода деятельности. Это может стать настоящим провалом для претендента на работу, так как работодатель может и не прочитать его резюме. Не указывайте причин смены работы, это может выглядеть как оправдание или указать на ваши возможные недостатки. В пункте, посвященном вашему образованию ( Education ), опишите когда, какое учебное заведение вы окончили, какую получили специальность. Не забудьте перечислить все дополнительные квалификации, стажировки, относящиеся к той должности, которую вы хотели бы получить.
9. Дополнительная информация, такая как уровень владения иностранными языками, умение работать с компьютером, наличие водительских прав и тому подобная, должна быть перечислена в пункте специальные навыки ( Additional Skills), если она имеет отношение к вашим обязанностям в новой должности.
10. Обычно резюме заканчивается пунктом рекомендации ( References), в котором нужно назвать несколько людей с предыдущей работы (желательно непосредственных начальников) с указанием должности, названием организации, контактным телефоном, электронным адресом, которые могли бы за вас поручиться. Выпускники вузов, не имеющие опыта работы, могут назвать в качестве поручителя декана или заведующего кафедрой.
11. Последний пункт можно заменить фразой “ REFERENCES Available upon request.”
12. Объем резюме молодого специалиста не должен превышать 1 страницы, если же у вас за плечами большой стаж работы, информацию о себе нужно разместить не более чем на двух страницах.
13. Сделайте ваш документ удобным для чтения. Сформировав общий план резюме, убедитесь, что в нем есть достаточно чистого пространства. Верхнее и нижнее поля должны быть не менее 1.5 сантиметров высотой, а боковые поля не менее 2. Между отдельными частями резюме оставляйте пробелы. Жирным шрифтом выделяйте названия пунктов, а также названий компаний и имена. Если ваше резюме будет составлено неаккуратно и будет неудобно для чтения, не многие захотят с ним ознакомится. Не подчеркивайте слова и не используйте курсив для придания выразительности. Такие уловки скорее снизят общее впечатление от прочитанного.
14. Не применяйте редкие шрифты для привлечения внимания читателя. Оригинальный шрифт не приветствуется в деловой документации, по одной этой причине его могут и не прочитать. Для полной уверенности используйте такие стандартные шрифты, как Arial, Garamond, Helvetica, Tahoma or Times Roman. Не начинайте каждое предложение одинаковыми фразами и не вводите личные местоимения. Чтобы сделать текст более выразительным, используйте разнообразную лексику.
15. Пишите резюме конкретно для определенной вакансии.
Цель написания резюме - получить конкретную должность в определенной компании. Поэтому рассказывать следует о том, что будет важно на новом месте работы. Пропускайте то, что не представляет большого значения. Чем меньше вы будете упоминать незначительные факты, тем большое значение приобретет самое главное.
Если вы посылаете резюме в различные компании, пишите отдельные резюме для каждого конкретного места.
Сопроводительное письмо
Отправляя резюме на интересующую вас вакансию, обязательно пишите сопроводительное письмо. Подобное письмо может сразу привлечь внимание к вашей кандидатуре и повысить ваши шансы на получение желаемой работы.
В сопроводительном письме вы можете:
• дополнительно обратить внимание на ваши профессиональные достижения, имеющие значение для данной вакансии
• сообщить, почему вы заинтересованы в получении этой работы
• продемонстрировать ваши знания английского языка и умения написания деловых писем.
Структура Covering Letter.
1. Приветствие.
Приветствие в сопроводительных письмах мало отличается от стандартных приветствий. Вы можете употребить конструкции Dear Sir/Madam (очень формальная конструкция, используется при написании письма в очень серьезную организацию со строгой корпоративной политикой и при том условии, что вы не знаете адресата), Dear Mr. Roberts (если вы знаете адресата).
2. Обозначение причины написания.
Здесь следует дать понять, почему именно вы составили это письмо. Если вас уже просили об этом, то вы можете сослаться на этот факт, например:
I'm now sending you the files (my resume/samples of my work/the scanned documents) as you asked (as we agreed before/ as required).
Отправляю вам файлы (мое резюме/примеры своих работ/отсканированные документы), как вы и просили (как было договорено/как и требовалось).
Please find an attached document/ zip package containing the images.
Письмо содержит приложенные документы/ архив с изображениями.
Если же вы составляете письмо по собственной инициативе и просьба его прислать не была озвучена, то вам стоит объяснить свои мотивы.
I was informed that your company was looking for a lawyer.
Мне сообщили, что ваша компания ищет юриста.
I have seen your job advertisement in the newspaper.
Я увидел ваше объявление о работе в газете ( стоит подкрепить упоминанием конкретного раздела, в котором вы нашли объявление).
And I thought I might be of help (I send something that could be of interest).
Я подумал, что мог бы оказаться полезным (решил выслать вам кое-что, что может вас заинтересовать).
Далее вы можете написать несколько слов о себе, чтобы читающий мог составить представление о том, кто к нему обращается. Если вы не сделаете этого, есть риск, что занятой человек оставит ваше письмо без должного внимания, так как никому не хочется тратить свое время на составление ответного сообщения с выяснениями деталей биографии написавшего письмо.
3. Описание вложения.
В этой части вам необходимо кратко описать, что именно было приложено к письму, и какой реакции вы ждете от собеседника (краткого ответа о получении, информации о дальнейшем сотрудничестве, ответных файлов, мнения и т.п.). В российских реалиях такие указания могут показаться грубоватыми, так как для нашего менталитета указывать, что должен делать адресат, не приветствуются. В западном обществе это вызывает диаметрально противоположную реакцию. Если вы сообщили конкретно, что вы хотите от человека, вы экономите ваше общее время и показываете четкость своей позиции. Напротив, если вы не уточнили, зачем вы ведете переписку, это может вызвать раздражение у адресата или просто не привести к продолжению диалога, так как ваше письмо просто останется без внимания.
Please, have a look at them and let me know if I can provide you with any further information.
Пожалуйста, взгляните на них и сообщите, не требуется ли вам какая-либо дальнейшая информация.
Hope it will help you to form an opinion about my professional skills and make a decision about future possible collaboration.
Надеюсь, эти документы помогут вам составить мнение о моих профессиональных навыках и рассмотреть возможность нашего сотрудничества в будущем.
4. Прощание.
Прощание в сопроводительном письме тоже строится по стандартной схеме. Вы можете использовать конструкции Yours faithfully (при обращении Dear Sir/Madam), Yours sincerely (при обращении с указанием имени адресата), а также конструкцию Best regards.
Пример:
Looking forward to hearing from you,
Best regars,
Irina Ivanova.
Письмо после интервью
В большинстве западных компаний является нормой получение письма благодарности от соискателя после собеседования. В России подобная практика пока не получила широкого распространения. Поэтому такое письмо может быть дополнительным плюсом в вашу пользу.
После окончания собеседования обязательно уточните точное имя собеседника, его контакты или возьмите визитную карточку. Письмо благодарности должно быть составлено по правилам ведения деловой переписки на английском языке и отправлено факсом или по электронной почте.
Отправка такого документа дает вам несколько преимуществ:
- вы можете показать себя вежливым, ответственным человеком
- продемонстрировать способности по работе с деловой корреспонденцией
- обратить на себя внимание работодателя
- усилить положительное впечатление
- добавить важную информацию, неупомянутую во время собеседования
- высказать мнения о вопросах, обсуждавшихся на собеседовании
Пример:
Your Name
[Address]
[Telephone # Email]
[Date today]
[Interviewer's name]
[Company name]
[Address]
[Address]
[Address]
Dear [Interviewer's name],
Thank you very much for taking time out of your busy day to talk with me about the [job title] position. I enjoyed meeting you and the members of your department, and I am excited about the chance to work with such a great team.
Since I am a self-starter by nature and a team player too, I like that you encourage individuals to take ownership of projects, but each can still count on team-member support. It's the best of both worlds.
Judging by our discussion earlier today, I believe that my qualifications are an excellent fit, particularly my [specific education, experience, skills, etc.]. The position is exactly what I'm looking for, and I'm confident that I can be a significant contributor to the success of [company or department name]. I sincerely hope you agree.
I'd like to add that I have a Web-based portfolio, where you may view recent samples of my work. The address is [http: //].
Thanks again for interviewing me. If you have questions or concerns, please feel free to contact me. I look forward to hearing from you again.
Yours sincerely,
[Sign]
Редактирование резюме
Как быть уверенным в том, что резюме составлено во всем правилам?
Если вы серьезно претендуете на должность в иностранной компании, вы, разумеется, хотите быть уверены в том, что ваше резюме составлено корректно и отображает ваши основные преимущества для получения работы.
Для этого вы можете воспользоваться следующими способами улучшения качества своего резюме:
Способ первый - изучение языка и структуры резюме.
Для этого вам необходимо найти качественную информацию о том, как правильно составлять резюме для подачи в международную компанию, а затем попунктно составить свое, консультируясь с найденными вами советами. В настоящее время существуют многочисленные сайты, на которых можно посмотреть такую информацию (с таковой можно ознакомиться и на нашем сайте), а также издается достаточное количество книг, в которых расписано в деталях, какие конструкции лучше употреблять, как привлечь внимание адресата и другие полезные советы. Этот способ обеспечит вам большое количество знаний о методах составления резюме, но довольно трудоемок и занимает значительное время.
Способ второй - копирование успешного резюме.
Если у вас есть хорошие знакомые, которые успешно устроились в международную компанию, вы можете попросить у них их резюме, чтобы скопировать тактику и лексику, использованные в нем. Этот способ имеет положительные и отрицательные стороны. Несомненным преимуществом будет тот факт, что вы опираетесь на изначально успешный текст, который уже выполнил свою прямую функцию - привлек внимание работодателя и был оценен достаточно высоко, чтобы кандидата пригласили на собеседование. Однако, следует учитывать, что каким бы успешным ни было резюме другого человека, оно оказалось таковым в конкретной ситуации и в конкретной фирме, никто не гарантирует вам успех, если вы скопируете его для подачи на выбранную вами позицию. К тому же, в нем не будет отражена специфика вашей работы, не будет описана именно ваша квалификация, так что в итоге ваше резюме может быть отклонено из-за «ям» в тексте.
Способ третий - получить консультацию у носителя языка.
Такой способ можно назвать самым лучшим. Во-первых, вы потратите наименьшее количество времени и сил, так как быстро получите ответ от квалифицированного специалиста, который поможет вам составить идеальное резюме.
Во-вторых, вы получите индивидуальный подход. Вам будут даны рекомендации по словоупотреблению, грамматике, структуре, необходимых именно для вашей отрасли и вашей ситуации. Преподаватель может подсказать вам не только правильное написание, но и тактику письменного поведения, которая приведет вас к успеху.
В-третьих, вы консультируетесь у носителя языка. А это значит, что он осведомлен не только о том, как правильно писать, но и об обычном восприятии резюме иностранным рекрутером. Он подскажет вам, какие фразы могут привлечь внимание к вам, какие могут показаться грубыми, какие вызывают уважение к кандидату и заставляют пригласить его на собеседование. Также он расскажет вам о иностранном менталитете, что поможет вам чувствовать себя уверенно не только при подаче резюме, но и непосредственно при личной встрече.
Для того, чтобы получить on-line консультацию у опытного преподавателя-носителя языка, отправьте ваше резюме и описание вакансии по адресу: cv@englishforbusiness.ru После оценки резюме преподавателем вы получите письмо с информацией о стоимости коррекционной работы и способах осуществления оплаты.
Образец резюме
Объявление о вакансии
Large European pharmaceutical company seeks for Clinical Research Associate
The ideal candidate should have:
Medical or pharmaceutical degree;
At least 1 year experience as researcher;
Fluent English;
Advanced computer skills;
Goodwill to learn and work hard;
References on request.
We offer:
Competitive package;
Trainings.
Kindly send your CV to attention Recruitment manager fax 916 20 35
Резюме
DR. ALEXANDR IVANOVICH CHUTRENOV
Ul. Finnskaya, 31/2-34
Moscow, RUSSIA
Tel: +7 (095) 874 2854
Email: next444@mail.ru.ru
| OBJECTIVE
| Clinical Research Associate Having completed many years in my specialist field of treatment of leukaemia, I have decided that the time is right for a change in area of specialisation. Completing my Ph.D. was one of the most exciting and challenging periods of my life and I want to experience such a steep learning curve again in another medical field. The position of Research Associate would therefore be very suitable for me as I have many years’ experience at prestigious medical institutes and have studied in Russia, Germany and in the United States. My level of language is therefore exceptional, and my communication skills have been thoroughly tested. I am looking to broaden my knowledge of medicine, to which I have devoted my life and feel that I would be a particularly suitable candidate for the position.
|
PERSONAL DETAILS
Date of Birth: 12 April 1969
Marital Status: Married
EDUCATION
| 1993-1996:
| New York University of Medicine Major field of studies: Research into Pharmaceuticals of Treatment of Leukaemia
|
| 1987-1993:
| Moscow State University (MGU) Major field of studies: Medicine and Pharmaceutical Research Qualification: Doctor of Pharmaceuticals (PhD)
|
WORK EXPERIENCE
| August 2002–present:
| Pharmaceutical Researcher at Pfizer, UK
> Research into the effective treatment of leukaemia > Focusing on the reduction of treatment side-effects > Organising personal funding of research and funding of departmental research > Organising pharmaceutical testing > Liaising with other research departments > Organising interns and student work experience
|
| Oct 1996–June 2002
| Research Assistant, Pfizer, Germany > Research into alternative therapies of renal cancer and leukaemia > Organising departmental funding
|
| Sept 1993–June 1995
| Research Assistant, New York, USA > Research into alternative therapies for cancer patients
|
ADDITIONAL SKILLS
Популярное:
